Dziesięć pewnych powodów, aby spróbować Feedforward!
Czemu nie użyłem feedforward? Akurat tego dnia w trakcie rozmowy z jednym z moich pracowników, zastanawiałem się „dlaczego on nie rozumie”. Moje emocje sięgnęły zenitu i starałem się nie wybuchnąć. Mój pracownik cały czerwony na twarzy, również wyraźnie zdenerwowany, zarzucał mi nieludzkie traktowanie i brak zrozumienia dla jego starań. Wtedy dotarło do mnie „czy aby na pewno dobrze robię, dając mu feedback?”. Co Ty byś zrobił w mojej sytuacji? Czy też miałeś podobny przypadek, przekazując informację zwrotną?
Dalsza część spotkania odbyła się już inaczej. Poprosiłem, abyśmy przez chwilę obaj się opanowali i wrócili do dyskusji po paru minutach przerwy. Gdy ponownie zasiedliśmy do rozmowy, poprosiłem swojego pracownika, aby wysłuchał, co chcę, aby zmienił w swoim zachowaniu w pracy. Podałem mu przykłady takiej zmiany oraz co dzięki temu uzyska on sam, oraz jego zespół. Takie podejście przekształciło całą rozmowę w zupełnie inne wydarzenie. I było właśnie użycie feedforward.
Zamiast wstępu — podsumowanie.
Liderzy zawsze muszą dawać feedback i oceniać, jak idzie praca – to jasne. Moim zdaniem metoda feedforward jest skuteczniejsza. Chodzi o to, by dawać ludziom wskazówki i pomagać im robić pozytywne zmiany w tym, jak się zachowują. Dzięki feedforward nie tylko lepiej i szybciej idzie praca, ale też relacje w zespołach są dużo przyjemniejsze.
Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś spróbować feedforward!
Feedforward:
- Definicja:
- Metoda komunikacji mająca na celu przedstawienie sugestii na przyszłość i pomoc w osiągnięciu pozytywnej zmiany wybranych zachowań.
- Cel:
- Zwiększenie efektywności komunikacji i zapobieganie powtarzaniu błędów.
- Skupienie się na rozwoju i przyszłości, zamiast na krytyce i przeszłości.
- Zastosowanie:
- W biznesie, w celu poprawy komunikacji, zwiększenia elastyczności organizacji i budowania pozytywnego środowiska pracy.
- W przywództwie, dla efektywnego kierowania zespołem.
- Kroki wspomagające Feedforward:
- 1. Ustal Cel Rozmowy.
- 2. Przygotuj się.
- 3. Bądź Konstruktywny.
- 4. Słuchaj Aktywnie.
- 5. Ustal Plany Działania.
- 6. Utrzymuj Regularność.
- 7. Pracuj nad Swoją Komunikacją.
- 8. Uważaj na Reakcje.
- 9. Ewaluuj i Dostosowuj.
- 10. Buduj Pozytywne Relacje.
- Przykłady Dialogów:
- Feedforward: „Może warto by było spróbować…”
- Feedback: „Zauważyłem, że miałeś problem z…”
- Feedforward kontra Feedback:
- Feedforward skupia się na przyszłości i rozwoju, podczas gdy feedback często koncentruje się na przeszłości i ewaluacji.
- Feedforward może być bardziej pożądany w codziennych interakcjach, gdzie cel to rozwój i poprawa.
- Feedback może być bardziej defensywny i skoncentrowany na błędach.
Dziesięć powodów, aby spróbować feedforward.
Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś jako lider spróbować feedforward!
- Rozwój i Uczenie — Feedforward koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, co jest kluczowe dla stałego uczenia się i adaptacji w dynamicznie zmieniającym się świecie.
- Pozytywność — Zamiast krytykować i wskazywać błędy, feedforward koncentruje się na pozytywnych aspektach i możliwościach poprawy, co prowadzi do lepszej motywacji i zaangażowania.
- Konstruktywność — Sugestie i pomysły oferowane w feedforward są zazwyczaj bardziej konstruktywne i oparte na rozwiązaniach, co pomaga w praktycznej realizacji zmian.
- Dynamiczne Środowisko — Feedforward jest szczególnie przydatny w dynamicznych i szybko zmieniających się środowiskach, gdzie konieczność ciągłego rozwoju i adaptacji jest kluczowa.
- Praktyczność — Zamiast analizować przeszłość, technika ta koncentruje się na przyszłości i jest bardziej ukierunkowana na działanie, co sprawia, że jest bardziej praktyczna i przydatna.
- Komunikacja — Feedforward promuje otwartą i szczerą komunikację między członkami zespołu, umożliwiając wymianę pomysłów i strategii w konstruktywny sposób.
- Budowanie Zaufania — Dzięki swojemu pozytywnemu i konstruktywnemu charakterowi, feedforward może przyczynić się do budowania zaufania i wzajemnego szacunku w zespołach.
- Personalizacja — Feedforward umożliwia dostosowanie informacji i sugestii do konkretnych potrzeb i sytuacji, co zwiększa ich przydatność i skuteczność.
- Proaktywność — Ta technika promuje proaktywne myślenie i działanie, motywując ludzi do planowania i implementacji zmian, zanim staną się one konieczne.
- Osiąganie Celów — Feedforward może być kluczowym elementem w osiąganiu celów osobistych i zawodowych, dzięki motywacji i klarowności co do kierunku rozwoju.
Feedforward, dzięki swojemu skupieniu na przyszłości, pozytywności, i konstruktywności, jest potężnym narzędziem dla zarówno osobistego, jak i zawodowego rozwoju. Jego zdolność do promowania otwartej komunikacji, budowania zaufania i adaptacji do dynamicznych środowisk sprawia, że jest to technika warta eksploracji przez każdego lidera, który dąży do ciągłego doskonalenia i osiągnięcia sukcesu swoich ludzi.
Feedback kontra feedforward
Porównajmy te dwie różne techniki komunikacyjne stosowane do rozwoju osobistego i zawodowego. Oto główne różnice pomiędzy nimi:
Feedback | Feedfoward | |
---|---|---|
Perspektywa Czasowa | Skoncentrowany na przeszłości. Analizuje wcześniejsze działania i wyniki, aby zrozumieć, co poszło źle lub co można poprawić. | Skupia się na przyszłości. Daje sugestie i pomysły dotyczące tego, jak można poprawić działania w przyszłości. |
Cel | Ma na celu ocenę poprzednich działań i zachowań oraz identyfikację obszarów do poprawy. | Ma na celu dostarczenie pomysłów i sugestii, które mogą pomóc osobie w osiągnięciu lepszych wyników w przyszłości. |
Skupienie | Zazwyczaj skupia się na tym, co poszło źle, co może być demotywujące. | Koncentruje się na możliwościach i potencjale, co jest bardziej motywujące. |
Orientacja | Zorientowany na problem. Często zawiera krytykę i wskazuje błędy. | Zorientowany na rozwiązania. Podkreśla możliwości rozwoju i pozytywne działania. |
Komunikacja | Może być odbierany jako jednostronny, gdzie nadawca ocenia odbiorcę. | Zazwyczaj jest bardziej dialogowy, z obopólnym udziałem i wymianą myśli na temat przyszłego rozwoju. |
Postawa | Często defensywna, gdzie odbiorca może czuć się oceniany lub krytykowany. | Zazwyczaj powoduje bardziej otwartą i przyjazną postawę, z naciskiem na wspólne ustalanie celów i rozwiązań. |
Implementacja | Może być trudny do zastosowania, gdy sytuacja, której dotyczy, już dawno minęła. | Jest łatwiejszy do wprowadzenia w życie, gdyż oferuje konkretne propozycje na przyszłość. |
Zaangażowanie | Może prowadzić do oporu i braku zaangażowania, jeśli jest odbierany jako negatywny lub krytyczny. | Zwykle prowadzi do wyższego zaangażowania, gdyż jest postrzegany jako wsparcie w dążeniu do celów. |
Jak widzisz, feedback może dostarczać wartościowych lekcji z przeszłości, feedforward koncentruje się na tworzeniu pozytywnej przyszłości poprzez konstruktywne sugestie i pomysły. Wybór między nimi zależy od kontekstu, potrzeb oraz preferowanego stylu komunikacji i zarządzania.
Przykłady rozmów feedforward i feedback.
Oto przykładowa rozmowa feedforward pomiędzy przełożonym (P) a pracownikiem (W):
Kontekst:
Pracownik jest odpowiedzialny za prowadzenie projektu, a przełożony chce dostarczyć feedforward, aby pomóc w osiągnięciu lepszych wyników w przyszłości.
Rozmowa w stylu feedforward:
P: Hej Janku. Dziękuję, że przyszedłeś. Chciałbym porozmawiać o twoim ostatnim projekcie i przedyskutować, jak możemy współpracować, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki w przyszłości. Jak myślisz?
W: Dzień dobry! Oczywiście, z przyjemnością omówię to. Czy są konkretne obszary, które według Pana mogą zostać poprawione?
P: Cieszę się, że jesteś otwarty. Moim zdaniem, komunikacja w zespole mogłaby być usprawniona. Może myślałeś już o wprowadzeniu regularnych spotkań zespołowych lub aktualizacji e-mailowych, aby każdy był na bieżąco?
W: Rzeczywiście, regularne spotkania mogą pomóc. Myślę, że moglibyśmy zacząć od cotygodniowych spotkań i zobaczyć, czy pomogą w utrzymaniu wszystkich na tej samej stronie.
P: Świetny pomysł! Może warto też byłoby zastanowić się, jak możemy lepiej zarządzać czasem i zasobami, aby uniknąć przeciążenia i spóźnień. Może planowanie sprintów byłoby rozwiązaniem?
W: To prawda, sprinty mogą pomóc w lepszej organizacji pracy. Będę chciał przemyśleć, jak możemy je najlepiej zorganizować, aby pasowały do naszych potrzeb.
P: To brzmi rozsądnie. A co sądzisz o rozwoju umiejętności zespołu? Może moglibyśmy zorganizować szkolenia lub warsztaty, aby wszyscy mogli rozwijać potrzebne umiejętności?
W: Tak, regularne szkolenia z pewnością by pomogły. Rozważę, jakie tematy będą dla nas najważniejsze i spróbuję znaleźć odpowiednie zasoby lub trenerów.
P: Dziękuję za twoje otwarte podejście. Jestem pewien, że te zmiany przyniosą pozytywne rezultaty w naszych przyszłych projektach. Czy jest coś, co chciałbyś dodać lub coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?
W: Dziękuję za wsparcie. Myślę, że te pomysły są świetnym punktem wyjścia. Być może moglibyśmy również omówić, jak moglibyśmy lepiej zarządzać oczekiwaniami klientów od samego początku.
P: Zgoda, zarządzanie oczekiwaniami klientów jest kluczowe. Zastanówmy się, jak możemy jasno i skutecznie komunikować zakres projektu i postępy. Dziękuję za konstruktywną rozmowę i cieszę się, że możemy pracować razem nad poprawą naszych przyszłych projektów!
Wniosek:
Taka rozmowa feedforward może budować otwartość, zaangażowanie i współpracę, zamiast wywoływać poczucie krytyki lub defensywności, co często towarzyszy tradycyjnemu feedbackowi.
Rozmowa w stylu feedback’u:
Oczywiście, poniżej znajdziesz przykład rozmowy z feedbackiem, w której pracownik reaguje w sposób bardziej defensywny.
P: Dzień dobry Janku. Musimy porozmawiać o twoim ostatnim projekcie. Zauważyłem kilka problemów, zwłaszcza w komunikacji wewnątrz zespołu.
W: Dzień dobry! Co ma Pan na myśli, mówiąc „problemy w komunikacji”? Każdy wiedział, co ma robić. To nie moja wina, że niektórzy nie potrafią skutecznie przekazać informacji.
P: Rozumiem, że może to być frustrujące, ale jako lider projektu, to twoja odpowiedzialność, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Ponadto, zauważyłem, że zarządzanie zasobami i czasem było sub optymalne, co prowadziło do opóźnień.
W: Okej, ale to nie tylko moja odpowiedzialność. Wszyscy powinniśmy zarządzać swoim czasem. A co do zasobów, to nie dostaliśmy tego, co potrzebne, więc co mogłem zrobić?
P: Jestem świadom ograniczeń zasobów, ale część zarządzania projektem to znalezienie rozwiązań w obliczu takich wyzwań. Co więcej, zdolności niektórych członków zespołu były niewystarczające, aby sprostać wyzwaniom projektu.
W: To znowu nie moja wina! Jeśli ludzie nie mają potrzebnych umiejętności, to nie ja powinienem za to odpowiadać. Może HR powinno lepiej dobierać ludzi do projektów?
P: Część roli lidera to także rozwijanie umiejętności swojego zespołu. Jeśli widzisz, że ktoś potrzebuje wsparcia lub dodatkowego szkolenia, powinieneś to zgłosić. Wszyscy mamy odpowiedzialność za sukces projektu.
W: Rozumiem, ale czuję, że jestem obwiniany za wszystko, co poszło źle, a to nie jest sprawiedliwe. Wielu z tych problemów było poza moją kontrolą.
P: Nie chodzi o obwinianie, ale o zrozumienie, co można poprawić. Jestem pewien, że gdy wprowadzisz niezbędne zmiany, następne projekty będą bardziej udane. Czy jest coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?
W: Myślę, że potrzebuję więcej wsparcia i zasobów, aby skutecznie zarządzać projektami. A także więcej współpracy od innych działów.
Wniosek:
Reakcje defensywne podczas rozmowy feedbackowej mogą wskazywać na to, że pracownik czuje się zaatakowany lub niesprawiedliwie oceniony. Taka atmosfera może utrudniać konstruktywną wymianę myśli i hamować rozwój zarówno pracownika, jak i organizacji. Ważne jest, aby podejść do takich rozmów z empatią i otwartością, umożliwiając otwartą i szczerą komunikację.
Techniki wspomagające feedforward.
Technika feedforward może wydawać się nietypowa, ale regularne jej używanie może przynieść znaczące korzyści. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w opanowaniu tej techniki:
1. Ustal Cel Rozmowy:
- Jasność: Określ, co chcesz osiągnąć dzięki rozmowie.
- Cel: Skup się na przyszłości i możliwościach rozwoju, nie na błędach z przeszłości.
- Przykład: Przed rozmową określ, że celem jest poprawa zdolności prezentacyjnych pracownika, nie zaś omawianie błędów z przeszłości.
- Dialog:
- P: „Celem naszej dzisiejszej rozmowy jest omówienie sposobów, w jakie możesz rozwijać swoje umiejętności prezentacyjne w nadchodzących miesiącach.”
- W: „Brzmi dobrze, zastanawiałem się nad tym ostatnio.”
2. Przygotuj się:
- Zrozumienie: Zbierz informacje o osobie, z którą rozmawiasz, aby dostosować swoje sugestie.
- Poznaj Kontekst: Zrozumienie specyfiki zadania lub projektu pomoże w formułowaniu konkretnych i użytecznych propozycji.
- Przykład: Zbadaj, jakie zadania i projekty pracownik realizował, aby lepiej dostosować swoje sugestie do jego doświadczeń i umiejętności.
- Dialog:
- P: „Zauważyłem, że prowadziłeś kilka projektów w ostatnim czasie. Jak uważasz, w jakim aspekcie Twoje umiejętności prezentacyjne wymagają poprawy?”
- W: „Myślę, że mogę pracować nad pewnością siebie i klarownością.”
3. Bądź Konstruktywny:
- Pochwały: Zaczynaj od pozytywów i wyraź uznanie za to, co już działa dobrze.
- Sugestie: Podawaj konkretne i realizowalne propozycje, zamiast ogólnych uwag.
- Przykład: „Dobrze sobie radzisz z analizą danych, ale myślę, że pracując nad umiejętnościami prezentacji, mógłbyś jeszcze bardziej zwiększyć swój wpływ.”
- Dialog:
- P: „Twoje umiejętności analityczne są imponujące, ale myślę, że możesz pracować nad sposobem prezentowania wyników.”
- W: „Dzięki, zastanawiałem się nad tym. Masz jakieś sugestie?”
4. Słuchaj Aktywnie:
- Otwartość: Bądź otwarty na opinie i myśli innych.
- Empatia: Staraj się zrozumieć perspektywę drugiej osoby, nawet jeśli się z nią nie zgadzasz.
- Przykład: Jeśli pracownik wyraża obawy czy wątpliwości, odzwierciedl je i próbuj zrozumieć jego punkt widzenia, np. „Rozumiem, że prezentacje mogą być stresujące, co myślisz o wspólnym znalezieniu sposobów na pokonanie tej bariery?”
- Dialog:
- P: „Czy są jakieś obszary, które Cię martwią, lub które są dla Ciebie szczególnie trudne?”
- W: „Tak, stresuje mnie kontakt wzrokowy. Zawsze nie wiem, gdzie mam patrzeć.”
5. Ustal Plany Działania:
- Współpraca: Pracuj wspólnie nad rozwojem planów i strategii.
- Dostosowanie: Dostosowuj plany działania do potrzeb i możliwości osoby, której udzielasz feedforward.
- Przykład: „Może moglibyśmy ustalić regularne sesje coachingowe, aby pracować nad twoimi umiejętnościami prezentacyjnymi i dostosować plan działania do twoich potrzeb?”
- Dialog:
- P: „Możemy ustalić regularne spotkania i pracować nad Twoim kontaktem wzrokowym oraz innymi umiejętnościami prezentacyjnymi. Co myślisz?”
- W: „Brzmi świetnie. Czy możemy zacząć od przygotowania struktury prezentacji?”
6. Utrzymuj Regularność:
- Częstość: Regularne sesje feedforward są bardziej efektywne niż sporadyczne.
- Konsekwencja: Oferuj spójne i ciągłe informacje, aby pomóc w długoterminowym rozwoju.
- Przykład: Ustal regularne spotkania co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania w razie potrzeby.
- Dialog:
- P: „Co myślisz o spotkaniach co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania?”
- W: „Myślę, że to dobry pomysł, to będzie dla mnie motywujące.”
7. Pracuj nad Swoją Komunikacją:
- Jasność: Bądź jak najbardziej klarowny i konkretny w swoich komunikatach.
- Pozycja: Staraj się być postrzegany jako wsparcie, a nie jako zagrożenie.
- Przykład: Używaj jasnych i precyzyjnych formułowań oraz wystrzegaj się języka, który może być postrzegany jako krytyczny lub osądzający.
- Dialog:
- P: „Chcę, abyś wiedział, że moim celem jest Ci pomóc w rozwoju, a nie krytykować. Jeśli coś, co powiem, zabrzmi inaczej, proszę mnie poprawić.”
- W: „Dzięki, doceniam to. Chcę się rozwijać, więc Twoja pomoc jest mile widziana.”
8. Uważaj na Reakcje:
- Obserwacja: Zauważaj, jak druga osoba reaguje na twoje komentarze.
- Dostosowanie: Dostosowuj swoje podejście w zależności od reakcji i potrzeb drugiej osoby.
- Przykład: Jeśli zauważysz, że pracownik jest zaniepokojony lub na defensywie, wyjaśnij swoje intencje i dostosuj komunikację, aby była bardziej wspierająca.
- Dialog:
- P: „Zauważyłem, że jesteś niespokojny, gdy omawiamy kontakt wzrokowy. Czy to jest dla Ciebie trudny temat?”
- W: „Tak, to dla mnie wyzwanie, ale chcę nad tym popracować.”
9. Ewaluuj i Dostosowuj:
- Refleksja: Regularnie oceniaj skuteczność swojego podejścia do feedforward.
- Modyfikacja: Dostosowuj swoje techniki w zależności od potrzeb i odbioru.
- Przykład: Po kilku sesjach zastanów się, czy technika feedforward jest skuteczna, i dostosuj podejście, jeśli jest to konieczne.
- Dialog:
- P: „Po kilku sesjach zastanówmy się razem, czy nasze spotkania są dla Ciebie pomocne i czy coś powinniśmy zmienić w naszym podejściu.”
- W: „Dobrze, myślę, że to będzie dobra okazja do oceny postępów.”
10. Buduj Pozytywne Relacje:
- Zaufanie: Buduj relacje oparte na szacunku i zaufaniu.
- Wsparcie: Staraj się być wsparciem dla innych, pomagając im rozwijać się i doskonalić.
- Przykład: Regularne pokazywanie wsparcia i zainteresowanie rozwojem pracownika może przyczynić się do budowania zaufania i pozytywnego relacji.
- Dialog:
- P: „Czy masz poczucie, że możesz na mnie polegać, aby uzyskać wsparcie w rozwoju Twoich umiejętności prezentacyjnych?”
- W: „Tak, naprawdę czuję, że mogę się wiele nauczyć i jestem wdzięczny za Twoją pomoc.”
Każdy z tych punktów pomaga w budowaniu efektywnego i konstruktywnego procesu feedforward, który może przyczynić się do rozwoju zarówno jednostek, jak i całych zespołów. Opanowanie tej techniki może wymagać czasu i cierpliwości, ale korzyści wynikające z bardziej pozytywnego i proaktywnego podejścia do komunikacji i rozwoju są tego warte.
Jakość komunikacji, czy to między osobami na różnych szczeblach, w różnych zespołach czy działach, jest klejem łączącym organizacje. Wykorzystując metodę feedforward i promując ją wśród innych, liderzy mają szansę radykalnie ulepszyć komunikację w swoich firmach. Dzięki temu można upewnić się, że przekaz jest jasny i adresaci są gotowi przyjąć zawarte w nim informacje. Efektem jest o wiele bardziej dynamiczna i otwarta organizacja. W takim miejscu pracownicy koncentrują się na przyszłych możliwościach, zamiast ciągle wracać do starych błędów. Spróbuj, a przekonasz się sam!
Co dalej — literatura zamiast podsumowania.
- Problemy Jakości — Artykuł „Sprzężenie wyprzedzające w badaniach nad jakością edukacyjną” Kowalski J., 2001
- Książka „Feedforward” (jez. angielski) Dr Marshall Goldsmith (Autor), Shane Clester (Ilustrator), Corey Michael Blake, Writers of the Round Table Press, 2012
- ZN WSH Zarządzanie — Artykuł „FEEDBACK I FEEDFORWARD JAKO TECHNIKI WSPOMAGAJĄCE KOMUNIKACJĘ WEWNĘTRZNĄ W PRZEDSIĘBIORSTWIE”, mgr Anna Padlowska, 2021
- Feedback to Feed Forward: 31 Strategies to Lead Learning, Amy Tepper (Author), Patrick W. Flynn (Author), 2018