Podejmowanie decyzji może być łatwe.

Podejmowanie decyzji czasami bywa trudne. Czy na przekór rozsądkowi zmarnowałeś kiedyś 2 lata pracy swojego zespołu? Mój klient niestety tak. W jednym z projektów zdarzyło się, tak że przez dwa lata kilkunastu programistów tworzyło oprogramowanie. Z rozmów z klientem wynikała, że być może nie trzeba pisać dalej aplikacji. Jednakże klient nie chciał zakończyć projektu.

Jeżeli chcesz się dowiedzieć jak zakończenia tej historii, czytaj dalej.

Oczywiście zrobiliśmy to, o co klient poprosił. Powstała aplikacja, została przetestowana i przygotowana do wdrożenia. I właśnie wtedy klient stwierdził, że jednak nie będzie jej używał. Mimo tej decyzji klient nie chciał publicznie przyznać, że stracił 2 lata na produkcję tego oprogramowania oraz wydał bardzo duży budżet, szacowany na sześciocyfrową sumę w euro. Jest to przykład błędu poznawczego opisywanego w literaturze jako „błąd kosztu utopionego”. W dalszej części artykułu znajdziesz jego krótkie wyjaśnienie. Ten przykład pokazuje, że czasami podejmowanie decyzji sprawia spore trudności.

Podejmowanie decyzji — podsumowanie.

W tym momencie przychodzi ci zapewne do głowy kilka innych, być może lepszych metod w podejmowaniu decyzji. W artykule skupimy się na tym i jednocześnie spróbujemy opisać potrzebne umiejętności, aby robić to skutecznie. Znajdziemy też kilka technik wspierających decydowanie oraz 6 krokowy proces ułatwiający podejmowanie decyzji:

1. Zapisanie decyzji do podjęcia.
2. Identyfikacja problemu.
3. Określenie celu.
4. Zebranie informacji.
5. Identyfikacja i wybór rozwiązań.
6. Podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania.

W dalszej części artykułu przedstawię również, na jakie problemy możesz się natknąć. Podam ci również, jakie błędy poznawcze mogą wpłynąć na Twój proces podejmowania decyzji.

Skuteczne podejmowanie decyzji dla liderów.

Skuteczne podejmowanie decyzji to cenna umiejętność na każdym stanowisku. Podjęcie świadomej decyzji może pomóc Ci stać się bardziej produktywnym pracownikiem, liderem lub menedżerem.

Podejmowanie decyzji to nic innego jak dokonywanie wyborów poprzez ocenę informacji. Szczególnie od nas liderów, nasi przełożeni oczekują umiejętności podejmowania decyzji. Codziennie stajemy przed wieloma wyborami i opcjami, dlatego też podejmowanie decyzji, jest chyba najczęściej wykonywaną przez nas pracą.

Ponieważ zdolność do podejmowania decyzji jest cenną cechą przywódczą, powinniśmy ją rozwijać i praktykować. Podejmowanie decyzji pokazuje również liderską zdolność do obiektywnego myślenia i rozważania różnych opcji. Ponadto Nasze zdolności w tym zakresie, mogą pomóc w nawiązaniu silnej więzi zaufania z innymi pracownikami i wzmacnianiu kultury firmy.

Umiejętności wspierające podejmowanie decyzji.

Jest kilka umiejętności, które moim zdaniem wspomagając osiąganie lepszych rezultatów w podejmowaniu decyzji. Poniżej ich krótkie zestawienie.

Rozwiązywanie problemów

Umiejętność rozwiązywania problemów jest ważną częścią podejmowania decyzji. Aby podjąć przemyślaną decyzję, musisz być w stanie uwzględnić różne punkty widzenia. Ważne jest również, aby w miarę możliwości obserwować wyzwania i rozwiązania z neutralnego i pozbawionego emocji punktu widzenia. Silne umiejętności rozwiązywania problemów mogą również pomóc w skupieniu się na istotnych szczegółach oraz szybszym i skuteczniejszym podejmowaniu decyzji.

Rozumowanie

Rozumowanie jest jedną z głównych umiejętności potrzebnych do skutecznego podejmowania decyzji. Literatura rozróżnia dwa rodzaje rozumowania: indukcyjne i dedukcyjne. Aby osiągnąć jak największą biegłość w podejmowaniu decyzji, powinieneś ćwiczyć obie metody rozumowania. Pierwsza (indukcyjna) polega na tworzeniu uogólnień na podstawie specyficznych informacji i sytuacji. Druga natomiast polega na dedukowaniu specyficznych scenariuszy na podstawie potwierdzonych uogólnień. Szerzej opisuje to artykuł (język angielski).

Intuicja

Ufanie swojej intuicji jest jedną z umiejętności wspomagających podejmowanie decyzji. Pamiętaj, że Twoje intuicja wynika z doświadczeń, których byłeś świadkiem w przeszłości, oraz z podstawowych wartości, którymi kierujesz się każdego dnia. Musisz powiązać swoją intuicję z potencjalnymi działaniami, które możesz podjąć, aby sprawdzić, czy Twoja decyzja jest logiczna i wykonalna.

Kreatywność

Twoja kreatywność może ujarzmić logiczne i emocjonalne myślenie oraz wygenerować zestaw unikalnych podejść i rozwiązań. Możesz także wykorzystać kreatywność do kształtowania rozmów prowadzonych z pracownikami podczas spotkań i zachęcania wszystkich do wnoszenia własnych, unikalnych rozwiązań.

Zarządzanie sobą w czasie

Kiedy decyzje muszą być podejmowane szybko, możesz skorzystać z umiejętności zarządzania sobą w czasie, które pomogą Ci śledzić ważne terminy. Pamiętaj, że często codzienne decyzje są podejmowanie pod presją czasu i dlatego tak ważne jest, aby mieć swoje zadania pod pełną kontrolą. Jeśli masz złożone problemy i musisz podjąć wiele decyzji, zarządzanie sobą w czasie może pomóc Ci zachować organizację na każdym etapie procesu decyzyjnego.

Organizacja

Umiejętności organizacyjne są niezbędne przy podejmowaniu decyzji. Ta umiejętność pomaga ustalać priorytety dla wyzwań i rozwiązań, dzięki czemu zawsze najpierw zajmujesz się najbardziej potrzebnymi problemami. Umiejętności organizacyjne mogą również pomóc w przydzielaniu zadań członkom zespołu i dotrzymywaniu wielu projektów i terminów.

Techniki pomagające w podejmowaniu decyzji.

W celu lepszego podejmowania trafnych decyzji proponuję stosować jedną z kilku ciekawych technik i narzędzi, które sam staram się wykorzystywać. Pomagają one nie tylko mi, ale także moim zespołom w podejmowaniu lepszych, bardziej racjonalnych decyzji. Ważne, abyś używał ich „na papierze”, a nie tylko w głowie, dzięki temu nie popełnisz nieświadomych błędów.

1. Scenariusze straty i zysku.

Technika ta polega na wypisaniu opcji dla podejmowanych decyzji tak, aby była możliwa ich ocena. Najłatwiej to osiągnąć tworząc tabelę zbliżoną do przykładowej:

W następnym kroku, dla każdej z opcji wypisujemy odpowiedzi/scenariusze:

• Co najgorszego może się przydarzyć jako rezultat takiej decyzji?
• Co najlepszego może się przydarzyć jako rezultat takiej decyzji.

Następnie oceniamy który scenariusz przeważa. Robimy to, szacują prawdopodobieństwo wystąpienia każdego ze scenariuszy. Możemy zastosować dowolną skalę oceny, np. 1-10 albo w procentach — ważne, aby skala była dla każdej z opcji taka sama. Gdy przypiszemy już naszą ocenę, możemy eliminować te rozwiązania, w których:

• Potencjalne ryzyko jest wysokie, a zysk niewielki.
• Potencjalne ryzyko jest nie do zaakceptowania.

Pamiętaj, że prawdopodobieństwo najgorszego scenariusza jest znacząco większe niż prawdopodobieństwo najlepszego możliwego scenariusza.

2. Czy mogę zasnąć w nocy?

Technika ta polega na odpowiedzi na dwa z pozoru proste pytania w trakcie podejmowania decyzji:

• Czego będę najbardziej żałował/a jeśli zdecyduję się na to rozwiązanie?
• Czego będę najbardziej żałował/a jeśli NIE zdecyduję się na to rozwiązanie?

Szukając odpowiedzi na nie, znajdziesz zapewne zupełnie nowy punkt widzenia i weźmiesz pod uwagę zupełnie inne podejście do podejmowanej decyzji. Pamiętaj, aby i tę technikę stosować w formie pisemnej, pomoże to podejść systematycznie do podejmowania decyzji z wieloma opcjami / możliwościami.

3. Analiza Skutków.

Przed podjęciem ważnej decyzji, przeprowadź szczegółową analizę potencjalnych długoterminowych skutków każdej opcji. Zastanów się nad wpływem na osobiste życie, karierę, finanse itd. To pomoże w podejmowaniu bardziej świadomych i odpowiedzialnych decyzji. To ćwiczenie pomaga lepiej rozumieć długoterminowe konsekwencje różnych decyzji.

4. Analiza Drzewa Decyzyjnego.

Aby zanalizować podejmowaną decyzję, możesz użyć bardzo ciekawej metody wizualnej. Dla każdej dużej decyzji (np. zmiana kariery), stwórz drzewo decyzyjne, które uwzględnia wszystkie możliwe opcje i ich potencjalne skutki. To pomoże w wizualizacji i zrozumieniu możliwych ścieżek i ich konsekwencji.

Podejmowanie decyzji w 6 krokach.

Mimo iż podejmowanie decyzji nie jest proste, możesz wspomóc samego siebie poprzez stosowanie tego 6 krokowego procesu. Ułatwi ci on podejmowanie decyzji poprzez nadanie struktury poszczególnym akcjom.

1. Zapisanie decyzji do podjęcia.

Pierwszym krokiem, Twojego procesu podejmowania decyzji powinno być właśnie zapisanie decyzji, którą musisz podjąć.

Czemu? Ponieważ zapisanie decyzji pozwoli ci na jej wizualizację i skupienie się na jej rozwiązywaniu. Będzie ci to również ułatwiać ewentualne wracanie do podejmowania decyzji, jeżeli nie jej nie podejmiesz w danym momencie.

2. Identyfikacja problemu.

Następnie zidentyfikuj problem, jaki rozwiązuje podejmowana decyzja i sprawdź, czy warto zainwestować czas w jego rozwiązywanie. Zrozum, jak wpłynie to na Twoją organizację, pracowników lub klientów. Pomocne może być poszukanie odpowiedzi na poniższe pytania:

• Czy warto podejmować decyzję, czy nie?
• Co spowodowało konieczność podjęcia decyzji?
• Na czym polega problem?
• Jakie jest tło, otoczenie, kształt problemu decyzyjnego?
• Jaki wpływ mają powyższe czynniki na Twoje wybory?
• Kto jest odpowiedzialny za podjęcie i realizację decyzji?
• Kto podejmuje decyzję i dlaczego?

Pamiętaj, że celem tego kroku jest: rozpoznanie problemu i potwierdzenie, że trzeba podjąć decyzję.

3. Określenie celu.

W drugim kroku spróbuj zdefiniować, jaki jest cel, do którego będziesz dążył, podejmując decyzję. Ponownie pomocne mogą być odpowiedzi na pytania:

• Co jest celem osoby decydującej? (np. wzrost zysku, obniżka kosztów).
• Jak powinien oceniać wyniki ze względu na ten cel?
• Jak zmienia się sytuacja, gdy dąży się do osiągnięcia kilku sprzecznych ze sobą celów?
• Jakie jest kryterium wyboru? (np. rentowność).

Wyznaczenie celu podjęcia decyzji, może ci pomóc ukierunkować Twoje poszukiwania rozwiązań.

4. Zebranie odpowiednich informacji.

Gdy już określiłeś cel podejmowanej decyzji i stwierdziłeś, że chcesz ją podejmować, czas na informacje.

Dobrze, abyś zebrał ich jak najwięcej z punktu widzenia tej konkretnej decyzji. Informacje powinny zawierać potencjalne przyczyny problemu/decyzji, opinie innych osób, na które decyzja może mieć wpływ. Dodatkowo dobrze, abyś wiedział, co jest potrzebne, aby wdrożyć swoją decyzję.

Musisz jednocześnie pamiętać, że podejmowanie decyzji nie może trwać zbyt długo — to właśnie czas może mieć największy wpływ na skuteczność podejmowanej decyzji — nie czekaj więc na 100% informacji, ale zawierz swojej intuicji, jeżeli nie możesz zwlekać.

5. Identyfikacja i wybór rozwiązań.

Teraz nadszedł czas na identyfikację, jakie masz opcje w ramach podejmowania decyzji. Wypisz wszystkie, które uważasz za realne do wdrożenia. Później, jak to opisywałem w punkcie Techniki pomagające podejmować lepsze decyzje, wybierz tę lub te która/e w danym momencie jest Twoim zdaniem najlepsza. Resztę zachowaj i w razie potrzeby będziesz mógł do nich wrócić i zastosować inne rozwiązanie.

Nie bój się złych wyborów, po prostu świadomie z wiedzą, którą posiadasz w danym momencie, zastanów się nad możliwym długo terminowym wpływem wybranej opcji. I ją wybierz.

6. Podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania.

Czas na podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania. Jeżeli dotyczy ona Twoich ludzi, przedstaw im swój wybór i plan wdrożenia rozwiązania. Przygotuj się na pytania, to normalne, każda decyzja powoduje zmiany, czasami małe, a czasami duże. Pamiętaj, abyś razem z podjętym rozwiązaniem, miał plan na monitorowanie tego, co się będzie działo lub zmieniało, jaki będzie jego efekt. I jeżeli coś pójdzie coś nie tak, wróć do swoich opcji i wybierz inną.

Podejmowanie decyzji — ćwiczenia umiejętności.

Znasz już proces podejmowania decyzji oraz kilka pomocnych technik. Teraz czas na kilka porad jak ćwiczyć umiejętności decydowania.

Symulacje i Scenariusze

Przeprowadź symulacje różnych scenariuszy decyzyjnych. Możesz to zrobić w umyśle, na papierze, lub używając narzędzi komputerowych. Zastanów się, jakie mogą być różne wyniki i jakie działania najlepiej pasują do każdego scenariusza.

• Cel: Rozwinięcie umiejętności przewidywania i planowania.
• Ćwiczenie: Wybierz sytuację decyzyjną (np. wprowadzenie nowego produktu na rynek) i stwórz różne scenariusze wynikające z każdej możliwej decyzji. Przeanalizuj potencjalne wyniki i wyzwania, aby zrozumieć konsekwencje każdego wyboru.

Gry Decyzyjne

Istnieje wiele gier (zarówno cyfrowych, jak i planszowych), które wymagają podejmowania decyzji. Grając w takie gry, możesz ćwiczyć szybkie i efektywne podejmowanie decyzji.

• Cel: Poprawa szybkości i jakości podejmowania decyzji pod presją.
• Ćwiczenie: Graj w gry strategiczne lub symulacyjne, które wymagają szybkiego podejmowania decyzji. Analizuj swoje wybory i ich wyniki po każdej grze, aby zrozumieć, jak poprawić swoje strategie.

Role Play i Symulacje Sytuacji Biznesowych

Uczestniczenie w grach rolowych lub symulacjach, gdzie przyjmujesz rolę osoby podejmującej decyzje w określonym kontekście biznesowym, może pomóc w rozwijaniu umiejętności decyzyjnych.

• Cel: Rozwój umiejętności podejmowania decyzji w realistycznych kontekstach.
• Ćwiczenie: Uczestnicz w symulacjach biznesowych lub grach rolowych, gdzie przejmujesz rolę lidera lub menedżera. Po każdej symulacji analizuj podjęte decyzje i ich skutki, a także otrzymywane od innych uczestników informacje zwrotne.

Dziennik Decyzji

Prowadzenie dziennika, w którym zapisujesz swoje codzienne decyzje i ich wyniki, może pomóc zrozumieć twoje wzorce decyzyjne i poprawić umiejętności w przyszłości.

• Cel: Zwiększenie samoświadomości i rozumienia własnych tendencji decyzyjnych.
• Ćwiczenie: Prowadź dziennik, w którym zapisujesz codzienne decyzje, ich powody, oraz wyniki. Regularnie go przeglądaj, aby zrozumieć swoje wzorce decyzyjne i obszary, które wymagają poprawy.

Burza mózgów i Kreatywne Myślenie

Ćwiczenia rozwijające kreatywne myślenie, takie jak burza mózgów, mogą pomóc w generowaniu nowych pomysłów i rozwiązań, co jest kluczowe w procesie podejmowania decyzji.

• Cel: Rozwój umiejętności generowania innowacyjnych i twórczych rozwiązań.
• Ćwiczenie: Przeprowadzaj regularne sesje burzy mózgów na różne tematy. Zachęcaj do swobodnego myślenia i notowania wszystkich pomysłów, bez oceniania ich w trakcie sesji. Następnie analizuj te pomysły pod kątem ich realizacji.

Pamiętaj, że rozwijanie umiejętności podejmowania decyzji to proces, który wymaga czasu i praktyki. Regularne wykonywanie tych ćwiczeń może znacznie poprawić twoje zdolności decyzyjne.

Podejmowanie decyzji — znane problemy.

Czasami pomimo skrupulatnego procesu Twoja decyzja nie pójdzie zgodnie z planem. W takich przypadkach będziesz musiał wrócić do procesu podejmowania decyzji i określić, co poszło nie tak, lub zdecydować się na wdrożenie jednego z alternatywnych pomysłów. Do typowych błędów popełnianych w procesie decyzyjnym należą:

Nieprawidłowa identyfikacja problemu.

Czasami bywa tak, że sam problem jest oczywisty. Natomiast jego przyczyna nie jest już tak oczywista. Dlatego ważne, abyś uważnie przyglądał się przyczynom problemu. Jego prawidłowa identyfikacja przyniesie ci efekt w postaci prawidłowo podjętej decyzji i rozwiązania problemu.

Konsultowanie się ze zbyt dużą lub zbyt małą ilością źródeł.

Im więcej informacji posiadasz, tym lepiej będziesz przygotowany do znalezienia skutecznego rozwiązania. Należy jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach zbyt dużo informacji może przytłoczyć proces decyzyjny. Dlatego mądrze jest zawsze brać pod uwagę problem i świadomie wybierać źródła i ich ilość.

Brak planu zapasowego.

Wprowadzając swój plan w życie, pamiętaj o uwzględnieniu sytuacji awaryjnych. Zawsze mądrze jest mieć plan zapasowy, na który można się przełączyć, jeśli bieżący plan napotka problemy.

Brak odpowiedniej ilości czasu.

Pracując nad procesem podejmowania decyzji, warto poświęcić czas na właściwe zbadanie sytuacji i rozważenie dostępnych opcji, aby dojść do jak najlepszego wniosku. Musisz jednak wziąć pod uwagę terminy i zdecydować, ile czasu jest wystarczające, zanim wpłynie to na produktywność Twojego zespołu. Aby proces zakończył się sukcesem, należy zachować równowagę między jakością i szybkością.

Ogólnie rzecz biorąc, każdego dnia podejmujemy tysiące decyzji, a każda decyzja jest wynikiem określonego procesu, nawet jeśli w danym momencie nie jesteśmy tego świadomi. W biznesie kluczowa jest świadomość procesu podejmowania decyzji, a także umiejętność manipulowania tym procesem, aby dać z siebie wszystko w każdej wyjątkowej sytuacji.

Podejmowanie decyzji, a błędy poznawcze.

Zrozumienie i bycie świadomym błędów poznawczych może pomóc w podejmowaniu bardziej zrównoważonych i obiektywnych decyzji. Oto kilka przykładów:

1. Efekt Kotwiczenia: Polega na nadmiernym opieraniu się na pierwszej informacji, którą otrzymujemy (kotwicy), podczas podejmowania decyzji. Na przykład, jeśli ktoś pierwszy usłyszy wygórowaną cenę produktu, późniejsze oferty mogą wydawać się bardziej rozsądne, nawet jeśli nadal są zawyżone.
2. Potwierdzanie Własnych Przekonań: Tendencja do szukania, interpretowania, faworyzowania i zapamiętywania informacji w sposób, który potwierdza nasze wcześniejsze przekonania lub hipotezy, zamiast rozważać alternatywne perspektywy.
3. Efekt Dostępności: Tendencja do polegania na informacjach, które są łatwo dostępne w pamięci, gdy oceniamy temat lub sytuację. Na przykład, jeśli ktoś słyszy o wielu przypadkach oszustw, może przecenić prawdopodobieństwo bycia oszukanym.
4. Przecenianie Posiadania: Tendencja do przeceniania wartości rzeczy, które posiadamy. Może to prowadzić do trzymania się rzeczy, inwestycji lub decyzji dłużej, niż jest to logicznie uzasadnione.
5. Błąd Kosztu Utopionego: Tendencja do kontynuowania działania, ponieważ włożyliśmy w to już zasoby (czas, pieniądze, wysiłek), nawet jeśli przyszłe koszty przewyższają potencjalne korzyści.
6. Efekt Ramowania: Sposób, w jaki informacje są przedstawione, może znacząco wpływać na decyzje i osądy. Na przykład, ludzie mogą reagować inaczej na informację przedstawioną w kontekście strat niż w kontekście zysków, nawet jeśli informacje są obiektywnie takie same.
7. Grupowe Myślenie: Tendencja do podejmowania decyzji w grupie w sposób, który minimalizuje konflikty i dąży do jednomyślności, często kosztem realistycznego oceniania alternatywnych perspektyw lub rozwiązań.
8. Efekt Potwierdzenia Statusu Quo: Tendencja do preferowania opcji, które utrzymują obecny stan rzeczy, nawet gdy dostępne są lepsze alternatywy.

Miej również świadomość, że Twoje emocje mają olbrzymi wpływ na podejmowane przez Ciebie decyzje.

Podejmowanie decyzji — literatura.

Te książki oferują szeroki zakres perspektyw na temat procesu podejmowania decyzji, od psychologicznych i emocjonalnych aspektów po praktyczne strategie i techniki.

1. „Sztuka podejmowania decyzji” autorstwa Malcolma Gladwella — Książka ta oferuje interesujący wgląd w proces podejmowania decyzji, badając mechanizmy działające za kulisami szybkich wyborów i intuicji.
2. „Myśleć, szybko i wolno” Daniela Kahnemana — Kahneman, laureat Nagrody Nobla, bada dwa systemy myślowe, które kierują naszym sposobem myślenia i podejmowania decyzji: szybki, intuicyjny i emocjonalny oraz wolny, logiczny i rozważny.
3. „Irracjonalność” autorstwa Stuarta Sutherlanda — Książka ta bada różne aspekty ludzkiej irracjonalności, w tym błędy poznawcze i sposoby, w jakie wpływają one na procesy decyzyjne.
4. „Decydować. Jak podejmować dobre decyzje” autorstwa Chipa i Dana Heathów — Autorzy tej książki oferują praktyczne wskazówki na temat tego, jak podejmować dobre decyzje w życiu osobistym i zawodowym.