Czy Ty zastanawiałeś się nad formą swoich wiadomości w pracy? A może miałeś podobną sytuację? Zapraszam Cię dalej i wspólnie spróbujmy rozwinąć temat.

Jeśli chcesz tworzyć skuteczne wiadomości biznesowe, koniecznie musisz poznać zasady ich pisania. Z zasad tych wykorzystasz, tworząc klarowne e-maile, raporty i notatki, które będą łatwe do przeczytania i zrozumiałe dla innych w Twojej organizacji.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

W tym artykule będziesz miał okazję przeczytać o elementach skutecznego pisania wiadomości biznesowych. W następnym akapicie pokażę, dlaczego jest to ważne i co mogą Ci dać umiejętności efektywnego pisania w pracy.

Zanim przejdziemy do tej części, chciałbym w wielkim skrócie przedstawić Ci 8 filarów tworzenia wiadomości biznesowych. Tekst biznesowy oparty o te filary będzie dużo skuteczniejszy w przekazie niż ten bez nich. Dalej w artykule zajmę się bardziej szczegółowo każdym z filarów tworzenia wiadomości biznesowych oraz spróbuję pokazać ci na przykładach jak je poprawiać.

„8 x K“ reguł pisania wiadomości biznesowych:

1. Kompletna — Wszystkie potrzebne informacje są zawarte w przekazie.
2. Krótka — Wiadomości biznesowe są pisane bez zbędnych słów.
3. Klarowna — Przekaz powinien mieć jasno wyrażony cel / sens.
4. Konwersacyjna — Skuteczne wiadomości biznesowe powinny być łatwe w odbiorze, nie brzmieć jak język prawniczy lub formalna umowa.
5. Koherentna — Cały tekst biznesowy, wszystkiego jego tezy i idee są ze sobą powiązane i zgodne.
6. Kompetentna — Wiadomości biznesowe powinny być wiarygodne, ich treść oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł.
7. Konkretna — Tekst zawiera wszystkie szczegóły wymagane dla odbiorcy do zrozumienia przekazu.
8. Kurtuazyjna — Ton tekstu jest pozytywna, taktowna i skupiona na odbiorcy.

Nie zapomnij również, że u podstaw Twoich wiadomości biznesowych powinna być gramatyczna poprawność. Ten temat też poruszymy w dalszej części, włączając w to pewne „pomoce naukowe“.

Pisząc jakąkolwiek wiadomość, postaraj się użyć prostego procesu — więcej piszę o nim w dalszej części:

1. Kim jest Twój odbiorca?
2. Wyznacz cel.
3. Czego oczekujesz od odbiorcy?
4. Napisz wiadomość biznesową (poproś o jej sprawdzenie).
5. Wyślij.

Po co ulepszać wiadomości biznesowych?

Zanim pójdziemy dalej, zastanówmy się, po co właściwie miałbyś pisać lepiej wiadomości biznesowe?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym powodem jest zwiększenie swoich własnych umiejętności i poprawienie komunikacji pomiędzy sobą a innymi pracownikami firmy, w której pracujesz. Może to uczynić Cię bardziej wartościowym dla pracodawcy, pomóc w zdobyciu pracy lub awansu, a nawet poprawić Twoje wynagrodzenie! To nie jedyne powody, którymi powinieneś się kierować, zdobywając te umiejętności.

Pamiętaj, że ludzie biznesu są zabiegani, ale czy wiesz czym różni ich podejście do czytania?

• Po pierwsze szybko skanują informacje.
• Często czytają tylko główne punkty bez zagłębiania się w szczegóły.
• Interpretują też słowa na podstawie swojej wiedzy o danej dziedzinie i sytuacji.
• Nie skupiają się na formie wiadomości, ale na jej głównym przesłaniu.

Pisanie w sposób, który jasno komunikuje się z takimi czytelnikami, pomoże ci:

1. Zdecydowanie lepiej docierać ze swoimi wiadomościami do nich.
2. Skrócić czas podejmowania decyzji przez odbiorców.
3. Ulepszyć ogólną komunikację w swojej organizacji.
4. Być bardziej skutecznym w swojej pracy.
5. Zbudować swój wizerunek profesjonalisty komunikacji.

Ciekawe wyniki pokazuje badanie „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii”, przeprowadzone przez firmy Bee Different oraz Great-Digital w 2020 roku. Oczekiwania pracowników w stosunku do komunikacji firmowych, jasno obrazują w badaniu, jak istotne jest prawidłowe tworzenie wiadomości biznesowych. Szczególnie że to my jako liderzy odpowiadamy często za ich tworzenie.

Krok 1. Wiadomości biznesowe — zbudujmy proces.

Pierwszym krokiem jest zaplanowanie swojego pisania. Aby napisać dobrze wiadomości biznesowe, musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz przekazać i dlaczego jest to ważne dla Twoich odbiorców. Czego dokładnie chcesz, aby się nauczyli lub zrozumieli? Dlaczego powinni przeczytać tę wiadomość?

Proces ten dla mnie wyglądałby tak:

1. Odpowiedz sobie na pytanie: Kim jest Twój odbiorca?
   • Zdefiniowanie odbiorcy wiadomości pomoże ci dobrać odpowiednio słownictwo, formę wiadomości, ale również jej styl.
2. Wyznacz cel, jaki masz w pisaniu wiadomości biznesowej.
   • Jasno wyrażony cel pomoże ci tak skonstruować wiadomość, aby od razu było wiadomo, po co ją napisałeś i wysłałeś do odbiorcy (ów).
3. Określ, czego oczekujesz od odbiorcy, pisząc do niego.
   • To, czego oczekujesz od odbiorcy wraz z celem, najlepiej, abyś umieścił na samym początku wiadomości, wtedy Twój odbiorca będzie od razu wiedział, co chcesz, aby zrobił.
4. Napisz wiadomość biznesową, biorąc pod uwagę reguły z następnych punktów oraz do kogo i dlaczego piszesz. W tym kroku dobrze jest poprosić kogoś zaufanego o przeczytanie wiadomości.
5. Wyślij swoją wiadomość.
   • Tutaj mała podpowiedź — upewnij się, że wiadomość dotarła do odbiorcy — pamiętaj, to w Twoim interesie leży, aby wiadomość została przeczytana, samo jej wysłanie zazwyczaj nie wystarczy. Nie stosuj zasady „odpal i zapomnij”. Takie potraktowanie swoich wiadomości może spowodować brak odpowiedzi lub reakcji przez dłuższy czas.

Pamiętaj, że dobrze napisana wiadomość biznesowa wymaga:

• Jasnego i bezpośredniego stylu.
• Przejrzystej struktury.
• Sprecyzowanego celu Twojej wypowiedzi.
• Dokładnego określenia odbiorców, kim są i jaką wiedzę już posiadają.
• Kontekst musi pokazywać, że wiadomość jest wartościowa dla odbiorcy.

Używaj czasowników aktywnych zamiast pasywnych.

Zanim przejdziemy do reguł jak pisać wiadomości biznesowe, jeszcze jedna podpowiedź.

Tworząc wiadomości biznesowe, ważne jest, abyś używał czasowników aktywnych zamiast pasywnych. Czasowniki aktywne są bardziej bezpośrednie i skuteczne niż czasowniki bierne. Ustanawiają wyraźny podmiot i przedmiot, co sprawia, że Twój tekst jest łatwiejszy do zrozumienia i mniej dwuznaczny. Sprawdź te przykłady:

• „Wysłaliśmy fakturę dwa dni temu” kontra „Faktura została wysłana przez nas dwa dni temu”
• „Sprzedała swój samochód” kontra „Samochód został przez nią sprzedany”
• „Klient zadzwonił do nas” kontra „Zadzwonił do nas klient”

Krok.2. 8xK reguł pisania wiadomości biznesowych.

K jak Kompletna wiadomość biznesowa.

Pisząc w pracy, pamiętaj, że Twoja wiadomość musi być kompletna. To znaczy zawierać wszystkie informacje, które chciałeś w niej przekazać. Jednocześnie wiadomość musi zawierać ich tyle, aby odbiorca mógł podjąć decyzję bez zbędnego doprecyzowania lub dopytywania się o dodatkowe dane.
Nie rób założeń lub skrótów myślowych w swojej wiadomości. To, że Ty sam coś wiesz, nie znaczy, że Twój odbiorca też posiada tę samą wiedzę. Postaraj się pomyśleć tak jak twój odbiorca. Pisząc, myśl o jego perspektywie.

Przykład:
Wersja A: Hej. Zapraszam Was na cotygodniowe spotkanie. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

Osoba, która nigdy nie była na Waszym spotkaniu, może na nie nie dotrzeć! Wiadomość jest niekompletna i brakuje w niej informacji o miejscu i dacie spotkania. Jest jedynie godzina. Porównaj wersję A, z tą poniżej:

Wersja B:

Hej. Zapraszam Was na Piątkowe, cotygodniowe spotkanie do salki XYZ.10 na II piętrze budynku A. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

W pisaniu z perspektywy odbiorcy mogą ci pomóc odpowiedzi na pytania:

• Co jest głównym celem twojej wiadomości?
• Jakie informacje muszą być w niej zawarte?
• Co odbiorca wie w tym momencie?
• Co odbiorca chce i powinien wiedzieć?
• Jakiej akcji oczekujesz od odbiorcy?
• Czy pracowałem / kontaktowałem się wcześniej z odbiorcą?

Możesz również zastosować metodę odczytania swojej wiadomości, przez kogoś z Twojej pracy, kto jej wcześniej nie widział. Niech ta osoba postawi ci pytania i doda swoje uwagi.

K jak Krótka wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomości lub inne teksty biznesowe, pamiętaj o ich zwięzłości. O tym, aby były jak najkrótsze. Jeżeli masz do napisania e-mail, który trzeba przewijać kilkukrotnie na ekranie, skróć go. Większość Twoich odbiorców nie ma czasu na czytanie tak długich wiadomości.

Unikaj tak zwanych „rozwlekłych wyrażeń”. Takich jak na przykład:
– zła katastrofa,
– darmowy podarunek,
– planowanie z wyprzedzeniem.
Jak widać po tych wyrażeniach, raczej nie spotkasz się z dobrą katastrofą, za podarunki raczej się nie płaci, a gdy planujesz, to robisz na pewno z wyprzedzeniem.

Przyjrzyj się poniższemu przykładowi:

„Nowy komputer będzie miał obudowę koloru niebieskiego, narożniki obudowy będą miały zaokrąglony kształt, a otrzymamy go w miesiącu Kwietniu”.

– 18 słów

I spójrz na „mniej słowną” wersję:

„Nowy niebieski komputer z zaokrąglonymi narożnikami otrzymamy w Kwietniu”.

– 9 słów

Unikaj w swoich pisanych wiadomościach, nic nieznaczących zwrotów — może ci się wydawać, że są one grzecznościowe, ale nie wnoszą nic do informacji i powodują wydłużenie procesu czytania przez odbiorcę.

Chodzi mi o takie zwroty, jak:
– W związku z faktami / informacjami / etc. — zastąp przez: ponieważ.
– Piszę, ponieważ / w związku z — to oczywiste, że piszesz; jest to zbędny formalizm, a Twój odbiorca będzie musiał się w niego wczytywać.
– Ucieszy cię wiadomość / Będziesz szczęśliwy, gdy się dowiesz — pisanie o tym, w jakim stanie emocjonalnym powinien być Twój odbiorca, jest lekkim nadużyciem — lepiej napisać, że Ty się cieszysz, że przekazujesz wiadomość.

Również stosowanie znanych i często używanych zwrotów, ma moim zdaniem odwrotny skutek do zamierzonego. Przykłady takich zwrotów to:

• Jeżeli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, nie wahaj się je zadać.
• Jeżeli chcesz zadać mi dodatkowe pytania, proszę o kontakt.

Lepiej napisać taki zwrot w formie bardziej dostosowanej dla danego odbiorcy, zadając sobie trud, aby była ona bardziej osobista.

Np. „Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim nowym komputerze, napisz do mnie”.

K jak Klarowna wiadomość biznesowa.

Ten punkt jest jednym z najważniejszych. Twoje wiadomości biznesowe muszą być od początku pisane tak, aby je można było je interpretować tylko w jeden sposób. Pamiętaj, że Twoje przesłanie jest oczywiste i jasne dla Ciebie, ale ile jest czytelników wiadomości, tyle będziesz miał interpretacji. Pisząc wiadomości biznesowe, skupiaj się na tym, aby czytelnik dokładnie rozumiał, co miałeś na myśli.

Klarowana wiadomość powstanie, gdy zastosujesz po kolei poniższe kroki:

1. Ustal wcześniej cel swojej wiadomości.
2. Napisz wiadomość.
3. Zanalizuj swoją wiadomość, pytając:
   • Czy moja wiadomość będzie jasna dla czytelnika?
   • Czy użyłem zwykłych słów, a może żargonu?
   • Moja wiadomość jest uporządkowana logicznie?
   • Czy moja główna myśl / pytanie jest umieszczona na początku?
   • Jak i czy używam słów przejściowych takich jak: pierwszy, drugi, chociaż, ponieważ?
   • Jaka jest konotacja słów, których użyłem? Niektóre mają kilka znaczeń, np.: para — może oznaczać dwójkę ludzi lub wodę pod inną postacią.
4. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
5. Poproś inną osobę o jej przeczytanie i przekazanie jej zrozumienia.
6. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
7. Twoja wiadomość jest prawdopodobnie klarowna.

Poniżej kilka przykładów krótkich wiadomości, które można różnie interpretować i ich poprawione wersje.

K jak Konwersacyjny ton wiadomości biznesowej.

Jeżeli chcesz być skuteczny w pisaniu wiadomości biznesowych, używaj mniej formalnego, a bardziej konwersacyjnego tonu. Sztywny język i ton wypowiedzi powodują, że Twoje wiadomości będą brzmiały jak kontrakty lub formalne pisma. Staraj się używać mniej formalnego języka. Pytanie, jak to osiągnąć?

Najprostszą metodą, aby użyć konwersacyjnego stylu pisania, jest takie oto ćwiczenie:

1. Pomyśl, co zamierzasz napisać.
2. Zapytaj sam siebie, co powiedziałbyś, gdybyś chciał swoją wiadomość przekazać twarzą w twarz?
3. Zapisz tak stworzoną wiadomość i zastosuj do niej innego punkty 8xK.

Przyjrzyj się tym przykładom, czy powiedziałbyś do kogokolwiek:

Wręczając dokumenty: „W załączeniu znajdziesz dokumenty, o które prosiłeś”.

Czy raczej: „Proszę, o to dokumenty, o które prosiłeś” albo: „Dodałem dokumenty”?

Pamiętaj, że większość naszej komunikacji ma styl nieformalny. Przecież na co dzień, gdy spotykasz się ze swoimi kolegami i koleżankami w pracy, to nie rozmawiasz z nimi formalnym językiem i górnolotnymi wyrażeniami. Rozmawiacie zwyczajnie.

Zwróć jednocześnie uwagę, aby w swoich wiadomościach biznesowych nie używać jednocześnie wyrażeń żargonowych lub wręcz slangu. Naturalnie użyty styl konwersacyjny w Twoich wiadomościach biznesowych, będzie bardzo dobrze odbierany przez czytelników. Pomoże ci w uniknięciu bycia traktowanym jakby automat lub robot pisał Twoje wiadomości. Twoja komunikacja będzie odbierana normalnie jak rozmowa pomiędzy ludźmi.

K jak Koherentna wiadomość biznesowa.

Każda Twoja wiadomość biznesowa musi prezentować się spójnie. Powinieneś tak pisać, aby całość treści była powiązana z tezami lub ideami, które chcesz przekazać. Zwróć szczególnie uwagę na powiązania pomiędzy tematami, tezami, które Ty zapewne widzisz bardzo wyraźne. To, że coś jest dla Ciebie łatwe i zrozumiałe, to nie znaczy, że Twój odbiorca musi tak samo to postrzegać.

Jak możesz sobie pomóc, aby Twoja wiadomość biznesowa była koherentna?

Użyj kilku technik:

• Używaj słów łączących, tak aby zbudować odpowiednie przejścia pomiędzy zdaniami.
• Pokaż swojemu odbiorcy, że chcesz zmienić kierunek wypowiedzi.
• Poproś kogoś innego, kto niekoniecznie zna tematykę Twojej wiadomości, aby ja przeczytał i dał ci obiektywną informację zwrotną czy wszystko jest dla niej spójne.

Pamiętaj, że niezależnie czy Twoja wiadomość składa się jedynie z kilku zdań, czy kilku paragrafów, to całość musi być ze sobą powiązana i stanowić spójną całość.

K jak Kompetentna wiadomość biznesowa.

Treść Twojej wiadomości powinna być oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł. Pamiętaj, aby opierać się w swoich wiadomość o sprawdzone i rzetelne informacje. Tylko w ten sposób możesz budować swoją wiarygodność.

Jeżeli używasz jakiejś danej, ale nie masz dla niej potwierdzenia, możesz spowodować spadek zaufania do przekazywanych przez Ciebie wiadomości. Jednocześnie każda następna przekazywana przez Ciebie informacja, może być podwójnie sprawdzana. Dlatego tak ważne jest, abyś opierał się tylko o sprawdzone dane. Możesz oprzeć się o, krótką metodę sprawdzania wiarygodności informacji opisanej w artykule.

K jak Konkretna wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomość biznesową, zadbaj również o to, aby zawierała dokładne informacje, które nie wymagają żadnych interpretacji. Chodzi tutaj o to, aby nie używać niedookreślonych zwrotów typu: jakieś, kilka, wiele, dużo, często, etc. Zamiast nich używaj w swoich wiadomościach konkretne liczby lub określenia jednoznaczne.

Popatrz na przykład: „… Proszę Cię, abyś zorganizował kilka krzeseł i jakieś kartki na dzisiejsze spotkanie. …”

Czy to znaczy, że chce, aby Twój pracownik ustawił 3 czy 10 krzeseł ? I jakie kartki ma przynieść? Białe A4, czy może w kolorze czerwonym formatu B5? Również informacja, że to wszystko ma być na dzisiejsze spotkanie, nie jest precyzyjna. A co jeżeli potrzebujesz mieć zorganizowaną salkę minimum 30 minut przed spotkaniem ?

Popatrz na poprawioną wersję: „… Proszę Cię, abyś ustawił 6 krzeseł do godziny 17:40 na spotkanie o 18:00. Potrzebuje je mieć wcześniej. Rozłóż również kartki A4 do robienia notatek dla uczestników w ilości co najmniej 5 sztuk na osobę. …”

Czy teraz widzisz różnice? Czy odbiór takiej wiadomości będzie mniej jednoznaczny?

Sprawdź swoją wiadomość w kilku krokach:

• Zacznij od kwestionowania każdego stwierdzenia, które nie zawiera szczegółów.
• Poszukaj słów, które mogą mieć wiele znaczeń.
• Zamień te słowa, które zmuszają czytelnika do wyobrażenia sobie, co masz na myśli, na takie których Twoi czytelnicy nie będą mogli lub musieli interpretować.

Pamiętaj, że używanie konkretnego języka skutkuje mniejszą liczbą kolejnych wiadomości z prośbą o wyjaśnienie czegoś i mniejszą frustracją, ponieważ wszyscy rozumieją przesłanie.

K jak Kurtuazyjna wiadomość biznesowa.

Staraj się pisać w sposób uprzejmy, kurtuazyjny. Twoja wiadomość powinna być taktowna i uważna, tak aby nikogo nie urazić. Nasza ludzka natura już taka jest, że wszyscy chcemy wiedzieć, co nas czeka. I chcemy czytać wiadomości, które nie powodują, że zaczynamy się bronić lub obrażać.

Dlatego właśnie używaj pozytywnego tonu w stosunku do odbiorcy. Staraj się skupić na tym, co jest lub będzie dla niego korzystne, niż na tym, czego brakuje lub może nie być. Użycie negatywnych słów lub sformułowań może spowodować u Twojego odbiorcy reakcje defensywne i negatywne nastawienie do Ciebie. Popatrzmy na przykład:

„… Jest nam niezmiernie przykro z powodu awarii Pańskiego komputera. Jego usterka zostanie wkrótce naprawiona…” – w tym zdaniu podkreślono, negatywne uczucie przykrości, oraz to, że komputer miał awarie i usterka jest naprawiana.

Porównajmy to z drugą wiadomością: „… Pański naprawiony komputer zostanie dostarczony jutro po południu…” – w tej wiadomości w pozytywny sposób odnosimy się do awarii, ale już naprawionej. Jednocześnie dajemy jasny komunikat, że została ona usunięta i kiedy odbiorca może się spodziewać swojego komputera z powrotem.

„Pisząc wiadomości, pokazuj raczej, że szklanka jest w połowie pełna, niż w połowie pusta”.

Druga część uprzejmego pisania nazwałbym pisaniem o korzyściach odbiorcy. Metoda polega na skupieniu się na tym, jakie odbiorca będzie widział korzyści dla siebie w Twojej wiadomości. Staraj się skupić na jego punkcie widzenia, a nie na tym, co ty, jako pisarz, dajesz lub na swoim stanie emocjonalnym. Postaw się w sytuacji swojego czytelnika. Spróbuj myśleć jak ten czytelnik.

Zastanówmy się teraz wspólnie, jakbyś Ty zareagował na poniższe wiadomości:

„Jesteśmy szczęśliwi, mogąc przekazać ci 10 złotych rabatu”.

Widać, że autor skupił się na swoich odczuciach wobec samego rabatu. Popatrzmy na druga wersję:

„Otrzymasz od nas 10 złotych rabatu, abyś mógł kontynuować korzystanie z naszych wysokiej jakości usług.”

Uprzejme pisanie wiadomości to sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Ty jako autor sprawiasz, że ​​czytelnik czuje się doceniony.

Pamiętaj o poprawności językowej.

Pisanie wiadomości biznesowych wymaga od Ciebie również stosowania się do reguł gramatycznych, interpunkcji czy ortografii. Aby być uważnym za osobę profesjonalną, powinieneś się stosować do tych reguł. Niezależnie w jakim języku będziesz tworzył swoje wiadomości, zasady te są bardzo ważne. Również stosowanie reguł interpunkcji czy poprawnej gramatyki i stylistyki zwiększa czytelność i zrozumiałość Twojej wiadomości.

Ponieważ chciałbym, abyś miał dostęp do jak największej wiedzy od ekspertów, poniżej kilka linków do stron, na których poprawne pisanie w języku polskim jest opisane profesjonalnie:

https://www.superprof.pl/blog/przewodnik-jak-pisac-lepiej/,

https://buki.org.pl/news/jak-nauczyc-sie-pisac-bez-bledow-10-wskazowek/

Pamiętaj, że napisany przez Ciebie poprawna językowo wiadomość, da w rezultacie dobre pierwsze wrażenie na odbiorcy.

Praktyka czyni mistrza — ćwiczenia.

Praktyka czyni mistrza i dlatego im więcej piszesz, tym lepszy się stajesz. Dotyczy to wszystkich rodzajów tekstów, ale szczególnie tekstów biznesowych. Praktyka pomaga również zrozumieć, co piszą inni i co mają na myśli, używając swoich słów i zwrotów. Na przykład, jeśli ktoś mówi „Przepraszam, że przeszkadzam”, a potem przeprasza ponownie w innym e-mailu, może to wynikać z poczucia winy, że niepotrzebnie zawraca komuś głowę — a może z tego, że nie wie, jak inaczej przeprosić? Jeśli zastanowisz się nad tymi kwestiami przed napisaniem tekstu, pomoże to uczynić Twoje teksty bardziej zrozumiałymi dla innych osób, które je później przeczytają (i poprawi Twoje własne zrozumienie).

Dlatego właśnie, jeżeli masz taką możliwość, umów się z kimś znajomomym, na cotygodniowe ćwiczenie w pisaniu. Umówcie się tak, że Ty jako autor napiszesz jedną wiadomość na temat nieznany tej drugiej osobie. Wiadomość musi być czytelna, zrozumiałą i stosowała się do zasad 8xK. Twój odbiorca natomiast w odpowiedzi da ci konkretne uwagi, jak zrozumiał i odebrał Twoją wiadomość. W ten sposób możesz praktykować coraz bardziej swoje umiejętności w pisaniu.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz e-mail.

Pisząc wiadomości elektroniczne, dobrze, abyś używał kilku dodatkowych zasad:

• Pozdrowienie — na początku swojej wiadomości przywitaj odbiorcę po imieniu. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, użyj grzecznego powitania, takiego jak „Dzień dobry” lub „Witam”.
• Załączniki — pamiętaj, aby nie zapomnieć o dołączeniu wszelkich załączników, które są istotne dla Twojej wiadomości (takie jak pliki, zdjęcia itp.). Szczególnie jeżeli w treści wiadomości powołujesz się na ich dodanie.
• Temat — wybierz przejrzysty temat, który odzwierciedla, czego dotyczy ta wiadomość; jeśli w jednym e-mailu jest poruszonych kilka tematów, to oddziel je przecinkami. Nie pisz tutaj zbyt wielu linijek, ponieważ utrudni to czytanie innym; w razie potrzeby dodaj więcej szczegółów poniżej w głównej części wiadomości.
• Treść wiadomości — pisz zwięźle o tym, co ma być powiedziane, bez zbędnych informacji, nie powtarzaj się niepotrzebnie itp.
• Podpisz się jako nadawca — dobrze, abyś w stopce wiadomości umieścił klarowną informację o tym, kim jesteś (Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy) oraz przynajmniej telefon i adres e-mail. Jest to dobra praktyka, która pokazuje, że w profesjonalny sposób traktujesz swoje wiadomości.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz raport.

Pisząc raport, należy wziąć pod uwagę następujące zasady:

• Pisz raport w sposób uporządkowany. Oznacza to, że każda sekcja Twojego dokumentu powinna być odpowiednio zorganizowana i sformatowana, z nagłówkami i podtytułami, które wyraźnie wyznaczają strukturę dokumentu.
• Zastosuj spis treści. Spis treści pozwala czytelnikom nieobeznanym z Twoją tematyką szybko zrozumieć jej strukturę. Pomaga on również niektórym czytelnikom zlokalizować konkretne informacje w długich dokumentach poprzez wyszczególnienie numerów stron, na których pojawia się każdy element.
• Stosuj podtytuły w każdej sekcji dokumentu, aby czytelnicy mogli łatwo znaleźć konkretne tematy w nim zawarte (np. „Historia kapitalizmu”, „Powstanie i upadek komunizmu”). Możesz również umieścić podrozdziały pod tymi głównymi nagłówkami (np. „Wczesny kapitalizm”, „Późniejszy kapitalizm”).
• Używaj list, gdy jest to wskazane dla jasności lub podkreślenia (np. listy definicji lub celów), ale nie przesadzaj z ich stosowaniem, ponieważ utrudniają czytanie, jeśli są nadmiernie używane w całym zdaniu lub akapicie (np. unikaj pisania zdań takich jak to!).

Podsumowanie i co dalej.

Teraz czas na podsumowanie tego, czego się nauczyłeś. Mam nadzieję, że widzisz, że pisanie tekstów biznesowych nie jest tak trudne, jak niektórym się wydaje. Wszystko polega na obserwacji i zwracaniu uwagi na małe szczegóły, które robią różnicę w zrozumieniu i jasności:

• Pierwszym krokiem jest zrozumienie, o czym piszesz, a następnie napisanie konspektu.
• Potem zacznij od zdania tematycznego, które zainteresuje czytelnika do przeczytania dalszej części Twojego tekstu. Tutaj również możesz użyć list lub porównań (tu większość osób zawodzi).
• Podczas pisania pamiętaj, że używanie wypunktowań zamiast akapitów ułatwia czytanie Twoim odbiorcom (nie zapomnij o podtytułach!).

I wreszcie… Nie zapomnij o korekcie! Niech ktoś inny przejrzy Twoją pracę przed wysłaniem jej w świat, aby mógł ci wskazać wszelkie błędy lub problemy z jasnością i zrozumieniem — w ten sposób nikt nie wróci później, mówiąc „O czym w ogóle był ten artykuł?”.

W tym artykule poruszyłem wiele tematów i mam nadzieję, że wykorzystasz je do poprawy swojego pisania wiadomości biznesowych. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza, więc nie bój się wypróbować niektórych z tych zasad na własną rękę! Pamiętaj również, że każda praca lub branża ma swój własny styl pisania, który warto poznać, aby być jeszcze bardziej profesjonalnym. Miłego pisania!

Ponieważ artykuł ten powstał pod wpływem i z inspiracji kursu online, który obejrzałem, załączam tutaj odnośnik do niego i gorąco polecam wszystkich Was do jego przejścia: Business Writing Principles.

The post Osiem reguł jak pisać wiadomości biznesowe. first appeared on kuznia leaderow.

Konwersacja — lista 8 metod.

Ostatnimi czasy naszła mnie refleksja dotycząca ludzkiej praktyki konwersacji. Z moich własnych obserwacji wyniki, że większość naszych rozmów to, co najmniej uprzejma metoda przerzucania się argumentami lub monologów grupowych, po pełnej agresji wypowiedzi kierowane pomiędzy dwoma osobami.

Poniżej znajdziesz zestawienie metod, które pomogą ci prowadzić konwersacje w mistrzowski sposób. Zastosowanie jak największej ilości z nich w rozmowach zwiększy Twoje umiejętności oraz wzbudzi zaufanie do Ciebie, wśród rozmówców. Do napisania tego artykułu natchnął mnie TED Celeste Headlee. Część z poruszonych przez nią metod używam również w swojej praktyce.

1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.
2. Więcej słuchaj, mniej mów.
3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.
4. Używaj otwartych pytań.
5. Nie używaj żargonu branżowego.
6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.
7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.
8. Bądź zwięzły i niedrobiazgowy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam Cię do dalszej części artykułu, gdzie rozwinę każdy z punktów i dam ci wskazówki jak ćwiczyć i rozwijać poszczególne techniki.

Szczegóły metod rozwijania umiejętności konwersacji.

1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.

W trakcie rozmowy skup się tylko na niej. Bądź obecny i okazuj to. Nie rób innych rzeczy, np. nie odbieraj poczty, nie czytaj wiadomości czy SMS-ów.

Utrzymuj kontakt wzrokowy i skup się na rozmówcy. Jest to jeden z najważniejszych elementów — okazuj obecności drugiej osobie. Dzięki temu nie tylko pokazujesz swój szacunek, ale również budujesz zaufanie.

Nie bądź interesujący. Bądź zainteresowany!

Przykłady: Jako przełożony przychodzisz na rozmowę ze swoim pracownikiem z innego spotkania. Masz ze sobą otwartego laptopa a w drugiej ręce telefon komórkowy. Zanim zaczniesz rozmowę z pracownikiem, zamknij komputer, a telefon wycisz i schowaj. Tymi gestami okażesz zainteresowanie swoim rozmówcą. Przez całą rozmowę staraj się nie patrzeć na zegarek lub zawieszać wzroku na elementach wyposażenia miejsca gdzie rozmawiacie.

Jak ćwiczyć i rozwijać:

Ćwiczenie 1:

• Zainscenizuj z kimś rozmowę.
• Poproś drugą stronę o to, aby w trakcie rozmowy: odwracała od Ciebie głowę, nie nawiązywała kontaktu wzrokowego i siedziała w pozycji, jakby chciała zaraz wstać i wyjść. W drugiej części rozmowy poproś, aby zachowywała się dokładnie na odwrót, tzn. nawiązywała kontakt wzrokowy, miała ciało i głowę zwróconą w Twoim kierunku oraz siedziała swobodnie, najlepiej oparta w pełni plecami, jakby zamierzała spędzić z Tobą cały dzień.
• Ty w trakcie tej inscenizacji wybierz jakiś bliski Ci emocjonalnie temat i opowiadaj o nim, zapisując co jakiś czas swoje odczucia na kartce.
• Dodatkowo możecie zamienić się rolami.
• Na koniec porozmawiajcie o swoich odczuciach.

2. Więcej słuchaj, mniej mów.

Jeśli Twoje usta są otwarte, nie uczysz się.

Buddha

Bardzo ważne, abyś w trakcie każdej rozmowy nastawił się na słuchanie, a nie na mówienie. Często jest tak, że za dużo mówimy, a za mało słuchamy. Istotne jest to, aby Twój rozmówca czuł, że jest wysłuchiwany, a nie tylko że przerzucamy się w rozmowie argumentami jak piłeczkami. Jak pisał Calvin Coolidge „Nie słuchamy z zamiarem zrozumienia, słuchamy z zamiarem odpowiedzi”.

O technikach pomagających lepiej prowadzić rozmowy pisałem w artykule https://kuznialeaderow.pl/4-techniki-lidera-ktore-rozwina-twoje-skrzydla-jako-przywodcy/.

Ćwiczenie: Czy wszystko słyszysz?

• Wybierz jakiekolwiek nagranie audio lub wideo na temat, w którym masz mocno odmienne zdanie niż osoba je prezentująca. Wypowiedź musi być dłuższa niż 20 minut i musi posiadać transkrypcję.
• Wysłuchaj tekstu w formie audio lub wideo bez zatrzymywania, próbując się skupić na tym, co słyszysz.
• Zanotuj to, co zapamiętałeś z faktów, argumentów i wypowiedzi, które obejrzałeś lub wysłuchałeś.
• Następnie sprawdź z transkrypcją, ile informacji udało się Tobie zanotować w stosunku do tego, co autor wypowiedzi rzeczywiście wypowiedział.

3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.

Następną metodą bardzo pomaga w pozytywnym nastawieniu się i prowadzeniu dowolnej rozmowy. Metoda polega na nastawieniu się przed rozmową, że przyniesie ci ona naukę czegoś nowego. To podejście pomaga otworzyć się na doświadczenia innych i naprawdę ich słuchać. Pamiętaj, że nie jesteś wszystko wiedzącym, a każdy z nas jest w czymś lepszy od innych i ma większą wiedzę lub doświadczenie. Dlatego zawsze warto w trakcie każdej rozmowy uczyć się czegoś nowego.

Każda osoba, którą spotykam, jest w jakiś sposób moim przełożonym i dzięki temu mogę się od niego uczyć.

Emerson

4. Używaj otwartych pytań.

W trakcie rozmowy, gdy chcesz się czegoś dowiedzieć, najlepiej zadawaj pytania otwarte. Będą one powodować, że Twój rozmówca będzie dawał ci odpowiedzi od siebie. Bardziej przemyślane i często pogłębione o dodatkowe informacje. Pamiętaj, że w przeciwieństwie do otwartych, pytania zamknięte często powodują, że odpowiedzi są krótkie, wręcz lakoniczne.

Przykłady pytań zamkniętych i ich odpowiedników w formie dużo bardziej otwartej:

Przykłady jak rozpoczynać pytania otwarte. Jeżeli chcesz używać pytań otwartych, używaj poniższych przykładów na ich rozpoczynanie:

• JAKI, JAKA, JAKĄ, np. Jak rozwiązałbyś ten problem?
• Z CZYM, np. Z czym kojarzy ci się wypowiedź naszego klienta?
• DLACZEGO, np. Dlaczego to rozwiązanie uważasz za najlepsze?
• Z CZEGO, CZEGO, np. Z czego wynikało Twoje zachowanie?
• CO, np. Co uważasz o Twoim rozwoju w projekcie?
• KIEDY, np. Kiedy chciałbyś rozpocząć, działać w omawianej sprawie?
• KTÓRE, np. Które rozwiązanie jest Twoim zdaniem najlepsze?
• JAK, np. Jak chcesz rozpocząć współpracę z nowym klientem?

Ćwicz i rozwijać: Staraj się obserwować siebie i inne osoby w rozmowach. Tych codziennych i służbowych. Zapamiętuj jak Ty i inni ludzie zadają pytania. Obserwuj uważnie, które pytania „otwierają” rozmówcę, tak że chce mówić więcej. Postaraj się zastanowić nad tym, które pytania angażują Cię bardziej w konserwację.

5. Nie używaj żargonu branżowego lub trudnych słówek.

Wiele razy zdarzyło mi się uczestniczyć w rozmowach z osobami, które nadużywały specjalistycznych wyrażeń lub żargonu branżowego. Rozmowa z takimi osobami jest trudna i mnie czasami przypominała przebijanie się przez formalny dokument, którego nie rozumiemy. Pamiętaj, aby w swoich rozmowach, nie używać specjalistycznych lub branżowych wyrażeń. Unikaj ich, chyba że, osoba, z którą rozmawiasz rozumie tak samo, jak Ty.

Przykładami używania żargonu jest, chociażby rozmawianie ze swoimi podwładnymi, używając terminów z zarządzania ludźmi lub wtrąceniami anglojęzycznymi z terminologii projektowej. To, że Ty jako lider możesz je rozumieć, nie oznacza, że Twoi ludzie muszą je znać. Pamiętaj, że najważniejsze w każdej konwersacji jest to, aby obie strony rozumiały się nawzajem.

6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.

Stosowanie tej zasady w konwersacjach, powoduje, że jesteś odbierany jako osoba szczera i godna zaufania. Twoja postawa pokazuje jednocześnie Twoim ludziom, że uważasz brak wiedzy za coś pozwalającego się rozwijać, a nie za coś, co jest złe. Najważniejsze, abyś nie udawał i nie potakiwał w konwersacjach, w momentach, w których Twój rozmówca mówi coś, czego nie rozumiesz lub nie wiesz.

Najlepiej ćwicz się w zadawaniu pytań, w trakcie konwersacji z osobami, które mają dużą wiedzę z tematów, o których Ty nie masz dużego pojęcia. Pytaj ich i słuchaj aktywnie ich wypowiedzi. Pilnuj, abyś miał otwarty umysł i otwarcie mów, gdy nie rozumiesz jakichś terminów. Wiem z doświadczenia, że przełamywanie się w konwersacjach, aby przyznać się do własnej nie wiedzy, jest ciężkie z początku. Nie poddawaj się i próbuj.

7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.

Gdy prowadzisz konwersację, unikaj porównywania doświadczeń Twoich rozmówców do swojego. Jeżeli będziesz tak robił, będziesz odbierany jako osoba, która sama siebie zachwala i potrzebuje podkreślać swoje osiągnięcia. Pamiętaj, że w rozmowie nie chodzi tylko o Ciebie, ale o doświadczenie obustronnego zrozumienia danego tematu.

Jak ćwiczyć i rozwijać: Staraj się w trakcie konwersacji obserwować, jak i co mówisz. Wystrzegaj się szczególnie sformułowań zaczynających się od „Ja…”, „Z mojego doświadczenia….”. Możesz ich użyć, gdy prowadzić prelekcję, wykład lud szkolenie. Unikaj ich w normalnej konwersacji.

8. Bądź zwięzły i unikaj drobiazgowości.

Dobra mowa powinna być jak kobieca spódniczka; wystarczająco długa, aby okryć temat, ale wystarczająco krótka, aby stworzyć zainteresowanie.

„Unowocześniona” wypowiedź Winstona Churchilla.

Ta rada sprowadza się do stosowania techniki mówienia mało, wyrażając jak najmniejszą ilością słów to, co chce się przekazać. Bądź precyzyjny w swoich wypowiedziach i staraj się nie używać bardzo kwiecistego języka. Dużej ilości przymiotników i opisowych wyrażeń. Pozostaw je na czas opowiadania historii w gronie rodzinnym, na prywatnych spotkaniach. W ramach pracy najlepiej, jeżeli będziesz precyzyjny i zwięzły.

Jednocześnie uważaj na używanie zbyt dużej drobiazgowości. Na przykład, gdy podajesz informacje o jakimś zdarzeniu, nie opowiadaj o nim, jakbyś miał zamiar przedstawić sagę wszystkich jego uczestników. Jeżeli chcesz opowiadać z dużą ilością słów i szczegółów, może lepiej pisz bloga? W większości konwersacji ludzie chcą słyszeć konkrety ani znać np. kolor Twoje swetra w czasie ubiegłorocznej rozmowy z klientem.

Podsumowanie

Zamiast podsumowania przedstawiam ci listę materiałów dodatkowych i odnośniki do nich.

Kontakt wzrokowy.

W artykule „Kontakt wzrokowy – poznaj jego sekrety” znajdziesz ciekawe przykłady i opis czemu kontakt wzrokowy jest ważny w komunikacji niewerbalnej.

Aktywne słuchanie

Jeszcze więcej przykładów i ćwiczeń aktywnego słuchania znajdziesz w artykule „Techniki aktywnego słuchania — wskazówki i przykłady”.

Rodzaje pytań w rozmowie.

W artykule „Jak zadawać lepsze pytania” dowiesz się o tym, jakie pytania, kiedy stosować.

The post Konwersacja — osiem metod, które pomogą ci zostać mistrzem rozmów. first appeared on kuznia leaderow.

Feedback, informacja zwrotna, pochwała lub negatywna opinia, często używane w kontekście poprawiania skuteczności pracy pracowników. Z mojego doświadczenia jedno z najważniejszych zadań każdego lidera i jednocześnie jedno z najtrudniejszych. Jak pisze Ken Blanchard w swojej książce „Przywództwo Wyższego Stopnia”: „… Czy możecie sobie wyobrazić, że ćwiczycie do Olimpiady i nie ma nikogo, kto mówiłby Wam, jak szybko biegacie lub jak daleko skaczecie? Idea wydaje się niedorzeczna, a mimo to wielu ludzi pracuje w próżni w swoich organizacjach, bez wiedzy o tym, jak wykonują swoją pracę”.

Feedback – co to za zwierz?

Informacja zwrotna jest śniadaniem dla mistrzów.

Rick Tate

Zanim pójdziemy dalej, upewnijmy się, czym jest feedback lub bardziej po polsku informacja zwrotna, a czym nie jest. Poprawne tłumaczenie z języka angielskiego słowa feedback to sprzężenie zwrotne. Mały wtręt techniczny, sprzężenie zwrotne to metoda na poprawianie funkcjonowania jakiegoś systemu lub maszyny, która otrzymuje, jakie osiąga wyniki i zmienia swoje działanie w zależności od ich wartości.

Taka teoretyczna (techniczna) definicja feedbacku daje nam pierwszy sygnał, do czego powinniśmy używać informacji zwrotnej. Otóż jego celem jest umożliwienie osobie odbierającej feedback, zrozumienia co robią dobrze, a co może wymagać poprawy.

Czy powiedzenie po prostu „zrobiłeś to źle” lub „jest spoko” do swojego pracownika, jest informacją zwrotną? Otóż bez podania dodatkowego kontekstu nie jest. To zwykłe wyrażenie naszej opinii. Gdy mówimy w taki zdawkowy sposób, brzmi to, jakbyś burczeli. Niestety podając takie komunikaty, nie przekazujemy nic ponad nasze odczucia, opinie lub oceny. W ten sposób możemy się wypowiadać na przykład o pogodzie lub smaku potraw, ale nie odnośnie do pracy lub zachowania naszych podwładnych.

Co powinna zatem zawierać informacja zwrotna? Nasz komunikat powinien nieść informację o tym, czego konkretnie dotyczy, jaka jest nasza ocena danego zachowania / rezultatu /etc., oraz co to znaczy dla naszego pracownika i czy jest to zgodne z tym, czego oczekiwaliśmy.

Pamiętaj jednak, że to osoba, która będzie słuchać Twojego feedbacku, może cokolwiek z nim zrobić. To ona jest w przenośni „u władzy”, odbierając feedback. Czemu? Tylko odbiorca może coś zmienić w swoim zachowaniu, po informacji zwrotnej, którą jej dajesz. Pamiętaj o tym i bierz pod uwagę, iż nie wszyscy będą obierać Twoje słowa i będą chcieli się zmieniać.

Feedback na poczekaniu

W praktyce bardzo często odkładamy trudne rozmowy i przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej w czasie. Jest to zupełnie naturalne, ponieważ nikt nie lubi wykonywać trudnych emocjonalnie rozmów. Jako liderzy musimy jednak pamiętać, że dawanie feedbacku bez zbędnej zwłoki, daje zdecydowanie najlepsze wyniki i podnosi morale wśród naszych ludzi.

Dlatego też jako pierwsza proponuję metodę zwaną, jaka feedback na poczekaniu. Metoda ta jak wiele następnych opiera się na faktach i profesjonalizmie w jej przekazywaniu. Odróżnia ją jednak od innych metod praktycznie natychmiastowe przekazywanie informacji zwrotnej. Stąd też nadaje się najbardziej do dawania rad i ocen w ramach wystąpienia jakiegoś zdarzenia.

Przykład: „Dziękuję Ci Janku za dobrze poprowadzone demo. Bardzo jasno i precyzyjnie przedstawiłeś wszystkie elementy naszego produktu. Chciałbym Ci zasugerować jedynie, abyś następnym razem dodał trochę więcej kontekstu przed główną prezentacją. Pomoże to naszemu klientowi łatwiej zrozumieć nasz produkt”.

Jak widać na przykładzie takie przekazanie informacji zwrotnej, praktycznie zaraz po zakończonym spotkaniu, pozwala na jego omówienie wręcz „na żywo”. Tak szybko przedstawiona informacja zwrotna, będzie również lepiej zapamiętana jako lekcja na przyszłość, z której wnioski zostaną wykorzystane. Dodatkowym atutem dawania feedbacku na poczekaniu, jest to, że możemy na bieżąco wzmacniać pozytywne zachowania — chwaląc swoich pracowników, lub korygować ich negatywne postępowanie.

Łap ludzi na robieniu czegoś dobrego.

Ken Blanchard

Pamiętaj również, że każda z następnych metod nadaje się do użycia razem z dawaniem feedbacku na poczekaniu. A im częściej będziesz ją ćwiczył, tym łatwiej przyjdzie Ci ją stosować. Twoi podwładni będą na pewno szczęśliwi, że nie muszą czekać na informację zwrotną, do następnego spotkania 1 na 1 lub na ocenę roczną.

Natomiast jeżeli informacja zwrotna dotyczy bardziej skomplikowanej sprawy lub całokształtu pracy Twojego podwładnego, możesz zastosować jedną z podanych poniżej metod. Pamiętaj również, że dawanie informacji zwrotnej jest związane z komunikacją i powinieneś pamiętać o jej 7 absolutnie podstawowych krokach.

Feedback metodą FUKO / SBI

Metoda „FUKO” jest tak nazywana od pierwszych liter polskich wyrazów. Jej angielskojęzyczną odpowiedniczką jest SBI — Situation (sytuacja), Behaviour (zachowanie), Impact (wpływ). Obie te metody działają podobnie i pozwalają w prosty sposób zbudować komunikat, który nie obraża i przekazuje potrzebny feedback. Zapoznajmy się z poszczególnymi krokami metody:

F – Fakty

W kroku pierwszym wypowiedz się, czego dotyczy twoja informacja zwrotna. Swoją wypowiedź opieraj zawsze na faktach, których dotyczy dawany feedback. Opisując dane wydarzenie, używaj konkretnych informacji, unikaj ogólników. I najważniejsze omawiając daną sytuację, oceniaj zachowanie odbiorcy, a nie jego samego.

Przykłady

U — Uczucia

W kroku drugim pokaż swoje uczucia związane z zaistniałą sytuacją. Formułuj swoją wypowiedź, opierając się o komunikat „Ja”. Mów o swoich uczuciach i przeżyciach związanych z poruszanym tematem. Pamiętaj, aby Twoja wypowiedź nawiązywała do zdarzenia z kroku pierwszego i była jego konsekwencją.

Przykłady

K — Konsekwencje

Krok trzeci polega na przekazaniu informacji o konsekwencjach omawianego zdarzenia. Przedstaw swoją perspektywę na dane zachowanie, ale nie strasz, nie groź ani nie wprowadzaj kar. Chodzi o to, abyś przedstawił swojemu odbiorcy, co będzie konsekwencją dalszego jego zachowania w taki sam sposób. Pamiętaj, że dajesz feedback, który ma na celu poprawę sytuacji.

O – Oczekiwania

Ostatnim krokiem metody „FUKO”, jest przedstawienie oczekiwań wobec odbiorcy feedbacku. Dlatego sprecyzuj jakich zmian oczekujesz i w jakim czasie. Oczywiście możesz podać przykłady, jak w danej sytuacji chcesz, aby zachowywał się Twój rozmówca. Bądź w swoich oczekiwaniach precyzyjny i dokładny. Nie pozostawiaj miejsca na domysły.

Komunikacja metodą „FUKO” jest bardzo skuteczna i pozwala na konkretne przekazywania informacji zwrotnych. Dzięki niej jest możliwe zawarcie w komunikacji wszystkiego, co ważne w sposób jasny i klarowny, a jednocześnie niekrytykujący, ani atakujący drugiej strony. Oczywiście pamiętaj, aby pozwolić na wypowiedzenie się swojemu odbiorcy po przekazaniu feedbacku. Czasami możemy by zadziwieni okolicznościami, które doprowadzają do danego zachowania.

Feedback metodą CEDAR(tm)

Metoda CEDAR(tm) została stworzona przez Annę Wildman w roku 2003. Oryginalny opis można znaleźć tutaj. Jak poprzednia i ta metoda swoją nazwę zawdzięcza pierwszym literom następujących angielskich słów:

• Context (kontekst)
• Examples (przykłady)
• Diagnosis (diagnoza)
• Action (akcje)
• Review (przegląd)

Metoda CEDAR(tm) powstała, aby zachęcić Twoich pracowników do kooperacji w procesie dawania i odbierania informacji zwrotnej. Model ten pozwala na zwiększenie zaangażowania pracowników w ich własny rozwój. Metoda ta zakłada na każdym z jej kroków, prowadzenie dialogu. Każdy z jej elementów powinien się składać z wyjaśnienia, zadania pytania(ń) oraz wysłuchania odbiorcy feedbacku.

Krok 1 – Kontekst

W pierwszym kroku podaj kontekst do rozmowy. Podkreśl, czego dotyczy rozmowa, jak jest umiejscowiona w perspektywie organizacji. Jaki ma wpływa na cele ogólne, zespołowe lub indywidualne. Bez tych informacji, przekazywany feedback może być zbyt pływający i bez nadania mu kontekstu nie zrozumiały dla odbiorcy. Możesz w ramach tego kroku podać:

• Podaj i wyjaśnij, jak jest ważny obszar, którego dotyczy informacja zwrotna.
• Opowiedz, jaki jest poziom wpływu, kogo dotyczy i jakiego rezultatu można oczekiwać.
• Zapytaj i poznaj, jakie cele ma Twój pracownik w danym obszarze.
• Przekazuj pochwały za osiągnięcia i wysiłki.

Krok 2 – Przykłady

W drugim kroku przejdź do zilustrowania sytuacji poprzez konkretne przykłady. Pomogą one zobrazować wydarzenia w sposób jasny i czytelny. Zachęcaj swoich podopiecznych do podawania ich przykładów, bo często to właśnie oni mogą je najlepiej zidentyfikować. Takie przekazanie inicjatywy pracownikowi, pomaga w budowaniu większego zaangażowania. Pamiętaj jednak, że w obszarze osiągnięć i wyników, lepiej, jeżeli to Ty będziesz przewodził dialogowi.

Podaj odpowiednio dużo przykładów, aby zilustrować i wyjaśnić sytuację. Być może wystarczy jeden lub dwa, góra trzy przykłady zgrupowane wokół konkretnego tematu. Poszukaj wspólnie z pracownikiem zrozumiałych porównań i słów, aby opisać sytuację. Pamiętaj również, aby unikać onieśmielenia podwładnego przez podawanie nadmiernej ilości przykładów.

Krok 3 – Diagnoza

W następnym kroku postaraj się poprowadzić dialog poszukujący, dlaczego Twój pracownik znalazł się w danej sytuacji? Szukaj wspólnie z nim wszelkich powodów dla zaistniałego zdarzenia. Możesz skorzystać z metody 5 razy, dlaczego opisanej przeze mnie wcześniej. Zrozumienie powodów, dla których w danej sytuacji Twój pracownik otrzymał dane rezultaty, jest kluczowe, aby móc zrozumieć czy feedback dotyczy silnych stron, czy też elementów do poprawy.

W obszarach siły pomóż podwładnemu rozpoznać, w jaki sposób jego możliwości i działania przynoszą wartość dodaną. Dzięki lukom odkrywaj, co kryje się za brakami; zwykle będą to potrzeby związane z uczeniem się lub motywacją, ale czasem mogą być wynikiem zewnętrznego rozproszenia, niedoboru zdolności lub — w skrajnych przypadkach — głęboko zakorzenionej wyobcowania.

Stosuj pytania otwarte, na przykład:

• Co doprowadziło Cię do miejsca, w którym się znalazłeś?
• Jakie mogą być powody stojące za tym?

Krok diagnozy może pomóc również Tobie, jako liderowi. Wnioski wyciągnięte z tego etapu możesz również rozważyć przy problemach dotykających innych osób.

Krok 4 – Akcje

Przed tym krokiem, całość rozmowy powinna być skupiona na zbudowaniu zrozumienia i świadomości. W kroku czwartym powinniśmy zrewidować i zdecydować jakie akcje należy wykonać, aby pójść do przodu. Pamiętaj, że najlepsze rezultaty uzyskasz, gdy w tym kroku zaangażujesz swojego pracownika do poszukiwania i wymyślania akcji wspomagających zmianę. Ty jako lider powinieneś się skupić na ułatwianiu rozwiązywania problemu, a jego rozwiązywanie pozostaw swojemu człowiekowi. Lepsze efekty uzyskasz, gdy Twój pracownik sam znajdzie rozwiązanie i dzięki temu będzie bardziej chętny je wdrożyć.

Wspomagaj ich w procesie wyobrażania sobie, gdzie są obecnie i co osiągną, gdy wykonają potrzebne akcje do zmiany. Zadawaj im takie pytania jak:

• Jakie rezultaty chcesz osiągnąć?
• Jakie akcje chcesz wykonać, aby osiągnąć swoje cele?
• Jakiego wsparcia potrzebujesz od innych lub ode mnie?

Może się jednak zdarzyć, że Twój pracownik nie będzie wiedział, co należy zrobić, lub nie będzie miał żadnych pomysłów na potrzebne akcje. Wtedy możesz dodawać swoje sugestie i propozycje. Pamiętaj jednak aby nie robić tego za wcześnie, ponieważ Twoje pomysły mają silne czynniki motywujące i ludzie mogą nie szukać swoich rozwiązań, gdy Ty podasz własne.

Krok 5 – Podsumowanie

W ostatnim kroku przejdź do podsumowania wcześniej omówionych akcji i kontekstu ich powstania. Najlepiej, gdy to Twój pracownik wytłumaczył, co wspólnie omówiliście, w jakim celu i jakie akcje będzie podejmował, aby wzmacniać lub poprawić swoje zachowania. Zachęcaj, aby Twój pracownik pracował nad przejściem od umyślnych działań do wyrobienia w sobie nawyków. Ustal z pracownikiem również, kiedy chcecie wspólnie sprawdzić postępy akcji. Ważne, aby cele, do których dąży Twój podwładny, miały określone daty. W ciągu codziennej pracy staraj się dostarczać możliwości na praktyczne wykorzystywanie omawianych umiejętności.

Podsumowując CEDAR ™

• Krok 1 – Nadaj kontekst (Context). Połącz zachowanie swojego podwładnego z szerszym kontekstem i celami organizacji.
• Krok 2 – podaj przykłady (Examples). Podaj przykłady oraz fakty, aby wesprzeć swój feedback.
• Krok 3 – dokonaj diagnozy przyczyn (Diagnosis). Poszukujcie wspólnie przyczyn stojących za przedstawioną sytuacją.
• Krok 4 – wybierz akcje (Actions). Zidentyfikujcie akcje i cele, które wspomogą rozwój silnych stron i poprawę słabych u Twojego pracownika.
• Krok 5 – podsumujcie (Review). Podsumujcie działania do podjęcia oraz ustal metodę mierzenia postępu, oraz potrzebę pomocy w usuwaniu wszelkich przeszkód.

Ciekawy materiał w języku angielskim video można znaleźć na stronie. Obrazuje on użycie metody CEDAR(tm) w przekazywaniu feedbacku pozytywnego oraz poprawiającego zachowanie.

Podsumowanie

Podane powyżej metody dawania feedbacku nie są jedyne, ale właśnie te najczęściej stosuję w praktyce. Natomiast do grona metod przydatnych w pracy każdego z liderów, możesz zaliczyć również COIN i COILED, dobrze opisane na tej stronie. Mimo różnych metod i modeli dawania feedbacku mają one kilka części wspólnych, które zebrałem poniżej.

Feedback w pigułce

Celem jego udzielania jest poprawa lub wzmocnienie czyjegoś zachowania.

Opieraj feedback o fakty i przykłady zachowań.

Podawaj kontekst dla swojej wypowiedzi, czyli kiedy, gdzie, komu, etc.

Przekaż swoją ocenę danej sytuacji, zachowania lub rezultatu, ale unikaj oceniania człowieka!

Pamiętaj o odbiorcy — to on może cokolwiek zmienić na podstawie informacji od Ciebie.

Przekazuj feedback jak najszybciej, nie czekaj z jego dostarczeniem.

Z mojej praktyki wynika również, iż dobrze sprawdza się stosowanie do kilku poniższych rad:

• Staraj się być konkretny i w sposób jasny podawaj swój feedback. Nie pozostawiaj miejsca na domysły — dopytuj, jak zostałeś zrozumiany.
• Chwal publicznie pozytywne zachowania i wydajność swoich ludzi.
• Z drugiej strony nie krytykuj publicznie i wydawaj negatywnych opinii na forum — rób to zawsze w rozmowie prywatnej jeden na jeden.
• Regularnie dawaj feedback i omawiaj postępy w pracy na słabościami swoich ludzi.

Uwaga: linki do wymienionych książek są t.zw. linkami afiliacyjnymi. Jeśli skorzystasz z któregoś z tych produktów po kliknięciu linku na mojej stronie, otrzymam z tego tytułu prowizję. Piszę o tym, ponieważ dbam o przejrzystość moich działań i chcę, abyś miał 100% pewności, że dla Ciebie nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.

The post Feedback to podstawa rozwoju — naucz się jak go przekazywać. first appeared on kuznia leaderow.

Gdy piszę o komunikacji czy porozumiewaniu się, mam na myśli nie tylko metodę werbalną, ale również te jej rodzaje, w których używamy pisanej formuły wymiany informacja. Dla obu rodzajów form porozumiewania się można zastosować identyczny cykl komunikacji. Zapraszam Cię, abyś przyjrzał się, z jakich elementów proces komunikacji się składa i co możesz zrobić, aby zwiększyć Swoje umiejętności komunikacyjne.

To co z tą komunikacją?

Najważniejsze jest zrozumienie, że komunikacja nie kończy się na „wyprodukowaniu” i przekazaniu komunikatu. Na cały proces komunikacji składają się wszystkie kroki od jej przygotowania, wysłania, aż do jej odebrania. I właśnie dlatego powinieneś rozwijać swoje umiejętności nie tylko w mówieniu, czy pisaniu, ale również w słuchaniu i czytaniu.

Ale jak to, zapytacie, dlaczego mam szkolić swoje umiejętności słuchania i czytania, jeżeli moje komunikaty są zrozumiałe, precyzyjne i wydawane w odpowiednich momentach? Jeżeli to pytanie chodzi Ci po głowie, to zapytaj sam siebie — czy wiem co i jak rozumieją moi ludzie, gdy się z nimi komunikuję? Z mojego doświadczenia zdradzę Ci, że często to, co myślimy, że zostało odebrane i zrozumiane przez naszych ludzi, jest czymś zupełnie innym, niż to, co do nich rzeczywiście dotarło. Jednym z przykładów jest poniższy dowcip — uwaga na wulgaryzmy.

Dyrektor firmy do przebywającego na wczasach pracownika napisał pismo: - PPPPPPP
W odpowiedzi otrzymał list od tego pracownika: - DUPA
Po powrocie dyrektor zaprasza pracownika na dywanik… - To ja piszę elegancko: Po Przyznaną Premię Proszę Przyjechać Pociągiem Pospiesznym, a Pan mi tu wulgaryzmy?
- Ja? Ależ jak? Ja odpisałem: „Dziękuję Uprzejmie Przyjadę Autokarem".

Komunikacja – proces

Aby uniknąć niepozrozumienia i upewnić się, że to co chcesz przekazać trafi do Twoich odbiorców bez zakłóceń, musisz zadbać aby wiadomość była jasna, zwięzła i dobrze zaplanowana. Wspomoże Cię w tym rozumienie siedmiu elementów procesu komunikacji.

Komunikacja krok 1 – Nadawca – źródło komunikacji

Nadawca to zapewne Ty, inaczej mówiąc, jesteś źródłem komunikacji. I każda wiadomość wychodząca od Ciebie będzie inicjowana przez Twoje informacje i idee, które będziesz chciał przekazać.

Aby przekazać wiadomość, która będzie użyteczna dla Twoich odbiorców, powinieneś się zastanowić nad kilkoma pytaniami:

• Co chcesz przekazać?
• Komu chcesz przekazać informacje?
• Dlaczego chcesz coś komunikować?
• Twoim zdaniem dlaczego jest to ważne?
• Dlaczego odbiorcy powinni się tym przekazem interesować?
• W jaki sposób przekazać informacje, aby były zrozumiałe i użyteczne?

Jeżeli masz możliwość i czas, polecam Ci użyć szablonu planowania komunikacji. Jest on szczególnie użyteczny, gdy chcesz przekazać informacje publicznie do grupy ludzi i powinieneś zadbać o dokładność przekazu oraz mieć dobry plan.

Możesz używać metody KISS (ang. Keep It Simple and Straightforward), czyli twórz komunikaty jak najprostsze i bezpośrednie. Z mojego doświadczenia wynika, że im prostszy, krótszy, ale czytelny i zrozumiały komunikat, tym jest on lepiej odbierany. Dobrym przykładem jest tutaj komunikacji do kierownictwa wyższego szczebla. Z mojego doświadczenia wynika, iż taki komunikat:

„Hej Janku
Muszę Cię poinformować, iż w naszym projekcie XYZ, mamy 2-dniowe opóźnienie, spowodowane przez kłopoty techniczne. Obecnie mamy opanowaną sytuację oraz plan wyjścia z tej sytuacji, bez zwiększania opóźnienia.
Będę Cię informował na bieżąco o postępach.
Adam”

Taki komunikat jest zdecydowanie lepszy niż rozwlekłe pisanie wiadomości ze szczegółowymi danymi o tym, co kto, kiedy, dlaczego oraz dostarczanie raportów z jeszcze większą ilością informacji. Zwięzły komunikat pozwala odbiorcy zareagować w stosowny dla niego sposób i jeżeli to on poprosi o szczegóły, wtedy możemy przekazać więcej szczegółów. Natomiast przykładowa wiadomość pokazuje dwa aspekty: szanujemy czas odbiorcy oraz pokazujemy, że panujemy nad sytuacją. I właśnie dla takich sytuacji, bardzo pomocne okazuje się planowanie komunikacji.

Komunikacja krok 2 – Kodowanie – tworzenie wiadomości

Gdy przygotowałeś plan komunikacji, możesz przystąpić do budowania jej treści — czyli kodowania i nadawania komunikatu. Pamiętaj, aby dobierać format informacji tak, aby była ona prosta do zrozumienia lub „odkodowania” przez odbiorcę.

Kluczem do sukcesu w odbiorze Twojego komunikatu, jest poznanie swoich odbiorców. Zadaj sobie trud, aby określić, kim są, jak mogą rozumieć to, co chcesz przekazać i jakie korzyści przyniesie im Twoja informacja.

W komunikacji z osobami z innego kręgu kultury lub innej profesji pamiętaj o różnicach w odbiorze niektórych słów, językowych i kulturowych różnicach w rozumieniu pewnych sformułowań. Na przykład dla informatyka słowo „bug” (ang. robak) będzie miało inne znaczenie niż dla osób zajmujących się biologią. Nie zakładaj z góry, że Twoi odbiorcy rozumieją to, co przekazujesz w identyczny sposób jak Ty.

Przygotuj swoją wiadomość, opierając się również przemyślenie następujących pytań:

• Jaka jest najlepsza metoda przekazania wiadomości?
• Jaki poziom i rodzaj języka powinienem użyć?
• Czy odbiorca ma jakąkolwiek wiedzę o temacie wiadomości?
• Czy audytorium mojego komunikatu będzie potrzebować dodatkowych zasobów, aby ją zrozumieć?
• Wyrażasz jakieś emocje w swoim komunikacie. Jeżeli tak, to czyje i jakie?
• Czy odbiorca może zakładać jakie motywy kierują Tobą, jaką nadawcą?

Komunikacja krok 3 – Kanał komunikacji

Jeżeli masz już przygotowaną wiadomość to czas wybrać jakim kanałem ją dostarczyć Pod kanałem komunikacji rozumiem dowolną formę jej dostarczenia od werbalnej rozmowy w cztery oczy, poprzez rozmowy telefoniczne czy też wideo konferencje, aż po formy pisane takie jak e-maile, raporty, wpisy w mediach społecznościowych, wiadomości na czatach i zwykłe listy.

Lista dostępnych kanałów dla Twojej komunikacji jest zapewne nieskończona albo co najmniej bardzo długa Tutaj kilka przykładów, spośród których możesz wybrać ten kanał, który najlepiej odpowiada Twojej wiadomości i odbiorcom:

• Email.
• Newsletter.
• Telekonferencja.
• Tablice z informacjami.
• Plakaty.
• Spotkania nie oficjalne – kawa, obiad, etc.
• Artykuł w Intranecie
• Wydarzenie typu konferencja, wykład, etc.
• Spotkanie zespołu
• Nagranie audio w Internecie
• Artykuł na blogu
• itd.

Wybierając kanał komunikacji pamiętaj aby wziąć pod uwagę:

• Wrażliwość i treść emocjonalna tematu, który chcesz przekazać,
• Łatwość przekazania szczegółów,
• Jakie są preferencje odbiorcy?
• Czy w komunikacji są ograniczenia czasowe?
• Jaka jest potrzeba zadawania i odpowiadania na pytania?

Komunikacja krok 4 – Odbieranie

Odbiór wiadomości czy te z jej odkodowanie jest umiejętnością równie ważną, jak jej prawidłowe nadanie. Aby prawidłowo odebrać komunikat trzeba odpowiedniej ilości czasu, chęci i zrozumienia, a w przypadku komunikacji werbalnej aktywnego słuchania. Tylko wtedy może cieszyć się obustronnym zrozumieniem informacji.

W trakcie odbioru wiadomości słownych bardzo przydają się takie metody jak doprecyzowanie wypowiedzi — zadawanie pytań, parafrazowanie — przekazywanie jak my rozumiemy komunikat. W przypadku innych kanałów komunikacji, jeżeli wiadomość pozostawia elementy do interpretacji, dobrze jest zadawać pytania. Jeśli używamy specjalistycznego języka, żargonu, musimy się spodziewać niezrozumienia lub opacznego zrozumienia naszych komunikatów. Warto wtedy zadbać o tłumaczenie wyrażeń i słów, które mogą mieć różne znaczenie dla odbiorcy.

Komunikacja krok 5 – Odbiorca

Na pewno chcesz, aby Twój komunikat został odebrany w zaplanowany przez Ciebie sposób i wywołał konkretną reakcję. Mimo to musisz pamiętać, że każdy z Twoich odbiorców jest inny i na swój subiektywny sposób może odebrać i interpretować Twoją wiadomość.

Każdy odbiorca Twojej komunikacji będzie ją odczytywał poprzez swoje własne doświadczenia, idee oraz uczucia, które wpłyną na zrozumienie wiadomości i reakcji na nią.

I dlatego właśnie Twoją rolą jest, jako nadawcy, zadbać, aby w trakcie tworzenia komunikatu wziąć pod uwagę te idee i uczucia. Aby wykonywać to efektywnie, musisz używać i rozwijać swoją inteligencję emocjonalną oraz empatię.

Komunikacja krok 6 – Informacja zwrotna

Twoja komunikacja spowoduje zapewne reakcję pośród Twoich odbiorców. Dzięki niej do Ciebie powinna trafić informacja zwrotna, która będzie umożliwiała Ci na sprawdzenie, czy Twoja wiadomość dotarła do odbiorcy w oczekiwany przez Ciebie sposób. Informacja zwrotna może być wyrażona w formie werbalnej lub niewerbalnej.

Dzięki informacji zwrotnej będziesz mógł odkryć czy Twoja komunikacja została odebrana i zrozumiana. Jeżeli zaobserwujesz, że tak nie jest, możesz zmienić i dostosować swój komunikat, tak aby był bardziej zrozumiały.

Gdy na przykład podajesz informacje na temat skomplikowane tematu, postaraj się podzielić wiadomość na części, mniejsze bloki. Usuń również żargon techniczny ze swojej komunikacji. Pomoże to złapać Twoim odbiorcom treść przekazywanych informacji i prawdopodobnie spowoduje lepszy jej odbiór.

W przypadku komunikacji gdzie możesz odczytywać język ciała odbiorcy (ów), możesz na podstawie wyrazu twarzy, gestów czy też postawy ciała odczytać dużo komunikatów:

Poziom zaufania do Ciebie i do komunikatu,
Defensywność w stosunku do informacji,
Zgoda z treścią komunikatu,
Poziom zainteresowania,
Zaangażowanie w przekazywaną komunikację,
Prawdomówność lub jej przeciwieństwo.

• Poziom zaufania do Ciebie i do komunikatu,
• Defensywność w stosunku do informacji,
• Zgoda z treścią komunikatu,
• Poziom zainteresowania,
• Zaangażowanie w przekazywaną komunikację,
• Prawdomówność lub jej przeciwieństwo.

Komunikacja krok 7 – Kontekst

Kontekst dla Twojej komunikacji to wszystko, co w danym momencie otacza Twoich odbiorców. Mogą to być bieżąca sytuacja polityczna, ekonomiczna, zawodowa lub prywatna odbiorcy. Do kontekstu swoich wiadomości powinieneś również zaliczyć kulturę organizacji i kraju swoich odbiorców.

Pamiętaj, aby tworząc swoją komunikację, brać pod uwagę różnice pomiędzy Tobą a Twoimi odbiorcami. Zawsze miej na uwadze różnice w kontekście tworzenia i odbierania wiadomości. Bierz również pod uwagę zasadę, że „mniej znaczy lepiej” – szanuj czas swoich odbiorców, szczególnie w dzisiejszych czasach. Konstruuj swoją komunikację tak, aby nie oferować za dużo informacji na raz i zbyt krótkim czasie.

Komunikacja w praktyce

Zwiększanie efektywności komunikacji werbalnej:

Zastanów się nad prawdziwym znaczeniem tego, co chcesz powiedzieć — zrozum swój przekaz,
Przewiduj reakcję odbiorcy na swój komunikat,
Dobieraj słowa oraz język swojego ciała tak, aby Twój odbiorca usłyszał Twój przekaz.

• Zastanów się nad prawdziwym znaczeniem tego, co chcesz powiedzieć — zrozum swój przekaz,
• Przewiduj reakcję odbiorcy na swój komunikat,
• Dobieraj słowa oraz język swojego ciała tak, aby Twój odbiorca usłyszał Twój przekaz.

Zwięszkanie efektywności komunikacji słownej:

• Pamiętaj, że słowo pisane nie jest w stanie przekazać w pełni emocji do Twojego odbiorcy — w trakcie czytania ta część komunikacji może zostać nie odebrana,
• Zawsze sprawdzaj swój styl pisania,
• Unikaj języka technicznego i żargonu,
• Sprawdzaj gramatykę i interpunkcję,
• Przyjrzyj się również tonowi, postawie, niuansom i innym subtelnościom pisanego komunikatu.
• Jeżeli możesz, to poświęć czas na uproszczenie lub uproszczenie komunikatu — dla skomplikowanych słów dodawaj do nich swoje ich rozumienie,
• Pamiętaj, aby używać również czytelnych form graficznych takich jak obrazy, rysunki, wykresy, etc. które dodadzą więcej informacji w prostszej postaci do Twoich wypowiedzi.

W celu zwiększenia efektywności i wpływu swojej komunikacji, proponuję abyś używał poniższych również metod:

• AIDA:
  • A: Attention (or Attract) – zdobądź uwagę,
  • I: Interest – przykuj ich zainteresowanie,
  • D: Desire – zbuduj porządanie,
  • A – Action – przekonaj do wykonania akcji,
• Sekwencja motywacji Monroe’a – podne do AIDA:
  • Zdobądź uwagę,
  • Ustanów potrzebę,
  • Zaspokój potrzebę,
  • Zwizualizuj przyszłość,
  • Przedstaw akcje,
• Trójkąt retoryczny:
  • Etos – budowanie zaufania poprzez ustalenie wiarygodności i autorytetu nadawcy,
  • Patos – odwołanie się do emocji poprzez łączenie się z wartościai i zainteresowaniu odbiorców,
  • Logika – odwoływanie się do inteligencji odbiorców poprzez tworzenie jasnej i dobrze zbudowanej komunikacji.

Podsumowanie

Dobra komunikacja wymaga wiele wysiłku, aby była zrozumiała i skuteczna. Dlatego jako lider powinieneś nieustająco ćwiczyć swoje umiejętności komunikacyjne. I niezależnie od tego, czy jesteś mówcą, słuchaczem, pisarzem czy też słuchaczem, jesteś odpowiedzialny za to, aby Twoje komunikaty były jasne i poprawne. Pamiętaj, aby zwracać uwagę na słowa i zachowania, zadawaj pytania i obserwuj mowę ciała. Wszystkie te elementy pomogą Ci komunikować, to co masz na myśli i przekazywać.

The post Komunikacja i jej 7 absolutnie podstawowych kroków. first appeared on kuznia leaderow.