Osiem reguł jak pisać wiadomości biznesowe.

Wiadomości biznesowe, które są dobrze napisane i skuteczne, nie są tak częste, jak nam się wydaje. Sam tego doświadczyłem. Pewnego razu dostałem taką oto informację zwrotną: „Artur, Twój e-mail jest za długi. Co właściwie chciałeś mi przekazać i czego oczekujesz?”. Ja przecież pisałem tę wiadomość tak długo i była dla mnie w oczywisty sposób czytelna… czego więc chciał odbiorca?

Czy Ty zastanawiałeś się nad formą swoich wiadomości w pracy? A może miałeś podobną sytuację? Zapraszam Cię dalej i wspólnie spróbujmy rozwinąć temat.

Jeśli chcesz tworzyć skuteczne wiadomości biznesowe, koniecznie musisz poznać zasady ich pisania. Z zasad tych wykorzystasz, tworząc klarowne e-maile, raporty i notatki, które będą łatwe do przeczytania i zrozumiałe dla innych w Twojej organizacji.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

W tym artykule będziesz miał okazję przeczytać o elementach skutecznego pisania wiadomości biznesowych. W następnym akapicie pokażę, dlaczego jest to ważne i co mogą Ci dać umiejętności efektywnego pisania w pracy.

Zanim przejdziemy do tej części, chciałbym w wielkim skrócie przedstawić Ci 8 filarów tworzenia wiadomości biznesowych. Tekst biznesowy oparty o te filary będzie dużo skuteczniejszy w przekazie niż ten bez nich. Dalej w artykule zajmę się bardziej szczegółowo każdym z filarów tworzenia wiadomości biznesowych oraz spróbuję pokazać ci na przykładach jak je poprawiać.

„8 x K“ reguł pisania wiadomości biznesowych:

1. Kompletna — Wszystkie potrzebne informacje są zawarte w przekazie.
2. Krótka — Wiadomości biznesowe są pisane bez zbędnych słów.
3. Klarowna — Przekaz powinien mieć jasno wyrażony cel / sens.
4. Konwersacyjna — Skuteczne wiadomości biznesowe powinny być łatwe w odbiorze, nie brzmieć jak język prawniczy lub formalna umowa.
5. Koherentna — Cały tekst biznesowy, wszystkiego jego tezy i idee są ze sobą powiązane i zgodne.
6. Kompetentna — Wiadomości biznesowe powinny być wiarygodne, ich treść oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł.
7. Konkretna — Tekst zawiera wszystkie szczegóły wymagane dla odbiorcy do zrozumienia przekazu.
8. Kurtuazyjna — Ton tekstu jest pozytywna, taktowna i skupiona na odbiorcy.

Nie zapomnij również, że u podstaw Twoich wiadomości biznesowych powinna być gramatyczna poprawność. Ten temat też poruszymy w dalszej części, włączając w to pewne „pomoce naukowe“.

Pisząc jakąkolwiek wiadomość, postaraj się użyć prostego procesu — więcej piszę o nim w dalszej części:

1. Kim jest Twój odbiorca?
2. Wyznacz cel.
3. Czego oczekujesz od odbiorcy?
4. Napisz wiadomość biznesową (poproś o jej sprawdzenie).
5. Wyślij.

Po co ulepszać wiadomości biznesowych?

Zanim pójdziemy dalej, zastanówmy się, po co właściwie miałbyś pisać lepiej wiadomości biznesowe?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym powodem jest zwiększenie swoich własnych umiejętności i poprawienie komunikacji pomiędzy sobą a innymi pracownikami firmy, w której pracujesz. Może to uczynić Cię bardziej wartościowym dla pracodawcy, pomóc w zdobyciu pracy lub awansu, a nawet poprawić Twoje wynagrodzenie! To nie jedyne powody, którymi powinieneś się kierować, zdobywając te umiejętności.

Pamiętaj, że ludzie biznesu są zabiegani, ale czy wiesz czym różni ich podejście do czytania?

• Po pierwsze szybko skanują informacje.
• Często czytają tylko główne punkty bez zagłębiania się w szczegóły.
• Interpretują też słowa na podstawie swojej wiedzy o danej dziedzinie i sytuacji.
• Nie skupiają się na formie wiadomości, ale na jej głównym przesłaniu.

Pisanie w sposób, który jasno komunikuje się z takimi czytelnikami, pomoże ci:

1. Zdecydowanie lepiej docierać ze swoimi wiadomościami do nich.
2. Skrócić czas podejmowania decyzji przez odbiorców.
3. Ulepszyć ogólną komunikację w swojej organizacji.
4. Być bardziej skutecznym w swojej pracy.
5. Zbudować swój wizerunek profesjonalisty komunikacji.

Ciekawe wyniki pokazuje badanie „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii”, przeprowadzone przez firmy Bee Different oraz Great-Digital w 2020 roku. Oczekiwania pracowników w stosunku do komunikacji firmowych, jasno obrazują w badaniu, jak istotne jest prawidłowe tworzenie wiadomości biznesowych. Szczególnie że to my jako liderzy odpowiadamy często za ich tworzenie.

Krok 1. Wiadomości biznesowe — zbudujmy proces.

Pierwszym krokiem jest zaplanowanie swojego pisania. Aby napisać dobrze wiadomości biznesowe, musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz przekazać i dlaczego jest to ważne dla Twoich odbiorców. Czego dokładnie chcesz, aby się nauczyli lub zrozumieli? Dlaczego powinni przeczytać tę wiadomość?

Proces ten dla mnie wyglądałby tak:

1. Odpowiedz sobie na pytanie: Kim jest Twój odbiorca?
   • Zdefiniowanie odbiorcy wiadomości pomoże ci dobrać odpowiednio słownictwo, formę wiadomości, ale również jej styl.
2. Wyznacz cel, jaki masz w pisaniu wiadomości biznesowej.
   • Jasno wyrażony cel pomoże ci tak skonstruować wiadomość, aby od razu było wiadomo, po co ją napisałeś i wysłałeś do odbiorcy (ów).
3. Określ, czego oczekujesz od odbiorcy, pisząc do niego.
   • To, czego oczekujesz od odbiorcy wraz z celem, najlepiej, abyś umieścił na samym początku wiadomości, wtedy Twój odbiorca będzie od razu wiedział, co chcesz, aby zrobił.
4. Napisz wiadomość biznesową, biorąc pod uwagę reguły z następnych punktów oraz do kogo i dlaczego piszesz. W tym kroku dobrze jest poprosić kogoś zaufanego o przeczytanie wiadomości.
5. Wyślij swoją wiadomość.
   • Tutaj mała podpowiedź — upewnij się, że wiadomość dotarła do odbiorcy — pamiętaj, to w Twoim interesie leży, aby wiadomość została przeczytana, samo jej wysłanie zazwyczaj nie wystarczy. Nie stosuj zasady „odpal i zapomnij”. Takie potraktowanie swoich wiadomości może spowodować brak odpowiedzi lub reakcji przez dłuższy czas.

Pamiętaj, że dobrze napisana wiadomość biznesowa wymaga:

• Jasnego i bezpośredniego stylu.
• Przejrzystej struktury.
• Sprecyzowanego celu Twojej wypowiedzi.
• Dokładnego określenia odbiorców, kim są i jaką wiedzę już posiadają.
• Kontekst musi pokazywać, że wiadomość jest wartościowa dla odbiorcy.

Używaj czasowników aktywnych zamiast pasywnych.

Zanim przejdziemy do reguł jak pisać wiadomości biznesowe, jeszcze jedna podpowiedź.

Tworząc wiadomości biznesowe, ważne jest, abyś używał czasowników aktywnych zamiast pasywnych. Czasowniki aktywne są bardziej bezpośrednie i skuteczne niż czasowniki bierne. Ustanawiają wyraźny podmiot i przedmiot, co sprawia, że Twój tekst jest łatwiejszy do zrozumienia i mniej dwuznaczny. Sprawdź te przykłady:

• „Wysłaliśmy fakturę dwa dni temu” kontra „Faktura została wysłana przez nas dwa dni temu”
• „Sprzedała swój samochód” kontra „Samochód został przez nią sprzedany”
• „Klient zadzwonił do nas” kontra „Zadzwonił do nas klient”

Krok.2. 8xK reguł pisania wiadomości biznesowych.

K jak Kompletna wiadomość biznesowa.

Pisząc w pracy, pamiętaj, że Twoja wiadomość musi być kompletna. To znaczy zawierać wszystkie informacje, które chciałeś w niej przekazać. Jednocześnie wiadomość musi zawierać ich tyle, aby odbiorca mógł podjąć decyzję bez zbędnego doprecyzowania lub dopytywania się o dodatkowe dane.
Nie rób założeń lub skrótów myślowych w swojej wiadomości. To, że Ty sam coś wiesz, nie znaczy, że Twój odbiorca też posiada tę samą wiedzę. Postaraj się pomyśleć tak jak twój odbiorca. Pisząc, myśl o jego perspektywie.

Przykład:
Wersja A: Hej. Zapraszam Was na cotygodniowe spotkanie. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

Osoba, która nigdy nie była na Waszym spotkaniu, może na nie nie dotrzeć! Wiadomość jest niekompletna i brakuje w niej informacji o miejscu i dacie spotkania. Jest jedynie godzina. Porównaj wersję A, z tą poniżej:

Wersja B:

Hej. Zapraszam Was na Piątkowe, cotygodniowe spotkanie do salki XYZ.10 na II piętrze budynku A. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

W pisaniu z perspektywy odbiorcy mogą ci pomóc odpowiedzi na pytania:

• Co jest głównym celem twojej wiadomości?
• Jakie informacje muszą być w niej zawarte?
• Co odbiorca wie w tym momencie?
• Co odbiorca chce i powinien wiedzieć?
• Jakiej akcji oczekujesz od odbiorcy?
• Czy pracowałem / kontaktowałem się wcześniej z odbiorcą?

Możesz również zastosować metodę odczytania swojej wiadomości, przez kogoś z Twojej pracy, kto jej wcześniej nie widział. Niech ta osoba postawi ci pytania i doda swoje uwagi.

K jak Krótka wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomości lub inne teksty biznesowe, pamiętaj o ich zwięzłości. O tym, aby były jak najkrótsze. Jeżeli masz do napisania e-mail, który trzeba przewijać kilkukrotnie na ekranie, skróć go. Większość Twoich odbiorców nie ma czasu na czytanie tak długich wiadomości.

Unikaj tak zwanych „rozwlekłych wyrażeń”. Takich jak na przykład:
– zła katastrofa,
– darmowy podarunek,
– planowanie z wyprzedzeniem.
Jak widać po tych wyrażeniach, raczej nie spotkasz się z dobrą katastrofą, za podarunki raczej się nie płaci, a gdy planujesz, to robisz na pewno z wyprzedzeniem.

Przyjrzyj się poniższemu przykładowi:

„Nowy komputer będzie miał obudowę koloru niebieskiego, narożniki obudowy będą miały zaokrąglony kształt, a otrzymamy go w miesiącu Kwietniu”.

– 18 słów

I spójrz na „mniej słowną” wersję:

„Nowy niebieski komputer z zaokrąglonymi narożnikami otrzymamy w Kwietniu”.

– 9 słów

Unikaj w swoich pisanych wiadomościach, nic nieznaczących zwrotów — może ci się wydawać, że są one grzecznościowe, ale nie wnoszą nic do informacji i powodują wydłużenie procesu czytania przez odbiorcę.

Chodzi mi o takie zwroty, jak:
– W związku z faktami / informacjami / etc. — zastąp przez: ponieważ.
– Piszę, ponieważ / w związku z — to oczywiste, że piszesz; jest to zbędny formalizm, a Twój odbiorca będzie musiał się w niego wczytywać.
– Ucieszy cię wiadomość / Będziesz szczęśliwy, gdy się dowiesz — pisanie o tym, w jakim stanie emocjonalnym powinien być Twój odbiorca, jest lekkim nadużyciem — lepiej napisać, że Ty się cieszysz, że przekazujesz wiadomość.

Również stosowanie znanych i często używanych zwrotów, ma moim zdaniem odwrotny skutek do zamierzonego. Przykłady takich zwrotów to:

• Jeżeli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, nie wahaj się je zadać.
• Jeżeli chcesz zadać mi dodatkowe pytania, proszę o kontakt.

Lepiej napisać taki zwrot w formie bardziej dostosowanej dla danego odbiorcy, zadając sobie trud, aby była ona bardziej osobista.

Np. „Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim nowym komputerze, napisz do mnie”.

K jak Klarowna wiadomość biznesowa.

Ten punkt jest jednym z najważniejszych. Twoje wiadomości biznesowe muszą być od początku pisane tak, aby je można było je interpretować tylko w jeden sposób. Pamiętaj, że Twoje przesłanie jest oczywiste i jasne dla Ciebie, ale ile jest czytelników wiadomości, tyle będziesz miał interpretacji. Pisząc wiadomości biznesowe, skupiaj się na tym, aby czytelnik dokładnie rozumiał, co miałeś na myśli.

Klarowana wiadomość powstanie, gdy zastosujesz po kolei poniższe kroki:

1. Ustal wcześniej cel swojej wiadomości.
2. Napisz wiadomość.
3. Zanalizuj swoją wiadomość, pytając:
   • Czy moja wiadomość będzie jasna dla czytelnika?
   • Czy użyłem zwykłych słów, a może żargonu?
   • Moja wiadomość jest uporządkowana logicznie?
   • Czy moja główna myśl / pytanie jest umieszczona na początku?
   • Jak i czy używam słów przejściowych takich jak: pierwszy, drugi, chociaż, ponieważ?
   • Jaka jest konotacja słów, których użyłem? Niektóre mają kilka znaczeń, np.: para — może oznaczać dwójkę ludzi lub wodę pod inną postacią.
4. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
5. Poproś inną osobę o jej przeczytanie i przekazanie jej zrozumienia.
6. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
7. Twoja wiadomość jest prawdopodobnie klarowna.

Poniżej kilka przykładów krótkich wiadomości, które można różnie interpretować i ich poprawione wersje.

K jak Konwersacyjny ton wiadomości biznesowej.

Jeżeli chcesz być skuteczny w pisaniu wiadomości biznesowych, używaj mniej formalnego, a bardziej konwersacyjnego tonu. Sztywny język i ton wypowiedzi powodują, że Twoje wiadomości będą brzmiały jak kontrakty lub formalne pisma. Staraj się używać mniej formalnego języka. Pytanie, jak to osiągnąć?

Najprostszą metodą, aby użyć konwersacyjnego stylu pisania, jest takie oto ćwiczenie:

1. Pomyśl, co zamierzasz napisać.
2. Zapytaj sam siebie, co powiedziałbyś, gdybyś chciał swoją wiadomość przekazać twarzą w twarz?
3. Zapisz tak stworzoną wiadomość i zastosuj do niej innego punkty 8xK.

Przyjrzyj się tym przykładom, czy powiedziałbyś do kogokolwiek:

Wręczając dokumenty: „W załączeniu znajdziesz dokumenty, o które prosiłeś”.

Czy raczej: „Proszę, o to dokumenty, o które prosiłeś” albo: „Dodałem dokumenty”?

Pamiętaj, że większość naszej komunikacji ma styl nieformalny. Przecież na co dzień, gdy spotykasz się ze swoimi kolegami i koleżankami w pracy, to nie rozmawiasz z nimi formalnym językiem i górnolotnymi wyrażeniami. Rozmawiacie zwyczajnie.

Zwróć jednocześnie uwagę, aby w swoich wiadomościach biznesowych nie używać jednocześnie wyrażeń żargonowych lub wręcz slangu. Naturalnie użyty styl konwersacyjny w Twoich wiadomościach biznesowych, będzie bardzo dobrze odbierany przez czytelników. Pomoże ci w uniknięciu bycia traktowanym jakby automat lub robot pisał Twoje wiadomości. Twoja komunikacja będzie odbierana normalnie jak rozmowa pomiędzy ludźmi.

K jak Koherentna wiadomość biznesowa.

Każda Twoja wiadomość biznesowa musi prezentować się spójnie. Powinieneś tak pisać, aby całość treści była powiązana z tezami lub ideami, które chcesz przekazać. Zwróć szczególnie uwagę na powiązania pomiędzy tematami, tezami, które Ty zapewne widzisz bardzo wyraźne. To, że coś jest dla Ciebie łatwe i zrozumiałe, to nie znaczy, że Twój odbiorca musi tak samo to postrzegać.

Jak możesz sobie pomóc, aby Twoja wiadomość biznesowa była koherentna?

Użyj kilku technik:

• Używaj słów łączących, tak aby zbudować odpowiednie przejścia pomiędzy zdaniami.
• Pokaż swojemu odbiorcy, że chcesz zmienić kierunek wypowiedzi.
• Poproś kogoś innego, kto niekoniecznie zna tematykę Twojej wiadomości, aby ja przeczytał i dał ci obiektywną informację zwrotną czy wszystko jest dla niej spójne.

Pamiętaj, że niezależnie czy Twoja wiadomość składa się jedynie z kilku zdań, czy kilku paragrafów, to całość musi być ze sobą powiązana i stanowić spójną całość.

K jak Kompetentna wiadomość biznesowa.

Treść Twojej wiadomości powinna być oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł. Pamiętaj, aby opierać się w swoich wiadomość o sprawdzone i rzetelne informacje. Tylko w ten sposób możesz budować swoją wiarygodność.

Jeżeli używasz jakiejś danej, ale nie masz dla niej potwierdzenia, możesz spowodować spadek zaufania do przekazywanych przez Ciebie wiadomości. Jednocześnie każda następna przekazywana przez Ciebie informacja, może być podwójnie sprawdzana. Dlatego tak ważne jest, abyś opierał się tylko o sprawdzone dane. Możesz oprzeć się o, krótką metodę sprawdzania wiarygodności informacji opisanej w artykule.

K jak Konkretna wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomość biznesową, zadbaj również o to, aby zawierała dokładne informacje, które nie wymagają żadnych interpretacji. Chodzi tutaj o to, aby nie używać niedookreślonych zwrotów typu: jakieś, kilka, wiele, dużo, często, etc. Zamiast nich używaj w swoich wiadomościach konkretne liczby lub określenia jednoznaczne.

Popatrz na przykład: „… Proszę Cię, abyś zorganizował kilka krzeseł i jakieś kartki na dzisiejsze spotkanie. …”

Czy to znaczy, że chce, aby Twój pracownik ustawił 3 czy 10 krzeseł ? I jakie kartki ma przynieść? Białe A4, czy może w kolorze czerwonym formatu B5? Również informacja, że to wszystko ma być na dzisiejsze spotkanie, nie jest precyzyjna. A co jeżeli potrzebujesz mieć zorganizowaną salkę minimum 30 minut przed spotkaniem ?

Popatrz na poprawioną wersję: „… Proszę Cię, abyś ustawił 6 krzeseł do godziny 17:40 na spotkanie o 18:00. Potrzebuje je mieć wcześniej. Rozłóż również kartki A4 do robienia notatek dla uczestników w ilości co najmniej 5 sztuk na osobę. …”

Czy teraz widzisz różnice? Czy odbiór takiej wiadomości będzie mniej jednoznaczny?

Sprawdź swoją wiadomość w kilku krokach:

• Zacznij od kwestionowania każdego stwierdzenia, które nie zawiera szczegółów.
• Poszukaj słów, które mogą mieć wiele znaczeń.
• Zamień te słowa, które zmuszają czytelnika do wyobrażenia sobie, co masz na myśli, na takie których Twoi czytelnicy nie będą mogli lub musieli interpretować.

Pamiętaj, że używanie konkretnego języka skutkuje mniejszą liczbą kolejnych wiadomości z prośbą o wyjaśnienie czegoś i mniejszą frustracją, ponieważ wszyscy rozumieją przesłanie.

K jak Kurtuazyjna wiadomość biznesowa.

Staraj się pisać w sposób uprzejmy, kurtuazyjny. Twoja wiadomość powinna być taktowna i uważna, tak aby nikogo nie urazić. Nasza ludzka natura już taka jest, że wszyscy chcemy wiedzieć, co nas czeka. I chcemy czytać wiadomości, które nie powodują, że zaczynamy się bronić lub obrażać.

Dlatego właśnie używaj pozytywnego tonu w stosunku do odbiorcy. Staraj się skupić na tym, co jest lub będzie dla niego korzystne, niż na tym, czego brakuje lub może nie być. Użycie negatywnych słów lub sformułowań może spowodować u Twojego odbiorcy reakcje defensywne i negatywne nastawienie do Ciebie. Popatrzmy na przykład:

„… Jest nam niezmiernie przykro z powodu awarii Pańskiego komputera. Jego usterka zostanie wkrótce naprawiona…” – w tym zdaniu podkreślono, negatywne uczucie przykrości, oraz to, że komputer miał awarie i usterka jest naprawiana.

Porównajmy to z drugą wiadomością: „… Pański naprawiony komputer zostanie dostarczony jutro po południu…” – w tej wiadomości w pozytywny sposób odnosimy się do awarii, ale już naprawionej. Jednocześnie dajemy jasny komunikat, że została ona usunięta i kiedy odbiorca może się spodziewać swojego komputera z powrotem.

„Pisząc wiadomości, pokazuj raczej, że szklanka jest w połowie pełna, niż w połowie pusta”.

Druga część uprzejmego pisania nazwałbym pisaniem o korzyściach odbiorcy. Metoda polega na skupieniu się na tym, jakie odbiorca będzie widział korzyści dla siebie w Twojej wiadomości. Staraj się skupić na jego punkcie widzenia, a nie na tym, co ty, jako pisarz, dajesz lub na swoim stanie emocjonalnym. Postaw się w sytuacji swojego czytelnika. Spróbuj myśleć jak ten czytelnik.

Zastanówmy się teraz wspólnie, jakbyś Ty zareagował na poniższe wiadomości:

„Jesteśmy szczęśliwi, mogąc przekazać ci 10 złotych rabatu”.

Widać, że autor skupił się na swoich odczuciach wobec samego rabatu. Popatrzmy na druga wersję:

“Otrzymasz od nas 10 złotych rabatu, abyś mógł kontynuować korzystanie z naszych wysokiej jakości usług.”

Uprzejme pisanie wiadomości to sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Ty jako autor sprawiasz, że ​​czytelnik czuje się doceniony.

Pamiętaj o poprawności językowej.

Pisanie wiadomości biznesowych wymaga od Ciebie również stosowania się do reguł gramatycznych, interpunkcji czy ortografii. Aby być uważnym za osobę profesjonalną, powinieneś się stosować do tych reguł. Niezależnie w jakim języku będziesz tworzył swoje wiadomości, zasady te są bardzo ważne. Również stosowanie reguł interpunkcji czy poprawnej gramatyki i stylistyki zwiększa czytelność i zrozumiałość Twojej wiadomości.

Ponieważ chciałbym, abyś miał dostęp do jak największej wiedzy od ekspertów, poniżej kilka linków do stron, na których poprawne pisanie w języku polskim jest opisane profesjonalnie:

https://www.superprof.pl/blog/przewodnik-jak-pisac-lepiej/,

https://buki.org.pl/news/jak-nauczyc-sie-pisac-bez-bledow-10-wskazowek/

Pamiętaj, że napisany przez Ciebie poprawna językowo wiadomość, da w rezultacie dobre pierwsze wrażenie na odbiorcy.

Praktyka czyni mistrza — ćwiczenia.

Praktyka czyni mistrza i dlatego im więcej piszesz, tym lepszy się stajesz. Dotyczy to wszystkich rodzajów tekstów, ale szczególnie tekstów biznesowych. Praktyka pomaga również zrozumieć, co piszą inni i co mają na myśli, używając swoich słów i zwrotów. Na przykład, jeśli ktoś mówi „Przepraszam, że przeszkadzam”, a potem przeprasza ponownie w innym e-mailu, może to wynikać z poczucia winy, że niepotrzebnie zawraca komuś głowę — a może z tego, że nie wie, jak inaczej przeprosić? Jeśli zastanowisz się nad tymi kwestiami przed napisaniem tekstu, pomoże to uczynić Twoje teksty bardziej zrozumiałymi dla innych osób, które je później przeczytają (i poprawi Twoje własne zrozumienie).

Dlatego właśnie, jeżeli masz taką możliwość, umów się z kimś znajomomym, na cotygodniowe ćwiczenie w pisaniu. Umówcie się tak, że Ty jako autor napiszesz jedną wiadomość na temat nieznany tej drugiej osobie. Wiadomość musi być czytelna, zrozumiałą i stosowała się do zasad 8xK. Twój odbiorca natomiast w odpowiedzi da ci konkretne uwagi, jak zrozumiał i odebrał Twoją wiadomość. W ten sposób możesz praktykować coraz bardziej swoje umiejętności w pisaniu.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz e-mail.

Pisząc wiadomości elektroniczne, dobrze, abyś używał kilku dodatkowych zasad:

• Pozdrowienie — na początku swojej wiadomości przywitaj odbiorcę po imieniu. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, użyj grzecznego powitania, takiego jak „Dzień dobry” lub „Witam”.
• Załączniki — pamiętaj, aby nie zapomnieć o dołączeniu wszelkich załączników, które są istotne dla Twojej wiadomości (takie jak pliki, zdjęcia itp.). Szczególnie jeżeli w treści wiadomości powołujesz się na ich dodanie.
• Temat — wybierz przejrzysty temat, który odzwierciedla, czego dotyczy ta wiadomość; jeśli w jednym e-mailu jest poruszonych kilka tematów, to oddziel je przecinkami. Nie pisz tutaj zbyt wielu linijek, ponieważ utrudni to czytanie innym; w razie potrzeby dodaj więcej szczegółów poniżej w głównej części wiadomości.
• Treść wiadomości — pisz zwięźle o tym, co ma być powiedziane, bez zbędnych informacji, nie powtarzaj się niepotrzebnie itp.
• Podpisz się jako nadawca — dobrze, abyś w stopce wiadomości umieścił klarowną informację o tym, kim jesteś (Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy) oraz przynajmniej telefon i adres e-mail. Jest to dobra praktyka, która pokazuje, że w profesjonalny sposób traktujesz swoje wiadomości.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz raport.

Pisząc raport, należy wziąć pod uwagę następujące zasady:

• Pisz raport w sposób uporządkowany. Oznacza to, że każda sekcja Twojego dokumentu powinna być odpowiednio zorganizowana i sformatowana, z nagłówkami i podtytułami, które wyraźnie wyznaczają strukturę dokumentu.
• Zastosuj spis treści. Spis treści pozwala czytelnikom nieobeznanym z Twoją tematyką szybko zrozumieć jej strukturę. Pomaga on również niektórym czytelnikom zlokalizować konkretne informacje w długich dokumentach poprzez wyszczególnienie numerów stron, na których pojawia się każdy element.
• Stosuj podtytuły w każdej sekcji dokumentu, aby czytelnicy mogli łatwo znaleźć konkretne tematy w nim zawarte (np. „Historia kapitalizmu”, „Powstanie i upadek komunizmu”). Możesz również umieścić podrozdziały pod tymi głównymi nagłówkami (np. „Wczesny kapitalizm”, „Późniejszy kapitalizm”).
• Używaj list, gdy jest to wskazane dla jasności lub podkreślenia (np. listy definicji lub celów), ale nie przesadzaj z ich stosowaniem, ponieważ utrudniają czytanie, jeśli są nadmiernie używane w całym zdaniu lub akapicie (np. unikaj pisania zdań takich jak to!).

Podsumowanie i co dalej.

Teraz czas na podsumowanie tego, czego się nauczyłeś. Mam nadzieję, że widzisz, że pisanie tekstów biznesowych nie jest tak trudne, jak niektórym się wydaje. Wszystko polega na obserwacji i zwracaniu uwagi na małe szczegóły, które robią różnicę w zrozumieniu i jasności:

• Pierwszym krokiem jest zrozumienie, o czym piszesz, a następnie napisanie konspektu.
• Potem zacznij od zdania tematycznego, które zainteresuje czytelnika do przeczytania dalszej części Twojego tekstu. Tutaj również możesz użyć list lub porównań (tu większość osób zawodzi).
• Podczas pisania pamiętaj, że używanie wypunktowań zamiast akapitów ułatwia czytanie Twoim odbiorcom (nie zapomnij o podtytułach!).

I wreszcie… Nie zapomnij o korekcie! Niech ktoś inny przejrzy Twoją pracę przed wysłaniem jej w świat, aby mógł ci wskazać wszelkie błędy lub problemy z jasnością i zrozumieniem — w ten sposób nikt nie wróci później, mówiąc „O czym w ogóle był ten artykuł?”.

W tym artykule poruszyłem wiele tematów i mam nadzieję, że wykorzystasz je do poprawy swojego pisania wiadomości biznesowych. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza, więc nie bój się wypróbować niektórych z tych zasad na własną rękę! Pamiętaj również, że każda praca lub branża ma swój własny styl pisania, który warto poznać, aby być jeszcze bardziej profesjonalnym. Miłego pisania!

Ponieważ artykuł ten powstał pod wpływem i z inspiracji kursu online, który obejrzałem, załączam tutaj odnośnik do niego i gorąco polecam wszystkich Was do jego przejścia: Business Writing Principles.