fbpx
Konwersacja - 8 metod aby zostać mistrzem rozmów.
Lider,  Umiejętności

Konwersacja — osiem metod, które pomogą ci zostać mistrzem rozmów.

Czas czytania: 6 minut


Rozmowa — jak ją lepiej prowadzić? Zastanawiasz się nad tym? A może zdarzyło ci się, że konwersacja z Twoim podwładnym przerodziła się w pełne obustronnego niezrozumienia spotkanie? Zajrzyj dalej, aby nauczyć się kilku prostych technik, które pomogą ci w rozwinięciu Twoich umiejętności konwersacji.

Konwersacja — lista 8 metod.

Ostatnimi czasy naszła mnie refleksja dotycząca ludzkiej praktyki konwersacji. Z moich własnych obserwacji wyniki, że większość naszych rozmów to, co najmniej uprzejma metoda przerzucania się argumentami lub monologów grupowych, po pełnej agresji wypowiedzi kierowane pomiędzy dwoma osobami.

Poniżej znajdziesz zestawienie metod, które pomogą ci prowadzić konwersacje w mistrzowski sposób. Zastosowanie jak największej ilości z nich w rozmowach zwiększy Twoje umiejętności oraz wzbudzi zaufanie do Ciebie, wśród rozmówców. Do napisania tego artykułu natchnął mnie TED Celeste Headlee. Część z poruszonych przez nią metod używam również w swojej praktyce.

  1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.
  2. Więcej słuchaj, mniej mów.
  3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.
  4. Używaj otwartych pytań.
  5. Nie używaj żargonu branżowego.
  6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.
  7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.
  8. Bądź zwięzły i niedrobiazgowy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam Cię do dalszej części artykułu, gdzie rozwinę każdy z punktów i dam ci wskazówki jak ćwiczyć i rozwijać poszczególne techniki.

Prawdziwa rozmowa to słuchanie tego, co mówi druga osoba, z gotowością do zmiany siebie samego przez to, co słyszymy.

Szczegóły metod rozwijania umiejętności konwersacji.

1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.

W trakcie rozmowy skup się tylko na niej. Bądź obecny i okazuj to. Nie rób innych rzeczy, np. nie odbieraj poczty, nie czytaj wiadomości czy SMS-ów.

Utrzymuj kontakt wzrokowy i skup się na rozmówcy. Jest to jeden z najważniejszych elementów — okazuj obecności drugiej osobie. Dzięki temu nie tylko pokazujesz swój szacunek, ale również budujesz zaufanie.

Nie bądź interesujący. Bądź zainteresowany!

Przykłady: Jako przełożony przychodzisz na rozmowę ze swoim pracownikiem z innego spotkania. Masz ze sobą otwartego laptopa a w drugiej ręce telefon komórkowy. Zanim zaczniesz rozmowę z pracownikiem, zamknij komputer, a telefon wycisz i schowaj. Tymi gestami okażesz zainteresowanie swoim rozmówcą. Przez całą rozmowę staraj się nie patrzeć na zegarek lub zawieszać wzroku na elementach wyposażenia miejsca gdzie rozmawiacie.

Jak ćwiczyć i rozwijać:

Ćwiczenie 1:

  • Zainscenizuj z kimś rozmowę.
  • Poproś drugą stronę o to, aby w trakcie rozmowy: odwracała od Ciebie głowę, nie nawiązywała kontaktu wzrokowego i siedziała w pozycji, jakby chciała zaraz wstać i wyjść. W drugiej części rozmowy poproś, aby zachowywała się dokładnie na odwrót, tzn. nawiązywała kontakt wzrokowy, miała ciało i głowę zwróconą w Twoim kierunku oraz siedziała swobodnie, najlepiej oparta w pełni plecami, jakby zamierzała spędzić z Tobą cały dzień.
  • Ty w trakcie tej inscenizacji wybierz jakiś bliski Ci emocjonalnie temat i opowiadaj o nim, zapisując co jakiś czas swoje odczucia na kartce.
  • Dodatkowo możecie zamienić się rolami.
  • Na koniec porozmawiajcie o swoich odczuciach.

2. Więcej słuchaj, mniej mów.

Jeśli Twoje usta są otwarte, nie uczysz się.

Buddha

Bardzo ważne, abyś w trakcie każdej rozmowy nastawił się na słuchanie, a nie na mówienie. Często jest tak, że za dużo mówimy, a za mało słuchamy. Istotne jest to, aby Twój rozmówca czuł, że jest wysłuchiwany, a nie tylko że przerzucamy się w rozmowie argumentami jak piłeczkami. Jak pisał Calvin Coolidge „Nie słuchamy z zamiarem zrozumienia, słuchamy z zamiarem odpowiedzi”.

O technikach pomagających lepiej prowadzić rozmowy pisałem w artykule https://kuznialeaderow.pl/4-techniki-lidera-ktore-rozwina-twoje-skrzydla-jako-przywodcy/.

Ćwiczenie: Czy wszystko słyszysz?

  • Wybierz jakiekolwiek nagranie audio lub wideo na temat, w którym masz mocno odmienne zdanie niż osoba je prezentująca. Wypowiedź musi być dłuższa niż 20 minut i musi posiadać transkrypcję.
  • Wysłuchaj tekstu w formie audio lub wideo bez zatrzymywania, próbując się skupić na tym, co słyszysz.
  • Zanotuj to, co zapamiętałeś z faktów, argumentów i wypowiedzi, które obejrzałeś lub wysłuchałeś.
  • Następnie sprawdź z transkrypcją, ile informacji udało się Tobie zanotować w stosunku do tego, co autor wypowiedzi rzeczywiście wypowiedział.

3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.

Następną metodą bardzo pomaga w pozytywnym nastawieniu się i prowadzeniu dowolnej rozmowy. Metoda polega na nastawieniu się przed rozmową, że przyniesie ci ona naukę czegoś nowego. To podejście pomaga otworzyć się na doświadczenia innych i naprawdę ich słuchać. Pamiętaj, że nie jesteś wszystko wiedzącym, a każdy z nas jest w czymś lepszy od innych i ma większą wiedzę lub doświadczenie. Dlatego zawsze warto w trakcie każdej rozmowy uczyć się czegoś nowego.

Każda osoba, którą spotykam, jest w jakiś sposób moim przełożonym i dzięki temu mogę się od niego uczyć.

Emerson

4. Używaj otwartych pytań.

W trakcie rozmowy, gdy chcesz się czegoś dowiedzieć, najlepiej zadawaj pytania otwarte. Będą one powodować, że Twój rozmówca będzie dawał ci odpowiedzi od siebie. Bardziej przemyślane i często pogłębione o dodatkowe informacje. Pamiętaj, że w przeciwieństwie do otwartych, pytania zamknięte często powodują, że odpowiedzi są krótkie, wręcz lakoniczne.

Przykłady pytań zamkniętych i ich odpowiedników w formie dużo bardziej otwartej:

Pytanie zamknięteWyjaśnieniePytanie otwarte
Masz ochotę iść do kina?Pytanie zawiera ukryte słowo „czy”. Pytania takie powodują chęć dania szybkiej odpowiedzi tak lub nie.Co chciałbyś dzisiaj robić?
Jaki film chciałbyś zobaczyć w kinie?
Możesz mi powiedzieć, dlaczego uważasz swoje rozwiązanie za dobre?Pytanie mimo swojej budowy, może dawać zamknięta odpowiedź: Tak mogę powiedzieć. To Twój rozmówca musi się domyślać czego poszukujesz.Jak oceniasz swoje rozwiązanie?
Z czego wynika Twoja propozycja?
Uważasz, że możesz lepiej przygotować swoją prezentację?Przykład pytania zamkniętego, które znowu może powodować odpowiedź w stylu: Tak, uważam, że mogę.Jak oceniasz swoją prezentację?
Jak odebrano Twoją prezentację?

Przykłady jak rozpoczynać pytania otwarte. Jeżeli chcesz używać pytań otwartych, używaj poniższych przykładów na ich rozpoczynanie:

  • JAKI, JAKA, JAKĄ, np. Jak rozwiązałbyś ten problem?
  • Z CZYM, np. Z czym kojarzy ci się wypowiedź naszego klienta?
  • DLACZEGO, np. Dlaczego to rozwiązanie uważasz za najlepsze?
  • Z CZEGO, CZEGO, np. Z czego wynikało Twoje zachowanie?
  • CO, np. Co uważasz o Twoim rozwoju w projekcie?
  • KIEDY, np. Kiedy chciałbyś rozpocząć, działać w omawianej sprawie?
  • KTÓRE, np. Które rozwiązanie jest Twoim zdaniem najlepsze?
  • JAK, np. Jak chcesz rozpocząć współpracę z nowym klientem?

Ćwicz i rozwijać: Staraj się obserwować siebie i inne osoby w rozmowach. Tych codziennych i służbowych. Zapamiętuj jak Ty i inni ludzie zadają pytania. Obserwuj uważnie, które pytania „otwierają” rozmówcę, tak że chce mówić więcej. Postaraj się zastanowić nad tym, które pytania angażują Cię bardziej w konserwację.

5. Nie używaj żargonu branżowego lub trudnych słówek.

Wiele razy zdarzyło mi się uczestniczyć w rozmowach z osobami, które nadużywały specjalistycznych wyrażeń lub żargonu branżowego. Rozmowa z takimi osobami jest trudna i mnie czasami przypominała przebijanie się przez formalny dokument, którego nie rozumiemy. Pamiętaj, aby w swoich rozmowach, nie używać specjalistycznych lub branżowych wyrażeń. Unikaj ich, chyba że, osoba, z którą rozmawiasz rozumie tak samo, jak Ty.

Przykładami używania żargonu jest, chociażby rozmawianie ze swoimi podwładnymi, używając terminów z zarządzania ludźmi lub wtrąceniami anglojęzycznymi z terminologii projektowej. To, że Ty jako lider możesz je rozumieć, nie oznacza, że Twoi ludzie muszą je znać. Pamiętaj, że najważniejsze w każdej konwersacji jest to, aby obie strony rozumiały się nawzajem.

6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.

Stosowanie tej zasady w konwersacjach, powoduje, że jesteś odbierany jako osoba szczera i godna zaufania. Twoja postawa pokazuje jednocześnie Twoim ludziom, że uważasz brak wiedzy za coś pozwalającego się rozwijać, a nie za coś, co jest złe. Najważniejsze, abyś nie udawał i nie potakiwał w konwersacjach, w momentach, w których Twój rozmówca mówi coś, czego nie rozumiesz lub nie wiesz.

Najlepiej ćwicz się w zadawaniu pytań, w trakcie konwersacji z osobami, które mają dużą wiedzę z tematów, o których Ty nie masz dużego pojęcia. Pytaj ich i słuchaj aktywnie ich wypowiedzi. Pilnuj, abyś miał otwarty umysł i otwarcie mów, gdy nie rozumiesz jakichś terminów. Wiem z doświadczenia, że przełamywanie się w konwersacjach, aby przyznać się do własnej nie wiedzy, jest ciężkie z początku. Nie poddawaj się i próbuj.

7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.

Gdy prowadzisz konwersację, unikaj porównywania doświadczeń Twoich rozmówców do swojego. Jeżeli będziesz tak robił, będziesz odbierany jako osoba, która sama siebie zachwala i potrzebuje podkreślać swoje osiągnięcia. Pamiętaj, że w rozmowie nie chodzi tylko o Ciebie, ale o doświadczenie obustronnego zrozumienia danego tematu.

Jak ćwiczyć i rozwijać: Staraj się w trakcie konwersacji obserwować, jak i co mówisz. Wystrzegaj się szczególnie sformułowań zaczynających się od „Ja…”, „Z mojego doświadczenia….”. Możesz ich użyć, gdy prowadzić prelekcję, wykład lud szkolenie. Unikaj ich w normalnej konwersacji.

8. Bądź zwięzły i unikaj drobiazgowości.

Dobra mowa powinna być jak kobieca spódniczka; wystarczająco długa, aby okryć temat, ale wystarczająco krótka, aby stworzyć zainteresowanie.

„Unowocześniona” wypowiedź Winstona Churchilla.

Ta rada sprowadza się do stosowania techniki mówienia mało, wyrażając jak najmniejszą ilością słów to, co chce się przekazać. Bądź precyzyjny w swoich wypowiedziach i staraj się nie używać bardzo kwiecistego języka. Dużej ilości przymiotników i opisowych wyrażeń. Pozostaw je na czas opowiadania historii w gronie rodzinnym, na prywatnych spotkaniach. W ramach pracy najlepiej, jeżeli będziesz precyzyjny i zwięzły.

Jednocześnie uważaj na używanie zbyt dużej drobiazgowości. Na przykład, gdy podajesz informacje o jakimś zdarzeniu, nie opowiadaj o nim, jakbyś miał zamiar przedstawić sagę wszystkich jego uczestników. Jeżeli chcesz opowiadać z dużą ilością słów i szczegółów, może lepiej pisz bloga? 😉 W większości konwersacji ludzie chcą słyszeć konkrety ani znać np. kolor Twoje swetra w czasie ubiegłorocznej rozmowy z klientem.

Zestaw szablonów dla lidera

Podsumowanie

Zamiast podsumowania przedstawiam ci listę materiałów dodatkowych i odnośniki do nich.

Kontakt wzrokowy.

W artykule „Kontakt wzrokowy – poznaj jego sekrety” znajdziesz ciekawe przykłady i opis czemu kontakt wzrokowy jest ważny w komunikacji niewerbalnej.

Aktywne słuchanie

Jeszcze więcej przykładów i ćwiczeń aktywnego słuchania znajdziesz w artykule „Techniki aktywnego słuchania — wskazówki i przykłady”.

Rodzaje pytań w rozmowie.

W artykule „Jak zadawać lepsze pytania” dowiesz się o tym, jakie pytania, kiedy stosować.

Polub, śledź i udostępnij:
Zestaw szablonów dla lidera

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *