W początkach mojej kariery jeszcze za czasów studenckich myślałem, że wystarczy być inteligentnym i mieć dużą wiedzę, aby osiągnąć coś w życiu. Dzisiaj, po kilkunastu latach pracy zawodowej, muszę przyznać, że najważniejsze czego się nauczyłem i pomogło mi to we własnym rozwoju, jest związane z emocjami. Jedną z chyba najważniejszy rzeczy, które udało mi się osiągnąć to samoświadomość. Wiedzę o tym, jak reaguję na różne zdarzenia, co mnie motywuje, a z czym się absolutnie nie zgadzam. Chcesz wiedzieć, jak się dowiedzieć takich rzeczy o sobie? Tak? To zapraszam Cię dalej.

Samoświadomość podsumowanie.

W artykule chcę ci zaprezentować wskazówki i praktyczne narzędzia, które pomogą ci w rozwijaniu swojej samoświadomości. Moim zdaniem kluczowej kompetencji każdego lidera. Mam nadzieję, że tak jak ja, dzięki tym technikom i metodom poznasz samego siebie lepiej i będzie efektywniej przewodził swoim ludziom.

Samoświadomość dla liderów.

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, gdzie zmiany są jedyną stałą, liderzy stają przed wyzwaniem nie tylko zarządzania zespołami i projektami, ale także zarządzania sobą. Ponadto samoświadomość, choć często pomijana w tradycyjnych modelach zarządzania, okazuje się kluczowym elementem efektywnego przewodzenia. W związku z tym nasuwa się pytanie: Dlaczego zatem każdy lider powinien rozwijać w sobie samoświadomość?

Lepsze rozumienie własnych emocji:

Samoświadomość pozwala liderom na rozpoznanie własnych emocji i ich wpływu na decyzje oraz zachowanie. Zrozumienie, jak emocje wpływają na nasze działania, może zapobiec nieprzemyślanym decyzjom i impulsywnym reakcjom. Liderzy, którzy są w stanie zarządzać swoimi emocjami, mogą utrzymać spokój i jasność umysłu nawet w trudnych sytuacjach, co z kolei przekłada się na zwiększoną efektywność i stabilność zespołu.

Poprawa komunikacji:

Zdolność do zrozumienia nie tylko tego, co sami czujemy, ale także tego, jak nasze słowa i działania mogą być odbierane przez innych, jest nieoceniona. Samoświadomi liderzy są w stanie dostosować swój sposób komunikacji tak, aby był on bardziej skuteczny i empatyczny. To umożliwia budowanie silniejszych relacji z członkami zespołu i wspiera tworzenie środowiska opartego na zaufaniu i otwartości.

Efektywne zarządzanie konfliktami:

Konflikty w zespole są nieuniknione, ale sposób ich rozwiązania może zdecydować o sukcesie lub porażce projektu. Samoświadomość pomaga liderom rozpoznać źródła konfliktów oraz ich własny udział w ich powstawaniu. Dzięki temu mogą oni podejść do rozwiązania problemu w sposób bardziej obiektywny i konstruktywny, co często prowadzi do trwalszych i satysfakcjonujących rozwiązań dla wszystkich stron.

Lepsze podejmowanie decyzji:

Samoświadomość umożliwia liderom rozumienie własnych procesów myślowych i przesłanek, na których opierają swoje decyzje. To z kolei prowadzi do większej jasności i celowości w podejmowaniu decyzji. Liderzy, którzy są świadomi własnych uprzedzeń i ograniczeń, mogą świadomie pracować nad ich przezwyciężaniem, co prowadzi do bardziej obiektywnych i zrównoważonych decyzji.

Budowanie zespołu opartego na motywacji i zaangażowaniu:

Liderzy, którzy rozumieją swoje motywacje i wartości, są lepiej przygotowani do inspirowania swoich zespołów. Poprzez dzielenie się własnymi przekonaniami i celami, mogą oni lepiej dopasować działania zespołu do wspólnych wartości i wizji. To nie tylko wzmacnia spójność grupy, ale także zwiększa motywację i zaangażowanie członków zespołu, co jest kluczowe dla osiągnięcia długoterminowego sukcesu.

Rozwijanie samoświadomości jest procesem, który wymaga czasu, cierpliwości i ciągłego zaangażowania. Jednakże korzyści płynące z tej pracy są nieocenione i mogą znacząco wpłynąć na sukces lidera oraz jego zespołu. W erze, gdzie empatia i inteligencja emocjonalna są coraz bardziej cenione, samoświadomość staje się niezbędną kompetencją, która umożliwia liderom skuteczniejsze przewodzenie w zmieniającym się świecie.

Samoświadomość.

Samoświadomość to zdolność poznania siebie, w tym swoich mocnych i słabych stron, wartości i emocji. Obejmuje zarówno elementy wewnętrzne, jak i zewnętrzne, obejmujące zrozumienie siebie i tego, jak postrzegają Cię inni. Poniżej daję ci kilka praktyk, które mogą ci pomóc w pogłębieniu samoświadomości:

Samoświadomość praktyka — Autoportret

Cel: Rozwój samoświadomości i introspekcji poprzez wizualne przedstawienie własnej osoby, co pomaga w lepszym zrozumieniu siebie, swoich wartości, przekonań oraz aspiracji.

Opis: Metoda polega na stworzeniu wizualnej reprezentacji siebie, która odzwierciedla osobiste postrzeganie własnej osoby, emocji, cech charakteru oraz życiowych wartości. Jest to narzędzie pozwalające na głębsze zrozumienie samego siebie oraz na komunikację wewnętrznych aspektów osobowości, które mogą być trudne do wyrażenia słowami.

Jak używać autoportretu

1. Przygotowanie materiałów: Zgromadź materiały, które będziesz potrzebować do stworzenia autoportretu, np. papier, farby, kredki, pisaki, czy nawet cyfrowe narzędzia do rysowania.
2. Refleksja: Zastanów się nad swoimi cechami charakteru, wartościami, pasjami i tym, co dla Ciebie najważniejsze. Pomyśl również o swoich mocnych i słabych stronach oraz o tym, jak chciałbyś być postrzegany przez innych.
3. Tworzenie autoportretu: Nie ograniczaj się do fizycznej reprezentacji. Użyj symboli, kolorów i form, które według Ciebie najlepiej oddają Twoją osobowość, emocje i wartości.
4. Analiza i refleksja: Po zakończeniu pracy, spędź chwilę na analizie swojego dzieła. Zastanów się, co każdy element reprezentuje i dlaczego go wybrałeś.
5. Dzielenie się i dyskusja: Jeśli masz taką możliwość, podziel się swoim autoportretem z zaufaną osobą lub grupą. Omów, co reprezentuje każdy element twojego portretu i posłuchaj ich interpretacji. To może dać ci nowe perspektywy na temat tego, jak jesteś postrzegany przez innych.

Co daje autoportret.

Regularne stosowanie autoportretu może przynieść szereg korzyści, takich jak:

• Głębsza samoświadomość: Ćwiczenie to pomaga w lepszym zrozumieniu siebie, swoich emocji oraz wartości.
• Poprawa samoakceptacji: Praca nad autoportretem może ułatwić akceptację różnych aspektów swojej osoby, zarówno mocnych stron, jak i obszarów do rozwoju.
• Rozwój kreatywności: Technika ta stymuluje kreatywne myślenie i wyrażanie siebie przez sztukę.
• Komunikacja emocji: Autoportret może stać się narzędziem do wyrażania i dzielenia się swoimi emocjami oraz doświadczeniami z innymi, co może prowadzić do lepszego zrozumienia i większej empatii w relacjach międzyludzkich.

Samoświadomość praktyka — Test samego siebie

Cel: Zwiększenie samoświadomości i głębsze zrozumienie własnych przekonań, wartości, zachowań oraz motywacji.

Opis: Technika „Test Samego Siebie” polega na zadawaniu sobie serii skłaniających do myślenia pytań, które pomagają w introspekcji i samoocenie. Jest to narzędzie umożliwiające odkrywanie głębokich aspektów własnej osobowości, co może prowadzić do lepszego rozumienia siebie i własnych działań.

Jak testować samego siebie.

1. Przygotowanie pytań: Zacznij od przygotowania listy pytań, które dotyczą różnych aspektów Twojego życia, np. osobistych wartości, celów, zachowań w konkretnych sytuacjach, sposobów reagowania na stres.
2. Wybór metody: Test możesz przeprowadzić pisemnie, co pozwoli Ci na zachowanie odpowiedzi i powrót do nich w przyszłości, lub możesz przemyśleć pytania i odpowiedzi w myślach, jeśli wolisz bardziej bezpośrednią formę refleksji.
3. Szczerość w odpowiedziach: Bądź jak najbardziej szczery w swoich odpowiedziach. Pamiętaj, że celem tego ćwiczenia jest głębsze zrozumienie siebie, a nie ocenianie czy krytykowanie.
4. Analiza i refleksja: Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie pytania, przeanalizuj swoje odpowiedzi. Zastanów się, co mówią one o Tobie, Twoich wartościach, i jak wpływają na Twoje zachowania oraz decyzje.
5. Działanie: Na podstawie spostrzeżeń, zastanów się nad konkretnymi krokami, które możesz podjąć, aby pracować nad swoim rozwojem, zmienić pewne zachowania lub lepiej wyrażać swoje wartości.

Przykład

Pytanie: „Jakie są trzy sytuacje, w których czułem się najbardziej spełniony i dlaczego?” Odpowiedź może ujawnić, co jest dla Ciebie najważniejsze w życiu i pracy, oraz pomóc zidentyfikować wartości i działania, które przynoszą Ci największą satysfakcję.

Efekt używania testowania samego siebie.

Regularne stosowanie metody „Test Samego Siebie” może prowadzić do:

• Lepszej samoświadomości: Rozumienie własnych motywacji, wartości i zachowań wzmacnia samoświadomość.
• Poprawy decyzji: Głębsza znajomość siebie może pomóc w podejmowaniu bardziej świadomych i zgodnych z własnymi wartościami decyzji.
• Rozwoju osobistego: Identyfikacja obszarów do rozwoju i pracy nad nimi może prowadzić do osobistego wzrostu.
• Wzmocnienia relacji: Lepsze zrozumienie siebie może przyczynić się do budowania zdrowszych i bardziej empatycznych relacji z innymi.

Ćwiczenie to jest nieocenionym narzędziem dla każdego, kto chce pracować nad swoją samoświadomością i dąży do ciągłego rozwoju osobistego.

Samoświadomość praktyka — Osobista analiza SWOT.

Cel: Ułatwienie zrozumienia własnych mocnych i słabych stron, identyfikacja możliwości rozwoju oraz rozpoznanie zagrożeń dla osobistego i zawodowego postępu.

Opis: Analiza SWOT to technika zarządzania, która może być również zastosowana indywidualnie, aby lepiej zrozumieć siebie w kontekście osobistym i zawodowym. SWOT to skrót od słów: Strengths (Mocne strony), Weaknesses (Słabe strony), Opportunities (Możliwości) i Threats (Zagrożenia).

Jak używać SWOT.

1. Przygotuj cztery sekcje: Podziel arkusz papieru na cztery kwadranty, oznaczając je odpowiednio: Mocne strony, Słabe strony, Możliwości, Zagrożenia.
2. Mocne strony: Wymień swoje umiejętności, cechy charakteru, zasoby i doświadczenia, które postrzegasz jako przewagi. Pomyśl, co sprawia, że wyróżniasz się na tle innych.
3. Słabe strony: Uświadom sobie aspekty, które mogą Cię hamować lub stanowić wyzwanie w osiąganiu celów. Zastanów się nad umiejętnościami, które wymagają poprawy, lub cechami, które chciałbyś zmienić.
4. Możliwości: Identyfikuj zewnętrzne czynniki, które możesz wykorzystać na swoją korzyść. Mogą to być nowe trendy, możliwości nauki i rozwoju, czy też zmiany w otoczeniu, które otwierają nowe drzwi.
5. Zagrożenia: Rozpoznaj zewnętrzne przeszkody, które mogą stanąć na Twojej drodze. Zwróć uwagę na czynniki, które mogą zagrozić Twojemu rozwojowi lub osiągnięciu celów.
6. Analiza i plan działania: Po zakończeniu analizy, przeanalizuj swoje odpowiedzi i opracuj plan działania. Zastanów się, jak możesz wykorzystać swoje mocne strony, minimalizować słabe strony, wykorzystać możliwości i unikać zagrożeń.

Przykład

• Mocne strony: umiejętności komunikacyjne, kreatywność, doświadczenie w zarządzaniu projektami.
• Słabe strony: opóźnianie terminów, lęk przed publicznymi wystąpieniami.
• Możliwości: dostępne kursy doskonalące umiejętności prezentacji, nowy projekt wymagający kreatywnego podejścia.
• Zagrożenia: rosnąca konkurencja w branży, nowe technologie mogące zastąpić tradycyjne metody pracy.

Efekt używania SWOT.

Regularne przeprowadzanie osobistej analizy SWOT może przynieść takie korzyści jak:

• Zwiększona samoświadomość: Lepsze zrozumienie swoich mocnych i słabych stron.
• Lepsze planowanie kariery: Możliwość świadomego kierowania swoim rozwojem zawodowym i osobistym.
• Skuteczniejsze wykorzystanie zasobów: Identyfikacja i wykorzystanie dostępnych możliwości do maksymalizacji własnego potencjału.
• Minimalizacja ryzyka: Świadomość zagrożeń umożliwia ich łagodzenie lub unikanie.

Osobista analiza SWOT jest cennym narzędziem dla każdego, kto dąży do ciągłego rozwoju i efektywnego osiągania osobistych oraz zawodowych celów.

Można przypuścić, że wszyscy ludzie mają świadomość, lecz na ogół nie wszyscy zdają sobie z tego sprawę.

Stanisław Lem

Rozwijanie samoświadomości to proces ciągły, który wymaga regularnej refleksji i zaangażowania. Ważne jest, aby pamiętać, że każda osoba jest inna, więc to, co działa dla jednego, może nie działać dla innych. Dlatego warto eksperymentować z różnymi technikami i znaleźć te, które są najbardziej efektywne dla Ciebie. W dalszej części artykułu zaproponuję ci kilka z nich. Będziesz mógł pracować dzięki nim, aby móc rozwinąć swoją samoświadomość.

Badania na temat samoświadomości i jej wpływu na przewodzenie podkreślają znaczenie tej cechy dla efektywności liderów. Samoświadomość, rozumiana jako głęboka znajomość własnych myśli, uczuć, motywacji i zachowań oraz ich wpływu na innych, jest kluczowa w kształtowaniu skutecznego przewodzenia. Poniżej przedstawiam rozszerzony opis badań w tej dziedzinie, wraz z odnośnikami do wyników prac oraz aspektami praktycznymi wynikających z tych badań.

Samoświadomość — badania i naukowe podstawy.

1. Badanie opublikowane w „Harvard Business Review”:
   • Źródło: Eurich, T. (2018). „The Insight Paradox: Why We’re Not as Self-Aware as We Think, and What to Do About It”.
   • Wyniki: Badanie wykazało, że tylko 10-15% osób badanych posiadało wysoki poziom samoświadomości, jednak ci, którzy ją posiadali, byli znacznie bardziej skuteczni jako liderzy i budowali silniejsze, bardziej zaangażowane zespoły.
   • Aspekty praktyczne: Podkreśla znaczenie inwestowania w rozwój samoświadomości poprzez coaching, feedback 360 stopni i samorefleksję jako narzędzia do zwiększenia efektywności przewodzenia.
2. Badania przeprowadzone przez Korn Ferry Institute:
   • Źródło: „Link Between Self-Awareness and Company Financial Performance”.
   • Wyniki: Analiza pokazuje, że spółki publiczne o wyższej stopie zwrotu (ROR) zatrudniają również specjalistów, którzy wykazują wyższy poziom samoświadomości.
   • Aspekty praktyczne: „Samoświadomość może bezpośrednio przełożyć się na lepsze wybory i skutkować bardziej satysfakcjonującą karierą” – powiedziała Joy Hazucha, globalna wiceprezes Korn Ferry Institute. „Z drugiej strony osoby o niskiej samoświadomości mają tendencję do mieszania otrzymywanych komunikatów dotyczących poprawy, interpretując je raczej jako zagrożenie niż szansę. Często mają mentalność „jestem, kim jestem” i nadal robią wszystko tak, jak zawsze”.
3. Studium przypadku „The Role of Self-Awareness in Transforming Leaders”:
   • Źródło: Boyatzis, R., & McKee, A. (2005). „Resonant Leadership: Renewing Yourself and Connecting with Others Through Mindfulness, Hope, and Compassion”.
   • Wyniki: Studium przypadku pokazuje, jak samoświadomość wpłynęła na transformację stylu przewodzenia lidera, od stylu opartego na strachu i kontroli do bardziej empatycznego i wspierającego.
   • Aspekty praktyczne: Podkreśla znaczenie samoświadomości w rozwoju osobistym liderów, wskazując na mindfulness i medytację jako praktyki wspierające rozwój tej kompetencji.

Te badania i ich wyniki wskazują wpływ samoświadomości na skuteczność przewodzenia. Praktyczne aspekty tych badań podkreślają, jak ważne jest dla liderów i organizacji inwestowanie w rozwój tej kluczowej kompetencji. Poprzez zastosowanie zaleceń i praktyk opartych na wynikach tych badań, liderzy mogą znacząco poprawić swoje zdolności przewodzenia, a tym samym przyczynić się do lepszych wyników swoich zespołów i organizacji.

Samoświadomość — Jak ją rozwijać ?

Poprzez zwiększanie samoświadomości, można lepiej zrozumieć swoje reakcje, relacje z innymi i podejmować bardziej świadome decyzje. Oto kilka ćwiczeń, które pomogą w tym procesie:

Dziennik samorefleksji jako narzędzie rozwoju samoświadomości.

Cel: Poznanie swoich myśli, uczuć i reakcji na różne sytuacje.

Opis: Dziennik samorefleksji służy zapisywaniu myśli, uczuć, doznań oraz refleksji dotyczących przeżywanych sytuacji. Może być traktowany jako narzędzie do głębszej introspekcji oraz lepszego zrozumienia siebie. O podobnej formie pisałem już w artykule „Dziennik lidera, który musisz mieć”.

Używanie dziennika.

1. Regularność: Wybierz stały moment dnia, na przykład wieczorem przed snem, by spisać swoje myśli i refleksje. Stała rutyna ułatwi budowanie nawyku.
2. Bez oceniania: Pisz szczerze, bez oceniania siebie. Dziennik to przestrzeń tylko dla Ciebie.
3. Pytania kierunkowe: Jeśli masz trudności z rozpoczęciem, zacznij od odpowiedzi na kilka pytań, takich jak:
   • Co dziś było dla mnie wyjątkowe?
   • Jakie emocje dominowały we mnie dzisiaj?
   • Czego się dzisiaj nauczyłem/ałam?
   • W jakich momentach czułem/ałam się dziś komfortowo/niekomfortowo?
4. Analiza sytuacji: Jeśli jakaś sytuacja w ciągu dnia wywarła na Tobie szczególny wpływ (pozytywny lub negatywny), spróbuj ją dokładnie opisać i zastanowić się:
   • Jakie uczucia wywołała?
   • Czego dotyczyły moje myśli w tym momencie?
   • Jakie wartości lub przekonania mogły wpłynąć na moją reakcję?
5. Przemyślenia długoterminowe: Co pewien czas, na przykład raz w tygodniu, przeczytaj swoje wpisy i zastanów się nad nimi w kontekście dłuższym. Czy zauważasz jakieś wzorce? Czy są sytuacje, które regularnie wywołują podobne uczucia?

Przykładowy wpis:

Dzisiaj podczas spotkania w pracy czułem się nieco przytłoczony. Gdy Marek skrytykował mój projekt, poczułem gniew, ale też niepewność co do swoich kompetencji. Zastanawiam się, dlaczego tak silnie zareagowałem na tę uwagę. Może dlatego, że w głębi duszy boję się, że nie jestem wystarczająco dobry? W innych sytuacjach dzisiaj czułem spokój, zwłaszcza podczas spaceru w parku po pracy.

Data: 27 października 2023

Efekty używania dziennika samorefleksji.

1. Zwiększona samoświadomość: Regularne zapisywanie myśli i uczuć pomaga zrozumieć siebie, własne reakcje oraz to, co jest dla nas ważne.
2. Rozwój emocjonalny: Pozwala na identyfikację i pracę nad trudnymi uczuciami, ucząc radzenia sobie z nimi.
3. Rozwój osobisty: Z czasem można dostrzec wzorce w swoim zachowaniu i reakcjach, co może prowadzić do świadomego ich modyfikowania.
4. Redukcja stresu: Proces pisania może działać terapeutycznie, pomagając w przetwarzaniu trudnych sytuacji.
5. Dokumentowanie postępów: Po pewnym czasie można wrócić do wcześniejszych wpisów, by zobaczyć, jak się zmienił nasz sposób postrzegania siebie i świata oraz jakie postępy poczyniliśmy w rozwoju osobistym.

Utrzymywanie dziennika samorefleksji może być wyjątkowo wartościowym narzędziem w drodze do lepszego poznania siebie i budowania głębszej samoświadomości.

Medytacja uważności (mindfulness) jako technika samoświadomości.

Medytacja uważności (znana także jako mindfulness meditation) jest formą medytacji skoncentrowaną na byciu obecnym aktualnie, bez oceniania lub analizowania tego, co się dzieje. Polega na kierowaniu uwagi na bieżący moment, na to, co dzieje się tu i teraz, bez przywiązywania się do myśli, uczuć czy odczuć.

Cel: Większa samoświadomość swojego wewnętrznego świata i uczuć.

Przykład medytacji uważności:

1. Medytacja oddechowa:
   • Znajdź wygodne miejsce do siedzenia, gdzie możesz być nieruchomy przez kilka minut. Możesz siedzieć na krześle lub na poduszce na ziemi, z prostym kręgosłupem.
   • Zamknij oczy i zwróć uwagę na swój oddech. Odnotuj, jak powietrze wchodzi przez nos lub usta, jak wypełnia twoje płuca i jak wychodzi.
   • Gdy zauważysz, że twoja uwaga zaczyna błądzić i zaczynasz myśleć o czymś innym, delikatnie przyprowadź ją z powrotem do oddechu. Nie oceniaj się za to, że twoja myśl się rozproszyła; to naturalne.
   • Kontynuuj to przez 5-20 minut (lub dłużej, jeśli wolisz).
2. Medytacja skanowania ciała:
   • Zacznij od skupienia się na czubku głowy, zwracając uwagę na wszystkie uczucia, które tam występują.
   • Powoli przesuwaj swoją uwagę w dół przez całe ciało, zwracając uwagę na każdą część ciała po kolei – czoło, oczy, usta, szyję, ramiona, ręce itp.
   • Zauważ wszelkie uczucia, napięcia czy relaks w każdej części ciała.

Medytacja uważności — od czego zacząć.

• Zacznij od krótkich sesji, na przykład 5 minut dziennie, a następnie stopniowo zwiększaj czas trwania, gdy stajesz się bardziej doświadczony.
• Używaj medytacji uważności jako narzędzia do centrowania się podczas stresujących chwil.
• Praktykuj ją regularnie, najlepiej codziennie, aby uzyskać najlepsze efekty.

Efekty używania medytacji uważności:

1. Zmniejszenie stresu: Regularna praktyka medytacji uważności może pomóc w redukcji poziomu stresu, ucząc umysł świadomego reagowania zamiast automatycznych reakcji.
2. Poprawa koncentracji: Uważność może pomóc w zwiększeniu zdolności koncentracji i uwagi.
3. Lepsza świadomość emocji: Pomaga w rozpoznawaniu i akceptacji własnych uczuć i emocji.
4. Zmniejszenie objawów depresji: Niektóre badania sugerują, że medytacja uważności może być pomocna w leczeniu depresji, zwłaszcza w prewencji nawrotów.
5. Poprawa jakości snu: Może pomóc w lepszym śnie i zmniejszeniu bezsenności.
6. Zmniejszenie lęku: Pomaga w radzeniu sobie z lękiem i jego objawami.
7. Poprawa zdrowia fizycznego: Może przynieść korzyści dla zdrowia serca, obniżenia ciśnienia krwi i wzmocnienia układu odpornościowego.

Medytacja uważności, choć prosta w swej istocie, może przynieść głębokie korzyści dla umysłu i ciała, szczególnie gdy jest praktykowana regularnie.

Ćwiczenie samoświadomości – „Trzy dobre rzeczy”.

Cel: Zwiększenie pozytywnego myślenia, wdzięczności i świadomości pozytywnych aspektów swojego życia, co przyczynia się do poprawy samopoczucia i zadowolenia z życia.

Opis: Technika „Trzy Dobre Rzeczy” polega na codziennym zapisywaniu trzech pozytywnych wydarzeń, które miały miejsce w ciągu dnia, oraz odnotowaniu własnej roli w tych sytuacjach. Jest to prosty sposób na promowanie pozytywnego nastawienia i docenianie dobrych momentów, nawet tych najdrobniejszych.

Jak używać „Trzech dobrych rzeczy”

1. Wybierz moment: Najlepiej wykonywać to ćwiczenie wieczorem, przed snem, aby podsumować dzień i skoncentrować się na pozytywach.
2. Zastanów się i zapisz: Pomyśl o trzech dobrych rzeczach, które wydarzyły się tego dnia. Mogą to być zarówno duże wydarzenia, jak i małe chwile radości. Zapisz je w zeszycie, notatniku lub cyfrowo.
3. Rozpoznaj swoją rolę: Dla każdej z tych dobrych rzeczy, zastanów się i zapisz, jak przyczyniłeś się do ich zaistnienia. Pozwoli to docenić własny wkład w pozytywne aspekty życia.
4. Refleksja: Po zapisaniu, spędź chwilę na refleksji nad tymi momentami. Pozwól sobie poczuć wdzięczność i radość z tych doświadczeń.

Przykład

• Dobry moment: Udało mi się zakończyć ważny projekt w pracy przed terminem.
• Moja rola: Skoncentrowałem się i efektywnie zarządzałem swoim czasem.
• Dobry moment: Miałem bardzo miłą rozmowę z przyjacielem, którego dawno nie widziałem.
• Moja rola: Zainicjowałem kontakt i zaproponowałem spotkanie.
• Dobry moment: Ugotowałem zdrowy i smaczny obiad dla swojej rodziny.
• Moja rola: Zdecydowałem się poświęcić czas na przygotowanie posiłku, zamiast zamawiać jedzenie z zewnątrz.

Efekt używania

Regularne stosowanie techniki „Trzy Dobre Rzeczy” może przynieść następujące korzyści:

• Poprawa nastroju: Skupienie na pozytywnych aspektach dnia może zwiększyć ogólne zadowolenie z życia i poprawić samopoczucie.
• Zwiększenie wdzięczności: Dzięki codziennemu docenianiu dobrych chwil rośnie poczucie wdzięczności za to, co mamy.
• Lepsza samoświadomość: Refleksja nad własnym udziałem w pozytywnych wydarzeniach pomaga zrozumieć, jakie działania prowadzą do dobrych rezultatów, co może zwiększyć poczucie własnej skuteczności.
• Zmniejszenie negatywnego myślenia: Skoncentrowanie uwagi na dobrych wydarzeniach pomaga zrównoważyć tendencję do zauważania negatywów, co jest naturalne dla ludzkiego mózgu.

Technika „Trzy Dobre Rzeczy” jest prostym, ale potężnym narzędziem, które każdy może zastosować, aby poprawić jakość swojego życia poprzez budowanie pozytywnej perspektywy i wdzięczności za codzienne doświadczenia.

Feedback 360 stopni pogłębia samoświadomość.

Cel: Pozyskanie wszechstronnego obrazu własnych zachowań, umiejętności i wpływu na innych poprzez zebranie opinii z różnych perspektyw, w celu rozwoju osobistego i zawodowego.

Opis: Feedback 360 to metoda pozyskiwania informacji zwrotnej od szerokiego spektrum osób, z którymi wchodzimy w interakcje — od współpracowników, przez przełożonych, po przyjaciół i rodzinę. Umożliwia ona zrozumienie, jak nasze zachowanie jest postrzegane przez różne grupy osób i identyfikację obszarów do rozwoju.

Używanie Feedbacku 360.

1. Selekcja osób: Wybierz osoby z różnych obszarów swojego życia, które mogą dostarczyć wartościowego feedbacku — przynajmniej jedna osoba z każdej ważnej sfery (praca, dom, przyjaciele).
2. Komunikacja celu: Wyjaśnij uczestnikom cel ćwiczenia i prośbę o szczery feedback dotyczący Twoich zachowań, mocnych stron oraz obszarów wymagających poprawy.
3. Zastosowanie narzędzi: Możesz użyć anonimowych ankiet lub formularzy online, aby ułatwić zebranie i organizację informacji zwrotnych.
4. Analiza feedbacku: Po zebraniu informacji przeanalizuj je, identyfikując wzorce oraz najczęściej pojawiające się uwagi dotyczące Twoich mocnych stron i obszarów do rozwoju.
5. Opracowanie planu działania: Na podstawie otrzymanych informacji opracuj plan działania mający na celu wykorzystanie Twoich mocnych stron oraz pracy nad obszarami, które wymagają poprawy.

Przykład

Zebrałeś feedback od kolegów z pracy, którzy postrzegają Cię jako osobę kompetentną i dobrze zorganizowaną, jednak zauważyli również, że czasem brakuje Ci elastyczności w reakcji na zmiany. Twoi przyjaciele podkreślają Twoją zdolność do słuchania i empatię, ale sugerują, że czasami zbyt mocno przejmujesz się problemami innych.

Efekt używania Feedbacku 360.

Stosowanie techniki „Feedback 360” może przynieść takie korzyści jak:

• Wszechstronne zrozumienie siebie: Poznanie różnych perspektyw na swoje zachowanie pozwala na lepszą samoocenę i zrozumienie, jak jesteś postrzegany przez innych.
• Identyfikacja mocnych stron: Otrzymany feedback może pomóc w uświadomieniu sobie własnych mocnych stron, które mogą być wykorzystane efektywniej.
• Rozwój osobisty: Wskazanie obszarów do poprawy i opracowanie planu działania mającego na celu ich rozwój może znacznie poprawić Twoje relacje interpersonalne oraz efektywność zawodową.
• Poprawa komunikacji i relacji: Zrozumienie, jak Twoje zachowanie wpływa na innych, może pomóc w budowaniu bardziej otwartych i pozytywnych relacji zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym.

Więcej metod do pogłębiania samoświadomości.

Co więcej, aby pogłębić swoją samoświadomość, możesz użyć innych metod i technik, takich jak:

1. Zajęcia z psychologiem: Profesjonalista może pomóc Ci zrozumieć pewne aspekty Twojej osobowości, które są trudne do zidentyfikowania samodzielnie.
2. Coaching i mentoring: Współpraca z coachem lub mentorem, zwłaszcza takim, który specjalizuje się w rozwoju liderów, może dostarczyć nieocenionych wskazówek i perspektyw. Profesjonalista może pomóc w uświadomieniu sobie własnych ograniczeń, ale również w odkryciu ukrytych talentów i potencjału.
3. Codzienna refleksja: Poświęcenie nawet kilku minut na koniec dnia na przemyślenie swoich działań, reakcji i decyzji może znacząco zwiększyć samoświadomość. Pytania takie jak „Co dzisiaj zrobiłem dobrze?”, „Gdzie mogłem się poprawić?” lub „Jakie emocje towarzyszyły mi podczas tych działań?” mogą ułatwić głębsze zrozumienie siebie.
4. Edukacja: Czytaj książki i artykuły o rozwoju osobistym, psychologii, emocjach itp. Edukacja w tych dziedzinach może pomóc w zrozumieniu siebie.
5. Szkolenia: Uczestnictwo w warsztatach, kursach i szkoleniach poświęconych rozwojowi osobistemu i przewodzeniu może rozszerzyć naszą wiedzę i dostarczyć nowych narzędzi do pracy nad samoświadomością.
6. Analiza przypadków i role playing: Analizowanie sytuacji, w których musieliśmy podjąć trudne decyzje lub zarządzać konfliktem, a następnie odtwarzanie tych scenariuszy, może pomóc w zrozumieniu różnych perspektyw i lepszym przygotowaniu na przyszłe wyzwania.

Zakończenie

Rozwój samoświadomości staje się niezbędnym fundamentem skutecznego przywództwa w dynamicznie zmieniającym się świecie. Proces ten wymaga od liderów ciągłej pracy nad sobą, umożliwiając głębsze zrozumienie własnych motywacji, mocnych stron i obszarów do poprawy. Jest to podróż, która pozwala na budowanie autentycznego przewodzenia opartego na zaufaniu i empatii, niezbędnego do skutecznego zarządzania zespołami i prowadzenia organizacji przez współczesne wyzwania.

Samoświadomość w przywództwie to klucz do adaptacji i kreowania przyszłości, która odpowiada na bieżące potrzeby, inspirując jednocześnie do poszukiwania nowych rozwiązań. Liderzy, którzy są gotowi zainwestować w rozwój swojej samoświadomości, otwierają sobie drogę nie tylko do zawodowego sukcesu, ale także do osobistego wzrostu i budowania lepszego jutra dla siebie i swoich zespołów.

Literatura

1. Goleman, D. (1998). „Emocjonalna inteligencja w praktyce”. Media Rodzina.
2. George, B. (2015). „Prawdziwy liderstwo”. Helion.
3. Kabat-Zinn, J. (1990). „Pełnia życia. Mindfulness: Wprowadzenie do medytacji”. Czarna Owca.
4. Eurich, T. (2018). „The Insight Paradox: Why We’re Not as Self-Aware as We Think, and What to Do About It”.
5. Travis Bradberry (October 6, 2009)„Self-Awareness: The Hidden Driver of Success and Satisfaction”.
6. Boyatzis, R., & McKee, A. (2005). „Resonant Leadership: Renewing Yourself and Connecting with Others Through Mindfulness, Hope, and Compassion”.

The post Samoświadomość to baza dla liderów dążących do rozwoju! first appeared on kuznia leaderow.

Dalsza część spotkania odbyła się już inaczej. Poprosiłem, abyśmy przez chwilę obaj się opanowali i wrócili do dyskusji po paru minutach przerwy. Gdy ponownie zasiedliśmy do rozmowy, poprosiłem swojego pracownika, aby wysłuchał, co chcę, aby zmienił w swoim zachowaniu w pracy. Podałem mu przykłady takiej zmiany oraz co dzięki temu uzyska on sam, oraz jego zespół. Takie podejście przekształciło całą rozmowę w zupełnie inne wydarzenie. I było właśnie użycie feedforward.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

Liderzy zawsze muszą dawać feedback i oceniać, jak idzie praca – to jasne. Moim zdaniem metoda feedforward jest skuteczniejsza. Chodzi o to, by dawać ludziom wskazówki i pomagać im robić pozytywne zmiany w tym, jak się zachowują. Dzięki feedforward nie tylko lepiej i szybciej idzie praca, ale też relacje w zespołach są dużo przyjemniejsze.

Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś spróbować feedforward!

Feedforward:

1. Definicja:
   • Metoda komunikacji mająca na celu przedstawienie sugestii na przyszłość i pomoc w osiągnięciu pozytywnej zmiany wybranych zachowań.
2. Cel:
   • Zwiększenie efektywności komunikacji i zapobieganie powtarzaniu błędów.
   • Skupienie się na rozwoju i przyszłości, zamiast na krytyce i przeszłości.
3. Zastosowanie:
   • W biznesie, w celu poprawy komunikacji, zwiększenia elastyczności organizacji i budowania pozytywnego środowiska pracy.
   • W przywództwie, dla efektywnego kierowania zespołem.
4. Kroki wspomagające Feedforward:
   • 1. Ustal Cel Rozmowy.
   • 2. Przygotuj się.
   • 3. Bądź Konstruktywny.
   • 4. Słuchaj Aktywnie.
   • 5. Ustal Plany Działania.
   • 6. Utrzymuj Regularność.
   • 7. Pracuj nad Swoją Komunikacją.
   • 8. Uważaj na Reakcje.
   • 9. Ewaluuj i Dostosowuj.
   • 10. Buduj Pozytywne Relacje.
5. Przykłady Dialogów:
   • Feedforward: „Może warto by było spróbować…”
   • Feedback: „Zauważyłem, że miałeś problem z…”
6. Feedforward kontra Feedback:
   • Feedforward skupia się na przyszłości i rozwoju, podczas gdy feedback często koncentruje się na przeszłości i ewaluacji.
   • Feedforward może być bardziej pożądany w codziennych interakcjach, gdzie cel to rozwój i poprawa.
   • Feedback może być bardziej defensywny i skoncentrowany na błędach.

Dziesięć powodów, aby spróbować feedforward.

Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś jako lider spróbować feedforward!

1. Rozwój i Uczenie — Feedforward koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, co jest kluczowe dla stałego uczenia się i adaptacji w dynamicznie zmieniającym się świecie.
2. Pozytywność — Zamiast krytykować i wskazywać błędy, feedforward koncentruje się na pozytywnych aspektach i możliwościach poprawy, co prowadzi do lepszej motywacji i zaangażowania.
3. Konstruktywność — Sugestie i pomysły oferowane w feedforward są zazwyczaj bardziej konstruktywne i oparte na rozwiązaniach, co pomaga w praktycznej realizacji zmian.
4. Dynamiczne Środowisko — Feedforward jest szczególnie przydatny w dynamicznych i szybko zmieniających się środowiskach, gdzie konieczność ciągłego rozwoju i adaptacji jest kluczowa.
5. Praktyczność — Zamiast analizować przeszłość, technika ta koncentruje się na przyszłości i jest bardziej ukierunkowana na działanie, co sprawia, że jest bardziej praktyczna i przydatna.
6. Komunikacja — Feedforward promuje otwartą i szczerą komunikację między członkami zespołu, umożliwiając wymianę pomysłów i strategii w konstruktywny sposób.
7. Budowanie Zaufania — Dzięki swojemu pozytywnemu i konstruktywnemu charakterowi, feedforward może przyczynić się do budowania zaufania i wzajemnego szacunku w zespołach.
8. Personalizacja — Feedforward umożliwia dostosowanie informacji i sugestii do konkretnych potrzeb i sytuacji, co zwiększa ich przydatność i skuteczność.
9. Proaktywność — Ta technika promuje proaktywne myślenie i działanie, motywując ludzi do planowania i implementacji zmian, zanim staną się one konieczne.
10. Osiąganie Celów — Feedforward może być kluczowym elementem w osiąganiu celów osobistych i zawodowych, dzięki motywacji i klarowności co do kierunku rozwoju.

Feedforward, dzięki swojemu skupieniu na przyszłości, pozytywności, i konstruktywności, jest potężnym narzędziem dla zarówno osobistego, jak i zawodowego rozwoju. Jego zdolność do promowania otwartej komunikacji, budowania zaufania i adaptacji do dynamicznych środowisk sprawia, że jest to technika warta eksploracji przez każdego lidera, który dąży do ciągłego doskonalenia i osiągnięcia sukcesu swoich ludzi.

Feedback kontra feedforward

Porównajmy te dwie różne techniki komunikacyjne stosowane do rozwoju osobistego i zawodowego. Oto główne różnice pomiędzy nimi:

Jak widzisz, feedback może dostarczać wartościowych lekcji z przeszłości, feedforward koncentruje się na tworzeniu pozytywnej przyszłości poprzez konstruktywne sugestie i pomysły. Wybór między nimi zależy od kontekstu, potrzeb oraz preferowanego stylu komunikacji i zarządzania.

Przykłady rozmów feedforward i feedback.

Oto przykładowa rozmowa feedforward pomiędzy przełożonym (P) a pracownikiem (W):

Kontekst:

Pracownik jest odpowiedzialny za prowadzenie projektu, a przełożony chce dostarczyć feedforward, aby pomóc w osiągnięciu lepszych wyników w przyszłości.

Rozmowa w stylu feedforward:

P: Hej Janku. Dziękuję, że przyszedłeś. Chciałbym porozmawiać o twoim ostatnim projekcie i przedyskutować, jak możemy współpracować, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki w przyszłości. Jak myślisz?

W: Dzień dobry! Oczywiście, z przyjemnością omówię to. Czy są konkretne obszary, które według Pana mogą zostać poprawione?

P: Cieszę się, że jesteś otwarty. Moim zdaniem, komunikacja w zespole mogłaby być usprawniona. Może myślałeś już o wprowadzeniu regularnych spotkań zespołowych lub aktualizacji e-mailowych, aby każdy był na bieżąco?

W: Rzeczywiście, regularne spotkania mogą pomóc. Myślę, że moglibyśmy zacząć od cotygodniowych spotkań i zobaczyć, czy pomogą w utrzymaniu wszystkich na tej samej stronie.

P: Świetny pomysł! Może warto też byłoby zastanowić się, jak możemy lepiej zarządzać czasem i zasobami, aby uniknąć przeciążenia i spóźnień. Może planowanie sprintów byłoby rozwiązaniem?

W: To prawda, sprinty mogą pomóc w lepszej organizacji pracy. Będę chciał przemyśleć, jak możemy je najlepiej zorganizować, aby pasowały do naszych potrzeb.

P: To brzmi rozsądnie. A co sądzisz o rozwoju umiejętności zespołu? Może moglibyśmy zorganizować szkolenia lub warsztaty, aby wszyscy mogli rozwijać potrzebne umiejętności?

W: Tak, regularne szkolenia z pewnością by pomogły. Rozważę, jakie tematy będą dla nas najważniejsze i spróbuję znaleźć odpowiednie zasoby lub trenerów.

P: Dziękuję za twoje otwarte podejście. Jestem pewien, że te zmiany przyniosą pozytywne rezultaty w naszych przyszłych projektach. Czy jest coś, co chciałbyś dodać lub coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?

W: Dziękuję za wsparcie. Myślę, że te pomysły są świetnym punktem wyjścia. Być może moglibyśmy również omówić, jak moglibyśmy lepiej zarządzać oczekiwaniami klientów od samego początku.

P: Zgoda, zarządzanie oczekiwaniami klientów jest kluczowe. Zastanówmy się, jak możemy jasno i skutecznie komunikować zakres projektu i postępy. Dziękuję za konstruktywną rozmowę i cieszę się, że możemy pracować razem nad poprawą naszych przyszłych projektów!

Wniosek:

Taka rozmowa feedforward może budować otwartość, zaangażowanie i współpracę, zamiast wywoływać poczucie krytyki lub defensywności, co często towarzyszy tradycyjnemu feedbackowi.

Rozmowa w stylu feedback’u:

Oczywiście, poniżej znajdziesz przykład rozmowy z feedbackiem, w której pracownik reaguje w sposób bardziej defensywny.

P: Dzień dobry Janku. Musimy porozmawiać o twoim ostatnim projekcie. Zauważyłem kilka problemów, zwłaszcza w komunikacji wewnątrz zespołu.

W: Dzień dobry! Co ma Pan na myśli, mówiąc „problemy w komunikacji”? Każdy wiedział, co ma robić. To nie moja wina, że niektórzy nie potrafią skutecznie przekazać informacji.

P: Rozumiem, że może to być frustrujące, ale jako lider projektu, to twoja odpowiedzialność, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Ponadto, zauważyłem, że zarządzanie zasobami i czasem było sub optymalne, co prowadziło do opóźnień.

W: Okej, ale to nie tylko moja odpowiedzialność. Wszyscy powinniśmy zarządzać swoim czasem. A co do zasobów, to nie dostaliśmy tego, co potrzebne, więc co mogłem zrobić?

P: Jestem świadom ograniczeń zasobów, ale część zarządzania projektem to znalezienie rozwiązań w obliczu takich wyzwań. Co więcej, zdolności niektórych członków zespołu były niewystarczające, aby sprostać wyzwaniom projektu.

W: To znowu nie moja wina! Jeśli ludzie nie mają potrzebnych umiejętności, to nie ja powinienem za to odpowiadać. Może HR powinno lepiej dobierać ludzi do projektów?

P: Część roli lidera to także rozwijanie umiejętności swojego zespołu. Jeśli widzisz, że ktoś potrzebuje wsparcia lub dodatkowego szkolenia, powinieneś to zgłosić. Wszyscy mamy odpowiedzialność za sukces projektu.

W: Rozumiem, ale czuję, że jestem obwiniany za wszystko, co poszło źle, a to nie jest sprawiedliwe. Wielu z tych problemów było poza moją kontrolą.

P: Nie chodzi o obwinianie, ale o zrozumienie, co można poprawić. Jestem pewien, że gdy wprowadzisz niezbędne zmiany, następne projekty będą bardziej udane. Czy jest coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?

W: Myślę, że potrzebuję więcej wsparcia i zasobów, aby skutecznie zarządzać projektami. A także więcej współpracy od innych działów.

Wniosek:

Reakcje defensywne podczas rozmowy feedbackowej mogą wskazywać na to, że pracownik czuje się zaatakowany lub niesprawiedliwie oceniony. Taka atmosfera może utrudniać konstruktywną wymianę myśli i hamować rozwój zarówno pracownika, jak i organizacji. Ważne jest, aby podejść do takich rozmów z empatią i otwartością, umożliwiając otwartą i szczerą komunikację.

Techniki wspomagające feedforward.

Technika feedforward może wydawać się nietypowa, ale regularne jej używanie może przynieść znaczące korzyści. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w opanowaniu tej techniki:

1. Ustal Cel Rozmowy:

• Jasność: Określ, co chcesz osiągnąć dzięki rozmowie.
• Cel: Skup się na przyszłości i możliwościach rozwoju, nie na błędach z przeszłości.
• Przykład: Przed rozmową określ, że celem jest poprawa zdolności prezentacyjnych pracownika, nie zaś omawianie błędów z przeszłości.
• Dialog:
  • P: „Celem naszej dzisiejszej rozmowy jest omówienie sposobów, w jakie możesz rozwijać swoje umiejętności prezentacyjne w nadchodzących miesiącach.”
  • W: „Brzmi dobrze, zastanawiałem się nad tym ostatnio.”

2. Przygotuj się:

• Zrozumienie: Zbierz informacje o osobie, z którą rozmawiasz, aby dostosować swoje sugestie.
• Poznaj Kontekst: Zrozumienie specyfiki zadania lub projektu pomoże w formułowaniu konkretnych i użytecznych propozycji.
• Przykład: Zbadaj, jakie zadania i projekty pracownik realizował, aby lepiej dostosować swoje sugestie do jego doświadczeń i umiejętności.
• Dialog:
  • P: „Zauważyłem, że prowadziłeś kilka projektów w ostatnim czasie. Jak uważasz, w jakim aspekcie Twoje umiejętności prezentacyjne wymagają poprawy?”
  • W: „Myślę, że mogę pracować nad pewnością siebie i klarownością.”

3. Bądź Konstruktywny:

• Pochwały: Zaczynaj od pozytywów i wyraź uznanie za to, co już działa dobrze.
• Sugestie: Podawaj konkretne i realizowalne propozycje, zamiast ogólnych uwag.
• Przykład: „Dobrze sobie radzisz z analizą danych, ale myślę, że pracując nad umiejętnościami prezentacji, mógłbyś jeszcze bardziej zwiększyć swój wpływ.”
• Dialog:
  • P: „Twoje umiejętności analityczne są imponujące, ale myślę, że możesz pracować nad sposobem prezentowania wyników.”
  • W: „Dzięki, zastanawiałem się nad tym. Masz jakieś sugestie?”

4. Słuchaj Aktywnie:

• Otwartość: Bądź otwarty na opinie i myśli innych.
• Empatia: Staraj się zrozumieć perspektywę drugiej osoby, nawet jeśli się z nią nie zgadzasz.
• Przykład: Jeśli pracownik wyraża obawy czy wątpliwości, odzwierciedl je i próbuj zrozumieć jego punkt widzenia, np. „Rozumiem, że prezentacje mogą być stresujące, co myślisz o wspólnym znalezieniu sposobów na pokonanie tej bariery?”
• Dialog:
  • P: „Czy są jakieś obszary, które Cię martwią, lub które są dla Ciebie szczególnie trudne?”
  • W: „Tak, stresuje mnie kontakt wzrokowy. Zawsze nie wiem, gdzie mam patrzeć.”

5. Ustal Plany Działania:

• Współpraca: Pracuj wspólnie nad rozwojem planów i strategii.
• Dostosowanie: Dostosowuj plany działania do potrzeb i możliwości osoby, której udzielasz feedforward.
• Przykład: „Może moglibyśmy ustalić regularne sesje coachingowe, aby pracować nad twoimi umiejętnościami prezentacyjnymi i dostosować plan działania do twoich potrzeb?”
• Dialog:
  • P: „Możemy ustalić regularne spotkania i pracować nad Twoim kontaktem wzrokowym oraz innymi umiejętnościami prezentacyjnymi. Co myślisz?”
  • W: „Brzmi świetnie. Czy możemy zacząć od przygotowania struktury prezentacji?”

6. Utrzymuj Regularność:

• Częstość: Regularne sesje feedforward są bardziej efektywne niż sporadyczne.
• Konsekwencja: Oferuj spójne i ciągłe informacje, aby pomóc w długoterminowym rozwoju.
• Przykład: Ustal regularne spotkania co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania w razie potrzeby.
• Dialog:
  • P: „Co myślisz o spotkaniach co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania?”
  • W: „Myślę, że to dobry pomysł, to będzie dla mnie motywujące.”

7. Pracuj nad Swoją Komunikacją:

• Jasność: Bądź jak najbardziej klarowny i konkretny w swoich komunikatach.
• Pozycja: Staraj się być postrzegany jako wsparcie, a nie jako zagrożenie.
• Przykład: Używaj jasnych i precyzyjnych formułowań oraz wystrzegaj się języka, który może być postrzegany jako krytyczny lub osądzający.
• Dialog:
  • P: „Chcę, abyś wiedział, że moim celem jest Ci pomóc w rozwoju, a nie krytykować. Jeśli coś, co powiem, zabrzmi inaczej, proszę mnie poprawić.”
  • W: „Dzięki, doceniam to. Chcę się rozwijać, więc Twoja pomoc jest mile widziana.”

8. Uważaj na Reakcje:

• Obserwacja: Zauważaj, jak druga osoba reaguje na twoje komentarze.
• Dostosowanie: Dostosowuj swoje podejście w zależności od reakcji i potrzeb drugiej osoby.
• Przykład: Jeśli zauważysz, że pracownik jest zaniepokojony lub na defensywie, wyjaśnij swoje intencje i dostosuj komunikację, aby była bardziej wspierająca.
• Dialog:
  • P: „Zauważyłem, że jesteś niespokojny, gdy omawiamy kontakt wzrokowy. Czy to jest dla Ciebie trudny temat?”
  • W: „Tak, to dla mnie wyzwanie, ale chcę nad tym popracować.”

9. Ewaluuj i Dostosowuj:

• Refleksja: Regularnie oceniaj skuteczność swojego podejścia do feedforward.
• Modyfikacja: Dostosowuj swoje techniki w zależności od potrzeb i odbioru.
• Przykład: Po kilku sesjach zastanów się, czy technika feedforward jest skuteczna, i dostosuj podejście, jeśli jest to konieczne.
• Dialog:
  • P: „Po kilku sesjach zastanówmy się razem, czy nasze spotkania są dla Ciebie pomocne i czy coś powinniśmy zmienić w naszym podejściu.”
  • W: „Dobrze, myślę, że to będzie dobra okazja do oceny postępów.”

10. Buduj Pozytywne Relacje:

• Zaufanie: Buduj relacje oparte na szacunku i zaufaniu.
• Wsparcie: Staraj się być wsparciem dla innych, pomagając im rozwijać się i doskonalić.
• Przykład: Regularne pokazywanie wsparcia i zainteresowanie rozwojem pracownika może przyczynić się do budowania zaufania i pozytywnego relacji.
• Dialog:
  • P: „Czy masz poczucie, że możesz na mnie polegać, aby uzyskać wsparcie w rozwoju Twoich umiejętności prezentacyjnych?”
  • W: „Tak, naprawdę czuję, że mogę się wiele nauczyć i jestem wdzięczny za Twoją pomoc.”

Każdy z tych punktów pomaga w budowaniu efektywnego i konstruktywnego procesu feedforward, który może przyczynić się do rozwoju zarówno jednostek, jak i całych zespołów. Opanowanie tej techniki może wymagać czasu i cierpliwości, ale korzyści wynikające z bardziej pozytywnego i proaktywnego podejścia do komunikacji i rozwoju są tego warte.

Jakość komunikacji, czy to między osobami na różnych szczeblach, w różnych zespołach czy działach, jest klejem łączącym organizacje. Wykorzystując metodę feedforward i promując ją wśród innych, liderzy mają szansę radykalnie ulepszyć komunikację w swoich firmach. Dzięki temu można upewnić się, że przekaz jest jasny i adresaci są gotowi przyjąć zawarte w nim informacje. Efektem jest o wiele bardziej dynamiczna i otwarta organizacja. W takim miejscu pracownicy koncentrują się na przyszłych możliwościach, zamiast ciągle wracać do starych błędów. Spróbuj, a przekonasz się sam!

Co dalej — literatura zamiast podsumowania.

1. Problemy Jakości — Artykuł „Sprzężenie wyprzedzające w badaniach nad jakością edukacyjną” Kowalski J., 2001
2. Książka „Feedforward” (jez. angielski) Dr Marshall Goldsmith  (Autor), Shane Clester  (Ilustrator), Corey Michael Blake, Writers of the Round Table Press, 2012
3. ZN WSH Zarządzanie — Artykuł „FEEDBACK I FEEDFORWARD JAKO TECHNIKI WSPOMAGAJĄCE KOMUNIKACJĘ WEWNĘTRZNĄ W PRZEDSIĘBIORSTWIE”, mgr Anna Padlowska, 2021
4. Feedback to Feed Forward: 31 Strategies to Lead Learning, Amy Tepper  (Author), Patrick W. Flynn  (Author), 2018

The post Dziesięć pewnych powodów, aby spróbować Feedforward! first appeared on kuznia leaderow.

Czy Ty zastanawiałeś się nad formą swoich wiadomości w pracy? A może miałeś podobną sytuację? Zapraszam Cię dalej i wspólnie spróbujmy rozwinąć temat.

Jeśli chcesz tworzyć skuteczne wiadomości biznesowe, koniecznie musisz poznać zasady ich pisania. Z zasad tych wykorzystasz, tworząc klarowne e-maile, raporty i notatki, które będą łatwe do przeczytania i zrozumiałe dla innych w Twojej organizacji.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

W tym artykule będziesz miał okazję przeczytać o elementach skutecznego pisania wiadomości biznesowych. W następnym akapicie pokażę, dlaczego jest to ważne i co mogą Ci dać umiejętności efektywnego pisania w pracy.

Zanim przejdziemy do tej części, chciałbym w wielkim skrócie przedstawić Ci 8 filarów tworzenia wiadomości biznesowych. Tekst biznesowy oparty o te filary będzie dużo skuteczniejszy w przekazie niż ten bez nich. Dalej w artykule zajmę się bardziej szczegółowo każdym z filarów tworzenia wiadomości biznesowych oraz spróbuję pokazać ci na przykładach jak je poprawiać.

„8 x K“ reguł pisania wiadomości biznesowych:

1. Kompletna — Wszystkie potrzebne informacje są zawarte w przekazie.
2. Krótka — Wiadomości biznesowe są pisane bez zbędnych słów.
3. Klarowna — Przekaz powinien mieć jasno wyrażony cel / sens.
4. Konwersacyjna — Skuteczne wiadomości biznesowe powinny być łatwe w odbiorze, nie brzmieć jak język prawniczy lub formalna umowa.
5. Koherentna — Cały tekst biznesowy, wszystkiego jego tezy i idee są ze sobą powiązane i zgodne.
6. Kompetentna — Wiadomości biznesowe powinny być wiarygodne, ich treść oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł.
7. Konkretna — Tekst zawiera wszystkie szczegóły wymagane dla odbiorcy do zrozumienia przekazu.
8. Kurtuazyjna — Ton tekstu jest pozytywna, taktowna i skupiona na odbiorcy.

Nie zapomnij również, że u podstaw Twoich wiadomości biznesowych powinna być gramatyczna poprawność. Ten temat też poruszymy w dalszej części, włączając w to pewne „pomoce naukowe“.

Pisząc jakąkolwiek wiadomość, postaraj się użyć prostego procesu — więcej piszę o nim w dalszej części:

1. Kim jest Twój odbiorca?
2. Wyznacz cel.
3. Czego oczekujesz od odbiorcy?
4. Napisz wiadomość biznesową (poproś o jej sprawdzenie).
5. Wyślij.

Po co ulepszać wiadomości biznesowych?

Zanim pójdziemy dalej, zastanówmy się, po co właściwie miałbyś pisać lepiej wiadomości biznesowe?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym powodem jest zwiększenie swoich własnych umiejętności i poprawienie komunikacji pomiędzy sobą a innymi pracownikami firmy, w której pracujesz. Może to uczynić Cię bardziej wartościowym dla pracodawcy, pomóc w zdobyciu pracy lub awansu, a nawet poprawić Twoje wynagrodzenie! To nie jedyne powody, którymi powinieneś się kierować, zdobywając te umiejętności.

Pamiętaj, że ludzie biznesu są zabiegani, ale czy wiesz czym różni ich podejście do czytania?

• Po pierwsze szybko skanują informacje.
• Często czytają tylko główne punkty bez zagłębiania się w szczegóły.
• Interpretują też słowa na podstawie swojej wiedzy o danej dziedzinie i sytuacji.
• Nie skupiają się na formie wiadomości, ale na jej głównym przesłaniu.

Pisanie w sposób, który jasno komunikuje się z takimi czytelnikami, pomoże ci:

1. Zdecydowanie lepiej docierać ze swoimi wiadomościami do nich.
2. Skrócić czas podejmowania decyzji przez odbiorców.
3. Ulepszyć ogólną komunikację w swojej organizacji.
4. Być bardziej skutecznym w swojej pracy.
5. Zbudować swój wizerunek profesjonalisty komunikacji.

Ciekawe wyniki pokazuje badanie „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii”, przeprowadzone przez firmy Bee Different oraz Great-Digital w 2020 roku. Oczekiwania pracowników w stosunku do komunikacji firmowych, jasno obrazują w badaniu, jak istotne jest prawidłowe tworzenie wiadomości biznesowych. Szczególnie że to my jako liderzy odpowiadamy często za ich tworzenie.

Krok 1. Wiadomości biznesowe — zbudujmy proces.

Pierwszym krokiem jest zaplanowanie swojego pisania. Aby napisać dobrze wiadomości biznesowe, musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz przekazać i dlaczego jest to ważne dla Twoich odbiorców. Czego dokładnie chcesz, aby się nauczyli lub zrozumieli? Dlaczego powinni przeczytać tę wiadomość?

Proces ten dla mnie wyglądałby tak:

1. Odpowiedz sobie na pytanie: Kim jest Twój odbiorca?
   • Zdefiniowanie odbiorcy wiadomości pomoże ci dobrać odpowiednio słownictwo, formę wiadomości, ale również jej styl.
2. Wyznacz cel, jaki masz w pisaniu wiadomości biznesowej.
   • Jasno wyrażony cel pomoże ci tak skonstruować wiadomość, aby od razu było wiadomo, po co ją napisałeś i wysłałeś do odbiorcy (ów).
3. Określ, czego oczekujesz od odbiorcy, pisząc do niego.
   • To, czego oczekujesz od odbiorcy wraz z celem, najlepiej, abyś umieścił na samym początku wiadomości, wtedy Twój odbiorca będzie od razu wiedział, co chcesz, aby zrobił.
4. Napisz wiadomość biznesową, biorąc pod uwagę reguły z następnych punktów oraz do kogo i dlaczego piszesz. W tym kroku dobrze jest poprosić kogoś zaufanego o przeczytanie wiadomości.
5. Wyślij swoją wiadomość.
   • Tutaj mała podpowiedź — upewnij się, że wiadomość dotarła do odbiorcy — pamiętaj, to w Twoim interesie leży, aby wiadomość została przeczytana, samo jej wysłanie zazwyczaj nie wystarczy. Nie stosuj zasady „odpal i zapomnij”. Takie potraktowanie swoich wiadomości może spowodować brak odpowiedzi lub reakcji przez dłuższy czas.

Pamiętaj, że dobrze napisana wiadomość biznesowa wymaga:

• Jasnego i bezpośredniego stylu.
• Przejrzystej struktury.
• Sprecyzowanego celu Twojej wypowiedzi.
• Dokładnego określenia odbiorców, kim są i jaką wiedzę już posiadają.
• Kontekst musi pokazywać, że wiadomość jest wartościowa dla odbiorcy.

Używaj czasowników aktywnych zamiast pasywnych.

Zanim przejdziemy do reguł jak pisać wiadomości biznesowe, jeszcze jedna podpowiedź.

Tworząc wiadomości biznesowe, ważne jest, abyś używał czasowników aktywnych zamiast pasywnych. Czasowniki aktywne są bardziej bezpośrednie i skuteczne niż czasowniki bierne. Ustanawiają wyraźny podmiot i przedmiot, co sprawia, że Twój tekst jest łatwiejszy do zrozumienia i mniej dwuznaczny. Sprawdź te przykłady:

• „Wysłaliśmy fakturę dwa dni temu” kontra „Faktura została wysłana przez nas dwa dni temu”
• „Sprzedała swój samochód” kontra „Samochód został przez nią sprzedany”
• „Klient zadzwonił do nas” kontra „Zadzwonił do nas klient”

Krok.2. 8xK reguł pisania wiadomości biznesowych.

K jak Kompletna wiadomość biznesowa.

Pisząc w pracy, pamiętaj, że Twoja wiadomość musi być kompletna. To znaczy zawierać wszystkie informacje, które chciałeś w niej przekazać. Jednocześnie wiadomość musi zawierać ich tyle, aby odbiorca mógł podjąć decyzję bez zbędnego doprecyzowania lub dopytywania się o dodatkowe dane.
Nie rób założeń lub skrótów myślowych w swojej wiadomości. To, że Ty sam coś wiesz, nie znaczy, że Twój odbiorca też posiada tę samą wiedzę. Postaraj się pomyśleć tak jak twój odbiorca. Pisząc, myśl o jego perspektywie.

Przykład:
Wersja A: Hej. Zapraszam Was na cotygodniowe spotkanie. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

Osoba, która nigdy nie była na Waszym spotkaniu, może na nie nie dotrzeć! Wiadomość jest niekompletna i brakuje w niej informacji o miejscu i dacie spotkania. Jest jedynie godzina. Porównaj wersję A, z tą poniżej:

Wersja B:

Hej. Zapraszam Was na Piątkowe, cotygodniowe spotkanie do salki XYZ.10 na II piętrze budynku A. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

W pisaniu z perspektywy odbiorcy mogą ci pomóc odpowiedzi na pytania:

• Co jest głównym celem twojej wiadomości?
• Jakie informacje muszą być w niej zawarte?
• Co odbiorca wie w tym momencie?
• Co odbiorca chce i powinien wiedzieć?
• Jakiej akcji oczekujesz od odbiorcy?
• Czy pracowałem / kontaktowałem się wcześniej z odbiorcą?

Możesz również zastosować metodę odczytania swojej wiadomości, przez kogoś z Twojej pracy, kto jej wcześniej nie widział. Niech ta osoba postawi ci pytania i doda swoje uwagi.

K jak Krótka wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomości lub inne teksty biznesowe, pamiętaj o ich zwięzłości. O tym, aby były jak najkrótsze. Jeżeli masz do napisania e-mail, który trzeba przewijać kilkukrotnie na ekranie, skróć go. Większość Twoich odbiorców nie ma czasu na czytanie tak długich wiadomości.

Unikaj tak zwanych „rozwlekłych wyrażeń”. Takich jak na przykład:
– zła katastrofa,
– darmowy podarunek,
– planowanie z wyprzedzeniem.
Jak widać po tych wyrażeniach, raczej nie spotkasz się z dobrą katastrofą, za podarunki raczej się nie płaci, a gdy planujesz, to robisz na pewno z wyprzedzeniem.

Przyjrzyj się poniższemu przykładowi:

„Nowy komputer będzie miał obudowę koloru niebieskiego, narożniki obudowy będą miały zaokrąglony kształt, a otrzymamy go w miesiącu Kwietniu”.

– 18 słów

I spójrz na „mniej słowną” wersję:

„Nowy niebieski komputer z zaokrąglonymi narożnikami otrzymamy w Kwietniu”.

– 9 słów

Unikaj w swoich pisanych wiadomościach, nic nieznaczących zwrotów — może ci się wydawać, że są one grzecznościowe, ale nie wnoszą nic do informacji i powodują wydłużenie procesu czytania przez odbiorcę.

Chodzi mi o takie zwroty, jak:
– W związku z faktami / informacjami / etc. — zastąp przez: ponieważ.
– Piszę, ponieważ / w związku z — to oczywiste, że piszesz; jest to zbędny formalizm, a Twój odbiorca będzie musiał się w niego wczytywać.
– Ucieszy cię wiadomość / Będziesz szczęśliwy, gdy się dowiesz — pisanie o tym, w jakim stanie emocjonalnym powinien być Twój odbiorca, jest lekkim nadużyciem — lepiej napisać, że Ty się cieszysz, że przekazujesz wiadomość.

Również stosowanie znanych i często używanych zwrotów, ma moim zdaniem odwrotny skutek do zamierzonego. Przykłady takich zwrotów to:

• Jeżeli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, nie wahaj się je zadać.
• Jeżeli chcesz zadać mi dodatkowe pytania, proszę o kontakt.

Lepiej napisać taki zwrot w formie bardziej dostosowanej dla danego odbiorcy, zadając sobie trud, aby była ona bardziej osobista.

Np. „Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim nowym komputerze, napisz do mnie”.

K jak Klarowna wiadomość biznesowa.

Ten punkt jest jednym z najważniejszych. Twoje wiadomości biznesowe muszą być od początku pisane tak, aby je można było je interpretować tylko w jeden sposób. Pamiętaj, że Twoje przesłanie jest oczywiste i jasne dla Ciebie, ale ile jest czytelników wiadomości, tyle będziesz miał interpretacji. Pisząc wiadomości biznesowe, skupiaj się na tym, aby czytelnik dokładnie rozumiał, co miałeś na myśli.

Klarowana wiadomość powstanie, gdy zastosujesz po kolei poniższe kroki:

1. Ustal wcześniej cel swojej wiadomości.
2. Napisz wiadomość.
3. Zanalizuj swoją wiadomość, pytając:
   • Czy moja wiadomość będzie jasna dla czytelnika?
   • Czy użyłem zwykłych słów, a może żargonu?
   • Moja wiadomość jest uporządkowana logicznie?
   • Czy moja główna myśl / pytanie jest umieszczona na początku?
   • Jak i czy używam słów przejściowych takich jak: pierwszy, drugi, chociaż, ponieważ?
   • Jaka jest konotacja słów, których użyłem? Niektóre mają kilka znaczeń, np.: para — może oznaczać dwójkę ludzi lub wodę pod inną postacią.
4. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
5. Poproś inną osobę o jej przeczytanie i przekazanie jej zrozumienia.
6. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
7. Twoja wiadomość jest prawdopodobnie klarowna.

Poniżej kilka przykładów krótkich wiadomości, które można różnie interpretować i ich poprawione wersje.

K jak Konwersacyjny ton wiadomości biznesowej.

Jeżeli chcesz być skuteczny w pisaniu wiadomości biznesowych, używaj mniej formalnego, a bardziej konwersacyjnego tonu. Sztywny język i ton wypowiedzi powodują, że Twoje wiadomości będą brzmiały jak kontrakty lub formalne pisma. Staraj się używać mniej formalnego języka. Pytanie, jak to osiągnąć?

Najprostszą metodą, aby użyć konwersacyjnego stylu pisania, jest takie oto ćwiczenie:

1. Pomyśl, co zamierzasz napisać.
2. Zapytaj sam siebie, co powiedziałbyś, gdybyś chciał swoją wiadomość przekazać twarzą w twarz?
3. Zapisz tak stworzoną wiadomość i zastosuj do niej innego punkty 8xK.

Przyjrzyj się tym przykładom, czy powiedziałbyś do kogokolwiek:

Wręczając dokumenty: „W załączeniu znajdziesz dokumenty, o które prosiłeś”.

Czy raczej: „Proszę, o to dokumenty, o które prosiłeś” albo: „Dodałem dokumenty”?

Pamiętaj, że większość naszej komunikacji ma styl nieformalny. Przecież na co dzień, gdy spotykasz się ze swoimi kolegami i koleżankami w pracy, to nie rozmawiasz z nimi formalnym językiem i górnolotnymi wyrażeniami. Rozmawiacie zwyczajnie.

Zwróć jednocześnie uwagę, aby w swoich wiadomościach biznesowych nie używać jednocześnie wyrażeń żargonowych lub wręcz slangu. Naturalnie użyty styl konwersacyjny w Twoich wiadomościach biznesowych, będzie bardzo dobrze odbierany przez czytelników. Pomoże ci w uniknięciu bycia traktowanym jakby automat lub robot pisał Twoje wiadomości. Twoja komunikacja będzie odbierana normalnie jak rozmowa pomiędzy ludźmi.

K jak Koherentna wiadomość biznesowa.

Każda Twoja wiadomość biznesowa musi prezentować się spójnie. Powinieneś tak pisać, aby całość treści była powiązana z tezami lub ideami, które chcesz przekazać. Zwróć szczególnie uwagę na powiązania pomiędzy tematami, tezami, które Ty zapewne widzisz bardzo wyraźne. To, że coś jest dla Ciebie łatwe i zrozumiałe, to nie znaczy, że Twój odbiorca musi tak samo to postrzegać.

Jak możesz sobie pomóc, aby Twoja wiadomość biznesowa była koherentna?

Użyj kilku technik:

• Używaj słów łączących, tak aby zbudować odpowiednie przejścia pomiędzy zdaniami.
• Pokaż swojemu odbiorcy, że chcesz zmienić kierunek wypowiedzi.
• Poproś kogoś innego, kto niekoniecznie zna tematykę Twojej wiadomości, aby ja przeczytał i dał ci obiektywną informację zwrotną czy wszystko jest dla niej spójne.

Pamiętaj, że niezależnie czy Twoja wiadomość składa się jedynie z kilku zdań, czy kilku paragrafów, to całość musi być ze sobą powiązana i stanowić spójną całość.

K jak Kompetentna wiadomość biznesowa.

Treść Twojej wiadomości powinna być oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł. Pamiętaj, aby opierać się w swoich wiadomość o sprawdzone i rzetelne informacje. Tylko w ten sposób możesz budować swoją wiarygodność.

Jeżeli używasz jakiejś danej, ale nie masz dla niej potwierdzenia, możesz spowodować spadek zaufania do przekazywanych przez Ciebie wiadomości. Jednocześnie każda następna przekazywana przez Ciebie informacja, może być podwójnie sprawdzana. Dlatego tak ważne jest, abyś opierał się tylko o sprawdzone dane. Możesz oprzeć się o, krótką metodę sprawdzania wiarygodności informacji opisanej w artykule.

K jak Konkretna wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomość biznesową, zadbaj również o to, aby zawierała dokładne informacje, które nie wymagają żadnych interpretacji. Chodzi tutaj o to, aby nie używać niedookreślonych zwrotów typu: jakieś, kilka, wiele, dużo, często, etc. Zamiast nich używaj w swoich wiadomościach konkretne liczby lub określenia jednoznaczne.

Popatrz na przykład: „… Proszę Cię, abyś zorganizował kilka krzeseł i jakieś kartki na dzisiejsze spotkanie. …”

Czy to znaczy, że chce, aby Twój pracownik ustawił 3 czy 10 krzeseł ? I jakie kartki ma przynieść? Białe A4, czy może w kolorze czerwonym formatu B5? Również informacja, że to wszystko ma być na dzisiejsze spotkanie, nie jest precyzyjna. A co jeżeli potrzebujesz mieć zorganizowaną salkę minimum 30 minut przed spotkaniem ?

Popatrz na poprawioną wersję: „… Proszę Cię, abyś ustawił 6 krzeseł do godziny 17:40 na spotkanie o 18:00. Potrzebuje je mieć wcześniej. Rozłóż również kartki A4 do robienia notatek dla uczestników w ilości co najmniej 5 sztuk na osobę. …”

Czy teraz widzisz różnice? Czy odbiór takiej wiadomości będzie mniej jednoznaczny?

Sprawdź swoją wiadomość w kilku krokach:

• Zacznij od kwestionowania każdego stwierdzenia, które nie zawiera szczegółów.
• Poszukaj słów, które mogą mieć wiele znaczeń.
• Zamień te słowa, które zmuszają czytelnika do wyobrażenia sobie, co masz na myśli, na takie których Twoi czytelnicy nie będą mogli lub musieli interpretować.

Pamiętaj, że używanie konkretnego języka skutkuje mniejszą liczbą kolejnych wiadomości z prośbą o wyjaśnienie czegoś i mniejszą frustracją, ponieważ wszyscy rozumieją przesłanie.

K jak Kurtuazyjna wiadomość biznesowa.

Staraj się pisać w sposób uprzejmy, kurtuazyjny. Twoja wiadomość powinna być taktowna i uważna, tak aby nikogo nie urazić. Nasza ludzka natura już taka jest, że wszyscy chcemy wiedzieć, co nas czeka. I chcemy czytać wiadomości, które nie powodują, że zaczynamy się bronić lub obrażać.

Dlatego właśnie używaj pozytywnego tonu w stosunku do odbiorcy. Staraj się skupić na tym, co jest lub będzie dla niego korzystne, niż na tym, czego brakuje lub może nie być. Użycie negatywnych słów lub sformułowań może spowodować u Twojego odbiorcy reakcje defensywne i negatywne nastawienie do Ciebie. Popatrzmy na przykład:

„… Jest nam niezmiernie przykro z powodu awarii Pańskiego komputera. Jego usterka zostanie wkrótce naprawiona…” – w tym zdaniu podkreślono, negatywne uczucie przykrości, oraz to, że komputer miał awarie i usterka jest naprawiana.

Porównajmy to z drugą wiadomością: „… Pański naprawiony komputer zostanie dostarczony jutro po południu…” – w tej wiadomości w pozytywny sposób odnosimy się do awarii, ale już naprawionej. Jednocześnie dajemy jasny komunikat, że została ona usunięta i kiedy odbiorca może się spodziewać swojego komputera z powrotem.

„Pisząc wiadomości, pokazuj raczej, że szklanka jest w połowie pełna, niż w połowie pusta”.

Druga część uprzejmego pisania nazwałbym pisaniem o korzyściach odbiorcy. Metoda polega na skupieniu się na tym, jakie odbiorca będzie widział korzyści dla siebie w Twojej wiadomości. Staraj się skupić na jego punkcie widzenia, a nie na tym, co ty, jako pisarz, dajesz lub na swoim stanie emocjonalnym. Postaw się w sytuacji swojego czytelnika. Spróbuj myśleć jak ten czytelnik.

Zastanówmy się teraz wspólnie, jakbyś Ty zareagował na poniższe wiadomości:

„Jesteśmy szczęśliwi, mogąc przekazać ci 10 złotych rabatu”.

Widać, że autor skupił się na swoich odczuciach wobec samego rabatu. Popatrzmy na druga wersję:

„Otrzymasz od nas 10 złotych rabatu, abyś mógł kontynuować korzystanie z naszych wysokiej jakości usług.”

Uprzejme pisanie wiadomości to sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Ty jako autor sprawiasz, że ​​czytelnik czuje się doceniony.

Pamiętaj o poprawności językowej.

Pisanie wiadomości biznesowych wymaga od Ciebie również stosowania się do reguł gramatycznych, interpunkcji czy ortografii. Aby być uważnym za osobę profesjonalną, powinieneś się stosować do tych reguł. Niezależnie w jakim języku będziesz tworzył swoje wiadomości, zasady te są bardzo ważne. Również stosowanie reguł interpunkcji czy poprawnej gramatyki i stylistyki zwiększa czytelność i zrozumiałość Twojej wiadomości.

Ponieważ chciałbym, abyś miał dostęp do jak największej wiedzy od ekspertów, poniżej kilka linków do stron, na których poprawne pisanie w języku polskim jest opisane profesjonalnie:

https://www.superprof.pl/blog/przewodnik-jak-pisac-lepiej/,

https://buki.org.pl/news/jak-nauczyc-sie-pisac-bez-bledow-10-wskazowek/

Pamiętaj, że napisany przez Ciebie poprawna językowo wiadomość, da w rezultacie dobre pierwsze wrażenie na odbiorcy.

Praktyka czyni mistrza — ćwiczenia.

Praktyka czyni mistrza i dlatego im więcej piszesz, tym lepszy się stajesz. Dotyczy to wszystkich rodzajów tekstów, ale szczególnie tekstów biznesowych. Praktyka pomaga również zrozumieć, co piszą inni i co mają na myśli, używając swoich słów i zwrotów. Na przykład, jeśli ktoś mówi „Przepraszam, że przeszkadzam”, a potem przeprasza ponownie w innym e-mailu, może to wynikać z poczucia winy, że niepotrzebnie zawraca komuś głowę — a może z tego, że nie wie, jak inaczej przeprosić? Jeśli zastanowisz się nad tymi kwestiami przed napisaniem tekstu, pomoże to uczynić Twoje teksty bardziej zrozumiałymi dla innych osób, które je później przeczytają (i poprawi Twoje własne zrozumienie).

Dlatego właśnie, jeżeli masz taką możliwość, umów się z kimś znajomomym, na cotygodniowe ćwiczenie w pisaniu. Umówcie się tak, że Ty jako autor napiszesz jedną wiadomość na temat nieznany tej drugiej osobie. Wiadomość musi być czytelna, zrozumiałą i stosowała się do zasad 8xK. Twój odbiorca natomiast w odpowiedzi da ci konkretne uwagi, jak zrozumiał i odebrał Twoją wiadomość. W ten sposób możesz praktykować coraz bardziej swoje umiejętności w pisaniu.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz e-mail.

Pisząc wiadomości elektroniczne, dobrze, abyś używał kilku dodatkowych zasad:

• Pozdrowienie — na początku swojej wiadomości przywitaj odbiorcę po imieniu. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, użyj grzecznego powitania, takiego jak „Dzień dobry” lub „Witam”.
• Załączniki — pamiętaj, aby nie zapomnieć o dołączeniu wszelkich załączników, które są istotne dla Twojej wiadomości (takie jak pliki, zdjęcia itp.). Szczególnie jeżeli w treści wiadomości powołujesz się na ich dodanie.
• Temat — wybierz przejrzysty temat, który odzwierciedla, czego dotyczy ta wiadomość; jeśli w jednym e-mailu jest poruszonych kilka tematów, to oddziel je przecinkami. Nie pisz tutaj zbyt wielu linijek, ponieważ utrudni to czytanie innym; w razie potrzeby dodaj więcej szczegółów poniżej w głównej części wiadomości.
• Treść wiadomości — pisz zwięźle o tym, co ma być powiedziane, bez zbędnych informacji, nie powtarzaj się niepotrzebnie itp.
• Podpisz się jako nadawca — dobrze, abyś w stopce wiadomości umieścił klarowną informację o tym, kim jesteś (Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy) oraz przynajmniej telefon i adres e-mail. Jest to dobra praktyka, która pokazuje, że w profesjonalny sposób traktujesz swoje wiadomości.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz raport.

Pisząc raport, należy wziąć pod uwagę następujące zasady:

• Pisz raport w sposób uporządkowany. Oznacza to, że każda sekcja Twojego dokumentu powinna być odpowiednio zorganizowana i sformatowana, z nagłówkami i podtytułami, które wyraźnie wyznaczają strukturę dokumentu.
• Zastosuj spis treści. Spis treści pozwala czytelnikom nieobeznanym z Twoją tematyką szybko zrozumieć jej strukturę. Pomaga on również niektórym czytelnikom zlokalizować konkretne informacje w długich dokumentach poprzez wyszczególnienie numerów stron, na których pojawia się każdy element.
• Stosuj podtytuły w każdej sekcji dokumentu, aby czytelnicy mogli łatwo znaleźć konkretne tematy w nim zawarte (np. „Historia kapitalizmu”, „Powstanie i upadek komunizmu”). Możesz również umieścić podrozdziały pod tymi głównymi nagłówkami (np. „Wczesny kapitalizm”, „Późniejszy kapitalizm”).
• Używaj list, gdy jest to wskazane dla jasności lub podkreślenia (np. listy definicji lub celów), ale nie przesadzaj z ich stosowaniem, ponieważ utrudniają czytanie, jeśli są nadmiernie używane w całym zdaniu lub akapicie (np. unikaj pisania zdań takich jak to!).

Podsumowanie i co dalej.

Teraz czas na podsumowanie tego, czego się nauczyłeś. Mam nadzieję, że widzisz, że pisanie tekstów biznesowych nie jest tak trudne, jak niektórym się wydaje. Wszystko polega na obserwacji i zwracaniu uwagi na małe szczegóły, które robią różnicę w zrozumieniu i jasności:

• Pierwszym krokiem jest zrozumienie, o czym piszesz, a następnie napisanie konspektu.
• Potem zacznij od zdania tematycznego, które zainteresuje czytelnika do przeczytania dalszej części Twojego tekstu. Tutaj również możesz użyć list lub porównań (tu większość osób zawodzi).
• Podczas pisania pamiętaj, że używanie wypunktowań zamiast akapitów ułatwia czytanie Twoim odbiorcom (nie zapomnij o podtytułach!).

I wreszcie… Nie zapomnij o korekcie! Niech ktoś inny przejrzy Twoją pracę przed wysłaniem jej w świat, aby mógł ci wskazać wszelkie błędy lub problemy z jasnością i zrozumieniem — w ten sposób nikt nie wróci później, mówiąc „O czym w ogóle był ten artykuł?”.

W tym artykule poruszyłem wiele tematów i mam nadzieję, że wykorzystasz je do poprawy swojego pisania wiadomości biznesowych. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza, więc nie bój się wypróbować niektórych z tych zasad na własną rękę! Pamiętaj również, że każda praca lub branża ma swój własny styl pisania, który warto poznać, aby być jeszcze bardziej profesjonalnym. Miłego pisania!

Ponieważ artykuł ten powstał pod wpływem i z inspiracji kursu online, który obejrzałem, załączam tutaj odnośnik do niego i gorąco polecam wszystkich Was do jego przejścia: Business Writing Principles.

The post Osiem reguł jak pisać wiadomości biznesowe. first appeared on kuznia leaderow.

To taki zespół zmierza donikąd.

Czymże jest ta mityczna odpowiedzialność, o której piszę. Otóż dla mnie to dbanie każdego z członków zespołu o przestrzeganie wspólnych reguł. Dla mnie objawia się on w działaniu, mówieniu i myśleniu każdego z członków zespołu. Bardziej dobitnie, jest to pozbycie się lub świadome unikanie egoizmu w pracy grupowej. Unikanie mówienia i myślenia, „to nie ja zrobiłem”, „to nie moja wina”, „niech ktoś to naprawi”.

Jak pisał Lencioni „jeśli chodzi o pracę zespołową, to definiuję odpowiedzialność jako chęć członków zespołu do wzajemnego zwracania sobie uwagi, gdy łamane są standardy określone przez grupę.”

I co ważniejsze tak zdefiniowana odpowiedzialność, nie wymaga współudziału lidera!

Zaraz, zapewne zapytasz, ale jak to? Odpowiedzialność i brak lidera? Przecież członkowie zespołu potrzebują kogoś, kto odpowiada za to, i za tamto… A to za akceptację urlopów, a to za rozmowy z klientem. To prawda. Natomiast gdy zbudujesz w swoich ludziach poczucie odpowiedzialności za reguły pracy, to oni sami będą ich pilnować. Twoim zadaniem jako lidera, jest nauczenie każdej osoby w zespole, odpowiedzialności za innych.

Typy odpowiedzialności w zespole.

Aby jeszcze lepiej zrozumieć i móc wytłumaczyć, o jaki typ odpowiedzialności nam chodzi, przyjrzyj się dwom jego rodzajom. Definiuje je jako:

• Indywidualna odpowiedzialność,
• Współdzielona lub wspólna odpowiedzialność.

Indywidualna odpowiedzialność.

Kiedy o niej piszę, mam na myśli tą osobistą, indywidualną odpowiedzialność każdego z członków zespołu za wykonanie swoich własnych zadań. Za swoją pracę. Za swoje akcje i zachowania. Ta odpowiedzialność jest potrzebna, aby każdy z członków zespołu wykonywał swoje obowiązki i osiągał przypisane mu cele.

Indywidualna odpowiedzialność powstaje gdy, dany członek zespołu:

• Zobowiązuje się do wykonania zadania.
• Przyznaje się do trudności, jeśli występują.
• Otwarcie komunikuje postępy swojej pracy.

Wspólna odpowiedzialność.

Gdy cały zespół dzieli odpowiedzialność za powodzenie projektu, zespół jest bardziej responsywny i niezawodny, a klient otrzymuje najlepszą możliwą obsługę. Ponadto wspólna odpowiedzialność zwiększa produktywność i wydajność.

Wspólna odpowiedzialność powstaje, gdy członkowie zespołu:

• Angażują się w realizację przydzielonych im zadań, ale równocześnie pomagają innym w dotrzymaniu terminów.
• Interesują się pracą wykonywaną przez innych członków zespołu i swobodnie udostępniaj istotne informacje.
• Koncentrują się na rozwiązywaniu problemów, a nie na obwinianiu innych, za ich niepowodzenia.

Połączenie sił to początek pozostanie razem to postęp, wspólna praca to sukces.

Henry Ford

Definiowanie odpowiedzialności.

Moim zdaniem ten drugi typ współodpowiedzialności członków zespołu za zachowania i wyniki całej grupy jest najważniejszy. Wielokrotnie widziałem jak cudownie działa na zespół odpowiedzialność wynikająca z presji jej członków. Grając za młodu w siatkówkę, wielokrotnie obserwowałem jak niechęć do sprawienia zawodu kolegom, powodowała, że nawet słabsi gracze dawali z siebie wszystko, a zespół wygrywał mecze. Te same zachowania odnalazłem dużo później, pracując w zespołach IT. Nacisk grupy często powodował, że członkowie zespołu pilnowali standardów swoich zachowań i pracy.

Natomiast gdy zaczynasz w zespole słyszeć, że „ja swoje zrobiłem”. Lub też „to ktoś inny nie dokończył”. Albo jeszcze gorzej: „to XYZ zawalił nasz plan”. Są to sygnały, że w Twoim zespole nie ma współodpowiedzialności za pracę całego zespołu. Wzajemne obwinianie się. Zwalanie winy na innych. Oraz ogólna mała chęć rzeczywistej pomocy i zwracania uwagi na zachowania innych osób, jasno wskazują na problem z odpowiedzialnością.

Dodatkowo w zespołach o słabej współodpowiedzialności, często zdarza się, że odpowiedzialność za całość pracy zespołu jest „przerzucana” na lidera. Według zespołu to on powinien zawsze korygować zachowania i złą pracę każdego z członków zespołu. Takie oczekiwanie powoduje potrzebę wykorzystywania przez lidera różnego rodzaju nagan lub kar. A one z reguły działają o wiele słabiej, niż nacisk zespołu i strach przed rozczarowaniem własnych kolegów.

Wspólna odpowiedzialność — To do czego potrzebny jest lider?

Zaraz, ale możesz zapytać, to do czego potrzebny jest lider? Jeżeli w tej całej odpowiedzialności chodzi o to, aby sami członkowie zespołu zwracali sobie nawzajem uwagę. Sami odpowiadali za zachowania i pracę zespołu? Ironicznie, to właśnie lider poprzez swoją postawę i zachowania, powinien budować kulturę współodpowiedzialności. Jak ma to robić?

Dawanie przykładu.

Po pierwsze, lider powinien stosować się jak pilniej do reguł pracy przyjętych w zespole. A jeżeli je przekracza, to w jasny sposób przeprosić za to i poprawić swoje zachowanie.

Zwracanie uwagi na przekraczane zachowania.

Po drugie jako lider masz nadal pełne prawo zwracać uwagę innym na ich zachowania, a nie tylko na słabe wyniki pracy. Korzystaj z tego przywileju, jednocześnie zwracaj uwagę całemu zespołowi, że każdy powinien przywoływać innych do porządku, jeżeli ci przekraczają ustalone normy.

Uczenie dawania feedbacku.

Jako lider ponosisz również odpowiedzialność za naukę dawania informacji zwrotnej. Pamiętaj, że nie wszyscy umieją i lubią tę formę współpracy, mimo iż jest ona najlepszą metodą korygowania niepożądanych zachowań.

Podejście do dawania informacji zwrotnej.

Jak już pisałem w artykule, Feedback, informacja zwrotna, pochwała lub negatywna opinia, często używane w kontekście poprawiania skuteczności pracy pracowników. Z mojego doświadczenia jedno z najważniejszych zadań każdego lidera i jednocześnie jedno z najtrudniejszych. Jak pisze Ken Blanchard w swojej książce „Przywództwo Wyższego Stopnia”: „… Czy możecie sobie wyobrazić, że ćwiczycie do Olimpiady i nie ma nikogo, kto mówiłby Wam, jak szybko biegacie lub jak daleko skaczecie? Idea wydaje się niedorzeczna, a mimo to wielu ludzi pracuje w próżni w swoich organizacjach, bez wiedzy o tym, jak wykonują swoją pracę”.

Ważne, abyś jako lider zwrócił uwagę na dawanie informacji zwrotnej nie tylko o rezultatach i wynikach. Dodaj również informację o zachowaniach — czy były pozytywne, czy wymagały poprawy. Czy dana osoba przekraczała ustalone w zespole normy, czy też nie? Tylko tak skonstruowana informacja zwrotna, pozwoli w zespole na poprawienie zachowań i standardów pracy. Jeszcze ważniejsze jest to, abyś, uczył swoich ludzi dawania sobie nawzajem informacji zwrotnej!

Zwiększ odpowiedzialność i naucz ich dawania informacji zwrotnej.

Jeżeli chcesz zwiększyć odpowiedzialność swoich ludzi wobec pracy zespołu, szczególnie wobec zachowań panujących w nim. To dobrze, abyś przekazał im podstawową wiedzę o dawaniu informacji zwrotnej. I to nie tej, do której przygotowujesz się, robiąc spotkania jeden na jeden lub oceny roczne, kwartalne, etc. chodzi o to, aby Twoi ludzie potrafili, dać feedback tu i teraz gdy coś pozytywnego lub negatywnego się zadzieje.

Feedback na poczekaniu — prosta forma dawania informacji zwrotnej.

Pokaż, jako pierwszą proponuję metodę zwaną feedback na poczekaniu. Metoda ta jak wiele innych opiera się na faktach i profesjonalizmie w jej przekazywaniu. Odróżnia ją jednak od innych metod praktycznie natychmiastowe przekazywanie informacji zwrotnej. Stąd też nadaje się najbardziej do dawania rad i ocen w ramach wystąpienia jakiegoś zdarzenia.

Przykład: „Dziękuję Ci Janku za dobrze poprowadzone demo. Bardzo jasno i precyzyjnie przedstawiłeś wszystkie elementy naszego produktu. Chciałbym Ci zasugerować jedynie, abyś następnym razem dodał trochę więcej kontekstu przed główną prezentacją. Pomoże to naszemu klientowi łatwiej zrozumieć nasz produkt”.

Przykład II: „Dziękuję wszystkim za punktualność przybycia na spotkanie.” lub „Janku proszę, abyś następnym razem nie spóźniał się na spotkanie, ponieważ okazujesz zespołowi brak szacunku.”

Jak widać na przykładach takie przekazanie informacji zwrotnej, praktycznie zaraz po zdarzeniu, pozwala na jego omówienie wręcz „na żywo”. Tak szybko przedstawiona informacja zwrotna, będzie również lepiej zapamiętana jako lekcja na przyszłość, z której wnioski zostaną wykorzystane. Dodatkowym atutem dawania feedbacku na poczekaniu, jest to, że możemy na bieżąco wzmacniać pozytywne zachowania — chwaląc swoich pracowników, lub korygować ich negatywne postępowanie.

Formułowanie informacji zwrotnej.

Zwróć również uwagę swoim ludziom, jak wygląda dobrze skonstruowana informacja zwrotna.

Odpowiedzialność zespołowa — ćwiczenia.

Aby móc jeszcze bardziej zwiększać odpowiedzialność w swoich zespołach, wypróbuj poniższe ćwiczenia czy techniki.

Ćwiczenie z dawania publicznej informacji zwrotnej.

W książce „Przezwyciężanie Pięciu Dysfunkcji Pracy Zespołowej” Patrick Lencioni opisał bardzo ciekawe ćwiczenie zespołowe. Miałem okazję je przeżyć, w nieco zmienionej formie, ale nadal z podobnym rezultatem.

Kolejne kroki:

1. Poproś, aby każdy z członków zespołu odpowiedział na poniższe pytania (z wyjątkiem siebie samego) i zapisał odpowiedzi:
   • Jaka cecha w zachowaniu danej osoby wpływa najmocniej na wzrost efektywności zespołu? (Podaj silną stronę tej osoby)
   • Jaka cecha wybranej osoby dotycząca jej zachowania najsilniej przyczynia się do spadku efektywności zespołu? (Podaj słabą stronę danej osoby; zachowanie, które jest niepożądane).
2. Po spisaniu odpowiedzi, po kolei każdy niech odczyta pozytywne opinie na temat lidera zespołu.
3. Następnie lider powinien skomentować to, co usłyszał. Możesz jako prowadzący zapytać: „czy to zostało powiedziane, jest zaskakujące?” lub „czy trzeba coś dodatkowo wyjaśnić?”.
4. Następnie każdy z członków zespołu odczytuje negatywne opinie na temat lidera.
5. Podobnie jak w punkcie 3, omówcie wspólnie z liderem wyrażone informacje.
6. Następnie omówcie tak samo, jak w punktach od 2 do 5, informacje o każdej osobie z zespołu.
7. Po wszystkich rundach wypowiedzenia informacji zwrotnej poproś, aby każdy z obecnych członków zespołu, przedstawił jeden lub dwa obszary, nad którymi będzie pracował z celu ich ulepszenia. Najlepiej, jeżeli ustalicie, że te obszary zostaną spisane i przesłane do lidera.
8. Ustalcie następne spotkanie, na którym każdy z członków zespołu powinien zdać relację z postępów w poprawianiu swoich zachowań.

Poranne spotkania.

Drugim prostym ćwiczeniem lub dobrą praktyką, jest to co, proponuje jedna z metod pracy zwinnej. Codziennie rano lub w innym ustalonym czasie, cały zespół spotyka się i każdy opowiada, nad czym pracuje w danym momencie. Jednocześnie każdy opowiada, na jakie problemy się natknął lub prosi o pomoc innych członków zespołu. Bardzo ważne jest, aby wypowiedzi te były krótkie i były prezentowane w krótkim czasie przez każdego, np. 30 sekund.

Zasadą tego spotkania jest również, aby każda osoba z zespołu mogła zareagować na wypowiedzi innych i powiedzieć wprost, jeżeli uważa, że to, co dany członek zespoły planuje robić, jest niepotrzebne jej zdaniem do osiągania wspólnych celów.

Publiczna analiza postępów pracy.

Dodatkową metodą rozszerzającą poranne spotkania, jest przedstawianie w dowolnej formie postępów prac zespołu. Ja często stosuję tablicę z zadaniami w formie znanej metody Kanban, która pozwala pokazać które zadanie jest w jakim stanie. Drugą metodą, którą stosuję, jest prezentowanie zespołowi wykresu z postępów ich pracy i dyskusję na temat rzeczy, które blokują lub przeciwdziałają postępowi osiągania wyników.

Podsumowanie

Osiąganie wspólnej odpowiedzialności w zespole będzie łatwiejsze, gdy wypracujesz w zespole zaufanie. Popracujesz nad konstruktywnym konfliktem. Oraz będziecie ćwiczyli zaangażowanie. Te trzy tematy omówiłem już w poprzednich artykułach: budowanie zaufania, trening konfliktu oraz rozwijanie zaangażowania.

Uwaga: linki do wymienionych książek są t.zw. linkami afiliacyjnymi. Jeśli skorzystasz z któregoś z tych produktów po kliknięciu linku na mojej stronie, otrzymam z tego tytułu prowizję. Piszę o tym, ponieważ dbam o przejrzystość moich działań i chcę, abyś miał 100% pewności, że dla Ciebie nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.

The post Zanika odpowiedzialność? Twój zespół sam siebie niszczy! first appeared on kuznia leaderow.

Czym jest facylitacja?

Książkowa definicja, którą podaje słownik Cambridge, brzmi tak: „facylitacja to czynność pomagania innym osobom, w radzeniu sobie z procesem lub osiągnięciu porozumienia, lub rozwiązania bez bezpośredniego angażowania się w proces, dyskusję itp.”

Mój termin na facylitacje to „aktywna bezstronność”.

Mamy definicje, ale o co tak naprawdę chodzi w tej całej facylitacji. Otóż na części spotkań, dyskusji lub w trakcie innych interakcji grupowych, osoba prowadząca je powinna odblokowywać i wspierać sam proces rozmowy. Skupiać uczestników na osiąganiu wspólnych odpowiedzi, rozwiązań. Powinna zwiększać skupienie grupy na osiąganiu celów spotkania, a nie dyskusji, która nie kończy się żadnymi konkluzjami. Można wręcz nazwać facylitatora, jako tego, który powoduje, że spotkanie staje się produktywne.

Jednocześnie musisz zwrócić uwagę, że facylitator nie ma zadania znaleźć rozwiązanie. Jego celem jest poprowadzić rozmowę w zespole tak, aby jego członkowie sami odszukali sposób. Dlatego właśnie prowadzący powinien mieć praktyczną wiedzę o ludzkich i grupowych zachowaniach. Powinien potrafić je wykorzystać, wspierając proces dyskusji i dochodzenia do wspólnych celów na spotkaniach zespołu.

W trakcie facylitacji powinieneś wykorzystać wiele różnych technik. Lista tych umiejętności i technik zaczyna się od rozwiązywania problemów, poprzez podejmowanie decyzji, aż do zarządzania zespołem i komunikacją. Często będzie również potrzebna umiejętność rozwiązywania konfliktów, a właściwie ich prawidłowe zarządzenie.

W dalszej części artykułu opisuję potrzebne moim zdaniem umiejętności oraz podaję kilka sprawdzonych i jednocześnie skutecznych technik facylitacji spotkań.

Facylitacja a prezentacja — jakie są różnice pomiędzy nimi?

Aby jeszcze lepiej zrozumieć, czym jest facylitacja, porównajmy ją z umiejętnością prezentowania. Ta druga umiejętność często wykorzystywana w trakcie szkoleń czy spotkań biznesowych. Jednakże różni się znacząco od facylitacji. Spójrzmy na różnice zebrane poniżej.

Facylitacja — potrzebne umiejętności

Facylitatorzy mogą mieć różne umiejętności oraz metody prowadzenia grupowych spotkań. Mogą stosować ich tylko kilka, na różne sposoby. Wydaje mi się jednak, że najlepsi facylitatorzy wykazują się umiejętnościami, takimi jak:

Jasne i precyzyjne komunikowanie oczekiwań.

Facylitacja powinna zaczynać się od jasnego i precyzyjnego postawienia oczekiwań i celów spotkania. Twoją rolą jest takie przekazanie i przedstawienie grupie instrukcji dotyczących zasad i oczekiwanych rezultatów spotkania, aby każdy je rozumiał. Pamiętaj, nie musisz uzyskiwać akceptacji wszystkich osób na podane zasady, ale ważne, aby je rozumieli i zgadzali się ich przestrzegać.

Jedną z najprostszych metod komunikacji instrukcji i oczekiwań w trakcie facylitacji, jest zdefiniowanie na samym początku spotkania „zasad współpracy” na spotkaniu i reguł działania w trakcie. Ja często stosuję tutaj takie zasady jak:

• Każdy ma prawo wypowiedzieć swoje zdanie.
• Nie wolno przerywać innym osobom w ich wypowiedziach.
• Każdy pomysł na rozwiązanie problemu jest dobry, nawet te najbardziej zadziwiające.
• Odzywamy się do siebie z szacunkiem, bez używania osobistych wycieczek.

Zachowywanie neutralności.

Jako facylitator, Twoim zadaniem jest być właścicielem procesu, zachowując jednocześnie neutralność w odniesieniu do treści. Nie próbuj wpływać na to, co tworzy zespołu, wyrażając swoją opinię, głosując nad decyzją lub oceniając wypowiedzi. Po prostu zachowaj obiektywną perspektywę i komentuj neutralnie, bez etykietowania ludzi lub ich krytykowania.

Jeśli twoja intuicja podpowiada ci, że grupa może popełniać błąd, zwróć się do nich, pytając zespół, co o tym myślą. Kiedy wtrącasz swoją opinię lub wpływasz na wynik dyskusji, grupa straci powiązanie z rozwiązaniem. Może wręcz postrzegać rozwiązanie końcowe jako Twoje, a nie własne. Zaowocuje to później w braku chęci jego zastosowania.

Dla facylitatora neutralność to często jedna z najtrudniejszych umiejętności do kontrolowania, zwłaszcza gdy jest on również członkiem zespołu ekspertów. W przypadku gdy chcesz przekazać zespołowi swoje opinie lub informacje, powiedz im wyraźnie, że odchodzisz z roli Facylitatora na rzecz Uczestnika. Zmień pozycję w sali, przekaż wiadomość, a następnie wróć do roli Facylitatora. Gdy facylitujesz spotkanie w ten sposób, zespół nie będzie zdezorientowany co do Twojej roli lub celu.

Działaj uczciwie.

To nie jest sytuacja, w której możesz udawać, że jesteś neutralny, a mimo tego mieć swoje silne nastawienie do tematu spotkania. Przedstaw grupie jasno swoją rolę jako facylitatora i ustal jasne granice na wczesnym etapie. Jeśli uważasz, że coś jest zbyt trudne dla grupy, znajdź sposób, by powiedzieć to z uczciwością. Jeśli jednak zauważysz potencjalny konflikt interesów lub wybierasz się na spotkanie, na którym masz jasną opinię na temat docelowy, poproś innego facylitatora o pomoc, abyś mógł wziąć udział w dyskusji.

Utrzymuj obiektywną, nieobronną, nieoceniającą postawę, a tylko wtedy facylitacja z Twojej strony będzie prawdziwa i udana. Utrata obiektywizmu podczas spotkania lub postawa defensywna, lub – co gorsza – osądzanie podczas dyskusji może utrudnić twoją zdolność „słyszenia” tego, co mówi zespół. Pamiętaj, w trakcie facylitacji nie chodzi o ciebie – chodzi o to, czego grupa potrzebuje, aby iść naprzód w kierunku rozwiązania. Miej świadomość swoich osobistych „emocjonalnych zapalników” i planuj sposoby radzenia sobie z nimi.

Planowanie procesu.

Po pierwsze musisz dobrze rozumieć cel spotkania, które będziesz facylitować. Następnie zaplanuj sobie kolejne etapy, które chcesz, aby się wydarzyły w trakcie jego trwania. Pamiętaj, aby w trakcie spotkania ufać właśnie temu planowi. Buduj go w taki sposób, aby ludzie mogli poprzez jego przejście, osiągnąć oczekiwane rezultaty. Rozwiązać postawione problemy.

To jest Twój proces, dzięki któremu ludzie, często rozpraszający się, w trakcie spotkania skutecznie podążali dzięki Tobie do celów i wyników. Zwracaj im uwagę, gdy odchodzą od planu spotkania. Przywołuj do porządku, jeżeli jest taka potrzeba, lub wręcz przerywaj niepotrzebne dyskusje i rozmowy. Jako facylitator to Ty jesteś odpowiedzialny za proces prowadzenia spotkania.

Zadawanie pytań.

Facylitator musi umieć zadawać właściwe, otwarte i dociekliwe pytania, stymulujące dyskusję. Stosowanie pytań, szczególnie tych otwartych będzie powodowało angażowanie się uczestników spotkania. Jednocześnie nie zapominaj, że facylitacja to czasami „zarządzanie ciszą”.

Prawie na pewno od czasu do czasu będziesz musiał poczekać na odpowiedź na zadane pytanie, powstrzymując siebie samego do mówienia. „Zarządzanie ciszą” jest skuteczną metodą na zaangażowanie innych ludzi w trakcie spotkania do mówienia. Mało kto jest w stanie wytrzymać dłużej trwającą ciszę.

Wspieranie środowiska łączącego uczestników.

Ważnym aspektem w trakcie facylitacji jest tworzenie atmosfery wyzwalającej szczerość i otwartość. Facylitator powinien zachęcać wszystkich uczestników spotkania do aktywnego angażowania się, ale powinien pamiętać o indywidualnym poziomie komfortu każdej z osób.

Dlatego tak ważne jest, abyś poprzez facylitację tworzył atmosferę życzliwości i równości każdej z osób. Gdy widzisz, że ktoś ze względu na nieśmiałość wycofuje się w trakcie wypowiedzi, bo ktoś inny mu przerwał, powinieneś wkroczyć. Przede wszystkim pozwolić dokończyć sobie nieśmiałej, która nie skończyła mówić. Wprowadzaj w ten sposób ład i równość w dyskusję.

Często, gdy na spotkaniu zbiera się zespół ekspertów, ich naturalną tendencją jest upewnianie się, że ich kompetencje zostały pokazane, a opinia wysłuchana. Niestety czasami kosztem niesłuchania innych. Twoja rola jako facylitatora polega na stworzeniu środowiska, które zachęci członków zespołu nie tylko do mówienia, ale także do słuchania pomysłów i otwartości na ich dopasowywanie na podstawie doświadczenia całej grupy. Chociaż możesz uszanować mądrość grupy, nie zakładaj, że Twój zespół ma takie samo przekonanie — pomóż im iść w tym kierunku!

Rozwiązywanie problemów.

Jako facylitator nie do ciebie należy wchodzenie i naprawianie problemów. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że cała grupa jest zaangażowana i podąża za procesem. A Ty jako facylitator powinieneś umieć stosować techniki grupowego rozwiązywania problemów. W najprostszej postaci będzie to kilka prostych kroków:

• Zdefiniowanie problemu
• ustalenie przyczyny
• rozważenie szeregu rozwiązań
• rozważenie zalet i wad rozwiązań
• wybór najlepszego rozwiązania
• wdrożenie rozwiązania
• ocena wyników.

Inną równie dobrą metodą poszukiwania rozwiązań problemów, jest technika 5 razy dlaczego. Jak już pisałem w innym artykule, rozwiązywanie problemów za pomocą tej metody jest bardzo skuteczne, ale najlepsze efekty osiąga się tylko w przypadku pewnych ich rodzajów.

Z mojego doświadczenia technika ta najlepiej sprawdzała się w poszukiwaniu przyczyn prostych problemów, które posiadały pojedyncze źródło powstania. Bardzo dobrze działa, gdy problem dotyczy błędu ludzkiego lub współpracy pomiędzy zespołami czy też działami. Okazuje się również pomocna w rozwiązywaniu drobnych problemów pracowniczych lub sporów.

W związku z tym, że rozwiązywanie problemów może powodować dużo rozbieżności w proponowanych pomysłach, facylitator powinien rozumieć i znać krytyczne myślenie. Najlepiej, gdyby potrafił ją objaśnić uczestnikom, tak aby stosowali je w trakcie dyskusji. Z pewnością będzie to powodowało większe skupienie na poszukiwaniu rozwiązań, a nie dyskusji dla samej dyskusji.

Słuchanie.

Facylitator musi aktywnie słuchać każda osoba w trakcie spotkania. Z pewnością więcej słuchać niż mówić. Jednocześnie łączyć aktywne słuchanie z empatią. Jego wyczucie i wczucie się w grupę, w skupienie na ludziach i emocjach, jakie wnoszą do spotkania, będzie pozwalało reagować odpowiednio na każdym etapie facylitacji.

Jednocześnie do słuchania, facylitacja wymaga odpowiedniego reagowania na wypowiedzi ludzi. Z pewnością ważne będzie używanie parafrazowania, podsumowywania oraz przekierowywania pytań lub komentarzy. To właśnie te techniki pokażą, że facylitator rozumie dyskusję i jest w 100% skupiony na jej przebiegu. Z kolei to będzie budowało zaufanie wśród uczestników.

Dostarczanie pozytywnych wzmocnień.

W trakcie facylitacji mogą zdarzyć się przykre dyskusje, czasami padną nieprzyjemne słowa. Staraj się adresować takie zachowania, wskazuj za każdym razem, czego oczekujesz zamiast niepożądanych zachowań. A gdy ktoś postępuje zgodnie z Twoimi oczekiwania, wręcz wskazuj grupie, że te zachowania są dla Ciebie pozytywne. Chwal publicznie przed całą grupą, te osoby, które swoim zachowaniem wzmacniają proces dochodzenia do rezultatów spotkania.

Angażowanie cichszych uczestników.

Każdy facylitator poprzez swoje akceptowanie innych osób oraz otwartość na różne pomysły i sugestie, będzie angażował cichszych uczestników. Jak już wspominałem, Twoją rolą jest bronienie swobody wypowiedzi każdej osoby, nawet tej, która zwyczaje „oddaje pola” w trakcie dyskusji. Przywoływanie innych, bardziej aktywnych członków zespołu, należy do Twoich zadań. Na pewno pomoże ci w tym również umiejętność empatycznego wchodzenia w cudze buty, tak aby rozumieć uczucia każdej z osób w trakcie facylitacji.

Rozwiązywanie konfliktu.

Facylitator powinien zdawać sobie sprawę z tego, że konflikt między członkami grupy jest naturalny i nie trzeba go tłumić, o ile jest wyrażany grzecznie i konstruktywnie. W trakcie facylitacji należy spodziewać się konfliktu i dopuszczać wręcz do jego pojawienia się. Więcej o trenowaniu konstruktywnego konfliktu i metodach radzenia sobie z nim podczas spotkań pisałem tutaj.

Skupianie na celu.

Facylitator musi być w stanie skoncentrować spotkanie na osiągnięciu określonego wcześniej wyniku. Osiągniesz to poprzez postawienie jasnych celów na początku spotkaniu, o czym już pisałem. W trakcie spotkania przypominaj grupie, co założyliście, aby wypracować. Zadawaj pytania w dyskusjach, związane z celami spotkania. Gdy widzisz, że grupa odchodzi od założonych celów spotkania, przerywaj i przekieruj dyskusję z powrotem na to, co związane z oczekiwanymi rezultatami.

Ważnym aspektem jest, aby w trakcie spotkania grupa miała dostęp do zobrazowanej wersji celów spotkania. Możesz to osiągnąć poprzez prezentację celów i oczekiwań na tablicy, w formie wydruku dla każdego z członków zespołu, prezentacji wyświetlanej na telewizorze lub projektorze.

Chęć samorozwoju i samoświadomości.

Posiadanie samoświadomości swoich mocnych i słabych stron jako facylitator jest ważną umiejętnością, którą możesz opanować. Zespoły mogą być najlepszymi „lusterkami”, ponieważ często są bardziej niż chętne do wyrażenia opinii — zarówno dobrych, jak i złych. Nie bierz tej opinii do siebie; zamiast tego użyj go, aby poprawić swoje podejście do facylitacji.

Pamiętaj, facylitacja nie jest umiejętnością statyczną. Wielcy facylitatorzy nieustannie uczą się i dostosowują metody, aby poprawić sukces.

Facylitacja – 5 metod na większe zaangażowanie.

• Nakreśl ramy. Zaplanuj dokładnie, czego oczekujesz od uczestników spotkania i przekaż im to na samym początku. Ludzie będą chętniej angażować się w spotkanie, jeżeli będę, rozumieli, co chcesz osiągnąć.
• Spraw, by ludzie zaczęli mówić od samego początku. Zacznij od prostego, bezpiecznego pytania. Nawet rozpoczęcie od swobodnej prezentacji samych siebie, sprawia, że ​​uczestnicy chętniej wezmą udział w dyskusji później.
• Podkręć energię. Od początku do końca pokaż swój entuzjazm do interakcji. Mów z dużą energią. Żywo reaguj na rozwijającą się dyskusję. Najgorsze co możesz zrobić to być flegmatycznym lub smutnym.
• Użyj fizycznej przestrzeni. Usiądź, oprzyj się o stół lub przemieść się w mniej centralne miejsce pomieszczenia. Zrób tak, aby przenieść uwagę z siebie na uczestników. Dobrą metodą jest siadanie w kręgu.
• Nawiąż kontakt wzrokowy z osobami. W przeciwieństwie do wzrokowego „zamiatania pokoju” skup się na osobach. Patrząc kolejno uczestnikom w oczy, będziesz niewerbalnie przekazywał zaproszenie do udziału.

Rady dla wirtualnych spotkań, w których nie mamy pełnej widoczności na nie werbalne komunikaty:

• Staraj się odczytywać intonację wypowiedzi poszczególnych osób, w zamian za brak kontakty wzrokowego i innych niewerbalnych sygnałów.
• Szukaj sygnałów zaangażowania, takich jak pisanie na czacie, żywe reakcje głosowe na zadawane pytania, aktywne używanie narzędzi, które być może wprowadziłeś na spotkanie wirtualne.
• Jeżeli to możliwe zawsze proś o włączenie kamerek lub innych metod przesyłania obrazu.
• Pamiętaj, cisza jest Twoim przyjacielem! Gdy zadasz pytanie, pozwól, aby cisza działała na Twoja korzyść.

Facylitacja – 5 sposobów na kontrolowanie procesu.

• Ustal zasady. Poinformuj ludzi, dlaczego potrzebujesz ich udziału i w przybliżeniu, jak długo ma trwać dyskusja. Wyraźnie przedstaw swoje oczekiwania na sposób prowadzenia spotkania oraz celów do osiągnięcia.
• Często podsumowuj oraz wskazuj kierunek. Pomyśl o tym, jak o przejściu do „dużego obrazu”: przypomnij ludziom, jakie są cele i zakres dyskusji, połącz je i wskaż wspólne tematy, podsumuj informacje i sposób ich wykorzystania.
• Zaparkuj. Uchwyć kluczowe punkty i przyszłe dyskusje na flipcharcie lub białej tablicy, aby oddalić się od tematów niezwiązanych z celami spotkania. Możesz w tym celu wprost wyrażać zdanie „zaparkujmy ten temat, ponieważ nie jest on przedmiotem spotkania”.
• Zadawaj pytania zamknięte, gdy chcesz spowolnić dyskusję i odzyskać kontrolę, Pytania zamknięte, które można odpowiedzieć, tak lub nie, pojedynczymi słowami lub krótkimi frazami.
• Miej świadomość, kiedy się zatrzymać. Zakończ dyskusję w odpowiednim czasie — gdy osiągniesz swój cel lub gdy dyskusja nie będzie już owocna. Zawsze dziękuj grupie za cenny wkład i starania w trakcie spotkania.

Facylitacja — zbiór technik i metod prowadzenia spotkań.

Poniżej znajdziesz opisy skutecznych moim zdaniem technik i metod prowadzenia spotkań. Pamiętaj, aby traktować każdy z nich jako podpowiedź i zmieniać je i poprawiać w zależności od swojego doświadczenia i wiedzy. Dla każdej z przykładowych technik facylitacji podałem kilka parametrów spotkań, w trakcie których dana metoda moim zdaniem się sprawdza:

• Czas spotkania,
• Ilość uczestników,
• Cel spotkania,
• Faza spotkania.

Przed spotkaniem — opis i agenda.

Metoda ta nie jest stricte facylitacją spotkania. Natomiast pozwala na jego zaplanowanie z wyprzedzeniem tak, aby późniejsze jego prowadzenie było łatwiejsze. Proponuję ją stosować zawsze wtedy, kiedy prowadzisz dane spotkanie po raz pierwszy w danej grupie, lub uczestnicy spotkania mogą się zmieniać.

Proces:

1. Przygotuj opis celu spotkania oraz jakich wniosków i/lub rezultatów oczekujesz po jego zakończeniu.
2. Opisz zasady obowiązujące w trakcie spotkania.
3. Przedstaw główne punkty agendy lub kroków spotkania, wraz z czasami ich trwania.
4. Wyślij powyższe informacje do wszystkich uczestników co najmniej tydzień przed spotkaniem oraz dla przypomnienia dzień przed.
5. O ile masz taką możliwość, zapisz wszystkie informacje, tak abyś mógł je przedstawić w trakcie spotkania.

Kim jesteś?

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o krótką wypowiedź na swój temat. Kim jest, czym się zajmuje i co lubi robić zawodowo i prywatnie.
2. Skup każdą wypowiedź na powiedzeniu kilku zdań i poproś grupę, aby przywitała każdego z mówiących.

Uwaga. Jeżeli ktoś będzie wyjątkowo nieśmiały, nie staraj się go zmuszać do mówienia dużej ilości zdań na swój temat. I z drugiej strony, gdy ktoś mówi dużo, jeżeli to możliwe pozwól mu na to.

Dwie prawdy, jeden fałsz.

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o przedstawienie dwóch prawdziwych zdań o sobie oraz jednego fałszywego.
2. Następnie grupa ma zgadnąć, która z przedstawionych wypowiedzi jest fałszywa, a które prawdziwe.
3. Przypomnij grupie, że nie chodzi o ocenianie innych osób, ale poznawanie się nawzajem.

Uwaga. To ćwiczenie na otwarcie spotkań, świetnie się sprawdzi, gdy osoby w grupie znają się już chwilę.

Co wnosisz na spotkanie?

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o krótką refleksję na temat części dnia poprzedzającego spotkanie. Mogą zapisać swoje odpowiedzi na pytania:
   • Jaki ma poziom energii w tym momencie?
   • Jakie zadania wykonywałem w ciągu dnia, przed spotkaniem?
   • Co zajmuje moje myśli? Co jeszcze muszę dzisiaj zrobić?
2. Następnie każda osoba opowiada swoje refleksje grupie.
3. Grupa nie ocenia ani nie komentuje wypowiedzi, po prostu słucha i dziękuje za wypowiedź.
4. Na zakończenie poproś, aby każdy z uczestników pozostawił swoje myśli i inne sprawy na boku, poza nurtem bieżącego spotkania. Dodaj, że jeżeli komuś to pomoże, niech zapisze swoje refleksje na kartce papieru, tak aby mógł wrócić do nich po zakończeniu spotkania.

Uwaga. To ćwiczenie na otwarcie spotkań, miej jednak na uwadze osoby introwertyczne, które mogą nie chcieć wypowiadać się zbyt kwieciście. Pozwól im na to. Pamiętaj, to ćwiczenie ma za zadanie uruchomić skupienie wśród ludzi nad spotkaniem, w którym biorą udział.

Uwaga 2. To ćwiczenie dobrze wykonać przed wskazaniem celu i zasad spotkania. Rozluźni ono atmosferę.

Jaki jest cel spotkania?

Facylitacja — proces.

1. Na początku spotkania przedstaw jego cel. Określ jasno, czego uczestnicy powinni spodziewać się jako wynik. Czego oczekujesz o nich, jakich aktywności wymagasz od uczestników.
2. Później krótko przedstaw agendę lub kolejne kroki procesu, jaki będzie obowiązywał w trakcie spotkania.
3. Następnie przedstaw zasady, jakie chcesz, aby każdy przestrzegał.
4. Zapytaj się uczestników czy wszystko jest jasne i czy zgadzają się z zasadami.
5. Wszystkie powyższe punkty zapisz na tablicy fizycznej, w postaci punktów lub karteczek samoprzylepnych (w wersji online na tablicy wirtualnej).

Uwaga. Ten krok jest bardzo ważny z Twojego punktu widzenia. Do zasad i celów spotkania będziesz mógł się odnosić w przypadku gdy grupa odbiegnie dyskusją w zupełnie inne rejony. Jeżeli wcześniej wykonałeś opis spotkania zawierający wymienione punkty i wysłałeś je do uczestników, możesz w tym kroku jedynie je przypomnieć.

Burza mózgów

Facylitacja — proces.

1. Zacznij od podstawowych zasad burzy mózgów. Ja stosuję takie:
   • Żaden pomysł nie jest krytykowany w trakcie ich generowania (tej zasady nie wolno zmieniać ;))
   • Każdy pomysł jest ważny.
   • Zależy nam na jak największej liczbie rozwiązań i pomysłów.
   • Należy modyfikować pomysły innych.
   • Zapisujemy wszystkie pomysły w jednym widocznym miejscu.
2. Zapytaj grupę, czy są gotowi przestrzegać tych zasad.
3. W razie braku zgody wypracuj wspólnie z grupą zadowalające ich reguły.
4. Włącz czasomierz i pozwól grupie generować pomysły. Niech spisują je na wspólnej tablicy lub własnych kartkach.
5. Gdy czas się skończy, niech każda osoba przedstawi swoje wyniki, krótko je omówi. Następnie wspólnie w grupie przedyskutujcie każdy z pomysłów.
6. Wybierzcie wspólnie te, które uznacie za możliwe do wdrożenia lub rozwiązujące problem.

Uwaga. Jeżeli usłyszysz krytykę pomysłów, przypominaj ludziom, że teraz nie jest dozwolone krytykowanie i na przyjrzenie się pomysłom jeszcze przyjdzie czas.

Otwarta dyskusja.

Facylitacja — proces.

1. Krótko wyjaśnij cel, temat oraz rezultat, jaki powinna osiągnąć otwarta dyskusja.
2. Po wprowadzeniu ustaw czas.
3. Rozpocznij dyskusję.
4. Podsumuj dyskusję i jeżeli umówiliście się na spisanie wniosków, przedstaw je.

Porada. Mimo że jest to najczęściej stosowany i najprostszy format, jest on najtrudniejszy do facylitacji. Bez niej dyskusja może stać się nudna, frustrująca i ostatecznie nieproduktywna. Kiedy tak się stanie, pomocnym może być przejście na inny format, np. praca w małych grupach, indywidualne pisanie itp.

Zapytaj eksperta.

Facylitacja — proces.

1. Wybierzcie wspólnie spośród grona uczestników osobę, która ma odgrywać rolę „eksperta”.
2. Zachęć go, aby usiadł przed grupą.
3. Ustaw czas dla rundy pytań i poproś resztę uczestników o ich zadawanie.
4. Potraktujcie proces jak luźną rozmowę w salonie z naszym „ekspertem”, który jest w stanie nam pomóc.
5. Poproś pytającego, by po uzyskaniu odpowiedzi na swoje pytanie spisał uwagi/komentarze oraz zadawał kolejne pytanie.
6. Następnie ustalcie w grupie czy chcecie powtórzyć proces z tym samym „ekspertem” lub z nowym – tyle rund, ile chce grupa.
7. Wygenerowane odpowiedzi od „ekspertów” użyjcie jako wnioski lub rozwiązania problemu.

Uwaga. Zanim zaczniesz prace tą metodą, zapytaj grupę i upewnij się, czy są zainteresowani danym tematem.

Akwarium

Facylitacja — proces.

1. Zaproś jedną grupę uczestników do „akwarium” – na krzesła na środku, a resztę grupy poproś o ustawienie krzeseł w formie koła.
2. Poproś grupę w „akwarium”, aby omówiła dany problem w ustalonym wcześniej czasie.
3. Poproś wszystkich pozostałych, aby pozostali cicho i uważnie słuchali.
4. Gdy czas minie, pozwól na zadawania pytań od reszty grupy do osób w „akwarium”. Zdefiniuj oczywiście ramy czasowe.
5. Przyprowadź kolejną grupę uczestników do „akwarium” i powtórz proces.

Porada. Ta metoda pozwala na dyskutowanie o sprawach bez konieczności wyjaśniania lub obrony swoich poglądów. Wzmaga ona zrozumienie pośród uczestników i buduje porozumienie, gdy są znaczne róznice pomiędzy nimi.

1-2-4

Facylitacja — proces.

1. Poszukiwanie przyczyn problemu.
   1. Poproś uczestników o samodzielne wypisanie przyczyn problemu lub własnych opinii na dany temat.
   2. Następnie poproś ich o stworzenie 2-osobowych zespołów i w zespołach przedyskutowanie swoich opinii oraz wspólną decyzję, które z nich chcą przedstawić dalej — Ogranicz ilość opinii do dwóch-trzech dla każdej z grup.
   3. W następnej rundzie poproś uczestników o stworzenie 4-osobowych grup (niech połączą swoje pary). Jak poprzednio grupa ma za zadanie wygenerować na podstawie wcześniejszych opinii, dwie do trzech, które przedstawią w następnej rundzie.
   4. W ostatniej rundzie niech jedna osoba z każdej z grup przedstawi wybrane opinie — przyczyny powstania problemu.
   5. Pozwól wszystkim uczestnikom na zadawanie pytań.
   6. Zapiszcie wszystkie opinie i wnioski z dyskusji na tablicy.
2. Faza druga – poszukiwanie rozwiązań.
   1. Poproś uczestników o samodzielne wypisanie pomysłów na rozwiązanie problemu.
   2. Następnie poproś ich o stworzenie 2-osobowych zespołów i w zespołach przedyskutowanie swoich pomysłów oraz wspólną decyzję, które z nich chcą przedstawić dalej — Ogranicz ilość pomysłów do dwóch-trzech dla każdej z grup.
   3. W następnej rundzie poproś uczestników o stworzenie 4-osobowych grup (niech połączą swoje pary). Jak poprzednio grupa ma za zadanie wygenerować na podstawie wcześniejszych pomysłów, dwie do trzech, które przedstawią w następnej rundzie.
   4. W ostatniej rundzie niech jedna osoba z każdej z grup przedstawi wybrane pomysły.
   5. Pozwól wszystkim uczestnikom na zadawanie pytań odnośnie do pomysłów.
   6. Zapiszcie wszystkie pomysły na tablicy.
3. W ostatnim kroku spotkania, na podstawie wygenerowanych pomysłów, porozmawiajcie kto i w jakim terminie zajmie się wdrażaniem danego rozwiązania.

Porada. W trakcie tej metody ważne, aby uczestnicy nie zmieniali grup w trakcie faz: generowania pomysłów i wybierania rozwiązań. Natomiast mogą się wymieszać pomiędzy fazami.

Głosowanie za pomocą kropek.

Facylitacja — proces.

1. Na tablicy wypisz lub w inny sposób zobrazuj wypracowane przez grupę rozwiązania problemów, lub proponowane akcje do wykonania — spisane we wcześniejszych częściach spotkania.
2. Poproś grupę, aby każdy z jej uczestników zagłosował na wybrane przez niego rozwiązania / akcje, stawiając kropkę lub inny znaczek obok niego. Uczestnicy mają wybierać te rozwiązania / akcje, które uważają za najlepsze lub najbardziej pasujące do rozwiązywanego tematu, lub problemu.
3. Ogranicz ilość możliwych kropek/znaczków do postawienia przez każdego uczestnika do np. 3 lub 5 na każdą osobę — zależnie od ilości tematów i uczestników.
4. Podsumuj spotkanie poprzez pokazanie grupie, które z rozwiązań lub akcji mają największą ilość punktów.
5. Poproś uczestników o wybranie osób, które będą wdrażały rozwiązania lub prowadziły wybrane akcje.

Porada. Ta metoda pozwala na demokratyczne wybranie rozwiązań, co do których większość uczestników będzie się skłaniała, co zwiększa szanse ich wdrożenia. Bardzo ważne jest przy jej stosowaniu, abyś upewnił się, czy grupa rozumie wszystkie wypisane propozycje rozwiązań / akcji.

Szybka informacja zwrotna.

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego z uczestników, aby przygotował informację zwrotną na temat właśnie kończącego się spotkania.
2. Następnie poproś, aby każdy wypowiedział się krótko, co jego zdaniem poszło dobrze w trakcie spotkania, a co jego zdaniem można by następnym razem poprawić. Uczul uczestników, że dawana informacja zwrotna musi się zmieścić w dwóch-trzech zdaniach. Można tę metodę nazwać dawaniem feedback na jednym wdechu.
3. Notuj wypowiedzi uczestników, tak abyś mógł w przyszłości zastosować się do nich i poprawić metody facylitacji.

Porada. Dobrze jest spisać wszystkie wnioski i po spotkaniu dodać je do podsumowania spotkania.

Podsumowanie spotkania.

Facylitacja — proces.

Ten krok nie jest stricte facylitacją spotkania ani jego fazą. Jednakże warto go stosować.

1. Po spotkaniu zarejestruj wygenerowane pomysły i idee. Możesz zrobić zdjęcia lub zrzuty ekranu.
2. Spisz również wnioski i ustalone akcje / rozwiązania problemu, wraz z osobami, które będą pilnować ich wdrożenia oraz ustalonymi datami.
3. Zapisz również wnioski, jakie pojawiły się w ramach informacji zwrotnej o spotkaniu.
4. Wszystkie powyższe dane i informacje, zapisz w jednym miejscu, może to być email lub narzędzie online, i prześlij do wszystkich uczestników spotkania.
5. Pamiętaj, aby użyć zebranych informacji na następnym spotkaniu dotyczącym tych samych tematów.

Porada. Uczestnicy powinni czuć, że ustalone akcje / rozwiązania w trakcie spotkania, dzieją się faktycznie po nim. Tylko wtedy wypracujesz ich zaufanie do sensu prowadzonych spotkań.

The post Facylitacja pomoże ci zostać mistrzem spotkań! first appeared on kuznia leaderow.

Emocje w skrócie.

W artykule znajdziesz trochę teorii oraz praktyki. W wielkim skrócie zapraszam Cię do poznania listy emocji, opartych o koło emocji Plutchnika. Oczywiście znajdziesz pośród nich radość, spokój, ale również złość i smutek. W rezultacie zapoznasz się podstawami teorii, która stoi za podanym podziałem emocji.

Oczywiście w artykule znajdziesz opis niektórych emocji – tych podstawowych. Jednocześnie opisuję w zestawieniu objawy fizjologiczne pojawiające się z każda z wymienianych emocji oraz częste reakcje na nie:

• Ekstaza (radość).
• Podziw.
• Groza (strach).
• Zdumienie.
• Rozpacz/żal.
• Wstręt.
• Wściekłość.
• Czujność.

Na zakończenie będziesz mógł skorzystać z kilku metod wspomagających Twoje umiejętności rozpoznawania swoich emocji:

• Nazywanie swoich emocji pomoże ci w ich rozpoznawaniu,
• Komunikatu odzwierciedlający – praktykuj wyrażanie swoich emocji słowem

Oraz technik i metod pomagających w opanowywaniu swoich reakcji na pojawiające się emocje:

• Prowadź dziennik swoich emocji.
• Praktykuj relaksację.
• Ćwicz samoświadomość.
• Metoda STOPP.
• Zasada „wstrzymaj się z decyzją”.
• Użyj swojego ciała, aby zbudować chwilę dystansu.

Emocje – co to za zwierz?

Według definicji naukowych emocje to procesy psychiczne, które mają różne źródła powstania, ich przebieg i konsekwencje są złożone. Emocje są wynikiem nieuświadomionej lub świadomej oceny zdarzenia jako istotnie wpływającego na cele, lub interesy danej osoby.

Uff…. a tak bardziej po ludzku. Emocje odczuwamy, gdy coś, co się wydarzyło, uznajemy za zgodne lub niezgodne z tym, czego chcemy lub uważamy o danym zdarzeniu, lub też co sami myślimy w danej chwili. I mają one wpływ na to, jak się zachowamy w danej sytuacji. Bo powodują one tak zwane podsuwanie planów zachowań (psych. prompting).

Emocje odczuwane jak stan umysłu, mogą mieć towarzyszące sobie „objawy” w ciele lub Twoim zachowaniu. Przykładem jest odczuwanie zażenowania i często występujące wraz z nim rumieńce na twarzy.

Aby dopełnić „definicji” emocji, pamiętaj, proszę, że emocje odróżniamy od nastrojów czy uczuć, czasem ich trwania. Emocje zazwyczaj trwają kilka, kilkadziesiąt sekund. Natomiast nastroje czy też uczucia mogą trwać kilka godzin, czy nawet dni.

Czemu lider powinien znać emocje?

Przede wszystkim, jako liderowi, bardzo przyda ci się umiejętność rozpoznawania i nazywania swoich własnych emocji. Jest to niezbędne, abyś mógł mieć kontrolę nad zachowaniami i reakcjami, które mogą być wywołane przez emocje.

Bez wątpienia jako lider dobrze, abyś dostrzegał i nazywał emocje swoich ludzi. W zależności od potrzeb Twoich ludzi będziesz umieć wspomagać ich rozwój oraz reagować odpowiednio na zachowania swoich pracowników. Aby umieć robić to dobrze, zacznij jednak od siebie.

Oba przypadki rozpoznawanie emocji pomogą ci lepiej zarządzić zdarzeniami i sytuacjami. W szczególności wspomoże Cię w zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi czy konfliktowymi. Rozumienie emocji swoich podwładnych na pewno da ci szansę podejmowania lepszych decyzji w stosunku do nich.

Emocje podstawowe i ich kombinacje

Emocje podstawowe wymieniane w różny sposób przez kilku specjalistów w tej dziedzinie, są doświadczane i rozpoznawane we wszystkich kręgach ludzkich społeczności.

Według Paula Ekmana możemy rozróżnić takie emocje, jak: strach, złość, smutek, radość oraz wstręt. Podawał on również jako emocję podstawową zaskoczenie, ale później wycofał się z tego.

Natomiast Carroll Izard wymieniał jako podstawowe, następujące emocje: strach, złość, smutek, radość, wstręt, wstyd, poczucie winy, zaskoczenie, zainteresowanie i pogardę.

Inny badacz, Robert Plutchik, na podstawie swojej teorii ewolucyjnego rozwoju emocji, wymieniał osiem emocji podstawowych: ekstaza, podziw, przerażenie, zdumienie, rozpacz/żal, wstręt, wściekłość, czujność. Jego zdaniem emocje podstawowe i ich pochodne można zaprezentować w formie graficznej, jako koło emocji.

Koło emocji według Plutchnika pokazuje relacje pomiędzy emocjami podstawowymi a pochodnymi. I tak emocje umieszczone na tym samym kolorze, ale oddalające się od środka koła, obrazują intensywność emocji. Na przykład pogoda ducha jest pochodną radości, a ta bazuje na ekstazie.

Natomiast umiejscowienie na tym samym kole pokazuje stopień podobieństwa pomiędzy emocjami. Na przykład smutek jest bliższy zaskoczeniu niż strachowi.

Według Plutchnika emocje położone po przeciwstawnych stronach koła nie mogą być odczuwane jednocześnie i są emocjami przeciwnymi. Robert wskazał w swojej teorie, że pewne emocje mogą być odczuwane jednocześnie i wtedy można mówić o ich połączeniu i występowaniu nowej emocji. Taką mieszaniną jest np. miłość, złożona z radości i ufności.

Jak „czytać” swoje emocje?

Poniżej zebrałem wymieniane przez różne źródła objawy fizjologiczne i różne zachowania właściwe dla podstawowych emocji. Dzięki nim łatwiej rozpoznasz i nazwiesz swoje emocje. Pamiętaj, że możesz doświadczać w tym samym momencie kilku z nich nakładających się na siebie.

Emocja: Ekstaza (radość).

Emocja: Podziw.

Emocja: Groza (strach).

Emocja; Zdumienie.

Emocja: Rozpacz/żal.

Emocja: Wstręt.

Emocja: Wściekłość.

Emocja: Czujność.

Emocje – ćwiczenia w ich rozumieniu.

Nazywanie swoich emocji

Nazywanie własnych emocji to podstawa tego, aby nauczyć się nad nimi panować. Kiedy wiesz już, jakie emocje buzują w Tobie, możesz się im przyjrzeć. Niejako stanąć z boku i zastanowić jak na Ciebie wpływają.

Rozwijanie nazywania własnych emocji, będzie pomagać Ci w analizowaniu tego, co je wywołuje. I jednocześnie w odnajdywaniu tego, co ich działanie powoduje. Będziesz mógł zrozumieć, dlaczego wpadłeś w zły nastrój. Tudzież dlaczego akurat dzisiejszego dnia tryskach pozytywną energią.

Rozróżnienie emocji pozytywnych i negatywnych może przychodzić ci naturalnie. Sprawdź, czy jest ci trudniej odróżniać np. smutek, zmęczenie, a irytację lub zdenerwowanie. Staraj się nazywać swoje emocje jak najczęściej, aby coraz łatwiej je rozpoznawać i interpretować.

W ramach rozwijania umiejętności staraj się analizować wszystko to, co wywołuje u Ciebie emocje. Co szybko wprowadza cię w zły lub dobry nastrój oraz jak się zachowujesz, gdy pojawiają się konkretne emocje.

Ćwiczenie na teraz:

• Nazwij emocje, jakie odczuwasz w tej chwili.
• Jakie zachowania im towarzyszą?
• Jakie reakcje powodują?
• Co Twoim zdaniem wpłynęło na ich wywołanie?

Przeprowadzaj ćwiczenie we wsłuchiwaniu się w swoje emocje jak najczęściej.

Ćwiczenie komunikatu odzwierciedlającego

Ćwiczenie w wyrażaniu swoich emocji przed innymi, będzie dawało ci możliwość nie tylko ich poznania, ale również konfrontacji z Twoimi rozmówcami. Takie otwarte wyrażanie tego, co odczuwasz i dlaczego, pozwoli ci również na zacieśnianie relacji z innymi.

Komunikat odzwierciedlający emocje opiera się na dwóch podstawowych elementach:

• Określenia i nazwanie emocji.
• Wymienienie przyczyny / źródła emocji.

Przykład formułowania komunikatu:

Wydaje mi się, mam poczucie + nazwa emocji + nazwa przyczyny / źródła emocji.

Samo wypowiedzenie przez Ciebie nazwy emocji, nie jest całym komunikatem odzwierciedlającym. Ważne, abyś oprócz podawania nazwy emocji, którą odczuwasz, podawał również jej źródło. Dzięki temu Ty sam oraz osoby, z którymi rozmawiasz, będziecie mogli zanalizować Twoje emocje. W rezultacie będziesz mógł zdobywać coraz większa wiedze o sobie. Wiedza ta będzie pomagać ci w nauce panowania nad reakcjami na własne emocje.

Na koniec – techniki zarządzania reakcjami na emocje.

Na zakończenie dzielę się z Tobą kilkoma metodami i technikami pomagającymi w zarządzaniu Twoimi reakcjami na emocje. Pamiętaj, że nie możesz uniknąć odczuwania swoich emocji, są one wbudowane w Ciebie. Będzie je odczuwał niezależnie czy tego chcesz, czy nie.

Jednakże możesz zadziałać i nauczyć się spowalniać lub wręcz zmieniać swoje reakcje na odczuwane emocje. Pamiętaj, że pomiędzy Twoim działaniem w odpowiedzi na Twoje emocje, jesteś Ty sam. Im lepszy będziesz w rozpoznawaniu emocji, ich nazywaniu, tym łatwiej będzie ci kontrolować Twoje reakcje.

#1 metoda.

Pierwszą metodą, którą ci proponuję to długofalowe prowadzenie dziennika emocji. Opisywałem tę technikę w artykule https://kuznialeaderow.pl/dziennik-lidera-ktory-musisz-miec/.

#2 metoda.

Drugą techniką, którą dobrze, abyś poznał i praktykował, jest relaksacja. Jej szczegóły znajdziesz tutaj https://kuznialeaderow.pl/4-techniki-lidera-ktore-rozwina-twoje-skrzydla-jako-przywodcy/.

#3 metoda.

Trzecia technika polegająca na zwiększaniu Twojej samoświadomości wspomoże Cię również w opanowywaniu swoich emocji. Zajrzyj do wspominanego już artykułu https://kuznialeaderow.pl/4-techniki-lidera-ktore-rozwina-twoje-skrzydla-jako-przywodcy/.

#4 metoda.

Czwartą technikę, którą chcę ci zaproponować, można nazwać od pierwszych liter jako STOPP:

• Stop – zatrzymaj się i weź głęboki oddech.
• Obserwuj siebie samego. Na co zareagowałeś? Co myślisz i czujesz? Jakie emocjo się w Tobie obudziły? Co chciałbyś zrobić, powiedzieć?
• Perspektywa – spróbuj spojrzeć z dystansu na swoje emocje. Zastanów się, czy to, co wywołało emocje to fakt czy Twoje przekonanie? Może odnajdujesz inne spojrzenie na tę sytuację ? Czy to, co czujesz tu i teraz będzie ważne za kilka miesięcy ?
• Praktykuj to, co działa – wykonaj to, co jest dla Ciebie lub dla innych dobre. Zastanów się, czy to, co planujesz zrobić, jest najlepsze z perspektywy długoterminowej i krótkoterminowej.

#5 metoda.

Piątą techniką, a właściwie zasadą jest powstrzymanie się od podejmowania decyzji w momencie, gdy odczuwasz silne emocje. Postaraj się zastosować dowolną inną technikę, aby powstrzymać się od działania / decydowania, chociaż do momentu, w którym wpływ Twoich emocji osłabnie.

#6 metoda.

Szósta metoda to wykorzystanie własnego ciała do odwrócenia działania emocji na Ciebie. Skorzystaj z tych kroków:

• Zrób przerwę na oddech, a może nawet medytacje lub relaksację.
• Przede wszystkim zmień posturę ciała, rozluźnij mięśnie, w szczególności twarzy.
• Spróbuj pół usmiechu – wypogodź się i lekko unieś kąciki ust, dodaj do tego gest otwartych dłoni skierowanych od siebie.
• Zacznij oddychać przez przeponę i jednocześnie myśl „spokój” – może nawet wypowiedz to słowo.

The post Twoje emocje wpływają na zespół – naucz się o nie dbać. first appeared on kuznia leaderow.

Życzliwość w skrócie.

Czymże jest życzliwość? Ja rozumiem ją tak jak opisuje się ją w Wielkim Słowniku Języka Polskiego. „Życzliwość to cecha kogoś, kto lubi innych ludzi, chce ich dobra i gotów jest działać w tym celu, aby działo im się dobrze”. Przekładając tę definicję na bycie liderem, uważam, że każdy prawdziwy lider powinien działać na rzecz swoich pracowników. Tylko wtedy może on oczekiwać ich pełnego zaangażowania i wydajności. Możesz w prosty sposób, codziennie praktykować życzliwość w stosunku do swoich ludzi:

1. Prawdziwie słuchaj.
2. Okazuj zainteresowanie.
3. Oferuj pomoc.
4. Bądź dostępny.
5. Mów dziękuję.
6. Medytuj życzliwość.

Dodatkowo z kilku badań naukowych wynika, że ​​jeśli to Ty kierujesz, najlepszym sposobem skutecznego przewodzenia jest życzliwe traktowanie swoich ludzi. Odnajdziesz wiele badań, które poruszają ten aspekt:

1. Współczucie daje wyższy status.
2. Szczęśliwi pracownicy to zdrowi pracownicy.
3. Życzliwi pracodawcy zarządzają wydajnymi pracownikami.
4. Pozytywne nastawienie jest zaraźliwie.
5. Zaufanie liczy się najbardziej.
6. Kiedy pracownicy są najważniejsi, organizacja odnosi sukcesy.
7. Zaufanie popłaca.

Życzliwość w badaniach naukowych.

Poniżej znajdziesz kilka akapitów, pokazujących jak życzliwość była badana w badaniach naukowych. Możesz z nich wyciągnąć ciekawe wnioski dla siebie i swojego przywództwa.

1. Współczucie daje wyższy status.

Badania przeprowadzone dla Personality and Psychology Bulletin wykazały, że ludzie, którzy wydają się altruistyczni, mają wyższy status społeczny.

W trzech badaniach eksperymentalnych zbadano związek między altruistycznym zachowaniem a pojawieniem się hierarchii statusu w grupach. W każdym badaniu członkowie grupy stanęli przed dylematem społecznym, w którym mogliby przynieść własne korzyści lub swojej grupy.

Pierwsze badanie ujawniło, że w środowisku opartym na reputacji, gdy aktywności były publiczne, ludzie byli bardziej altruistyczni. W obu badaniach najbardziej altruistyczni członkowie uzyskali najwyższy status w swojej grupie i byli najczęściej wybierani w ramach grupowej współpracy.

Trzecie badanie wykazało, że wraz ze wzrostem kosztów altruizmu rosną również nagrody za status. Wyniki te potwierdzają przesłankę leżącą u podstaw konkurencyjnego altruizmu: jednostki mogą zachowywać się altruistycznie z powodów związanych z reputacją, ponieważ bardziej hojni otrzymują selektywne korzyści (związane ze statusem).

2. Szczęśliwi pracownicy to zdrowi pracownicy.

W badaniu Instytutu Karlińska przeanalizowano dane dotyczące stanu zdrowia ponad 3000 pracowników. Wyniki pokazały, że menedżerowie, którzy zachowywali się sprawiedliwie, rzadziej mieli w swoim zespole pracowników cierpiących na chorobę niedokrwienną serca niż osoby, które jej nie miały.

Inne badanie przeprowadzone przez Uniwersytet Michigan i Uniwersytet McGill dotyczyło ogólnego wpływu interakcji społecznych w miejscu pracy na zdrowie. Naukowcy odkryli, że kontakty towarzyskie mają znaczący wpływ fizjologiczny. Pracownicy, którzy napotkali pozytywne interakcje w miejscu pracy, wykazywali niższe tętno i ciśnienie krwi oraz mieli silniejszy układ odpornościowy niż ci, którzy tego nie robili.

3. Życzliwi pracodawcy zarządzają wydajnymi pracownikami.

Badanie przeprowadzone przez Journal of Product Innovation Management analizowało wpływ postrzeganej uczciwości zarówno na wyniki indywidualne, jak i ogólne wyniki zespołu. Pokazało ono, że gdy zespoły pracowały dla liderów, którzy traktowali ich uczciwie, indywidualne wyniki, zachowania międzyludzkie oraz wyniki zespołu były silniejsze niż wtedy, gdy nie postrzegano sprawiedliwości.

Trzy rzeczy liczą się najbardziej w życiu każdego człowieka — pierwsza to być życzliwym. Druga to być życzliwym. I trzecia rzecz to być życzliwym.

Henry James, amerykańsko-brytyjski pisarz

4. Pozytywne nastawienie jest zaraźliwie.

Życzliwość w pracy wpływa na ogólną produktywność, jak i współpracę w zespołach. University of Michigan i Georgia State University przeprowadziły badanie, które ujawniło, że kiedy pracownicy są ze sobą przyjaźni i pracują w środowisku, które nie jest oparte na strachu, klienci otrzymują lepszą obsługę. Ponadto pracownicy rozwinęli lepsze relacje między sobą i pracowali razem bardziej produktywnie.

5. Zaufanie liczy się najbardziej.

Amy Cuddy z Harvard Business School przeprowadziła badanie, które ujawniło, że liderzy są bardziej skuteczni, gdy wykazują silne umiejętności komunikacyjne i wiarygodność, w przeciwieństwie, niż gdy wykazują się twardością i siłą. Badanie wykazało, że pracownicy są bardziej skłonni do bycia prowadzonymi przez kogoś, kogo uważają za ciepłą osobę, niż przez kogoś, kto wykorzystuje strach jako motywację.

6. Kiedy pracownicy są najważniejsi, organizacja odnosi sukcesy.

Badania przeprowadzone dla Journal of Positive Psychology pokazują, że ofiarni liderzy częściej inspirują pracowników niż ci, którzy tego nie robią. Kiedy pracownicy widzą, że liderzy stawiają dobro innych przed swoje, jest bardziej prawdopodobne, że poświęcą się celom zespołu i pomogą innym pracownikom. Te aspekty sprawiają, że zespół jest ogólnie silniejszy, co prowadzi do bardziej pozytywnych wyników organizacji.

7. Zaufania popłaca.

O zaufaniu w zespołach pisałem już z w artykule. Na dodatek badanie sugeruje, że liderzy, którzy są otwarci na podwładnych, są bardziej skłonni do współpracy i czują się swobodnie, dzieląc się pomysłami, to wzmacnia organizacje. W badaniu tym poproszono uczestników o określenie, ile pieniędzy należy przydzielić różnym osobom w badaniu wiarygodności przeprowadzonym przez ekonomistów behawioralnych. Osoby, które otrzymały najwięcej środków, zostały ocenione jako posiadające najbardziej wiarygodne usposobienie, nawet jeśli badani nie mieli gwarancji zwrotu finansowego.

Praktykuj życzliwość.

Nie tylko pandemia to nie czas na surowe, żelazne podejście do przywództwa i zarządzania nie jest dobre. W dzisiejszych czasach Twoi pracownicy oczekują nowego podejścia do zarządzania. Co możesz zrobić jako lider, aby nasycić swoje przywództwo życzliwością i empatią? Oto proste, skuteczne sposoby praktykowania życzliwości, które wyglądają na oczywistości, a często nie są stosowane.

Prawdziwie słuchaj.

Bądź w pełni obecny i nie oceniaj. Zachęcaj pracowników do pytań i wątpliwości. Słuchaj aktywnie — bez patrzenia na telefon, odrywania się do innych spraw. „Kiedy ktoś ujawnia, że ​​ma problemy, nie zawsze będziesz wiedział, co powiedzieć lub zrobić” – piszą Kelly Greenwood i Natasha Krol w Harvard Business Review. „Najważniejsze jest, aby dać miejsce, aby usłyszeć, jak naprawdę radzą sobie członkowie zespołu i okazać współczucie. Mogą nie chcieć udostępniać zbyt wielu szczegółów, co jest całkowicie w porządku. Ważne jest, aby wiedzieć, że potrafią”.

Okazuj zainteresowanie.

Wyrażaj swoje zainteresowanie ludziom, którym przewodzisz. Przejawiaj chęć zapewnienia komfortu i obserwuj oznaki niepokoju, takie jak wycofanie społeczne lub słabe wyniki. Kieruj się empatią, zarządzając swoimi pracownikami, sugerują Lesley Hammer i Lindsey Alley w artykule.

Oferuj pomoc.

Pytaj swoich ludzi „Co mogę zrobić, aby ci pomóc?” Może to być tak proste, jak zweryfikowanie osobistych wyzwań pracownika podczas pandemii. Bycie życzliwym może również obejmować branie aktywnej roli w oferowaniu zasobów dotyczących zdrowia psychicznego lub tworzeniu wirtualnej grupy wsparcia, lub tablicy rezonansowej.

Bądź dostępny.

Poinformuj swoich ludzi, że jesteś do ich dyspozycji, gdy potrzebują podzielić się swoimi obawami lub po prostu potrzebują życzliwego, nieoceniającego słuchacza. Zastanów się, czy możesz i chcesz być dostępny poza godzinami pracy.

Mów dziękuję.

Mów szczerze i często „dziękuje”. Szczególnie gdy chcesz docenić swoich ludzi lub gdy popełnisz błąd. Ważne, aby Twoi ludzie widzieli w Tobie człowieka. Oraz wiedzieli, że potrafisz. Wraz z empatią i inteligencją emocjonalną życzliwość jest jedną z najważniejszych umiejętności miękkich dobrego lidera. W dzisiejszych czasach może to być najważniejszy. Parafrazując Henry’ego Davida Thoreau, życzliwość to inwestycja, która nigdy nie zawodzi.

Medytuj życzliwość.

Życzliwość można wyćwiczyć! Używając metody opisanej w artykule, nauczysz się poprzez medytację zwiększyć pokłady swojej życzliwości. Opisywana metoda pozwala w szybkim czasie zwiększyć własne pokłady życzliwości oraz empatii. Gorąco Cię do tego zachęcam.

W ramach innego artykułu — badania, młodzi ludzie byli szkoleni, aby angażować się w medytację współczucia, starożytną buddyjską technikę mającą na celu zwiększenie uczucie troski o ludzi, którzy cierpią. Podczas medytacji uczestnicy wyobrazili sobie czas, kiedy ktoś cierpiał, a następnie ćwiczył, życząc tej osobie ulgę w cierpieniu. Powtarzali zwroty, aby pomóc im skupić się na współczuciu, takie jak: „Obyś był wolny od cierpienia. Obyś miał radość i spokój ”.

Podsumowanie — życzliwość a silne przywództwo.

Moim zdaniem silne przywództwo i życzliwość nie wykluczają się wzajemnie. W rzeczywistości pasują do siebie, wręcz uzupełniają. Liderzy odnoszący największe sukcesy traktują członków swojego zespołu życzliwie. Zdają sobie sprawę, że ich zachowanie motywuje ludzi.

Pamiętaj jednak, że okazywanie dobroci, to co mówimy i robimy, musi być szczere. Pisząc o życzliwości, nie mam na myśli po prostu robienia frazesów. Życzliwość obejmuje bycie pozytywnym i zachęcającym. Obejmuje również pomaganie ludziom dobrze się czuć.

Świetny opis przywództwa odnajdziesz, odpowiadając na pytania:

• Jak pomagamy komuś się czuć?
• W jaki sposób inspirujemy postawę u swoich ludzi?
• Czy i jak pomagamy innym zdobyć zaufanie?

Ważne jest, aby zdać sobie sprawę, że udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej, mentoring i coaching swoich ludzi to także akty życzliwości. Każdy z nas chce dobrze sobie radzić i odnosić sukcesy. Ich nauka, rozwój i sukces to nasza odpowiedzialność jako liderów, tak samo, jak odpowiedzialność członków naszego zespołu.

The post Życzliwość jako codzienna praktyka każdego lidera i jak ją ćwiczyć. first appeared on kuznia leaderow.

Zacznij trening konfliktu.

Konflikt, w moim rozumieniu wymaga krótkiego wyjaśnienia. Gdy piszę konflikt, to chodzi mi o konstruktywne spieranie się członków zespołu. O żywą dyskusją, w której trakcie zespół w sposób burzliwy szuka rozwiązania jakiegoś problemu. Lub też dyskutuje ważne dla wszystkich jej członków sprawy zawodowe. Pamiętaj, że konflikty pomiędzy członkami Twojego zespołu wynikają z ich różnorodności — odmiennych doświadczeń, wiedzy, charakterów, etc. Różnorodność jest potrzebna, aby zespół funkcjonował na jak najwyższych obrotach.

Wielokrotnie w mojej karierze widziałem sytuacje, w których członkowie zespołów, zamiast próbować samodzielnie zażegnać lub rozwiązać konflikt, eskalowali go do swojego szefa. W nowoczesnych czasach, w których przyszło nam żyć, ta metoda rozwiązywania konfliktów, nie działa dobrze. Samo organizujące lub lepiej, samo zarządzające się zespoły, potrzebują innej metody radzenia sobie z konfliktami. Lista poszczególnych kroków, które moim zdaniem pomogą ci osiągnąć ten cel:

1. Budowanie zaufania. Rozwiń wśród swoich ludzi zaufanie do koleżanek i kolegów z zespołu.
2. Otwartość na konflikt. Zachęcaj do bycia otwartym na konflikty i ich samodzielne rozwiązywanie.
3. Odpowiedzialność ponad obwinianie. Pamiętaj, aby Twoi ludzie mieli poczucie odpowiedzialność, a nie winy.
4. Szukanie wpływu problemu na zespół. Ucz swoich ludzi oceniania wpływu problemu na ich pracę, tak aby umieli szukać rozwiązania.
5. Wypracujcie wspólną metodę rozwiązywania konfliktów.
   1. Krok 1. Przygotujcie się do rozwiązywania problemu.
   2. Krok 2. Wspólne rozumienie sytuacji.
   3. Krok 3: Osiągnięcie porozumienia.
6. Naucz rozpoznawać i przeciwdziałać destruktywnemu konfliktowi.
7. Ćwicz z zespołem rozwiązywanie konfliktów.

Zapytasz, jak osiągnąć poszczególne elementy? Brzmią prosto, ale trudniej jest je stosować w praktyce. Czytaj dalej o każdym z nich oraz tym jak je rozwijać. Na koniec tego artykułu znajdziesz ćwiczenia dla Twojego zespołu w trudnej sztuce konstruktywnego konfliktu.

Konstruktywny konflikt.

#1 Budowanie zaufania w zespole

Konflikt, o którym tutaj piszę, ma prowadzić poprzez argumentację do osiągnięcia wspólnego punktu widzenia lub rozwiązania problemu. Aby móc dojść do takiej formy dyskutowania w zespole, trzeba najpierw zbudować zaufanie. Pisałem o tym w artykule „Już dzisiaj otwórz oczy na budowanie zaufania, sekret rozwoju najlepszych zespołów, a rozwiniesz się jako lider bardziej niż kiedykolwiek”.

Nie czas jest kluczowy dla procesu budowania zaufania, lecz odwaga.

Patrick Lencioni — Przezwyciężanie Pięciu Dysfunkcji Pracy Zespołowej.

#2 Otwartość na konflikt.

Gdy zbudujesz zaufanie w zespole, zachęcaj swoich ludzi do otwartości na produktywne konflikty. Twoi ludzie powinni zobowiązać się do otwartego omawiania różnic. Konflikt nie powinien być postrzegany jako irytacja, która prowadzi do niepokoju i wyobcowania, ale jako okazja do rozwoju i ulepszania relacji zawodowych.

Aby budować kulturę opartą na otwartej komunikacji, naucz swój zespół, że rozwiązywanie konfliktów może być zorganizowaną zespołową czynnością. Takie techniki jak np. Planning Poker czy też burza mózgów wprowadzą strukturę w rozwiązywanie konfliktowych kwestii. Ich używanie pomoże w zespole szukać rozwiązań, a nie pogłębiać różnice. W szczególności pierwsza metoda jest w tym przydatna, oparta na systemie punktowania opinii każdego z członków zespołu. Jednocześnie daje ona narzędzie ośmielającą każdego do wyrażania swoich opinii, ich porównywania i wybierania poprzez głosowanie.

Budując kulturę otwartą na samodzielne rozwiązywanie konfliktów, możesz wypracować normy, w jaki sposób zespół ma podchodzić do wybranych sytuacji. Możecie ustalić, dla decyzji o małym ryzyku (dotyczącym małej ilości osób lub słabo wpływającym na koszty), że zespół samodzielnie będzie pracował na rozwiązaniem konfliktowych kwestii, bez ingerencji osób z zewnątrz.

#3 Odpowiedzialność ponad obwinianie.

Bardzo ważnym aspektem w procesie budowania otwartej komunikacji nastawionej na rozwiązywanie konfliktów, jest nauka odpowiedzialności grupowej. Chodzi w niej o taką zmianę nastawienia członków zespołu, aby każdy czuł się odpowiedzialność za zachowania całej grupy i nie szukał winnych problemu. Unikaj szukania kto, był odpowiedzialny i popełnił błąd. W zamian ucz szukania, dlaczego problem wystąpił i jak zespół może go rozwiązać.

Metoda rozwiązywania konfliktów poprzez „niekruszenie kopii” nad już powstałym problemem, będzie prowadziła do rozwoju Twoich ludzi i zespołu jako całości. Pamiętaj, aby Twoi ludzie czuli się komfortowo, aby otwarcie mówili o swoich błędach i rozwiązywali konflikty. Gdy będą szukać odpowiedzi na „Dlaczego to się stało?”, zamiast szukać winnych, zwiększą swoją wydajność i nie będą zużywać energii na polityczne gierki pomiędzy sobą. Ty jako ich lider musisz pamiętać, że karanie ludzi za uczestniczenie w sytuacjach konfliktowych będzie prowadziło do unikania konstruktywnego dialogu i otwartej komunikacji.

Podsumowując, wspieraj szukanie przyczyn problemów, a nie winowajcy. Może ci w tym pomóc na przykład metoda „5 x dlaczego?” opisana przez mnie w artykule. Ucz swoich ludzi oceniania wpływu problemu na ich pracę, tak aby umieli szukać rozwiązania. Wypracujcie wspólną metodę na rozwiązywanie konfliktów.

#4 Szukanie wpływu problemu na zespół.

W trakcie poszukiwania rozwiązania konfliktu ważne jest, aby Twoi ludzie znaleźli ilościowy oraz jakościowy wpływ problemu na ich pracę. Poszukiwanie odpowiedzi na pytanie „jak to na nas wpływa” spowoduje lepsze zrozumienie problemu u wszystkich członków zespołu. Jednocześnie skłoni ich do rozmowy o wspólnym rozwiązaniu.

Przykładem takiego zrozumienia wpływu konfliktu na prace grupy jest poniższa historia, zaczerpnięta przeze mnie z Internetu.

„Jeden z członków zespołu preferował pracę tylko w nocy. Było to w zespole nie typowe, ponieważ reszta ludzi pracowała w ciągu dnia. Pracownik ten przez swoje godziny pracy, nie przychodził prawie codziennie na poranne spotkania zespołu. Poprzez to jego koledzy musieli przekazywać mu informacje, których nie usłyszał, zużywając dodatkowy czas w ciągu dnia.

Napięcie utrzymywało się, dopóki zespół nie określił ilościowo wpływu jego nieobecności. Każde spotkanie, którego pracownik przegapił, trwało 60 minut, a zespół spędzał kolejne 30 minut na podsumowaniu go i wysłuchaniu jego myśli. Przy sześciu członkach zespołu daje to łącznie trzy godziny niepotrzebnej dyskusji. Co więcej, pracownik opuścił około 10 spotkań w miesiącu, więc jego zespół poświęcał na te rozmowy ponad 350 godzin rocznie.

Zamiast skupiać się na symptomatycznym konflikcie i wymagać od pracownika codziennej pracy w ciągu dnia, zespół postanowił opracować elastyczny harmonogram, który sprawdziłby się dla wszystkich. W dni spotkań nocna sowa mogła przyjeżdżać po południu, dzielić kilka godzin z każdym innym, a następnie pracować do północy, tak jak mu się podoba”.

Kalkulowanie wpływu konfliktu zapewnia kilka korzyści. Zachęca do produktywnych rozmów, dostosowuje się do wagi problemu i odblokowuje kreatywne rozwiązania, gdy ludzie identyfikują zarówno źródło, jak i wpływ swoich konfliktów. Przypisanie wartości liczbowej do problemu pomaga zespołom znaleźć lepsze sposoby na zmniejszenie jego wpływu.

#5 Metoda rozwiązywania konflikty.

Gdy Twoi ludzie docierają do różnicy zdań, która jest już widocznym konfliktem, jej rozwiązanie wymaga szacunku i cierpliwości. Pamiętaj, że w razie konfliktu na zachowanie Twoich ludzi będą miały wpływ emocje, ich postrzeganie oraz działania. Ponieważ każdy z tych poziomów wymaga pracy, to należy się nim zająć, aby rozwiązać konflikt. Bardzo ważne jest, aby w każdym z trzech aspektów uczyć i budować pozytywne doświadczenia.

Poniżej trzyfazowy proces wspomagający pozytywne rozwiązywanie konfliktu w każdym z trzech aspektów:

Krok 1: Przygotujcie się do rozwiązywania konfliktu.

• Dostrzeżenie konfliktu – Aby móc zarządzić konfliktem, najpierw musicie go dostrzec. Niestety większość z nas ma tendencje do niedostrzegania pierwszych oznak konfliktu. Postaraj się uczulić swoich ludzi na ten fakt i buduj atmosferę, w której nie będą się bali przyznać, że ich różnica zdań wymaga rozwiązania sytuacji konfliktowej. Nazywajcie te sytuacje po imieniu i nie ukrywajcie ich.
• Dyskutujecie wpływ — Jako zespół, gdy dostrzeżecie, że macie konflikt w danym temacie, zastanówcie się wspólnie jaki ma on wpływa na Was jako grupę i na wydajność Waszej pracy.
• Zgodna na proces współpracy — Wszyscy w zespole muszą się zgodzić na kooperację w celu rozwiązywania sytuacji konfliktowych. Oznacza to, że każdy z Twoich ludzi musi postawić dobro grupy na pierwszym miejscu i angażować się w poszukiwanie wspólnych rozwiązań. Jeżeli chociaż jedna osoba, będzie szukał korzyści w tej sytuacji, możecie nie osiągnąć rozwiązania.
• Zgoda na otwartą komunikację — Najważniejszą rzeczą w poszukiwaniu rozwiązania jet otwarta komunikacji. Musisz uczulić każdego w zespole, aby aktywnie słuchał innych i otwarcie mówił, co sądzi o danym problemie. Tutaj powinieneś być strażnikiem każdej wypowiedzi i kierować tak rozmowę, aby nie przekroczyć granicy „karczemnej” kłótni. Tłumacz swoim ludziom, że lepsze zrozumienie swoich koleżanek i kolegów pozwoli im szybciej dojść do porozumienie.

Krok 2: Wspólne zrozumienie sytuacji.

Gdy już zespół wie, że znalazł się w sytuacji konfliktowej i rozumie potrzebę jej rozwiązania, możecie przystąpić do pracy. To jest najważniejszy krok, czyli poszukiwanie rozwiązania. Na tym etapie pamiętaj i przypominaj, że każdy z Twoich ludzi powinien być wysłuchany. Pytaj, parafrazuj i proś o komentarze innych, tak aby wszyscy rozumieli każda wypowiedź. Miej na uwadze, że na tym etapie mogą wystąpić silne emocje i może ukazać się prawdziwe źródło konfliktu. Zastosuj wobec tego następujące kroki:

• Wyjaśnij stanowiska – Bez względu na konflikt lub nieporozumienie ważne jest, aby wyjaśnić stanowiska ludzi. Niezależnie od tego, czy w zespole są oczywiste frakcje, które wspierają określoną opcję, podejście lub pomysł, czy też każdy członek zespołu ma swój własny, niepowtarzalny pogląd, każde stanowisko musi być jasno określone i wyrażone przez zaangażowane osoby. Sam ten krok może znacznie przyczynić się do rozwiązania konfliktu, ponieważ pomaga zespołowi widzieć fakty bardziej obiektywnie i z mniejszą ilością emocji.
• Wypisz fakty, założenia i przekonania leżące u podstaw każdego stanowiska — w co wierzy każda grupa lub osoba? Co oni cenią? Jakie informacje wykorzystują jako podstawę tych przekonań? Jakie kryteria i procesy decyzyjne zastosowali?

• Analizuj w mniejszych grupach — Podziel zespół na mniejsze grupy, oddzielając osoby, które są w sojuszu. W tych mniejszych grupach przeanalizuj i przeanalizuj każde stanowisko oraz związane z nim fakty, założenia i przekonania. Które fakty i założenia są prawdziwe? Które są ważniejsze dla wyniku? Czy istnieją dodatkowe, obiektywne informacje, które należy wprowadzić do dyskusji, aby wyjaśnić kwestie niepewności lub sporu? Czy wymagana jest dodatkowa analiza lub ocena?

Wskazówka: rozważ zastosowanie formalnej oceny i procesów decyzyjnych tam, gdzie jest to właściwe. Techniki takie jak ilościowe plusy i minusy, analiza pola sił wpływu (Force Field Analysis), analiza porównawcza par (Paired Comparison Analysis). Ustalcie wspólnie w zespole zastosowanie jednej z podanych technik, pomoże to w bardziej obiektywny sposób rozwiązywać wszelkie spory.

• Zbierzcie się ponownie jako cały zespół — po dialogu grupowym każda ze stron będzie prawdopodobnie znacznie bliżej osiągnięcia porozumienia. Proces odkrywania faktów i założeń pozwala ludziom odejść od ich emocjonalnych przywiązań i bardziej obiektywnie spojrzeć na problem. Kiedy rozdzielasz sojusze, ogień konfliktu może szybko się wypalić i znacznie łatwiej jest dostrzec sprawę i fakty.

Krok 3: Osiągnięcie porozumienia.

Kiedy wszyscy zwiększyli swoje zrozumienie dla konfliktu, jego przyczyn i problemów, możecie przystąpić do jego rozwiązywania. W tym kroku poszukajcie jakie akcje należy podjąć lub decyzje wykonać, aby rozwiązać problem. Bardzo ważne, abyś Ty jako lider zaangażował cały zespół w poszukiwanie możliwych do zastosowania działań. Szukaj jednocześnie i pytaj członków zespołu, kto będzie wykonywał poszczególne akcje. Angażuj zespół w rozwiązywanie problemu.

Ustalcie również, w jaki sposób ocenicie postępy czy też naprawę danej sytuacji. Zdecydujcie wspólnie, kiedy i jak ocenicie rozwiązanie. Zadbaj o to, aby każdy z Twoich ludzi zaakceptował wypracowane rozwiązanie. Szukaj w zespole zgody i zaangażowania do wdrożenia rozwiązań. Jeżeli widzisz, że nie zostało to osiągnięte, zwróć wszystkim uwagę na fakt, braku rozwiązania konfliktu i potrzebę dalszej pracy nad nim.

Wskazówka — Jeżeli zespół nadal nie może dojść do porozumienia, możesz spróbować takich technik jak: negocjacje Wygrany-Wygrany (Win-Win Negotiation), metodę głosowania Borda (Modified Borda Count) lub Multi-Voting, tak aby znaleźć rozwiązanie, które pozwoli Twojemu zespołowi pójść dalej.

Kiedy konflikt zostanie rozwiązany, poświęć czas na świętowanie i uznanie wkładu, jaki wszyscy wnieśli w osiągnięcie rozwiązania. Może to budować spójność zespołu i zaufanie do umiejętności rozwiązywania problemów oraz może pomóc w zapobieganiu dalszym konfliktom.

Przeciwdziałanie konfliktowi

Umiejętność prowadzenie konstruktywnego konfliktu jest dla Twojego zespołu kluczowa. Równie ważne jest, aby Twoi ludzie potrafili rozpoznać, kiedy konstruktywna dyskusja przeradza się w destruktywny konflikt. Dodatkowo dobrze, aby nauczyli się przeciwdziałać takiej przemianie. Oto kilka pomocnych rad, jak wypracować odpowiednie umiejętności:

• Natychmiastowe radzenie sobie z konfliktem — unikaj pokusy, by go zignorować.
• Otwartość — jeśli ludzie mają problemy, należy je natychmiast wyrazić i nie pozwolić im się jątrzyć.
• Praktykowanie jasnej komunikacji — jasno wyrażaj myśli i pomysły.
• Ćwiczenie aktywnego słuchania — parafrazowanie, wyjaśnianie, zadawanie pytań.
• Ćwiczenie rozpoznawania założeń — regularne zadawanie sobie pytań „dlaczego”.
• Nie pozwól, aby konflikt stał się osobisty — trzymaj się faktów i problemów, a nie osobowości.
• Koncentrując się na praktycznych rozwiązaniach — nie zastanawiaj się nad tym, czego nie można zmienić.
• Zachęcanie do różnych punktów widzenia — nalegaj na szczery dialog i wyrażanie uczuć.
• Nie szukanie winy — zachęcaj do odpowiedzialności za problem i jego rozwiązanie.
• Okazywanie szacunku — jeśli sytuacja się zaostrzy, zrób sobie przerwę i poczekaj, aż opadną emocje.
• Utrzymywanie problemów zespołowych w zespole — rozmawianie na zewnątrz pozwala na narastanie i zaostrzanie się konfliktu bez bezpośredniego rozwiązywania go.

Podsumowanie

Zamiast podsumowania przedstawiam ci listę materiałów dodatkowych i odnośniki do nich.

Książki.

• Pięć Dysfunkcji Pracy Zespołowej Patrick Lencioni; Książkę polecam gorąco każdemu liderowi, który chce lepiej zrozumieć, jak działają zespoły, co wpływa na ich wydajność i łatwość współpracy. Jeden z rozdziałów dotyczy omawianego w artykule tematu: konfliktu.
• Przezwyciężanie Pięciu Dysfunkcji Pracy Zespołowej Patrick Lencioni; Uzupełnieniem poprzedniej książki, jest ten właśnie poradnik. Cały wypełniony ćwiczeniami dla Ciebie jako lidera i dla Twojego zespołu. Znajdziesz tam cały rozdział o ćwiczeniu wraz z zespołem sytuacji konfliktowych.
• Zaczynaj od dlaczego Autor: Simon Sinek; Jeżeli chcesz inspirować innych lub dowiedzieć się co ich inspiruje, to ta książka jest dla Ciebie. Jako lider dowiesz się, czemu powinieneś zadać proste z pozoru pytanie „Dlaczego?”.

Artykuły w Internecie.

• Aktywne słuchanie. Jeszcze więcej przykładów i ćwiczeń aktywnego słuchania znajdziesz w artykule „Techniki aktywnego słuchania — wskazówki i przykłady”.
• Rodzaje pytań w rozmowie. W artykule „Jak zadawać lepsze pytania” dowiesz się o tym, jakie pytania, kiedy stosować.
• „Want Collaboration?: Accept—and Actively Manage—Conflict”

Uwaga: linki do wymienionych książek są t.zw. linkami afiliacyjnymi. Jeśli skorzystasz z któregoś z tych produktów po kliknięciu linku na mojej stronie, otrzymam z tego tytułu prowizję. Piszę o tym, ponieważ dbam o przejrzystość moich działań i chcę, abyś miał 100% pewności, że dla Ciebie nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.

The post Konflikt to konieczny składnik Twojego zespołu — Jak usunąć strach przed nim? first appeared on kuznia leaderow.

Konwersacja — lista 8 metod.

Ostatnimi czasy naszła mnie refleksja dotycząca ludzkiej praktyki konwersacji. Z moich własnych obserwacji wyniki, że większość naszych rozmów to, co najmniej uprzejma metoda przerzucania się argumentami lub monologów grupowych, po pełnej agresji wypowiedzi kierowane pomiędzy dwoma osobami.

Poniżej znajdziesz zestawienie metod, które pomogą ci prowadzić konwersacje w mistrzowski sposób. Zastosowanie jak największej ilości z nich w rozmowach zwiększy Twoje umiejętności oraz wzbudzi zaufanie do Ciebie, wśród rozmówców. Do napisania tego artykułu natchnął mnie TED Celeste Headlee. Część z poruszonych przez nią metod używam również w swojej praktyce.

1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.
2. Więcej słuchaj, mniej mów.
3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.
4. Używaj otwartych pytań.
5. Nie używaj żargonu branżowego.
6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.
7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.
8. Bądź zwięzły i niedrobiazgowy.

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapraszam Cię do dalszej części artykułu, gdzie rozwinę każdy z punktów i dam ci wskazówki jak ćwiczyć i rozwijać poszczególne techniki.

Szczegóły metod rozwijania umiejętności konwersacji.

1. Bądź obecny w trakcie rozmowy.

W trakcie rozmowy skup się tylko na niej. Bądź obecny i okazuj to. Nie rób innych rzeczy, np. nie odbieraj poczty, nie czytaj wiadomości czy SMS-ów.

Utrzymuj kontakt wzrokowy i skup się na rozmówcy. Jest to jeden z najważniejszych elementów — okazuj obecności drugiej osobie. Dzięki temu nie tylko pokazujesz swój szacunek, ale również budujesz zaufanie.

Nie bądź interesujący. Bądź zainteresowany!

Przykłady: Jako przełożony przychodzisz na rozmowę ze swoim pracownikiem z innego spotkania. Masz ze sobą otwartego laptopa a w drugiej ręce telefon komórkowy. Zanim zaczniesz rozmowę z pracownikiem, zamknij komputer, a telefon wycisz i schowaj. Tymi gestami okażesz zainteresowanie swoim rozmówcą. Przez całą rozmowę staraj się nie patrzeć na zegarek lub zawieszać wzroku na elementach wyposażenia miejsca gdzie rozmawiacie.

Jak ćwiczyć i rozwijać:

Ćwiczenie 1:

• Zainscenizuj z kimś rozmowę.
• Poproś drugą stronę o to, aby w trakcie rozmowy: odwracała od Ciebie głowę, nie nawiązywała kontaktu wzrokowego i siedziała w pozycji, jakby chciała zaraz wstać i wyjść. W drugiej części rozmowy poproś, aby zachowywała się dokładnie na odwrót, tzn. nawiązywała kontakt wzrokowy, miała ciało i głowę zwróconą w Twoim kierunku oraz siedziała swobodnie, najlepiej oparta w pełni plecami, jakby zamierzała spędzić z Tobą cały dzień.
• Ty w trakcie tej inscenizacji wybierz jakiś bliski Ci emocjonalnie temat i opowiadaj o nim, zapisując co jakiś czas swoje odczucia na kartce.
• Dodatkowo możecie zamienić się rolami.
• Na koniec porozmawiajcie o swoich odczuciach.

2. Więcej słuchaj, mniej mów.

Jeśli Twoje usta są otwarte, nie uczysz się.

Buddha

Bardzo ważne, abyś w trakcie każdej rozmowy nastawił się na słuchanie, a nie na mówienie. Często jest tak, że za dużo mówimy, a za mało słuchamy. Istotne jest to, aby Twój rozmówca czuł, że jest wysłuchiwany, a nie tylko że przerzucamy się w rozmowie argumentami jak piłeczkami. Jak pisał Calvin Coolidge „Nie słuchamy z zamiarem zrozumienia, słuchamy z zamiarem odpowiedzi”.

O technikach pomagających lepiej prowadzić rozmowy pisałem w artykule https://kuznialeaderow.pl/4-techniki-lidera-ktore-rozwina-twoje-skrzydla-jako-przywodcy/.

Ćwiczenie: Czy wszystko słyszysz?

• Wybierz jakiekolwiek nagranie audio lub wideo na temat, w którym masz mocno odmienne zdanie niż osoba je prezentująca. Wypowiedź musi być dłuższa niż 20 minut i musi posiadać transkrypcję.
• Wysłuchaj tekstu w formie audio lub wideo bez zatrzymywania, próbując się skupić na tym, co słyszysz.
• Zanotuj to, co zapamiętałeś z faktów, argumentów i wypowiedzi, które obejrzałeś lub wysłuchałeś.
• Następnie sprawdź z transkrypcją, ile informacji udało się Tobie zanotować w stosunku do tego, co autor wypowiedzi rzeczywiście wypowiedział.

3. Nastaw się na naukę czegoś nowego.

Następną metodą bardzo pomaga w pozytywnym nastawieniu się i prowadzeniu dowolnej rozmowy. Metoda polega na nastawieniu się przed rozmową, że przyniesie ci ona naukę czegoś nowego. To podejście pomaga otworzyć się na doświadczenia innych i naprawdę ich słuchać. Pamiętaj, że nie jesteś wszystko wiedzącym, a każdy z nas jest w czymś lepszy od innych i ma większą wiedzę lub doświadczenie. Dlatego zawsze warto w trakcie każdej rozmowy uczyć się czegoś nowego.

Każda osoba, którą spotykam, jest w jakiś sposób moim przełożonym i dzięki temu mogę się od niego uczyć.

Emerson

4. Używaj otwartych pytań.

W trakcie rozmowy, gdy chcesz się czegoś dowiedzieć, najlepiej zadawaj pytania otwarte. Będą one powodować, że Twój rozmówca będzie dawał ci odpowiedzi od siebie. Bardziej przemyślane i często pogłębione o dodatkowe informacje. Pamiętaj, że w przeciwieństwie do otwartych, pytania zamknięte często powodują, że odpowiedzi są krótkie, wręcz lakoniczne.

Przykłady pytań zamkniętych i ich odpowiedników w formie dużo bardziej otwartej:

Przykłady jak rozpoczynać pytania otwarte. Jeżeli chcesz używać pytań otwartych, używaj poniższych przykładów na ich rozpoczynanie:

• JAKI, JAKA, JAKĄ, np. Jak rozwiązałbyś ten problem?
• Z CZYM, np. Z czym kojarzy ci się wypowiedź naszego klienta?
• DLACZEGO, np. Dlaczego to rozwiązanie uważasz za najlepsze?
• Z CZEGO, CZEGO, np. Z czego wynikało Twoje zachowanie?
• CO, np. Co uważasz o Twoim rozwoju w projekcie?
• KIEDY, np. Kiedy chciałbyś rozpocząć, działać w omawianej sprawie?
• KTÓRE, np. Które rozwiązanie jest Twoim zdaniem najlepsze?
• JAK, np. Jak chcesz rozpocząć współpracę z nowym klientem?

Ćwicz i rozwijać: Staraj się obserwować siebie i inne osoby w rozmowach. Tych codziennych i służbowych. Zapamiętuj jak Ty i inni ludzie zadają pytania. Obserwuj uważnie, które pytania „otwierają” rozmówcę, tak że chce mówić więcej. Postaraj się zastanowić nad tym, które pytania angażują Cię bardziej w konserwację.

5. Nie używaj żargonu branżowego lub trudnych słówek.

Wiele razy zdarzyło mi się uczestniczyć w rozmowach z osobami, które nadużywały specjalistycznych wyrażeń lub żargonu branżowego. Rozmowa z takimi osobami jest trudna i mnie czasami przypominała przebijanie się przez formalny dokument, którego nie rozumiemy. Pamiętaj, aby w swoich rozmowach, nie używać specjalistycznych lub branżowych wyrażeń. Unikaj ich, chyba że, osoba, z którą rozmawiasz rozumie tak samo, jak Ty.

Przykładami używania żargonu jest, chociażby rozmawianie ze swoimi podwładnymi, używając terminów z zarządzania ludźmi lub wtrąceniami anglojęzycznymi z terminologii projektowej. To, że Ty jako lider możesz je rozumieć, nie oznacza, że Twoi ludzie muszą je znać. Pamiętaj, że najważniejsze w każdej konwersacji jest to, aby obie strony rozumiały się nawzajem.

6. Szczerze mów, jeśli czegoś nie rozumiesz.

Stosowanie tej zasady w konwersacjach, powoduje, że jesteś odbierany jako osoba szczera i godna zaufania. Twoja postawa pokazuje jednocześnie Twoim ludziom, że uważasz brak wiedzy za coś pozwalającego się rozwijać, a nie za coś, co jest złe. Najważniejsze, abyś nie udawał i nie potakiwał w konwersacjach, w momentach, w których Twój rozmówca mówi coś, czego nie rozumiesz lub nie wiesz.

Najlepiej ćwicz się w zadawaniu pytań, w trakcie konwersacji z osobami, które mają dużą wiedzę z tematów, o których Ty nie masz dużego pojęcia. Pytaj ich i słuchaj aktywnie ich wypowiedzi. Pilnuj, abyś miał otwarty umysł i otwarcie mów, gdy nie rozumiesz jakichś terminów. Wiem z doświadczenia, że przełamywanie się w konwersacjach, aby przyznać się do własnej nie wiedzy, jest ciężkie z początku. Nie poddawaj się i próbuj.

7. Nie porównuj do swojego doświadczenia.

Gdy prowadzisz konwersację, unikaj porównywania doświadczeń Twoich rozmówców do swojego. Jeżeli będziesz tak robił, będziesz odbierany jako osoba, która sama siebie zachwala i potrzebuje podkreślać swoje osiągnięcia. Pamiętaj, że w rozmowie nie chodzi tylko o Ciebie, ale o doświadczenie obustronnego zrozumienia danego tematu.

Jak ćwiczyć i rozwijać: Staraj się w trakcie konwersacji obserwować, jak i co mówisz. Wystrzegaj się szczególnie sformułowań zaczynających się od „Ja…”, „Z mojego doświadczenia….”. Możesz ich użyć, gdy prowadzić prelekcję, wykład lud szkolenie. Unikaj ich w normalnej konwersacji.

8. Bądź zwięzły i unikaj drobiazgowości.

Dobra mowa powinna być jak kobieca spódniczka; wystarczająco długa, aby okryć temat, ale wystarczająco krótka, aby stworzyć zainteresowanie.

„Unowocześniona” wypowiedź Winstona Churchilla.

Ta rada sprowadza się do stosowania techniki mówienia mało, wyrażając jak najmniejszą ilością słów to, co chce się przekazać. Bądź precyzyjny w swoich wypowiedziach i staraj się nie używać bardzo kwiecistego języka. Dużej ilości przymiotników i opisowych wyrażeń. Pozostaw je na czas opowiadania historii w gronie rodzinnym, na prywatnych spotkaniach. W ramach pracy najlepiej, jeżeli będziesz precyzyjny i zwięzły.

Jednocześnie uważaj na używanie zbyt dużej drobiazgowości. Na przykład, gdy podajesz informacje o jakimś zdarzeniu, nie opowiadaj o nim, jakbyś miał zamiar przedstawić sagę wszystkich jego uczestników. Jeżeli chcesz opowiadać z dużą ilością słów i szczegółów, może lepiej pisz bloga? W większości konwersacji ludzie chcą słyszeć konkrety ani znać np. kolor Twoje swetra w czasie ubiegłorocznej rozmowy z klientem.

Podsumowanie

Zamiast podsumowania przedstawiam ci listę materiałów dodatkowych i odnośniki do nich.

Kontakt wzrokowy.

W artykule „Kontakt wzrokowy – poznaj jego sekrety” znajdziesz ciekawe przykłady i opis czemu kontakt wzrokowy jest ważny w komunikacji niewerbalnej.

Aktywne słuchanie

Jeszcze więcej przykładów i ćwiczeń aktywnego słuchania znajdziesz w artykule „Techniki aktywnego słuchania — wskazówki i przykłady”.

Rodzaje pytań w rozmowie.

W artykule „Jak zadawać lepsze pytania” dowiesz się o tym, jakie pytania, kiedy stosować.

The post Konwersacja — osiem metod, które pomogą ci zostać mistrzem rozmów. first appeared on kuznia leaderow.

Kiedy zastosujesz poniższe rady, wyobraź sobie ten niesamowity dzień… koniec bezsennych nocy spędzonych na myśleniu o złych zdarzeniach w ciągu dnia… i koniec dojazdów do pracy w obawie przed nadchodzącą pracą. Już następnego dnia po powrocie rozwiniesz bardziej pozytywne podejście do zarządzania i zupełnie nowe perspektywy dla trudnych zachowań pracowników!

Toksyczne zachowania dają Ci w kość? Szybkie kroki, aby to naprawić.

Najpierw rozpoznaj czy zachowanie jest faktycznie toksyczne, proponuję jednak abyś:

1. Skupił się na sytuacji, a nie na pracowniku.
2. Działał, nie ignorował problem!
3. Nie obwiniał siebie za zachowanie swoich pracowników.
4. Wybrał najlepsze podejście.

Jedyną drogą, aby wygrać z toksycznymi ludźmi, to nie grać z nimi.

znalezione na @PeacefulMindPeacefulLife

W mojej pracy najbardziej sprawdza się poniższa lista kroków:

1. Sprawdź, co mówi ci Twoja intuicja?
2. Zadaj sobie same dwa pytania:
   1. Czy takie zachowanie zdarzało się już wcześniej?
   2. Jakiego typu osoba zachowuje się w taki sposób?
3. Zastanów się, czy zachodzi jedno z poniższych:
   1. Czy Twój pracownik zawsze bierze więcej niż daje?
   2. Pracownik cały czas działa w trybie kryzysu… zawsze coś go blokuje.
   3. Nigdy nie odczuwa winy za swoje działania.
   4. Nigdy nie możesz się spodziewać jaki wynik uzyskasz.
   5. Pracownik nie szanuje granic.
   6. Nigdy nie dotrzymuje obietnic.
   7. Kłamią na temat rzeczy, które nie mają znaczenia.
   8. Nie wykazują empatii wobec innych.
   9. Ciągle narzekają na innych i na to, co się dzieje wokół.
4. Użyj ogólnych kroków do zaradzenia sytuacji.
   1. W razie potrzeby zaangażuj dział HR. Lub zespół prawny.
   2. Przestań szukać wymówek dla zachowania ludzi.
   3. Traktuj wszystkich tak samo. 
   4. Spotkaj się twarzą w twarz i daj jasną informację zwrotną.
   5. Zdecyduj, czy powinieneś pośredniczyć w konflikcie.
   6. Bądź bardzo konkretny.
   7. Ustal oczekiwania.
   8. Przesuń pracownika w przypadku braku poprawy.
5. Określ, z jakim typem toksycznego pracownika masz do czynienia.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak każdy typ wpływa na Twój zespół oraz jakie metody możesz zastosować.

Toksyczne zachowania — jak je rozpoznać?

Przez wiele lat wydawało mi się, że należy znać jakieś magiczne lub bardzo psychologiczne metody rozpoznawania pracowników, których zachowanie jest toksyczne dla zespołu i firmy. Dlatego doświadczając tych zachowań, nauczyłem się ufać jednemu prostemu narzędziu „wykrywania” takich zachowań. Tym narzędziem jest intuicja.

Zapytacie, ale jak to? Moja intuicja?

Tak dokładnie ona. Jeżeli wewnętrznie czujesz, że coś jest nie tak w zachowaniu Twojego pracownika, niech zapali ci się żółta lampka. Jeżeli czujesz się nieswojo z tym, jak on postępuje, warto, abyś zastanowił się głębiej nad jego poczynaniami.

Dwa proste pytania.

Analizując sytuację, zacznij od dwóch prostych pytań, które powinny ci szybko pomóc rozpoznać typ zachowania.

I. Czy takie zachowanie zdarzało się już wcześniej?

Odpowiedź na pierwsze pytanie pomoże Ci odróżnić pojedynczą pomyłkę od uporczywego nawyku. Ponieważ każdy z nas popełnia pomyłki i błędy, Ty jako lider powinieneś wspierać swoich ludzi, aby potrafili z nich się uczyć. Reasumując, jeżeli dana osoba zachowuje się w ten sposób cały czas, nie powinieneś tego traktować jako pomyłki, ale jako jego trwały wzór zachowania.

II. Jakiego typu osoba zachowuje się w taki sposób?

Drugie pytanie pozwoli Ci znaleźć odpowiedź na zasadnicze pytanie. Czy chcesz mieć pracownika, który zachowuje się w sposób, który wpływa negatywnie na Twój zespół, na Ciebie i na Waszą pracę?

Obie odpowiedzi w połączeniu z Twoją intuicją dadzą ci praktyczną wiedzę czy masz do czynienia z toksycznymi zachowaniami. Natomiast poniżej znajdziesz kilka bardziej szczegółowych zachowań, które potrafią zatruć współpracę w pracy.

#1 Gdy Twój pracownik zawsze bierze więcej niż daje.

Osoba toksyczna zawsze przejmuje się tym, co ktoś może dla niej zrobić. Mogą nieustannie prosić o przysługę lub „potrzebować” Twojej pomocy. Ktoś taki może zadzwonić do Ciebie tylko wtedy, gdy będzie czegoś potrzebował lub może potrzebować czegoś później.

#2 Pracownik cały czas działa w trybie kryzysu… zawsze coś go blokuje!

Osoba, która zawsze wydaje się mieć kryzys, może mieć większy problem niż zwykłego pecha. Szczególnie jest to widoczne, gdy biorąc się nawet za drobne zadania, sprawiają, że przeradza się to kryzys. Zwracają na siebie uwagę, a celem „kryzysu” jest zawsze poszukiwanie uwagi. Nie dochodzi natomiast nigdy do rozwiązywanie problemów.

#3 Nigdy nie odczuwa winy za swoje działania.

Bez względu na sytuację zawsze istnieje powód, dla którego coś nie jest ich winą. Ktoś inny przesadził, ktoś źle zrozumiał, ktoś skłamał, ktoś inny mnie rozgniewał. Zawsze jest ktoś inny za to, co się z nimi dzieje. Mimo tego efektów ich pracy niestety nie widać.

#4 Nigdy nie możesz się spodziewać jaki wynik uzyskasz.

Osoba, która jest toksyczna, może być przyjemna, gdy ją zobaczysz, a mściwa za drugim razem. Nic nie wskazuje na to, dlaczego zmieniają się ich postawy, więc nie możesz wiedzieć z góry. Ta osoba może się zmienić w jednej chwili, więc odkryjesz, że wokół niej „chodzisz po skorupkach jaj”.

#5 Pracownik nie szanuje granic.

Jeśli ciągle musisz prosić kogoś, aby nie zachowywał się w określony sposób wokół ciebie, a oni to ignorują. To znak, że mogą być toksyczne. Jeśli musisz nieustannie wyznaczać swoje granice, jest to znak, że dana osoba naprawdę rozwija się, tworząc konflikt. Mogą nawet winić cię za to, że jesteś zdenerwowany.

#6 Nigdy nie dotrzymuje obietnic.

Ich głównym celem jest skłonienie cię do robienia rzeczy dla nich i obiecają ci wszystko, aby to osiągnąć. Łatwo to zauważyć, ponieważ ta osoba nigdy nie dotrzyma tych obietnic. Zawsze będą mieli powód, dla którego nie mogą spełnić obietnicy, a ty powinieneś ją przyjąć bez pytania.

#7 Kłamią na temat rzeczy, które nie mają znaczenia.

Tu nie chodzi o białe kłamstwa, kłamstwo, by zachować twarz lub kogoś chronić. To rażący wzór powtarzającej się nieuczciwości. Jeśli masz wokół siebie kogoś, kogo nie możesz powiedzieć, czy kłamie, czy mówi prawdę, są szanse, że może być toksyczny.

#8 Nie wykazują empatii wobec innych.

Zwykle nawet nie przyznają się do rzeczy, które mają miejsce w życiu innych ludzi, chyba że ma to na nich wpływ. Jeśli członek rodziny jest chory lub ma problemy, zazwyczaj zachowuje się tak, jakby to nic wielkiego. W zasadzie nie obchodzą ich osoby wokół, więc nie zawracają sobie głowy sprawdzaniem ich… chyba że nagle czegoś potrzebują.

#9 Ciągle narzekają na innych i na to, co się dzieje wokół.

Czy pracownicy często narzekają na inne osoby lub zdarzenia, ale nie wprowadzają żadnych zmian, aby odmienić swój los? Jeżeli tak, to masz do czynienia z „marudami”, którzy będą zatruwać Twoje środowisko pracy. Nie pomogą żadne zmiany, które będziesz wprowadzał. Nic ich nie zadowoli. To jasna wskazówka, że acz do czynienia z toksycznym zachowaniem.

Jaki wpływ mają toksyczne zachowania na Twój zespół?

Toksyczne zachowania pozostawione same sobie, będą miały duży wpływ na Ciebie i na Twój zespół. Zachowania te będą siały spustoszenie w morale, w pracy zespołowej i produktywności. Istnieje dodatkowy problem, że nie zawsze jako liderzy wiemy, którzy pracownicy są w rzeczywistości toksyczni.

Zapamiętaj, że każde toksyczne zachowanie może wywoływać:

• Zmniejszenie wydajności Twojego zespołu.
• Zmniejszenie zaangażowania w Twoim zespole.
• Więcej roszczeniowych postaw wśród Twoich ludzi.
• Brak zaufania do kolegów i do Ciebie jako lidera.
• Oraz inne, które w szczegółach opisuję w następnych punktach.

Toksyczne zachowania – przykład.

Mam wiele przykładów z życia wziętych, kiedy jedna osoba może dosłownie zniszczyć działanie całego zespołu. Spotkałem się na przykład z pracownikiem, który w ramach pracy w zespole narzekał na zadania do wykonania, na swoją pensję, na firmę, w której pracowaliśmy. Mimo tego, nic nie chciał zmienić w swojej sytuacji. Mimo zwracania mu uwagi i proszenia go o zmianę zachowania zawsze miał wymówkę, jakoby nie była to jego wina. Jednocześnie nie zmieniał swojego zachowania.

Jego zachowanie wpływało tak mocno na zespół, że nawet najbardziej zadowoleni i „zahartowani” pracownicy, zaczęli również narzekać. Wydajność całego zespołu spadła w widoczny sposób. Wykonywanie zadań spadła o połowę. Mimo dalszych usilnych prób naprawy sytuacji nic nie pomagało. Toksyczne zachowania skończyły dopiero z odejściem pracownika.

Toksyczne zachowania w badaniach psychologicznych.

Według badania przeprowadzonego przez ekspertów ds. rozwoju przywództwa i konwersacji w Fierce Inc. tylko 18% pracowników skarży się kierownictwu na współpracowników, którzy praktykują toksyczne zachowania. Tylko 24% faktycznie konfrontuje się z trudnymi osobami, natomiast 54% po prostu ignoruje problematyczne zachowania.

Fierce przeprowadził ankietę wśród tysięcy pełnoetatowych pracowników w całych Stanach Zjednoczonych, więc dane nie są reprezentatywne dla pracowników wirtualnych. Mimo to myślę, że można bezpiecznie powiedzieć, że problem jest bardziej widoczny w zespołach wirtualnych i hybrydowych. W końcu znacznie łatwiej jest ignorować współpracowników, gdy nie widzisz ich codziennie, więc 54% jest prawdopodobnie wyższe wśród pracowników wirtualnych.

Badanie przeprowadzone w Polsce przez firmę SW RESEARCH Agencja Badań Rynku i Opinii, pokazują jasno, że polscy pracownicy mają często do czynienia z toksycznymi zachowaniami. Pełny raport z tego badania jest dostępny na stronie http://bezpieczniwpracy.pl/wp-content/uploads/2019/10/Raport-Bezpieczeństwo-Pracy-w-Polsce-2019.pdf.

Toksyczne zachowania – jak im przeciwdziałać?

Jako lider masz obowiązek, aby przeciwdziałać toksycznym zachowaniom oraz pracownikom, którzy nagminnie je powodują. To jest jedno z Twoich zadań w roli przywódcy. W zależności od rodzaju toksycznego zachowania i typu pracownika możesz spotkać na swojej drodze różne metody rozwiązywania sytuacji. Poniżej znajdziesz różne metody dobrane do różnych typów toksycznych pracowników.

Roztrzepany bałaganiarz.

Niekompetentny, niekonsekwentny i niewiarygodny, roztrzepany bałaganiarz może obniżyć wydajność i energię całego zespołu. Nikt nie lubi, gdy ktoś ma problemy. Jednakże permanentne proszenie o pomoc oraz nadmierne poleganie na innych osobach w czyszczeniu lub naprawianiu błędów, będzie szybko prowadzić projekt do opóźniania się. Jednocześnie będzie prowadzić do zwiększenia frustracji w zespole. Niezależnie od tego, czy nie wiedzą, jak wykonywać swoją pracę, czy po prostu nie są w stanie jej robić, ściągają za sobą w dół wszystkich.

Próżniak

Znalezienie sposobów na uniknięcie pracy w pracy to praca na pełny etat dla tego toksycznego typu. Podobnie jak Roztrzepany bałaganiarz, są one głównym źródłem straty czasu, energii i entuzjazmu innych. Próżniacy są szczęśliwi, że wszyscy mogą sobie pozwolić na luz i nie przejmują się tym, co myślą o nich inni członkowie zespołu lub ich menedżerowie. Jeśli im się uda nic nie robić, zrobią to.

Męczennik

Przeciwieństwo próżniaka, może wydawać się marzeniem pracodawcy, ale pracownik, który upiera się przy robieniu wszystkiego samodzielnie, może spowodować również poważne problemy. Nie tylko ciężko pracujący. Męczennik chce również poinformować wszystkich, co poświęcają dla swojej pracy. Mogą mieć problemy z kontrolą lub pracować zbyt ciężko, aby się wykazać, ale powodują nierównowagę w zespole, wywołują niepokój w szeregach i są narażeni na wypalenie.

Towarzyski

Zabawny, rozrywkowy i najlepszy przyjaciel każdego, osoba towarzyska traktuje swoją pracę tak, jakby była to jego / jej osobista impreza lub scena każdego dnia. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz przez telefon, czy w lodówce, najważniejsze są plotki i czat. Podczas gdy zabawa i społeczność mają swoje miejsce w miejscu pracy, osoba z towarzystwa zabiera zbyt wiele myśli. Kiedy większość płatnych godzin zajmuje rozmowa i niekończące się przerwy na kawę, ten charyzmatyczny pracownik staje się toksyczny.

Socjopata

Szacuje się, że 4% populacji spełnia definicję kliniczną, ale nawet bez diagnozy pracownik z tendencjami socjopatycznymi może zostawić próbę destrukcji i niezgody, gdziekolwiek się pojawi. Zatruwają atosferę i tworzą wrogie środowisko dla wszystkich innych. Jeden destrukcyjny pracownik może zrujnować moralność, spójność i skuteczność całego zespołu, a jeśli zostanie przydzielony do roli klienta, może poważnie zaszkodzić Twojej reputacji i wynikom finansowym.

Zamiast podsumowania

Pamiętaj, że budowanie zaufania w Twoim zespole pomoże ci uruchomić proces niedopuszczania do toksycznych zachowań. Ta prewencja jest lepsza niż późniejsze naprawianie problemów.

Jako lider, na twoich barkach spoczywa główna odpowiedzialność, aby praktykować zachowania, które chcesz, aby inni naśladowali.

Himanshu Bhatia, founder, Rose International.

The post Trudne sprawy w pracy — toksyczne zachowania. Przewodnik jak sobie radzić z marudzeniem, kłamstwami lub udawaną bezradnością. first appeared on kuznia leaderow.