Zaangażowanie Twojego zespołu jest bazą do osiągnięcia dowolnego celu.

Czy chcesz zaangażować swój zespół w proces podejmowanie decyzji? A może marzy ci się, aby Twoi ludzie samodzielnie podążali za regułami waszej pracy? Mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Zaangażowanie można zbudować, ćwiczyć i wzmacniać. Zapraszam Cię dalej do artykułu.

Dlaczego zaangażowanie pracowników jest ważne?

Jako lider masz za zadanie osiągać cele za sprawą pracy swoich ludzi. To jedno z najważniejszych Twoich zdań! Aby móc to osiągnąć potrzebujesz zaangażowania swoich pracowników. Bez niego, nic nie zdziałasz albo będziesz musiał cały czas ich kontrolować i pilnować czy praca jest wykonywana.

Prawdziwe zaangażowanie polega na inspirowaniu Twoich ludzi tak, aby chcieli użyć własnej energii i wiedzy do osiągnięcia celów całego zespołu oraz organizacji. Wyzwaniem, jakie stoi przed Twoją rolą, jest nie popychać ani nie zmuszać swoich pracowników, a jednocześnie zbudować ich zaangażowanie.

Dzięki takiemu zmotywowaniu Twoich ludzi organizacja, w której pracujecie, ma większe szanse odnosić sukcesy. Zaangażowanie Twoich ludzi będzie bezpośrednio wpływać na wydajność pracy zespołu. Jednocześnie satysfakcja z pracy pośród Twoich ludzi będzie na pewno wysoka. Wiele razy widziałem jak mój zapał i energia oraz tworzenie przyjaznego środowiska dla moich podwładnych powodowała w nich zwiększenie entuzjazmu i kreatywności.

W dalszej części artykuły przedstawię ci rady i praktyczne ćwiczenia, jak budować zaangażowanie w Twoich zespołach.

Zaangażowanie w zespole — Jak rozpocząć jego rozwijanie?

„Zaangażowanie oznacza, że grupa inteligentnych, zmotywowanych ludzi, podejmuje decyzję, z którą jej poszczególni członkowie w naturalny sposób mogą się nie zgadzać. Innymi słowy, jest to umiejętność godzenia się z brakiem konsensusu”

Patrick Lencioni

Budowanie zaangażowania zacznij od pojedynczych osób. Jeżeli wspomożesz ich w zaspokojeniu potrzeb w co najmniej trzech obszarach — autonomii, mistrzostwu i celu, to znacznie zwiększysz ich motywację i zaangażowanie. Każdy z tych obszarów rozumiem jako:

• Autonomia — zdolność kierowania własnym życiem .
• Mistrzostwo — umiejętność doskonalenia się w czymś, co ma znaczenie.
• Cel — zdolność do pracy w służbie wyższego celu.

Kiedy pracownicy są w stanie zaspokoić swoje potrzeby w tych obszarach, zwykle są zmotywowani, produktywni i szczęśliwi — i potrafią wnieść wszystko, co w ich mocy, do Twojego zespołu i organizacji. A to dopiero początek! Bo drugim ważnym krokiem jest budowanie zaangażowania w zespole.

Aby rozwijać zaangażowanie swojego zespołu, będziesz potrzebował zbudować w zespole zaufania i nauczyć swoich ludzi konstruktywnego konfliktu, a właściwie wykorzenić strach przed nim. Kiedy te dwa elementy będą już działać w zespole, możecie rozwijać następne umiejętności budujące zaangażowanie:

• Wyjaśnianie, czyli pełnia zrozumienia.
• Przekonywanie, czyli wspólne działanie zespołu mimo braku konsensusu!

W dalszej części artykułu podzielę się z Tobą praktycznymi ćwiczeniami, które pomogą Ci i Twojemu zespołowi rozwijać zaangażowanie. W skrócie ich lista przedstawia się tak:

• Likwidowanie różnego zrozumienia.
• Kaskadowa komunikacja.
• Angażowanie w spełnienie fundamentalnych reguł.
• Definiowanie celu zespołowego.

Połącz motywację wewnętrzną i zewnętrzną, aby budować zaangażowanie pracowników.

Ludzi motywuje połączenie czynników zewnętrznych i wewnętrznych.

Czynniki zewnętrzne wspierające zaangażowanie indywidualne.

Elementy zewnętrzne to rzeczy, które liderzy mogą bezpośrednio kontrolować, takie jak wynagrodzenia, premie, pakiet świadczeń, tytuły i specjalne przywileje. Przyczyny zewnętrzne obejmują również wartości niematerialne, takie jak bezpieczne emocjonalnie środowisko pracy oraz niezbędne narzędzia i zasoby.

Aby spełnić podstawowe wymagania dotyczące czynników zewnętrznych:

• Traktuj pracowników sprawiedliwie — wszelkie wynagrodzenia, awanse, podwyżki i inne dodatki płacowe i pozapłacowe ujmij w jasny i przejrzysty dla każdego pracownika system.
• Płać przynajmniej tak dobrze, jak konkurenci.
• Wyraźnie przywiązuj nagrody do wydajności. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, w jaki sposób są mierzone i jakie standardy należy osiągnąć.
• Zróżnicuj wydajność. Najlepsi wykonawcy powinni być wynagradzani znacznie bardziej niż przeciętni i słabi.
• Sprawdź konflikty interesów. Upewnij się, że systemy nagród nie zachęcają w sposób nieetyczny do nieetycznych zachowań.

Czynniki wewnętrzne wspierające zaangażowanie indywidualne.

Jednakże badania pokazują, że liderzy nie mogą polegać wyłącznie na bonusach lub korzyściach w budowaniu zaangażowania. Muszą wspierać swoje zespoły w czerpaniu satysfakcji i satysfakcji z pracy, zajmując się pewnymi czynnikami wewnętrznymi.

Jak wyjaśnił Dan Pink w swojej książce „Drive”, większość z nas kieruje się trzema rzeczami: autonomią, wolnością kierowania własnym życiem; mistrzostwo, chęć osiągnięcia doskonałości; i cel, świadomość, że to, co robimy, służy czemuś większemu niż my sami.

Autonomia.

Możesz wspierać autonomię poprzez:

• Przyzwolenie na swobodę w wyborze tego, co robią Twoi ludzie, kiedy to wykonują, w jaki sposób i z kim. Przykładem takiego wspierania pracy są metodologie Agile.
• Nie zmuszaj swoich pracowników do wykonywania zadań w określony przez Ciebie sposób — stawiaj na ich samodzielność i kreatywność.
• Zaangażuj każdego w określanie własnych celów zbieżnych z potrzebami organizacji.
• Wspieraj podejmowanie samodzielnych decyzji i pomagaj rozwiązywać popełnianie błędy.

Mistrzostwo.

Aby Twoi ludzie mogli osiągnąć mistrzostwo, wspieraj ich poprzez:

• Zlecanie takich zadań, aby były one wyzwaniem (pozytywnym) dla Twoich ludzi. Aby powodowały wyjście z ich strefy komfortu w celu rozwijania ich umiejętności.
• Przydzielanie konkretnej i jednocześnie znaczącej odpowiedzialność.
• Stwarzaj okazje do samorozwoju, nauki i intelektualnych wyzwań dla swoich ludzi.
• Ustalaj z nimi jasne cele i jednocześnie przekazuj jak najszybciej rzetelną informację zwrotną.
• Wspomagaj rozpoznawanie i celebrowanie osiągania celów wraz ze swoimi ludźmi.

Stawianie celów.

Pełnię zaangażowania wspieraj w swoich ludziach poprzez uświadamianie celów Waszego działania. Wspomożesz to poprzez:

• Twórz znaczące powiązania pomiędzy aspiracjami, wartościami i celami swoich ludzi a zespołem oraz organizacją. Pomoże ci w tym poznanie swoich ludzi.
• Dostarczaj okazji, aby Twoi ludzie mogli uczestniczyć w aktywnościach, gdzie dba się o innych. W społecznościach charytatywnych lub wolontariacie.
• Tłumacz więcej, dlaczego pracownicy powinny dbać o swoją organizację i zespół, a mniej opowiadaj, jak mogliby to robić. Mnie opowiadaj o jak zachowywać procedury i zasady, a więcej o tym, jakie korzyści one przynoszą.

Powyższe czynniki zewnętrzne i wewnętrzne pomogą ci, w budowaniu zaangażowaniu w swoich pracownikach. idąc dalej tym tropem, przejdźmy do ćwiczeń w budowaniu zaangażowania dla zespołów!

Ćwiczenie zespołowego zaangażowania.

Poprzednie rozdziały były trochę teoretyczne, ale teraz poznasz kilka ćwiczeń na budowanie zespołowego zaangażowania. Naszym celem będzie zbudowanie zaangażowania poprzez nauczenie zespołu umiejętności:

• Wyjaśniania, które pozwoli wśród Twoich ludzi rozwiać wszelkie przypuszczenia i nie jednoznaczności. Pozwoli działać zespołowi z pełnią zrozumienia.
• Przekonywania polegające na osiągnięciu zaangażowania wszystkich członków zespołu w wybrane działania, mimo braku stuprocentowej ich zgody. Nie musicie osiągać konsensusu, aby wspólnie realizować cele!

Likwidowanie różnego zrozumienia.

Całe ćwiczenie, a właściwie technika polega na zadaniu zespołowi jednego pozornie prostego pytania. Ty jako lider, na dowolnym spotkaniu ze swoim zespołem zadaj je, najlepiej pod koniec spotkania. Pytanie to: „Jakie dokładnie decyzje/akcje podjęliśmy w trakcie tego spotkania?”

Następnie zacznij zapisywać wszystkie pojawiające się odpowiedzi na tablicy lub w narzędziu, którego używacie w trakcie spotkania. Nie bądź zaskoczony, jeżeli Twoi ludzie, gdy tylko zobaczą spisywane podsumowanie spotkania, mogą zacząć wyrażać zdziwienie, że nie to zapamiętali z jego przebiegu.

To bardzo ważne, abyś w tym momencie pozwolił im na dyskusję i wyjaśnianie rozumienia tego, co wspólnie ustalili. Dzięki publicznemu pokazaniu co w ramach spotkania zrozumieli poszczególni członkowie zespołu i poprawieniu tego zrozumienia poprzez dyskusję, zbudujecie wspólne jednolite wnioski. Chodzi o takie wyjaśnienie zagadnień, aby każdy rozumiał je identycznie i bez zbędnych dwuznaczności.

Technika tutaj przedstawiona jest widoczna w projektach prowadzonych zgodnie z zasadami Agile, na spotkaniach o nazwie retrospektywa. Prowadzenie go ma na celu, aby wszyscy członkowie zespołu wyszli z niego z pełnym zrozumieniem akcji i decyzji, które wyznaczyli w trakcie spotkania.

Kontrakt zespołowy “jak pracujemy”.

Wcześniejsza technika pomoże w opracowania zasad współpracy w zespole. Natomiast kontrakt zespołowy “jak pracujemy” pozwala na zaangażowanie w spełnienie fundamentalnych reguł każdego członka zespołu.

To ćwiczenie polega na zebraniu razem wszystkich członków zespołu. Następnie każdy podaje jakie normy zachowań są jego zdaniem odpowiednie i właściwe dla wspólnej pracy. Każda z tych norm powinna zostać zapisana na wspólnej tablicy.

Ty jako lider zachęcaj w trakcie spotkania do szukania przez Twoich ludzi zasad dotyczących:

• Zachowań w trakcie spotkań.
• Metod komunikacji w zespole i poza nim.
• Wzajemnych relacji, w szczególności jak chcemy rozwiązywać spory.

W drugim kroku poproś każdą osobę o wybranie tych zasad, których przestrzeganie jest dla nich najważniejsze. Możecie zastosować tutaj metodę przyznawania punktów, kropek, etc. dla poszczególnych zasad. Gdy każdy z członków zespołu wskaże najważniejsze dla niego zasady, ułóżcie wyniki od tych zasad, które są najważniejsze dla największej ilości ludzi do tych o najmniejszej ważności.

W trzecim kroku zapoczątkuj wspólną dyskusję nad powstałą listą. Poproś, aby osoby, które nie zgadzają się z danym wyborem, przedstawiły swoje rozumienie i argumenty za lub przeciw danej zasadzie. Reszta zespołu niech przekonuje tę osobę. Ty pilnuj jedynie czasu, ustalcie np. 10 minut na każdy z punktów. Jeżeli w trakcie dyskusji zespół dojdzie do wniosku, że dana zasada może zmienić priorytet, to przesuńcie ją w hierarchii.

W czwartym kroku zapytaj zespół, które z zasad nie są ich zdaniem potrzebne. Tak jak punkcie 3 ogranicz czasowo dyskusję.

W ostatnim kroku zapytaj imiennie każdego z członków zespołu, co sądzi o wprowadzeniu spisanych zasad od teraz w zespole? Gdy osiągniesz zgodę każdego ze swoich ludzi, wprowadźcie zasady w życie. Bardzo ważne jest, aby uświadomić zespołowi, że każdy jest odpowiedzialny za pilnowanie tych zasad. I ma prawo zwracać uwagę innym w zespole, łącznie z Tobą, jeżeli przekraczacie kontrakt zespołowy.

Przykład kontraktu wypracowanego wraz z jednym z moich zespołów.

Kontrakt zespołowy — czyli codzienne zasady <Nazwa zespołu>

Spotkania:
- Codziennie uczestniczymy w Daily o 10:00 - Celem jest dzielnie się wiedzą, zaplanowanie dalszej pracy i znalezienie potencjalnych problemów.
- Jesteśmy punktualni.
- Jeżeli nie mogę uczestniczyć w spotkaniu — daję znać co najmniej godzinę wcześniej do zespołu.
Wspólna praca:
- Monitorujemy kanał obsługi klienta i codziennie przypisujemy jedną osobę do niego — rotacja.
- Zanim pójdę na urlop - przekazuję swoje zadanie i wszelkie informacje do zespołu,
- Jestem dostępny w głównych godzinach pomiędzy 10 a 16.
- Jeżeli oddalam się na dłużej, pozostawiam informację na czacie zespołu.
- Preferuje komunikację twarzą w twarzy, ale jeżeli nie można inaczej, to wybieramy kolejność: video call, audio call, chat, email.
- NIE pracuję w trakcie urlopu  - nie zabieram pracy ze sobą na urlop !
- Wszelkie dokumenty muszą być dostępne dla każdego — WiKi na Github.

Metoda pracy w projekcie:
- Jako zespół pracujemy na podstawie Scrum.
- Jako projekt pracujemy na podstawie Safe.
- Nasze Sprinty mają 3 tygodnie.
- Planujemy z klientem raz na 3 miesiące 4 Sprinty z góry.

Definiowanie celu zespołowego.

Bardzo ważne dla zaangażowania Twojego zespołu, jest wypracowanie wspólnego celu zespołowego, nad którym cały zespół może pracować. Nie chodzi mi o cele przekazane do zespołu z projektu, organizacji lub waszych przełożonych. Chodzi mi o taki cel zespołu, który wspomaga w wykonywaniu zlecanej pracy, ale jest czymś, co rozwija każdego z członków Twojego zespołu. Oraz jednocześnie jednoczy zespół w dążeniu do jego osiągnięcia.

Przykładem może być:

Jako zespół chcemy wypracować jednolitą metodę oceny jakości kodu programów, które wytwarzamy.

Jedną z metoda na wypracowanie takiego celu jest znana w świecie Agile, retrospoektywa zespołu. Ponieważ istnieje kilka metoda jej prowadzenia, ja opowiem o tej, która jest najbliższa wyznaczaniu celu zespołowego.

Otóż zbieramy się wspólnie z zespołem. Ustalamy granice czasowe dla kolejnych kroków. W pierwszym kroku każdy w zespole generuje pomysły i tematy, które jego zdaniem działają dobrze w Waszej pracy. W drugim kroku każdy generuje informacje co, jego zdaniem nie działa dobrze lub chciałby, aby poprawić w codziennej pracy.

Po dwóch pierwszych krokach Ty jako prowadzący postaraj się zgrupować wszystkie spisane tematy. Daj teraz czas zespołowi na dyskusję czy rozumieją tak samo każde z zagadnień. Podkreślaj jednocześnie ile rzeczy wymieli na “plus” dla swojej wspólnej pracy.

W następnym kroku poproś każdego, aby “zagłosował” na tematy, które chciałby, aby zespół wspólnie poprawił. Na podstawie wyboru zespołu wyłoni się zapewne jeden lub dwa tematy, które będę dla nich najważniejsze. Naprawienie lub poprawienie tego tematu, będzie właśnie celem dla zespołu do osiągnięcia.

W ostatnim kroku, dla jednego, może dwóch wybranych tematów, wypracujcie wspólnie:

• Warunki, które powiedzą zespołowi, że osiągnął cel,
• Akcje potrzebnych do wykonania, aby osiągnąć wybrany cel.
• Listę potrzebnych elementów i decyzji, które trzeba dostarczyć do zespołu, aby ten mógł pracować nad osiągnięciem celu.
• Przypiszcie do każdej akcji, decyzji czy potrzebnych rzeczy osoby, odpowiedzialne, aby “się zadziało”.

Ustalcie zasadę, jak często będziecie sprawdzać postępy w osiąganiu wspólnego celu. I najważniejsze! Zacznijcie realizację wspólnego zamysłu.

Podsumowanie

Badacze odkryli, że motywacja wewnętrzna jest jeszcze silniejszym motorem zachowania ludzi, niż wcześniej sądzono. W dzisiejszych organizacjach większość pracy nie jest rutynowa i wymaga skupionej uwagi i kreatywnego podejścia. W tej sytuacji tworzenie warunków dla pracowników do samodzielności, dążenia do mistrzostwa i posiadania poczucia celu jest ważną umiejętnością przywódczą.

Umiejętni przywódcy robią coś więcej niż tylko zaspokajanie uniwersalnych ludzkich potrzeb i pragnień. Dowiadują się, co konkretnie inspiruje poszczególnych członków zespołu, a następnie szukają okazji, które spełniają ich zainteresowania i pasje.

Jednocześnie liderzy rozumieją, że największe możliwości i osiągnięcia dokonują się w działaniach zespołowych. Oznacza to, że muszą również dbać o całe zespoły i budować ich zaangażowanie.