Facylitacja pomoże ci zostać mistrzem spotkań!

Facylitacja — ciekawe, niespolszczone słowo, które zadomowiło się w większości dużych firm. Dla mnie oznacza ono umiejętność prowadzenia spotkań. Czy aby na pewno tylko to? Zbadajmy wspólnie pochodzenie i możliwości użycia tej ważnej lidersko umiejętności. To nie wszystko, w artykule przedstawię również metody na jej rozwijanie. Ciekawy? Zapraszam.

Czym jest facylitacja?

Książkowa definicja, którą podaje słownik Cambridge, brzmi tak: „facylitacja to czynność pomagania innym osobom, w radzeniu sobie z procesem lub osiągnięciu porozumienia, lub rozwiązania bez bezpośredniego angażowania się w proces, dyskusję itp.”

Mój termin na facylitacje to „aktywna bezstronność”.

Mamy definicje, ale o co tak naprawdę chodzi w tej całej facylitacji. Otóż na części spotkań, dyskusji lub w trakcie innych interakcji grupowych, osoba prowadząca je powinna odblokowywać i wspierać sam proces rozmowy. Skupiać uczestników na osiąganiu wspólnych odpowiedzi, rozwiązań. Powinna zwiększać skupienie grupy na osiąganiu celów spotkania, a nie dyskusji, która nie kończy się żadnymi konkluzjami. Można wręcz nazwać facylitatora, jako tego, który powoduje, że spotkanie staje się produktywne.

Jednocześnie musisz zwrócić uwagę, że facylitator nie ma zadania znaleźć rozwiązanie. Jego celem jest poprowadzić rozmowę w zespole tak, aby jego członkowie sami odszukali sposób. Dlatego właśnie prowadzący powinien mieć praktyczną wiedzę o ludzkich i grupowych zachowaniach. Powinien potrafić je wykorzystać, wspierając proces dyskusji i dochodzenia do wspólnych celów na spotkaniach zespołu.

W trakcie facylitacji powinieneś wykorzystać wiele różnych technik. Lista tych umiejętności i technik zaczyna się od rozwiązywania problemów, poprzez podejmowanie decyzji, aż do zarządzania zespołem i komunikacją. Często będzie również potrzebna umiejętność rozwiązywania konfliktów, a właściwie ich prawidłowe zarządzenie.

W dalszej części artykułu opisuję potrzebne moim zdaniem umiejętności oraz podaję kilka sprawdzonych i jednocześnie skutecznych technik facylitacji spotkań.

Facylitacja a prezentacja — jakie są różnice pomiędzy nimi?

Aby jeszcze lepiej zrozumieć, czym jest facylitacja, porównajmy ją z umiejętnością prezentowania. Ta druga umiejętność często wykorzystywana w trakcie szkoleń czy spotkań biznesowych. Jednakże różni się znacząco od facylitacji. Spójrzmy na różnice zebrane poniżej.

Facylitacja — potrzebne umiejętności

Facylitatorzy mogą mieć różne umiejętności oraz metody prowadzenia grupowych spotkań. Mogą stosować ich tylko kilka, na różne sposoby. Wydaje mi się jednak, że najlepsi facylitatorzy wykazują się umiejętnościami, takimi jak:

Jasne i precyzyjne komunikowanie oczekiwań.

Facylitacja powinna zaczynać się od jasnego i precyzyjnego postawienia oczekiwań i celów spotkania. Twoją rolą jest takie przekazanie i przedstawienie grupie instrukcji dotyczących zasad i oczekiwanych rezultatów spotkania, aby każdy je rozumiał. Pamiętaj, nie musisz uzyskiwać akceptacji wszystkich osób na podane zasady, ale ważne, aby je rozumieli i zgadzali się ich przestrzegać.

Jedną z najprostszych metod komunikacji instrukcji i oczekiwań w trakcie facylitacji, jest zdefiniowanie na samym początku spotkania „zasad współpracy” na spotkaniu i reguł działania w trakcie. Ja często stosuję tutaj takie zasady jak:

• Każdy ma prawo wypowiedzieć swoje zdanie.
• Nie wolno przerywać innym osobom w ich wypowiedziach.
• Każdy pomysł na rozwiązanie problemu jest dobry, nawet te najbardziej zadziwiające.
• Odzywamy się do siebie z szacunkiem, bez używania osobistych wycieczek.

Zachowywanie neutralności.

Jako facylitator, Twoim zadaniem jest być właścicielem procesu, zachowując jednocześnie neutralność w odniesieniu do treści. Nie próbuj wpływać na to, co tworzy zespołu, wyrażając swoją opinię, głosując nad decyzją lub oceniając wypowiedzi. Po prostu zachowaj obiektywną perspektywę i komentuj neutralnie, bez etykietowania ludzi lub ich krytykowania.

Jeśli twoja intuicja podpowiada ci, że grupa może popełniać błąd, zwróć się do nich, pytając zespół, co o tym myślą. Kiedy wtrącasz swoją opinię lub wpływasz na wynik dyskusji, grupa straci powiązanie z rozwiązaniem. Może wręcz postrzegać rozwiązanie końcowe jako Twoje, a nie własne. Zaowocuje to później w braku chęci jego zastosowania.

Dla facylitatora neutralność to często jedna z najtrudniejszych umiejętności do kontrolowania, zwłaszcza gdy jest on również członkiem zespołu ekspertów. W przypadku gdy chcesz przekazać zespołowi swoje opinie lub informacje, powiedz im wyraźnie, że odchodzisz z roli Facylitatora na rzecz Uczestnika. Zmień pozycję w sali, przekaż wiadomość, a następnie wróć do roli Facylitatora. Gdy facylitujesz spotkanie w ten sposób, zespół nie będzie zdezorientowany co do Twojej roli lub celu.

Działaj uczciwie.

To nie jest sytuacja, w której możesz udawać, że jesteś neutralny, a mimo tego mieć swoje silne nastawienie do tematu spotkania. Przedstaw grupie jasno swoją rolę jako facylitatora i ustal jasne granice na wczesnym etapie. Jeśli uważasz, że coś jest zbyt trudne dla grupy, znajdź sposób, by powiedzieć to z uczciwością. Jeśli jednak zauważysz potencjalny konflikt interesów lub wybierasz się na spotkanie, na którym masz jasną opinię na temat docelowy, poproś innego facylitatora o pomoc, abyś mógł wziąć udział w dyskusji.

Utrzymuj obiektywną, nieobronną, nieoceniającą postawę, a tylko wtedy facylitacja z Twojej strony będzie prawdziwa i udana. Utrata obiektywizmu podczas spotkania lub postawa defensywna, lub – co gorsza – osądzanie podczas dyskusji może utrudnić twoją zdolność „słyszenia” tego, co mówi zespół. Pamiętaj, w trakcie facylitacji nie chodzi o ciebie – chodzi o to, czego grupa potrzebuje, aby iść naprzód w kierunku rozwiązania. Miej świadomość swoich osobistych „emocjonalnych zapalników” i planuj sposoby radzenia sobie z nimi.

Planowanie procesu.

Po pierwsze musisz dobrze rozumieć cel spotkania, które będziesz facylitować. Następnie zaplanuj sobie kolejne etapy, które chcesz, aby się wydarzyły w trakcie jego trwania. Pamiętaj, aby w trakcie spotkania ufać właśnie temu planowi. Buduj go w taki sposób, aby ludzie mogli poprzez jego przejście, osiągnąć oczekiwane rezultaty. Rozwiązać postawione problemy.

To jest Twój proces, dzięki któremu ludzie, często rozpraszający się, w trakcie spotkania skutecznie podążali dzięki Tobie do celów i wyników. Zwracaj im uwagę, gdy odchodzą od planu spotkania. Przywołuj do porządku, jeżeli jest taka potrzeba, lub wręcz przerywaj niepotrzebne dyskusje i rozmowy. Jako facylitator to Ty jesteś odpowiedzialny za proces prowadzenia spotkania.

Zadawanie pytań.

Facylitator musi umieć zadawać właściwe, otwarte i dociekliwe pytania, stymulujące dyskusję. Stosowanie pytań, szczególnie tych otwartych będzie powodowało angażowanie się uczestników spotkania. Jednocześnie nie zapominaj, że facylitacja to czasami „zarządzanie ciszą”.

Prawie na pewno od czasu do czasu będziesz musiał poczekać na odpowiedź na zadane pytanie, powstrzymując siebie samego do mówienia. „Zarządzanie ciszą” jest skuteczną metodą na zaangażowanie innych ludzi w trakcie spotkania do mówienia. Mało kto jest w stanie wytrzymać dłużej trwającą ciszę.

Wspieranie środowiska łączącego uczestników.

Ważnym aspektem w trakcie facylitacji jest tworzenie atmosfery wyzwalającej szczerość i otwartość. Facylitator powinien zachęcać wszystkich uczestników spotkania do aktywnego angażowania się, ale powinien pamiętać o indywidualnym poziomie komfortu każdej z osób.

Dlatego tak ważne jest, abyś poprzez facylitację tworzył atmosferę życzliwości i równości każdej z osób. Gdy widzisz, że ktoś ze względu na nieśmiałość wycofuje się w trakcie wypowiedzi, bo ktoś inny mu przerwał, powinieneś wkroczyć. Przede wszystkim pozwolić dokończyć sobie nieśmiałej, która nie skończyła mówić. Wprowadzaj w ten sposób ład i równość w dyskusję.

Często, gdy na spotkaniu zbiera się zespół ekspertów, ich naturalną tendencją jest upewnianie się, że ich kompetencje zostały pokazane, a opinia wysłuchana. Niestety czasami kosztem niesłuchania innych. Twoja rola jako facylitatora polega na stworzeniu środowiska, które zachęci członków zespołu nie tylko do mówienia, ale także do słuchania pomysłów i otwartości na ich dopasowywanie na podstawie doświadczenia całej grupy. Chociaż możesz uszanować mądrość grupy, nie zakładaj, że Twój zespół ma takie samo przekonanie — pomóż im iść w tym kierunku!

Rozwiązywanie problemów.

Jako facylitator nie do ciebie należy wchodzenie i naprawianie problemów. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że cała grupa jest zaangażowana i podąża za procesem. A Ty jako facylitator powinieneś umieć stosować techniki grupowego rozwiązywania problemów. W najprostszej postaci będzie to kilka prostych kroków:

• Zdefiniowanie problemu
• ustalenie przyczyny
• rozważenie szeregu rozwiązań
• rozważenie zalet i wad rozwiązań
• wybór najlepszego rozwiązania
• wdrożenie rozwiązania
• ocena wyników.

Inną równie dobrą metodą poszukiwania rozwiązań problemów, jest technika 5 razy dlaczego. Jak już pisałem w innym artykule, rozwiązywanie problemów za pomocą tej metody jest bardzo skuteczne, ale najlepsze efekty osiąga się tylko w przypadku pewnych ich rodzajów.

Z mojego doświadczenia technika ta najlepiej sprawdzała się w poszukiwaniu przyczyn prostych problemów, które posiadały pojedyncze źródło powstania. Bardzo dobrze działa, gdy problem dotyczy błędu ludzkiego lub współpracy pomiędzy zespołami czy też działami. Okazuje się również pomocna w rozwiązywaniu drobnych problemów pracowniczych lub sporów.

W związku z tym, że rozwiązywanie problemów może powodować dużo rozbieżności w proponowanych pomysłach, facylitator powinien rozumieć i znać krytyczne myślenie. Najlepiej, gdyby potrafił ją objaśnić uczestnikom, tak aby stosowali je w trakcie dyskusji. Z pewnością będzie to powodowało większe skupienie na poszukiwaniu rozwiązań, a nie dyskusji dla samej dyskusji.

Słuchanie.

Facylitator musi aktywnie słuchać każda osoba w trakcie spotkania. Z pewnością więcej słuchać niż mówić. Jednocześnie łączyć aktywne słuchanie z empatią. Jego wyczucie i wczucie się w grupę, w skupienie na ludziach i emocjach, jakie wnoszą do spotkania, będzie pozwalało reagować odpowiednio na każdym etapie facylitacji.

Jednocześnie do słuchania, facylitacja wymaga odpowiedniego reagowania na wypowiedzi ludzi. Z pewnością ważne będzie używanie parafrazowania, podsumowywania oraz przekierowywania pytań lub komentarzy. To właśnie te techniki pokażą, że facylitator rozumie dyskusję i jest w 100% skupiony na jej przebiegu. Z kolei to będzie budowało zaufanie wśród uczestników.

Dostarczanie pozytywnych wzmocnień.

W trakcie facylitacji mogą zdarzyć się przykre dyskusje, czasami padną nieprzyjemne słowa. Staraj się adresować takie zachowania, wskazuj za każdym razem, czego oczekujesz zamiast niepożądanych zachowań. A gdy ktoś postępuje zgodnie z Twoimi oczekiwania, wręcz wskazuj grupie, że te zachowania są dla Ciebie pozytywne. Chwal publicznie przed całą grupą, te osoby, które swoim zachowaniem wzmacniają proces dochodzenia do rezultatów spotkania.

Angażowanie cichszych uczestników.

Każdy facylitator poprzez swoje akceptowanie innych osób oraz otwartość na różne pomysły i sugestie, będzie angażował cichszych uczestników. Jak już wspominałem, Twoją rolą jest bronienie swobody wypowiedzi każdej osoby, nawet tej, która zwyczaje „oddaje pola” w trakcie dyskusji. Przywoływanie innych, bardziej aktywnych członków zespołu, należy do Twoich zadań. Na pewno pomoże ci w tym również umiejętność empatycznego wchodzenia w cudze buty, tak aby rozumieć uczucia każdej z osób w trakcie facylitacji.

Rozwiązywanie konfliktu.

Facylitator powinien zdawać sobie sprawę z tego, że konflikt między członkami grupy jest naturalny i nie trzeba go tłumić, o ile jest wyrażany grzecznie i konstruktywnie. W trakcie facylitacji należy spodziewać się konfliktu i dopuszczać wręcz do jego pojawienia się. Więcej o trenowaniu konstruktywnego konfliktu i metodach radzenia sobie z nim podczas spotkań pisałem tutaj.

Skupianie na celu.

Facylitator musi być w stanie skoncentrować spotkanie na osiągnięciu określonego wcześniej wyniku. Osiągniesz to poprzez postawienie jasnych celów na początku spotkaniu, o czym już pisałem. W trakcie spotkania przypominaj grupie, co założyliście, aby wypracować. Zadawaj pytania w dyskusjach, związane z celami spotkania. Gdy widzisz, że grupa odchodzi od założonych celów spotkania, przerywaj i przekieruj dyskusję z powrotem na to, co związane z oczekiwanymi rezultatami.

Ważnym aspektem jest, aby w trakcie spotkania grupa miała dostęp do zobrazowanej wersji celów spotkania. Możesz to osiągnąć poprzez prezentację celów i oczekiwań na tablicy, w formie wydruku dla każdego z członków zespołu, prezentacji wyświetlanej na telewizorze lub projektorze.

Chęć samorozwoju i samoświadomości.

Posiadanie samoświadomości swoich mocnych i słabych stron jako facylitator jest ważną umiejętnością, którą możesz opanować. Zespoły mogą być najlepszymi „lusterkami”, ponieważ często są bardziej niż chętne do wyrażenia opinii — zarówno dobrych, jak i złych. Nie bierz tej opinii do siebie; zamiast tego użyj go, aby poprawić swoje podejście do facylitacji.

Pamiętaj, facylitacja nie jest umiejętnością statyczną. Wielcy facylitatorzy nieustannie uczą się i dostosowują metody, aby poprawić sukces.

Facylitacja – 5 metod na większe zaangażowanie.

• Nakreśl ramy. Zaplanuj dokładnie, czego oczekujesz od uczestników spotkania i przekaż im to na samym początku. Ludzie będą chętniej angażować się w spotkanie, jeżeli będę, rozumieli, co chcesz osiągnąć.
• Spraw, by ludzie zaczęli mówić od samego początku. Zacznij od prostego, bezpiecznego pytania. Nawet rozpoczęcie od swobodnej prezentacji samych siebie, sprawia, że ​​uczestnicy chętniej wezmą udział w dyskusji później.
• Podkręć energię. Od początku do końca pokaż swój entuzjazm do interakcji. Mów z dużą energią. Żywo reaguj na rozwijającą się dyskusję. Najgorsze co możesz zrobić to być flegmatycznym lub smutnym.
• Użyj fizycznej przestrzeni. Usiądź, oprzyj się o stół lub przemieść się w mniej centralne miejsce pomieszczenia. Zrób tak, aby przenieść uwagę z siebie na uczestników. Dobrą metodą jest siadanie w kręgu.
• Nawiąż kontakt wzrokowy z osobami. W przeciwieństwie do wzrokowego „zamiatania pokoju” skup się na osobach. Patrząc kolejno uczestnikom w oczy, będziesz niewerbalnie przekazywał zaproszenie do udziału.

Rady dla wirtualnych spotkań, w których nie mamy pełnej widoczności na nie werbalne komunikaty:

• Staraj się odczytywać intonację wypowiedzi poszczególnych osób, w zamian za brak kontakty wzrokowego i innych niewerbalnych sygnałów.
• Szukaj sygnałów zaangażowania, takich jak pisanie na czacie, żywe reakcje głosowe na zadawane pytania, aktywne używanie narzędzi, które być może wprowadziłeś na spotkanie wirtualne.
• Jeżeli to możliwe zawsze proś o włączenie kamerek lub innych metod przesyłania obrazu.
• Pamiętaj, cisza jest Twoim przyjacielem! Gdy zadasz pytanie, pozwól, aby cisza działała na Twoja korzyść.

Facylitacja – 5 sposobów na kontrolowanie procesu.

• Ustal zasady. Poinformuj ludzi, dlaczego potrzebujesz ich udziału i w przybliżeniu, jak długo ma trwać dyskusja. Wyraźnie przedstaw swoje oczekiwania na sposób prowadzenia spotkania oraz celów do osiągnięcia.
• Często podsumowuj oraz wskazuj kierunek. Pomyśl o tym, jak o przejściu do „dużego obrazu”: przypomnij ludziom, jakie są cele i zakres dyskusji, połącz je i wskaż wspólne tematy, podsumuj informacje i sposób ich wykorzystania.
• Zaparkuj. Uchwyć kluczowe punkty i przyszłe dyskusje na flipcharcie lub białej tablicy, aby oddalić się od tematów niezwiązanych z celami spotkania. Możesz w tym celu wprost wyrażać zdanie „zaparkujmy ten temat, ponieważ nie jest on przedmiotem spotkania”.
• Zadawaj pytania zamknięte, gdy chcesz spowolnić dyskusję i odzyskać kontrolę, Pytania zamknięte, które można odpowiedzieć, tak lub nie, pojedynczymi słowami lub krótkimi frazami.
• Miej świadomość, kiedy się zatrzymać. Zakończ dyskusję w odpowiednim czasie — gdy osiągniesz swój cel lub gdy dyskusja nie będzie już owocna. Zawsze dziękuj grupie za cenny wkład i starania w trakcie spotkania.

Facylitacja — zbiór technik i metod prowadzenia spotkań.

Poniżej znajdziesz opisy skutecznych moim zdaniem technik i metod prowadzenia spotkań. Pamiętaj, aby traktować każdy z nich jako podpowiedź i zmieniać je i poprawiać w zależności od swojego doświadczenia i wiedzy. Dla każdej z przykładowych technik facylitacji podałem kilka parametrów spotkań, w trakcie których dana metoda moim zdaniem się sprawdza:

• Czas spotkania,
• Ilość uczestników,
• Cel spotkania,
• Faza spotkania.

Przed spotkaniem — opis i agenda.

Metoda ta nie jest stricte facylitacją spotkania. Natomiast pozwala na jego zaplanowanie z wyprzedzeniem tak, aby późniejsze jego prowadzenie było łatwiejsze. Proponuję ją stosować zawsze wtedy, kiedy prowadzisz dane spotkanie po raz pierwszy w danej grupie, lub uczestnicy spotkania mogą się zmieniać.

Proces:

1. Przygotuj opis celu spotkania oraz jakich wniosków i/lub rezultatów oczekujesz po jego zakończeniu.
2. Opisz zasady obowiązujące w trakcie spotkania.
3. Przedstaw główne punkty agendy lub kroków spotkania, wraz z czasami ich trwania.
4. Wyślij powyższe informacje do wszystkich uczestników co najmniej tydzień przed spotkaniem oraz dla przypomnienia dzień przed.
5. O ile masz taką możliwość, zapisz wszystkie informacje, tak abyś mógł je przedstawić w trakcie spotkania.

Kim jesteś?

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o krótką wypowiedź na swój temat. Kim jest, czym się zajmuje i co lubi robić zawodowo i prywatnie.
2. Skup każdą wypowiedź na powiedzeniu kilku zdań i poproś grupę, aby przywitała każdego z mówiących.

Uwaga. Jeżeli ktoś będzie wyjątkowo nieśmiały, nie staraj się go zmuszać do mówienia dużej ilości zdań na swój temat. I z drugiej strony, gdy ktoś mówi dużo, jeżeli to możliwe pozwól mu na to.

Dwie prawdy, jeden fałsz.

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o przedstawienie dwóch prawdziwych zdań o sobie oraz jednego fałszywego.
2. Następnie grupa ma zgadnąć, która z przedstawionych wypowiedzi jest fałszywa, a które prawdziwe.
3. Przypomnij grupie, że nie chodzi o ocenianie innych osób, ale poznawanie się nawzajem.

Uwaga. To ćwiczenie na otwarcie spotkań, świetnie się sprawdzi, gdy osoby w grupie znają się już chwilę.

Co wnosisz na spotkanie?

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego uczestnika o krótką refleksję na temat części dnia poprzedzającego spotkanie. Mogą zapisać swoje odpowiedzi na pytania:
   • Jaki ma poziom energii w tym momencie?
   • Jakie zadania wykonywałem w ciągu dnia, przed spotkaniem?
   • Co zajmuje moje myśli? Co jeszcze muszę dzisiaj zrobić?
2. Następnie każda osoba opowiada swoje refleksje grupie.
3. Grupa nie ocenia ani nie komentuje wypowiedzi, po prostu słucha i dziękuje za wypowiedź.
4. Na zakończenie poproś, aby każdy z uczestników pozostawił swoje myśli i inne sprawy na boku, poza nurtem bieżącego spotkania. Dodaj, że jeżeli komuś to pomoże, niech zapisze swoje refleksje na kartce papieru, tak aby mógł wrócić do nich po zakończeniu spotkania.

Uwaga. To ćwiczenie na otwarcie spotkań, miej jednak na uwadze osoby introwertyczne, które mogą nie chcieć wypowiadać się zbyt kwieciście. Pozwól im na to. Pamiętaj, to ćwiczenie ma za zadanie uruchomić skupienie wśród ludzi nad spotkaniem, w którym biorą udział.

Uwaga 2. To ćwiczenie dobrze wykonać przed wskazaniem celu i zasad spotkania. Rozluźni ono atmosferę.

Jaki jest cel spotkania?

Facylitacja — proces.

1. Na początku spotkania przedstaw jego cel. Określ jasno, czego uczestnicy powinni spodziewać się jako wynik. Czego oczekujesz o nich, jakich aktywności wymagasz od uczestników.
2. Później krótko przedstaw agendę lub kolejne kroki procesu, jaki będzie obowiązywał w trakcie spotkania.
3. Następnie przedstaw zasady, jakie chcesz, aby każdy przestrzegał.
4. Zapytaj się uczestników czy wszystko jest jasne i czy zgadzają się z zasadami.
5. Wszystkie powyższe punkty zapisz na tablicy fizycznej, w postaci punktów lub karteczek samoprzylepnych (w wersji online na tablicy wirtualnej).

Uwaga. Ten krok jest bardzo ważny z Twojego punktu widzenia. Do zasad i celów spotkania będziesz mógł się odnosić w przypadku gdy grupa odbiegnie dyskusją w zupełnie inne rejony. Jeżeli wcześniej wykonałeś opis spotkania zawierający wymienione punkty i wysłałeś je do uczestników, możesz w tym kroku jedynie je przypomnieć.

Burza mózgów

Facylitacja — proces.

1. Zacznij od podstawowych zasad burzy mózgów. Ja stosuję takie:
   • Żaden pomysł nie jest krytykowany w trakcie ich generowania (tej zasady nie wolno zmieniać ;))
   • Każdy pomysł jest ważny.
   • Zależy nam na jak największej liczbie rozwiązań i pomysłów.
   • Należy modyfikować pomysły innych.
   • Zapisujemy wszystkie pomysły w jednym widocznym miejscu.
2. Zapytaj grupę, czy są gotowi przestrzegać tych zasad.
3. W razie braku zgody wypracuj wspólnie z grupą zadowalające ich reguły.
4. Włącz czasomierz i pozwól grupie generować pomysły. Niech spisują je na wspólnej tablicy lub własnych kartkach.
5. Gdy czas się skończy, niech każda osoba przedstawi swoje wyniki, krótko je omówi. Następnie wspólnie w grupie przedyskutujcie każdy z pomysłów.
6. Wybierzcie wspólnie te, które uznacie za możliwe do wdrożenia lub rozwiązujące problem.

Uwaga. Jeżeli usłyszysz krytykę pomysłów, przypominaj ludziom, że teraz nie jest dozwolone krytykowanie i na przyjrzenie się pomysłom jeszcze przyjdzie czas.

Otwarta dyskusja.

Facylitacja — proces.

1. Krótko wyjaśnij cel, temat oraz rezultat, jaki powinna osiągnąć otwarta dyskusja.
2. Po wprowadzeniu ustaw czas.
3. Rozpocznij dyskusję.
4. Podsumuj dyskusję i jeżeli umówiliście się na spisanie wniosków, przedstaw je.

Porada. Mimo że jest to najczęściej stosowany i najprostszy format, jest on najtrudniejszy do facylitacji. Bez niej dyskusja może stać się nudna, frustrująca i ostatecznie nieproduktywna. Kiedy tak się stanie, pomocnym może być przejście na inny format, np. praca w małych grupach, indywidualne pisanie itp.

Zapytaj eksperta.

Facylitacja — proces.

1. Wybierzcie wspólnie spośród grona uczestników osobę, która ma odgrywać rolę „eksperta”.
2. Zachęć go, aby usiadł przed grupą.
3. Ustaw czas dla rundy pytań i poproś resztę uczestników o ich zadawanie.
4. Potraktujcie proces jak luźną rozmowę w salonie z naszym „ekspertem”, który jest w stanie nam pomóc.
5. Poproś pytającego, by po uzyskaniu odpowiedzi na swoje pytanie spisał uwagi/komentarze oraz zadawał kolejne pytanie.
6. Następnie ustalcie w grupie czy chcecie powtórzyć proces z tym samym „ekspertem” lub z nowym – tyle rund, ile chce grupa.
7. Wygenerowane odpowiedzi od „ekspertów” użyjcie jako wnioski lub rozwiązania problemu.

Uwaga. Zanim zaczniesz prace tą metodą, zapytaj grupę i upewnij się, czy są zainteresowani danym tematem.

Akwarium

Facylitacja — proces.

1. Zaproś jedną grupę uczestników do „akwarium” – na krzesła na środku, a resztę grupy poproś o ustawienie krzeseł w formie koła.
2. Poproś grupę w „akwarium”, aby omówiła dany problem w ustalonym wcześniej czasie.
3. Poproś wszystkich pozostałych, aby pozostali cicho i uważnie słuchali.
4. Gdy czas minie, pozwól na zadawania pytań od reszty grupy do osób w „akwarium”. Zdefiniuj oczywiście ramy czasowe.
5. Przyprowadź kolejną grupę uczestników do „akwarium” i powtórz proces.

Porada. Ta metoda pozwala na dyskutowanie o sprawach bez konieczności wyjaśniania lub obrony swoich poglądów. Wzmaga ona zrozumienie pośród uczestników i buduje porozumienie, gdy są znaczne róznice pomiędzy nimi.

1-2-4

Facylitacja — proces.

1. Poszukiwanie przyczyn problemu.
   1. Poproś uczestników o samodzielne wypisanie przyczyn problemu lub własnych opinii na dany temat.
   2. Następnie poproś ich o stworzenie 2-osobowych zespołów i w zespołach przedyskutowanie swoich opinii oraz wspólną decyzję, które z nich chcą przedstawić dalej — Ogranicz ilość opinii do dwóch-trzech dla każdej z grup.
   3. W następnej rundzie poproś uczestników o stworzenie 4-osobowych grup (niech połączą swoje pary). Jak poprzednio grupa ma za zadanie wygenerować na podstawie wcześniejszych opinii, dwie do trzech, które przedstawią w następnej rundzie.
   4. W ostatniej rundzie niech jedna osoba z każdej z grup przedstawi wybrane opinie — przyczyny powstania problemu.
   5. Pozwól wszystkim uczestnikom na zadawanie pytań.
   6. Zapiszcie wszystkie opinie i wnioski z dyskusji na tablicy.
2. Faza druga – poszukiwanie rozwiązań.
   1. Poproś uczestników o samodzielne wypisanie pomysłów na rozwiązanie problemu.
   2. Następnie poproś ich o stworzenie 2-osobowych zespołów i w zespołach przedyskutowanie swoich pomysłów oraz wspólną decyzję, które z nich chcą przedstawić dalej — Ogranicz ilość pomysłów do dwóch-trzech dla każdej z grup.
   3. W następnej rundzie poproś uczestników o stworzenie 4-osobowych grup (niech połączą swoje pary). Jak poprzednio grupa ma za zadanie wygenerować na podstawie wcześniejszych pomysłów, dwie do trzech, które przedstawią w następnej rundzie.
   4. W ostatniej rundzie niech jedna osoba z każdej z grup przedstawi wybrane pomysły.
   5. Pozwól wszystkim uczestnikom na zadawanie pytań odnośnie do pomysłów.
   6. Zapiszcie wszystkie pomysły na tablicy.
3. W ostatnim kroku spotkania, na podstawie wygenerowanych pomysłów, porozmawiajcie kto i w jakim terminie zajmie się wdrażaniem danego rozwiązania.

Porada. W trakcie tej metody ważne, aby uczestnicy nie zmieniali grup w trakcie faz: generowania pomysłów i wybierania rozwiązań. Natomiast mogą się wymieszać pomiędzy fazami.

Głosowanie za pomocą kropek.

Facylitacja — proces.

1. Na tablicy wypisz lub w inny sposób zobrazuj wypracowane przez grupę rozwiązania problemów, lub proponowane akcje do wykonania — spisane we wcześniejszych częściach spotkania.
2. Poproś grupę, aby każdy z jej uczestników zagłosował na wybrane przez niego rozwiązania / akcje, stawiając kropkę lub inny znaczek obok niego. Uczestnicy mają wybierać te rozwiązania / akcje, które uważają za najlepsze lub najbardziej pasujące do rozwiązywanego tematu, lub problemu.
3. Ogranicz ilość możliwych kropek/znaczków do postawienia przez każdego uczestnika do np. 3 lub 5 na każdą osobę — zależnie od ilości tematów i uczestników.
4. Podsumuj spotkanie poprzez pokazanie grupie, które z rozwiązań lub akcji mają największą ilość punktów.
5. Poproś uczestników o wybranie osób, które będą wdrażały rozwiązania lub prowadziły wybrane akcje.

Porada. Ta metoda pozwala na demokratyczne wybranie rozwiązań, co do których większość uczestników będzie się skłaniała, co zwiększa szanse ich wdrożenia. Bardzo ważne jest przy jej stosowaniu, abyś upewnił się, czy grupa rozumie wszystkie wypisane propozycje rozwiązań / akcji.

Szybka informacja zwrotna.

Facylitacja — proces.

1. Poproś każdego z uczestników, aby przygotował informację zwrotną na temat właśnie kończącego się spotkania.
2. Następnie poproś, aby każdy wypowiedział się krótko, co jego zdaniem poszło dobrze w trakcie spotkania, a co jego zdaniem można by następnym razem poprawić. Uczul uczestników, że dawana informacja zwrotna musi się zmieścić w dwóch-trzech zdaniach. Można tę metodę nazwać dawaniem feedback na jednym wdechu.
3. Notuj wypowiedzi uczestników, tak abyś mógł w przyszłości zastosować się do nich i poprawić metody facylitacji.

Porada. Dobrze jest spisać wszystkie wnioski i po spotkaniu dodać je do podsumowania spotkania.

Podsumowanie spotkania.

Facylitacja — proces.

Ten krok nie jest stricte facylitacją spotkania ani jego fazą. Jednakże warto go stosować.

1. Po spotkaniu zarejestruj wygenerowane pomysły i idee. Możesz zrobić zdjęcia lub zrzuty ekranu.
2. Spisz również wnioski i ustalone akcje / rozwiązania problemu, wraz z osobami, które będą pilnować ich wdrożenia oraz ustalonymi datami.
3. Zapisz również wnioski, jakie pojawiły się w ramach informacji zwrotnej o spotkaniu.
4. Wszystkie powyższe dane i informacje, zapisz w jednym miejscu, może to być email lub narzędzie online, i prześlij do wszystkich uczestników spotkania.
5. Pamiętaj, aby użyć zebranych informacji na następnym spotkaniu dotyczącym tych samych tematów.

Porada. Uczestnicy powinni czuć, że ustalone akcje / rozwiązania w trakcie spotkania, dzieją się faktycznie po nim. Tylko wtedy wypracujesz ich zaufanie do sensu prowadzonych spotkań.