Zarządzanie zespołem – 7 krytycznych rzeczy, które musisz wiedzieć, gdy zaczynasz.

Czy zarządzanie zespołem jest pro­ste?
Co możesz zro­bić, aby zespół zaak­cep­to­wał Cię jako lidera?
Te i wiele innych pytań sta­wia­łeś i zapewne sta­wiasz sobie, gdy obej­mo­wa­łeś i na­dal peł­nisz funk­cję lidera. I pomimo wielu ksią­żek oraz innych dostęp­nych mate­ria­łów, pierw­szy dzień, tydzień lub nawet mie­siąc pracy są nie lada wyzwa­niem dla każ­dego z nas — zarzą­dza­ją­cych ludźmi.

Pamię­tam swoje uczu­cia pierw­szego dnia, gdy roz­po­czą­łem zarzą­dza­nie zespo­łem. Były tam lęk i eks­cy­ta­cja. Lęk czy podo­łam. Ekscy­ta­cja z zaufania, jakim obdarzył mnie zespół i prze­ło­żeni. Jed­nakże, zanim wsze­dłem w buty lidera zespołu, czy­ta­łem dużo ksią­żek i arty­ku­łów. Odby­łem szko­le­nia wewnątrz orga­ni­za­cji, które miały przygotowywać mnie do zarzą­dza­nia. Już dzi­siaj wiem, że to był tylko wierz­cho­łek góry lodo­wej. Dal­sza praca z ludźmi wery­fi­ko­wała wszel­kie teo­rie i poka­zy­wała mi, jak bar­dzo zarzą­dza­nie zespo­łem zależy od tzw. mięk­kich kom­pe­ten­cji. To dzięki tej wie­dzy mogę Ci dzi­siaj prze­ka­zać w pigułce moje prak­tyczne wska­zówki.

Rady te opar­łem o swoje wła­sne prze­my­śle­nia, zdo­byte prak­tyczne doświad­cze­nie oraz wiele mate­ria­łów, w szcze­gól­no­ści ksią­żek. Jedną z nich jest “Po pierwsze: Złam wszelkie zasady – co najwięksi menedżerowie na świecie robią inaczej“ , autorstwa Marcusa Buckinghama i Curta Coffmana. Drugą “Pięć dysfunkcji pracy zespołowej” Patricka Lencioni. Polecam je przeczytać, zawarte w niej rady na pewno dadzą Ci wartość.

Lista 7 najważniejszych rzeczy, które pomogą Ci, gdy rozpoczynasz zarządzanie zespołem

Zarządzanie zespołem #1 Słuchaj i jeszcze raz słuchaj…

Ludzie z Two­jego oto­cze­nia otwie­rają się, kiedy ich aktyw­nie słu­chasz. To działa bar­dzo dobrze! Czę­sto pro­wa­dzi do dłuż­szych roz­mów. Wła­śnie wtedy dowia­du­jesz się naj­wię­cej, szcze­gól­nie tych małych drob­nych detali, o któ­rych publicz­nie możesz ni­gdy nie usły­szeć.

Słu­chając, zbierz jak naj­wię­cej infor­ma­cji o swoim zespole. Dla­tego słu­chaj i to aktyw­nie tego, co ludzie w Twoim zespole mówią, jak mówią. Tak do Ciebie, jak i do siebie nawzajem. Słu­chaj aktyw­nie, to zna­czy tak, aby widzieli Twoje zaan­ga­żo­wa­nie w chęć zro­zu­mie­nia ich prze­kazu. Czę­sto para­fra­zuj to, co usły­sza­łeś, oka­zuj cier­pli­wość i zada­waj pyta­nia otwarte. Dawaj moż­li­wość roz­wi­ja­nia wypo­wie­dzi. Słu­chaj, aby zro­zu­mieć, a nie po to, aby wypo­wie­dzieć swoje myśli. Człon­ko­wie Two­jego zespołu będą to czuli.

Pamię­taj, że im wię­cej sam zaobser­wujesz, tym wię­cej wnio­sków będziesz mógł wysnuć. Jed­nakże na początku „odłóż” swoje odczu­cia i nie zakła­daj niczego z góry. Słu­chaj i obser­wuj, rób to od początku pracy z zespo­łem. Kontynuuj przez cały czas prze­wo­dze­niu swoim ludziom!

Zarządzanie zespołem #2 Zacznij od relacji.

Pamię­tam jak dzi­siaj roz­mowę w trak­cie jed­nego ze szko­leń dla kie­row­ni­ków pro­jek­tów. Zadano tam pyta­nie: „roz­po­czy­nasz zarzą­dza­nie nowym zespo­łem. Co robisz naj­pierw?”. Padło wiele odpo­wie­dzi, wszyst­kie były praw­dziwe i słuszne. Od usta­la­nia zasad pracy, poprzez roz­mowy z klien­tem, o zakre­sie, budże­cie itd.

Nie o te odpowiedzi cho­dziło tre­ne­rom. Jak się oka­zało bar­dzo szybko, odpo­wie­dzią na to pyta­nie jest „zaczy­nam od budo­wa­nia rela­cji z zespo­łem”. Zbu­duj z nimi więź. Roz­pocz­nij budo­wa­nie zaufa­nia.

Reali­zuj to poprzez wspólny obiad, orga­ni­zu­jąc wyj­ście na przy­sło­wiowe piwo lub inne wyj­ście po pracy. Poma­gają w tym rów­nież wyj­ścia na kawę, krót­kie roz­mowy o pry­wat­nych spra­wach, dzie­le­nie się doświad­cze­niami. Pomogą Ci w tym rów­nież róż­nego typu gry i ćwi­cze­nia zespo­łowe. Naj­prost­szą z nich jest wspólne z zespo­łem spotkanie i opo­wia­da­nie „jakie zda­rze­nie w mojej prze­szło­ści wpły­nęły na mnie naj­bar­dziej”.

Pokaż sie­bie jako czło­wieka i buduj rela­cję opartą na obu­stron­nym zaufa­niu. Pamię­taj, że wszy­scy jeste­śmy ludźmi! I budo­wa­nie więzi w zespole będzie nie­koń­czącą się drogą.

Zarządzanie zespołem #3 Ustal oczekiwania — postaw granice.

Ten punkt jest czę­sto pomi­jany, a jest on ważny, ponie­waż to wła­śnie dzięki niemu, Twoi ludzie będą wie­dzieli czego się spo­dzie­wać. W jaki spo­sób będziesz ich oce­niać i czego będziesz od nich wyma­gał.

Okre­śle­nie wła­snych wyma­gań, jako lidera, pomoże Two­jemu zespo­łowi. Przed­sta­wie­nie ich pomoże zwięk­szyć poczu­cie bez­pie­czeń­stwa w Two­ich ludziach. Mając takie infor­ma­cje, nie będą rów­nież domy­ślać się Two­ich inten­cji czy ocze­ki­wań.

Naj­le­piej zrobisz, jeśli przed­sta­wisz swoje ocze­ki­wa­nia w nor­mal­nej roz­mo­wie z całym zespo­łem. A póź­niej przy­po­mnisz te reguły w trak­cie indy­wi­du­al­nych spotkań.

Spisz te oczekiwania, dla sie­bie samego, tak aby do nich wra­cać i aktu­ali­zo­wać w zależ­no­ści od sytu­acji. Dzięki tym zapiskom, zarzą­dza­nie zespo­łem będzie oparte na tym, co chcesz osią­gnąć.

Pamię­taj, aby nie wysy­łać suchej wia­do­mo­ści, czy to e-mailem, czy notatką służ­bową do zespołu. Rozmowa jest lep­sza, zde­cy­do­wa­nie mniej bez­duszna i poka­zu­jąca Cie­bie jako czło­wieka.

Zarządzanie zespołem #4 Pokaż, na czym Ci zależy i jaki jesteś.

Powią­za­nym z poprzed­nim punktem, jest oka­za­nie przez Cie­bie jakimi war­to­ściami się kie­ru­jesz. Na czym zależy Ci w życiu, dzięki czemu Twoi ludzie będą wie­dzieć tro­chę wię­cej o tym, jaki jesteś.

To, kim jesteś i co Cię interesuje w życiu, uży­waj do budo­wa­nia rela­cji. W ramach spo­tkań opo­wia­daj o sobie, o swoim hobby, o pla­nach — jeżeli chcesz je zdra­dzać. Dzięki temu zbudu­jesz jesz­cze sil­niej­sze rela­cje. Stwo­rzysz zaufa­nie do sie­bie oraz zro­zu­mie­nie u swo­ich ludzi. Będą czuli, że chcesz, aby byli czę­ścią Two­jego życia.

Naj­lep­sza metoda na poka­za­nie kim jesteś to być sobą. Nie uda­waj, nie graj, nie mani­pu­luj, po pro­stu bądź sobą. Pamiętaj jednak, że to od Ciebie zależy, jak bardzo chcesz pokazać siebie Twoim ludziom.

Dla mnie zawsze działa opowiadanie o swojej rodzinie, o moich planach prywatnych. O hobby, o tym, co na przykład będę robił w weekend lub w wakacje. Albo dzielenie się wrażeniami z wyjazdu, wspólne oglądanie zdjęć z zespołem po powrocie, radosne opowiadanie z osiągnięć moich dzieci, etc. To buduje w zespole więzi, pokazuje, że chcę się z moimi ludźmi dzielić swoim życiem, a oni są jego częścią.

Zarządzanie zespołem #5 Ustal reguły gry.

Dobrze jest to robić po roz­po­czę­ciu budo­wa­nia rela­cji, tak aby zespół tro­chę Cię poznał. Na początku nie zmie­niaj zasta­nych reguł — chyba że ich nie ma. Obser­wuj, roz­ma­wiaj i wyłu­skuj co nie działa, a co działa dobrze.

Gdy poczu­jesz, że jesteś gotowy, ustal reguły gry. Tak nazy­wam ten moment, w któ­rym razem z zespo­łem okre­ślasz, jak chcesz, aby wyglą­dała Wasza codzienna praca. Jakie są zasady. Kto, o czym decy­duje, w jaki spo­sób się komu­ni­ku­je­cie. Jak będzie­cie wspól­nie opi­sy­wać codzienne zada­nia. Jak i gdzie rapor­to­wać. I tak dalej.

Nie cho­dzi mi tutaj o two­rze­nie pro­ce­dur, ale o stwo­rze­nie zrę­bów wspól­nej pracy. Dobrze, jeżeli spi­sze­cie te reguły. I na co dzień będzie­cie mieli do nich dostęp. Nato­miast ważne jest, aby Twój zespół, wie­dział, że takie reguły są i gdzie może je zna­leźć. Dzięki temu, Twoje zarządzanie zespołem będzie płyn­niej­sze i bar­dziej kla­rowne dla wszyst­kich.

Pamię­taj, że otwar­tość w tym zakre­sie, popłaca. Daj swo­bodę wypo­wie­dzi swoim ludziom, w końcu to oni wiedzą, jak wykonywać pracę. Jednakże nie zapo­mi­naj rów­nież o tym, że to Ty odpo­wia­dasz za wyniki. Tam, gdzie jest to potrzebne, wpro­wa­dzaj do reguł swoje wyma­ga­nia.

Z mojego doświadczenia wynika również, iż wspólne tworzenie reguł i zasad pracy zespołu, tworzy zaufanie i większe zaangażowanie pośród ludzi. Każda reguła, proces, zmiana wprowadzona wspólnie, a nie narzucana przeze mnie, była przyjmowana o ponad 50% szybciej i dawała pięć razy mocniejsze efekty. Po drugie ludzie dawali swoje uwagi i konstruktywną krytykę w celu poprawy swojej pracy, procesów i zasad. Współtworzyli to, jak zespół pracował i pracowali coraz lepiej!

Zarządzanie zespołem #6 Poznaj indywidualnie swoich ludzi.

W pozna­wa­niu swo­ich ludzi cho­dzi głów­nie o to, aby ich rozu­mieć. Ich cele, marze­nia, plany, war­to­ści.

Rozma­wiaj o tym przy każ­dej oka­zji, przy kawie, przy wspól­nych obia­dach, i innych nie­zo­bo­wią­zu­ją­cych spo­tka­niach. O tym, co czują, myślą, jakie mają prze­ko­na­nia. Buduj na tej bazie rela­cje per­so­nalne, takie, aby obie strony czuły się w niej ludźmi.

W swo­jej pracy czę­sto uży­wa­łem indy­wi­du­al­nych spo­tkań. Cyklicz­nych ze swej natury. Takich roz­mów jeden na jed­nego. Tobie pro­po­nuje robić to samo. Na tych spo­tka­niach roz­ma­wiaj o tym, co Twoi ludzie chcą osią­gnąć, pra­cu­jąc w zespole, for­mie, etc. Jakie mają cele zawo­dowe. Co jest im potrzebne, aby to zre­ali­zo­wać. Mów rów­nież o swo­ich ocze­ki­wa­niach, ale tych indy­wi­du­al­nych, zwią­za­nych z kon­kret­nymi rolami. Poru­szaj wszel­kie kwe­stie zwią­zane z pracą i zarzą­dza­niem zespo­łem.

I na zakoń­cze­nie tego punktu. Zapisz sobie daty uro­dzin swo­ich ludzi. I zawsze pamię­taj, aby zło­żyć im życze­nia w ich święto. Dzięki temu zespół będzie wie­dział, że zależy Ci na nich jako ludziach.

Mnie ta taktyka w zarządzaniu zespołem przynosiła zawsze korzyści. Tworzyła atmosferę w zespole, w której wszyscy wiedzieli, że mnie jako liderowi na nich zależy jako ludziach. A to jest chyba najważniejszy aspekt pracy liderów – być człowiekiem i widzieć w innych ludzi.

Zarządzanie zespołem #7 Zapisz to co widzisz i słyszysz

Poprzed­nie punkty dadzą Ci dużo infor­ma­cji o Twoim zespole. A ponie­waż pamięć ludzka potrafi pła­tać nam figle. Pamię­taj, aby to, co się dowia­du­jesz, obser­wu­jesz, widzisz i sły­szysz, zapi­sać dla sie­bie. Wybierz taką formę, jaka pomoże Ci wró­cić do tych infor­ma­cji i wycią­gać wnio­ski. Ważne, abyś swo­ich nota­tek nie udo­stęp­niał nikomu, w końcu to Twoja ocena ludzi.

Zapisz, jakie są mocne strony każ­dego z człon­ków Two­jego zespołu. W jakich obsza­rach lubią wyko­ny­wać zada­nia a jakich uni­kają lub czują się nie kom­for­towo. Spró­buj rów­nież okre­ślić, co moty­wuje każ­dego w zespole do pracy.

Powyż­sze spo­strze­że­nia wzmoc­nij o infor­ma­cje o rolach i odpo­wie­dzial­no­ściach swo­ich ludzi. Doda­jąc do nich oso­bi­ste cele, jakie każdy chce osią­gnąć. Zapisz tutaj swoje prze­my­śle­nia, jak oso­bi­ste cele mogą wspo­móc cele całego zespołu. Spisz rów­nież jakie ocze­ki­wa­nia posta­wi­łeś wobec każ­dego z człon­ków zespołu oraz jakie cele usta­li­li­ście wspól­nie, jeżeli cho­dzi o pracę tej osoby w zespole.

Bar­dzo pomocne są spi­sane wnio­ski i infor­ma­cje z róż­nego rodzaju ocen zespołu (np. bada­nie 360 stopni), talen­tów i pro­fili oso­bo­wo­ści. To dzięki nim i poprzed­nim wia­do­mo­ściom będziesz miał pod ręką całą wie­dzę o zespole. Nie zapo­mnij jed­nak aktu­ali­zo­wać tych infor­ma­cji w cza­sie, aby zawsze odpo­wia­dały rze­czy­wi­sto­ści.

Metodą Strengths Finder opartą o badania instytutu Gallup’a, wspomagałem zarządzanie zespołem. Polega ona na wyko­na­niu testu przez każ­dego z człon­ków zespołu. Wyniki testu w pod­sta­wo­wej wer­sji dają wgląd w pięć naj­sil­niej­szych stron danej osoby oraz pomocne w ich roz­woju pod­po­wie­dzi. Wyko­na­nie tego testu przez każ­dego z człon­ków zespołu, a następ­nie wspólne omó­wie­nie ich w zespole, poma­gało nam rozu­mieć się nawza­jem. Budo­wało rów­nież podwa­liny pod wydaj­niej­szą pracę.

Podsumowanie

Zarzą­dza­nie zespo­łem jest pracą pełną wyzwa­ń. Jed­nakże, gdy oprzesz się na budo­wa­niu rela­cji i two­rze­niu wize­runku sie­bie jako lidera-czło­wieka, na pewno Twoi ludzie pójdą za Tobą daleko. Może nawet wspól­nie pole­ci­cie na Marsa!

I wła­śnie takich sze­fów, przy­wód­ców, lide­rów, wspo­mi­nam naj­le­piej. Umie­ją­cych dostrzec we mnie czło­wieka. Tego wła­śnie życzę Wam jako lide­rom, aby Wasze zarządzanie zespołem rosło i rosło. Aby Wasi ludzie, wspo­mi­nali Was po latach jako naj­lep­szych sze­fów, jakich mieli!

Uwaga: linki do wymienionych książek są t.zw. linkami afiliacyjnymi. Jeśli skorzystasz z któregoś z tych produktów po kliknięciu linku na mojej stronie, otrzymam z tego tytułu prowizję. Piszę o tym, ponieważ dbam o przejrzystość moich działań i chcę, abyś miał 100% pewności, że dla Ciebie nie wiąże się to z żadnymi dodatkowymi kosztami.

Jeżeli chcesz poznać więcej książek, które polecam Ci jako liderowi, zapraszam do mojego artykułu https://kuznialeaderow.pl/6-ksiazek-lidera/