Jeżeli chcesz się dowiedzieć jak zakończenia tej historii, czytaj dalej.

Oczywiście zrobiliśmy to, o co klient poprosił. Powstała aplikacja, została przetestowana i przygotowana do wdrożenia. I właśnie wtedy klient stwierdził, że jednak nie będzie jej używał. Mimo tej decyzji klient nie chciał publicznie przyznać, że stracił 2 lata na produkcję tego oprogramowania oraz wydał bardzo duży budżet, szacowany na sześciocyfrową sumę w euro. Jest to przykład błędu poznawczego opisywanego w literaturze jako „błąd kosztu utopionego”. W dalszej części artykułu znajdziesz jego krótkie wyjaśnienie. Ten przykład pokazuje, że czasami podejmowanie decyzji sprawia spore trudności.

Podejmowanie decyzji — podsumowanie.

W tym momencie przychodzi ci zapewne do głowy kilka innych, być może lepszych metod w podejmowaniu decyzji. W artykule skupimy się na tym i jednocześnie spróbujemy opisać potrzebne umiejętności, aby robić to skutecznie. Znajdziemy też kilka technik wspierających decydowanie oraz 6 krokowy proces ułatwiający podejmowanie decyzji:

1. Zapisanie decyzji do podjęcia.
2. Identyfikacja problemu.
3. Określenie celu.
4. Zebranie informacji.
5. Identyfikacja i wybór rozwiązań.
6. Podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania.

W dalszej części artykułu przedstawię również, na jakie problemy możesz się natknąć. Podam ci również, jakie błędy poznawcze mogą wpłynąć na Twój proces podejmowania decyzji.

Skuteczne podejmowanie decyzji dla liderów.

Skuteczne podejmowanie decyzji to cenna umiejętność na każdym stanowisku. Podjęcie świadomej decyzji może pomóc Ci stać się bardziej produktywnym pracownikiem, liderem lub menedżerem.

Podejmowanie decyzji to nic innego jak dokonywanie wyborów poprzez ocenę informacji. Szczególnie od nas liderów, nasi przełożeni oczekują umiejętności podejmowania decyzji. Codziennie stajemy przed wieloma wyborami i opcjami, dlatego też podejmowanie decyzji, jest chyba najczęściej wykonywaną przez nas pracą.

Ponieważ zdolność do podejmowania decyzji jest cenną cechą przywódczą, powinniśmy ją rozwijać i praktykować. Podejmowanie decyzji pokazuje również liderską zdolność do obiektywnego myślenia i rozważania różnych opcji. Ponadto Nasze zdolności w tym zakresie, mogą pomóc w nawiązaniu silnej więzi zaufania z innymi pracownikami i wzmacnianiu kultury firmy.

Umiejętności wspierające podejmowanie decyzji.

Jest kilka umiejętności, które moim zdaniem wspomagając osiąganie lepszych rezultatów w podejmowaniu decyzji. Poniżej ich krótkie zestawienie.

Rozwiązywanie problemów

Umiejętność rozwiązywania problemów jest ważną częścią podejmowania decyzji. Aby podjąć przemyślaną decyzję, musisz być w stanie uwzględnić różne punkty widzenia. Ważne jest również, aby w miarę możliwości obserwować wyzwania i rozwiązania z neutralnego i pozbawionego emocji punktu widzenia. Silne umiejętności rozwiązywania problemów mogą również pomóc w skupieniu się na istotnych szczegółach oraz szybszym i skuteczniejszym podejmowaniu decyzji.

Rozumowanie

Rozumowanie jest jedną z głównych umiejętności potrzebnych do skutecznego podejmowania decyzji. Literatura rozróżnia dwa rodzaje rozumowania: indukcyjne i dedukcyjne. Aby osiągnąć jak największą biegłość w podejmowaniu decyzji, powinieneś ćwiczyć obie metody rozumowania. Pierwsza (indukcyjna) polega na tworzeniu uogólnień na podstawie specyficznych informacji i sytuacji. Druga natomiast polega na dedukowaniu specyficznych scenariuszy na podstawie potwierdzonych uogólnień. Szerzej opisuje to artykuł (język angielski).

Intuicja

Ufanie swojej intuicji jest jedną z umiejętności wspomagających podejmowanie decyzji. Pamiętaj, że Twoje intuicja wynika z doświadczeń, których byłeś świadkiem w przeszłości, oraz z podstawowych wartości, którymi kierujesz się każdego dnia. Musisz powiązać swoją intuicję z potencjalnymi działaniami, które możesz podjąć, aby sprawdzić, czy Twoja decyzja jest logiczna i wykonalna.

Kreatywność

Twoja kreatywność może ujarzmić logiczne i emocjonalne myślenie oraz wygenerować zestaw unikalnych podejść i rozwiązań. Możesz także wykorzystać kreatywność do kształtowania rozmów prowadzonych z pracownikami podczas spotkań i zachęcania wszystkich do wnoszenia własnych, unikalnych rozwiązań.

Zarządzanie sobą w czasie

Kiedy decyzje muszą być podejmowane szybko, możesz skorzystać z umiejętności zarządzania sobą w czasie, które pomogą Ci śledzić ważne terminy. Pamiętaj, że często codzienne decyzje są podejmowanie pod presją czasu i dlatego tak ważne jest, aby mieć swoje zadania pod pełną kontrolą. Jeśli masz złożone problemy i musisz podjąć wiele decyzji, zarządzanie sobą w czasie może pomóc Ci zachować organizację na każdym etapie procesu decyzyjnego.

Organizacja

Umiejętności organizacyjne są niezbędne przy podejmowaniu decyzji. Ta umiejętność pomaga ustalać priorytety dla wyzwań i rozwiązań, dzięki czemu zawsze najpierw zajmujesz się najbardziej potrzebnymi problemami. Umiejętności organizacyjne mogą również pomóc w przydzielaniu zadań członkom zespołu i dotrzymywaniu wielu projektów i terminów.

Techniki pomagające w podejmowaniu decyzji.

W celu lepszego podejmowania trafnych decyzji proponuję stosować jedną z kilku ciekawych technik i narzędzi, które sam staram się wykorzystywać. Pomagają one nie tylko mi, ale także moim zespołom w podejmowaniu lepszych, bardziej racjonalnych decyzji. Ważne, abyś używał ich „na papierze”, a nie tylko w głowie, dzięki temu nie popełnisz nieświadomych błędów.

1. Scenariusze straty i zysku.

Technika ta polega na wypisaniu opcji dla podejmowanych decyzji tak, aby była możliwa ich ocena. Najłatwiej to osiągnąć tworząc tabelę zbliżoną do przykładowej:

W następnym kroku, dla każdej z opcji wypisujemy odpowiedzi/scenariusze:

• Co najgorszego może się przydarzyć jako rezultat takiej decyzji?
• Co najlepszego może się przydarzyć jako rezultat takiej decyzji.

Następnie oceniamy który scenariusz przeważa. Robimy to, szacują prawdopodobieństwo wystąpienia każdego ze scenariuszy. Możemy zastosować dowolną skalę oceny, np. 1-10 albo w procentach — ważne, aby skala była dla każdej z opcji taka sama. Gdy przypiszemy już naszą ocenę, możemy eliminować te rozwiązania, w których:

• Potencjalne ryzyko jest wysokie, a zysk niewielki.
• Potencjalne ryzyko jest nie do zaakceptowania.

Pamiętaj, że prawdopodobieństwo najgorszego scenariusza jest znacząco większe niż prawdopodobieństwo najlepszego możliwego scenariusza.

2. Czy mogę zasnąć w nocy?

Technika ta polega na odpowiedzi na dwa z pozoru proste pytania w trakcie podejmowania decyzji:

• Czego będę najbardziej żałował/a jeśli zdecyduję się na to rozwiązanie?
• Czego będę najbardziej żałował/a jeśli NIE zdecyduję się na to rozwiązanie?

Szukając odpowiedzi na nie, znajdziesz zapewne zupełnie nowy punkt widzenia i weźmiesz pod uwagę zupełnie inne podejście do podejmowanej decyzji. Pamiętaj, aby i tę technikę stosować w formie pisemnej, pomoże to podejść systematycznie do podejmowania decyzji z wieloma opcjami / możliwościami.

3. Analiza Skutków.

Przed podjęciem ważnej decyzji, przeprowadź szczegółową analizę potencjalnych długoterminowych skutków każdej opcji. Zastanów się nad wpływem na osobiste życie, karierę, finanse itd. To pomoże w podejmowaniu bardziej świadomych i odpowiedzialnych decyzji. To ćwiczenie pomaga lepiej rozumieć długoterminowe konsekwencje różnych decyzji.

4. Analiza Drzewa Decyzyjnego.

Aby zanalizować podejmowaną decyzję, możesz użyć bardzo ciekawej metody wizualnej. Dla każdej dużej decyzji (np. zmiana kariery), stwórz drzewo decyzyjne, które uwzględnia wszystkie możliwe opcje i ich potencjalne skutki. To pomoże w wizualizacji i zrozumieniu możliwych ścieżek i ich konsekwencji.

Podejmowanie decyzji w 6 krokach.

Mimo iż podejmowanie decyzji nie jest proste, możesz wspomóc samego siebie poprzez stosowanie tego 6 krokowego procesu. Ułatwi ci on podejmowanie decyzji poprzez nadanie struktury poszczególnym akcjom.

1. Zapisanie decyzji do podjęcia.

Pierwszym krokiem, Twojego procesu podejmowania decyzji powinno być właśnie zapisanie decyzji, którą musisz podjąć.

Czemu? Ponieważ zapisanie decyzji pozwoli ci na jej wizualizację i skupienie się na jej rozwiązywaniu. Będzie ci to również ułatwiać ewentualne wracanie do podejmowania decyzji, jeżeli nie jej nie podejmiesz w danym momencie.

2. Identyfikacja problemu.

Następnie zidentyfikuj problem, jaki rozwiązuje podejmowana decyzja i sprawdź, czy warto zainwestować czas w jego rozwiązywanie. Zrozum, jak wpłynie to na Twoją organizację, pracowników lub klientów. Pomocne może być poszukanie odpowiedzi na poniższe pytania:

• Czy warto podejmować decyzję, czy nie?
• Co spowodowało konieczność podjęcia decyzji?
• Na czym polega problem?
• Jakie jest tło, otoczenie, kształt problemu decyzyjnego?
• Jaki wpływ mają powyższe czynniki na Twoje wybory?
• Kto jest odpowiedzialny za podjęcie i realizację decyzji?
• Kto podejmuje decyzję i dlaczego?

Pamiętaj, że celem tego kroku jest: rozpoznanie problemu i potwierdzenie, że trzeba podjąć decyzję.

3. Określenie celu.

W drugim kroku spróbuj zdefiniować, jaki jest cel, do którego będziesz dążył, podejmując decyzję. Ponownie pomocne mogą być odpowiedzi na pytania:

• Co jest celem osoby decydującej? (np. wzrost zysku, obniżka kosztów).
• Jak powinien oceniać wyniki ze względu na ten cel?
• Jak zmienia się sytuacja, gdy dąży się do osiągnięcia kilku sprzecznych ze sobą celów?
• Jakie jest kryterium wyboru? (np. rentowność).

Wyznaczenie celu podjęcia decyzji, może ci pomóc ukierunkować Twoje poszukiwania rozwiązań.

4. Zebranie odpowiednich informacji.

Gdy już określiłeś cel podejmowanej decyzji i stwierdziłeś, że chcesz ją podejmować, czas na informacje.

Dobrze, abyś zebrał ich jak najwięcej z punktu widzenia tej konkretnej decyzji. Informacje powinny zawierać potencjalne przyczyny problemu/decyzji, opinie innych osób, na które decyzja może mieć wpływ. Dodatkowo dobrze, abyś wiedział, co jest potrzebne, aby wdrożyć swoją decyzję.

Musisz jednocześnie pamiętać, że podejmowanie decyzji nie może trwać zbyt długo — to właśnie czas może mieć największy wpływ na skuteczność podejmowanej decyzji — nie czekaj więc na 100% informacji, ale zawierz swojej intuicji, jeżeli nie możesz zwlekać.

5. Identyfikacja i wybór rozwiązań.

Teraz nadszedł czas na identyfikację, jakie masz opcje w ramach podejmowania decyzji. Wypisz wszystkie, które uważasz za realne do wdrożenia. Później, jak to opisywałem w punkcie Techniki pomagające podejmować lepsze decyzje, wybierz tę lub te która/e w danym momencie jest Twoim zdaniem najlepsza. Resztę zachowaj i w razie potrzeby będziesz mógł do nich wrócić i zastosować inne rozwiązanie.

Nie bój się złych wyborów, po prostu świadomie z wiedzą, którą posiadasz w danym momencie, zastanów się nad możliwym długo terminowym wpływem wybranej opcji. I ją wybierz.

6. Podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania.

Czas na podjęcie decyzji i wdrożenie rozwiązania. Jeżeli dotyczy ona Twoich ludzi, przedstaw im swój wybór i plan wdrożenia rozwiązania. Przygotuj się na pytania, to normalne, każda decyzja powoduje zmiany, czasami małe, a czasami duże. Pamiętaj, abyś razem z podjętym rozwiązaniem, miał plan na monitorowanie tego, co się będzie działo lub zmieniało, jaki będzie jego efekt. I jeżeli coś pójdzie coś nie tak, wróć do swoich opcji i wybierz inną.

Podejmowanie decyzji — ćwiczenia umiejętności.

Znasz już proces podejmowania decyzji oraz kilka pomocnych technik. Teraz czas na kilka porad jak ćwiczyć umiejętności decydowania.

Symulacje i Scenariusze

Przeprowadź symulacje różnych scenariuszy decyzyjnych. Możesz to zrobić w umyśle, na papierze, lub używając narzędzi komputerowych. Zastanów się, jakie mogą być różne wyniki i jakie działania najlepiej pasują do każdego scenariusza.

• Cel: Rozwinięcie umiejętności przewidywania i planowania.
• Ćwiczenie: Wybierz sytuację decyzyjną (np. wprowadzenie nowego produktu na rynek) i stwórz różne scenariusze wynikające z każdej możliwej decyzji. Przeanalizuj potencjalne wyniki i wyzwania, aby zrozumieć konsekwencje każdego wyboru.

Gry Decyzyjne

Istnieje wiele gier (zarówno cyfrowych, jak i planszowych), które wymagają podejmowania decyzji. Grając w takie gry, możesz ćwiczyć szybkie i efektywne podejmowanie decyzji.

• Cel: Poprawa szybkości i jakości podejmowania decyzji pod presją.
• Ćwiczenie: Graj w gry strategiczne lub symulacyjne, które wymagają szybkiego podejmowania decyzji. Analizuj swoje wybory i ich wyniki po każdej grze, aby zrozumieć, jak poprawić swoje strategie.

Role Play i Symulacje Sytuacji Biznesowych

Uczestniczenie w grach rolowych lub symulacjach, gdzie przyjmujesz rolę osoby podejmującej decyzje w określonym kontekście biznesowym, może pomóc w rozwijaniu umiejętności decyzyjnych.

• Cel: Rozwój umiejętności podejmowania decyzji w realistycznych kontekstach.
• Ćwiczenie: Uczestnicz w symulacjach biznesowych lub grach rolowych, gdzie przejmujesz rolę lidera lub menedżera. Po każdej symulacji analizuj podjęte decyzje i ich skutki, a także otrzymywane od innych uczestników informacje zwrotne.

Dziennik Decyzji

Prowadzenie dziennika, w którym zapisujesz swoje codzienne decyzje i ich wyniki, może pomóc zrozumieć twoje wzorce decyzyjne i poprawić umiejętności w przyszłości.

• Cel: Zwiększenie samoświadomości i rozumienia własnych tendencji decyzyjnych.
• Ćwiczenie: Prowadź dziennik, w którym zapisujesz codzienne decyzje, ich powody, oraz wyniki. Regularnie go przeglądaj, aby zrozumieć swoje wzorce decyzyjne i obszary, które wymagają poprawy.

Burza mózgów i Kreatywne Myślenie

Ćwiczenia rozwijające kreatywne myślenie, takie jak burza mózgów, mogą pomóc w generowaniu nowych pomysłów i rozwiązań, co jest kluczowe w procesie podejmowania decyzji.

• Cel: Rozwój umiejętności generowania innowacyjnych i twórczych rozwiązań.
• Ćwiczenie: Przeprowadzaj regularne sesje burzy mózgów na różne tematy. Zachęcaj do swobodnego myślenia i notowania wszystkich pomysłów, bez oceniania ich w trakcie sesji. Następnie analizuj te pomysły pod kątem ich realizacji.

Pamiętaj, że rozwijanie umiejętności podejmowania decyzji to proces, który wymaga czasu i praktyki. Regularne wykonywanie tych ćwiczeń może znacznie poprawić twoje zdolności decyzyjne.

Podejmowanie decyzji — znane problemy.

Czasami pomimo skrupulatnego procesu Twoja decyzja nie pójdzie zgodnie z planem. W takich przypadkach będziesz musiał wrócić do procesu podejmowania decyzji i określić, co poszło nie tak, lub zdecydować się na wdrożenie jednego z alternatywnych pomysłów. Do typowych błędów popełnianych w procesie decyzyjnym należą:

Nieprawidłowa identyfikacja problemu.

Czasami bywa tak, że sam problem jest oczywisty. Natomiast jego przyczyna nie jest już tak oczywista. Dlatego ważne, abyś uważnie przyglądał się przyczynom problemu. Jego prawidłowa identyfikacja przyniesie ci efekt w postaci prawidłowo podjętej decyzji i rozwiązania problemu.

Konsultowanie się ze zbyt dużą lub zbyt małą ilością źródeł.

Im więcej informacji posiadasz, tym lepiej będziesz przygotowany do znalezienia skutecznego rozwiązania. Należy jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach zbyt dużo informacji może przytłoczyć proces decyzyjny. Dlatego mądrze jest zawsze brać pod uwagę problem i świadomie wybierać źródła i ich ilość.

Brak planu zapasowego.

Wprowadzając swój plan w życie, pamiętaj o uwzględnieniu sytuacji awaryjnych. Zawsze mądrze jest mieć plan zapasowy, na który można się przełączyć, jeśli bieżący plan napotka problemy.

Brak odpowiedniej ilości czasu.

Pracując nad procesem podejmowania decyzji, warto poświęcić czas na właściwe zbadanie sytuacji i rozważenie dostępnych opcji, aby dojść do jak najlepszego wniosku. Musisz jednak wziąć pod uwagę terminy i zdecydować, ile czasu jest wystarczające, zanim wpłynie to na produktywność Twojego zespołu. Aby proces zakończył się sukcesem, należy zachować równowagę między jakością i szybkością.

Ogólnie rzecz biorąc, każdego dnia podejmujemy tysiące decyzji, a każda decyzja jest wynikiem określonego procesu, nawet jeśli w danym momencie nie jesteśmy tego świadomi. W biznesie kluczowa jest świadomość procesu podejmowania decyzji, a także umiejętność manipulowania tym procesem, aby dać z siebie wszystko w każdej wyjątkowej sytuacji.

Podejmowanie decyzji, a błędy poznawcze.

Zrozumienie i bycie świadomym błędów poznawczych może pomóc w podejmowaniu bardziej zrównoważonych i obiektywnych decyzji. Oto kilka przykładów:

1. Efekt Kotwiczenia: Polega na nadmiernym opieraniu się na pierwszej informacji, którą otrzymujemy (kotwicy), podczas podejmowania decyzji. Na przykład, jeśli ktoś pierwszy usłyszy wygórowaną cenę produktu, późniejsze oferty mogą wydawać się bardziej rozsądne, nawet jeśli nadal są zawyżone.
2. Potwierdzanie Własnych Przekonań: Tendencja do szukania, interpretowania, faworyzowania i zapamiętywania informacji w sposób, który potwierdza nasze wcześniejsze przekonania lub hipotezy, zamiast rozważać alternatywne perspektywy.
3. Efekt Dostępności: Tendencja do polegania na informacjach, które są łatwo dostępne w pamięci, gdy oceniamy temat lub sytuację. Na przykład, jeśli ktoś słyszy o wielu przypadkach oszustw, może przecenić prawdopodobieństwo bycia oszukanym.
4. Przecenianie Posiadania: Tendencja do przeceniania wartości rzeczy, które posiadamy. Może to prowadzić do trzymania się rzeczy, inwestycji lub decyzji dłużej, niż jest to logicznie uzasadnione.
5. Błąd Kosztu Utopionego: Tendencja do kontynuowania działania, ponieważ włożyliśmy w to już zasoby (czas, pieniądze, wysiłek), nawet jeśli przyszłe koszty przewyższają potencjalne korzyści.
6. Efekt Ramowania: Sposób, w jaki informacje są przedstawione, może znacząco wpływać na decyzje i osądy. Na przykład, ludzie mogą reagować inaczej na informację przedstawioną w kontekście strat niż w kontekście zysków, nawet jeśli informacje są obiektywnie takie same.
7. Grupowe Myślenie: Tendencja do podejmowania decyzji w grupie w sposób, który minimalizuje konflikty i dąży do jednomyślności, często kosztem realistycznego oceniania alternatywnych perspektyw lub rozwiązań.
8. Efekt Potwierdzenia Statusu Quo: Tendencja do preferowania opcji, które utrzymują obecny stan rzeczy, nawet gdy dostępne są lepsze alternatywy.

Miej również świadomość, że Twoje emocje mają olbrzymi wpływ na podejmowane przez Ciebie decyzje.

Podejmowanie decyzji — literatura.

Te książki oferują szeroki zakres perspektyw na temat procesu podejmowania decyzji, od psychologicznych i emocjonalnych aspektów po praktyczne strategie i techniki.

1. „Sztuka podejmowania decyzji” autorstwa Malcolma Gladwella — Książka ta oferuje interesujący wgląd w proces podejmowania decyzji, badając mechanizmy działające za kulisami szybkich wyborów i intuicji.
2. „Myśleć, szybko i wolno” Daniela Kahnemana — Kahneman, laureat Nagrody Nobla, bada dwa systemy myślowe, które kierują naszym sposobem myślenia i podejmowania decyzji: szybki, intuicyjny i emocjonalny oraz wolny, logiczny i rozważny.
3. „Irracjonalność” autorstwa Stuarta Sutherlanda — Książka ta bada różne aspekty ludzkiej irracjonalności, w tym błędy poznawcze i sposoby, w jakie wpływają one na procesy decyzyjne.
4. „Decydować. Jak podejmować dobre decyzje” autorstwa Chipa i Dana Heathów — Autorzy tej książki oferują praktyczne wskazówki na temat tego, jak podejmować dobre decyzje w życiu osobistym i zawodowym.

The post Podejmowanie decyzji może być łatwe. first appeared on kuznia leaderow.

Dalsza część spotkania odbyła się już inaczej. Poprosiłem, abyśmy przez chwilę obaj się opanowali i wrócili do dyskusji po paru minutach przerwy. Gdy ponownie zasiedliśmy do rozmowy, poprosiłem swojego pracownika, aby wysłuchał, co chcę, aby zmienił w swoim zachowaniu w pracy. Podałem mu przykłady takiej zmiany oraz co dzięki temu uzyska on sam, oraz jego zespół. Takie podejście przekształciło całą rozmowę w zupełnie inne wydarzenie. I było właśnie użycie feedforward.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

Liderzy zawsze muszą dawać feedback i oceniać, jak idzie praca – to jasne. Moim zdaniem metoda feedforward jest skuteczniejsza. Chodzi o to, by dawać ludziom wskazówki i pomagać im robić pozytywne zmiany w tym, jak się zachowują. Dzięki feedforward nie tylko lepiej i szybciej idzie praca, ale też relacje w zespołach są dużo przyjemniejsze.

Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś spróbować feedforward!

Feedforward:

1. Definicja:
   • Metoda komunikacji mająca na celu przedstawienie sugestii na przyszłość i pomoc w osiągnięciu pozytywnej zmiany wybranych zachowań.
2. Cel:
   • Zwiększenie efektywności komunikacji i zapobieganie powtarzaniu błędów.
   • Skupienie się na rozwoju i przyszłości, zamiast na krytyce i przeszłości.
3. Zastosowanie:
   • W biznesie, w celu poprawy komunikacji, zwiększenia elastyczności organizacji i budowania pozytywnego środowiska pracy.
   • W przywództwie, dla efektywnego kierowania zespołem.
4. Kroki wspomagające Feedforward:
   • 1. Ustal Cel Rozmowy.
   • 2. Przygotuj się.
   • 3. Bądź Konstruktywny.
   • 4. Słuchaj Aktywnie.
   • 5. Ustal Plany Działania.
   • 6. Utrzymuj Regularność.
   • 7. Pracuj nad Swoją Komunikacją.
   • 8. Uważaj na Reakcje.
   • 9. Ewaluuj i Dostosowuj.
   • 10. Buduj Pozytywne Relacje.
5. Przykłady Dialogów:
   • Feedforward: „Może warto by było spróbować…”
   • Feedback: „Zauważyłem, że miałeś problem z…”
6. Feedforward kontra Feedback:
   • Feedforward skupia się na przyszłości i rozwoju, podczas gdy feedback często koncentruje się na przeszłości i ewaluacji.
   • Feedforward może być bardziej pożądany w codziennych interakcjach, gdzie cel to rozwój i poprawa.
   • Feedback może być bardziej defensywny i skoncentrowany na błędach.

Dziesięć powodów, aby spróbować feedforward.

Feedforward to technika zarządzania informacją zwrotną, która koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, w przeciwieństwie do feedbacku, który zazwyczaj skupia się na błędach i negatywach z przeszłości. Oto dziesięć powodów, dla których powinieneś jako lider spróbować feedforward!

1. Rozwój i Uczenie — Feedforward koncentruje się na przyszłości i możliwościach rozwoju, co jest kluczowe dla stałego uczenia się i adaptacji w dynamicznie zmieniającym się świecie.
2. Pozytywność — Zamiast krytykować i wskazywać błędy, feedforward koncentruje się na pozytywnych aspektach i możliwościach poprawy, co prowadzi do lepszej motywacji i zaangażowania.
3. Konstruktywność — Sugestie i pomysły oferowane w feedforward są zazwyczaj bardziej konstruktywne i oparte na rozwiązaniach, co pomaga w praktycznej realizacji zmian.
4. Dynamiczne Środowisko — Feedforward jest szczególnie przydatny w dynamicznych i szybko zmieniających się środowiskach, gdzie konieczność ciągłego rozwoju i adaptacji jest kluczowa.
5. Praktyczność — Zamiast analizować przeszłość, technika ta koncentruje się na przyszłości i jest bardziej ukierunkowana na działanie, co sprawia, że jest bardziej praktyczna i przydatna.
6. Komunikacja — Feedforward promuje otwartą i szczerą komunikację między członkami zespołu, umożliwiając wymianę pomysłów i strategii w konstruktywny sposób.
7. Budowanie Zaufania — Dzięki swojemu pozytywnemu i konstruktywnemu charakterowi, feedforward może przyczynić się do budowania zaufania i wzajemnego szacunku w zespołach.
8. Personalizacja — Feedforward umożliwia dostosowanie informacji i sugestii do konkretnych potrzeb i sytuacji, co zwiększa ich przydatność i skuteczność.
9. Proaktywność — Ta technika promuje proaktywne myślenie i działanie, motywując ludzi do planowania i implementacji zmian, zanim staną się one konieczne.
10. Osiąganie Celów — Feedforward może być kluczowym elementem w osiąganiu celów osobistych i zawodowych, dzięki motywacji i klarowności co do kierunku rozwoju.

Feedforward, dzięki swojemu skupieniu na przyszłości, pozytywności, i konstruktywności, jest potężnym narzędziem dla zarówno osobistego, jak i zawodowego rozwoju. Jego zdolność do promowania otwartej komunikacji, budowania zaufania i adaptacji do dynamicznych środowisk sprawia, że jest to technika warta eksploracji przez każdego lidera, który dąży do ciągłego doskonalenia i osiągnięcia sukcesu swoich ludzi.

Feedback kontra feedforward

Porównajmy te dwie różne techniki komunikacyjne stosowane do rozwoju osobistego i zawodowego. Oto główne różnice pomiędzy nimi:

Jak widzisz, feedback może dostarczać wartościowych lekcji z przeszłości, feedforward koncentruje się na tworzeniu pozytywnej przyszłości poprzez konstruktywne sugestie i pomysły. Wybór między nimi zależy od kontekstu, potrzeb oraz preferowanego stylu komunikacji i zarządzania.

Przykłady rozmów feedforward i feedback.

Oto przykładowa rozmowa feedforward pomiędzy przełożonym (P) a pracownikiem (W):

Kontekst:

Pracownik jest odpowiedzialny za prowadzenie projektu, a przełożony chce dostarczyć feedforward, aby pomóc w osiągnięciu lepszych wyników w przyszłości.

Rozmowa w stylu feedforward:

P: Hej Janku. Dziękuję, że przyszedłeś. Chciałbym porozmawiać o twoim ostatnim projekcie i przedyskutować, jak możemy współpracować, aby osiągnąć jeszcze lepsze wyniki w przyszłości. Jak myślisz?

W: Dzień dobry! Oczywiście, z przyjemnością omówię to. Czy są konkretne obszary, które według Pana mogą zostać poprawione?

P: Cieszę się, że jesteś otwarty. Moim zdaniem, komunikacja w zespole mogłaby być usprawniona. Może myślałeś już o wprowadzeniu regularnych spotkań zespołowych lub aktualizacji e-mailowych, aby każdy był na bieżąco?

W: Rzeczywiście, regularne spotkania mogą pomóc. Myślę, że moglibyśmy zacząć od cotygodniowych spotkań i zobaczyć, czy pomogą w utrzymaniu wszystkich na tej samej stronie.

P: Świetny pomysł! Może warto też byłoby zastanowić się, jak możemy lepiej zarządzać czasem i zasobami, aby uniknąć przeciążenia i spóźnień. Może planowanie sprintów byłoby rozwiązaniem?

W: To prawda, sprinty mogą pomóc w lepszej organizacji pracy. Będę chciał przemyśleć, jak możemy je najlepiej zorganizować, aby pasowały do naszych potrzeb.

P: To brzmi rozsądnie. A co sądzisz o rozwoju umiejętności zespołu? Może moglibyśmy zorganizować szkolenia lub warsztaty, aby wszyscy mogli rozwijać potrzebne umiejętności?

W: Tak, regularne szkolenia z pewnością by pomogły. Rozważę, jakie tematy będą dla nas najważniejsze i spróbuję znaleźć odpowiednie zasoby lub trenerów.

P: Dziękuję za twoje otwarte podejście. Jestem pewien, że te zmiany przyniosą pozytywne rezultaty w naszych przyszłych projektach. Czy jest coś, co chciałbyś dodać lub coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?

W: Dziękuję za wsparcie. Myślę, że te pomysły są świetnym punktem wyjścia. Być może moglibyśmy również omówić, jak moglibyśmy lepiej zarządzać oczekiwaniami klientów od samego początku.

P: Zgoda, zarządzanie oczekiwaniami klientów jest kluczowe. Zastanówmy się, jak możemy jasno i skutecznie komunikować zakres projektu i postępy. Dziękuję za konstruktywną rozmowę i cieszę się, że możemy pracować razem nad poprawą naszych przyszłych projektów!

Wniosek:

Taka rozmowa feedforward może budować otwartość, zaangażowanie i współpracę, zamiast wywoływać poczucie krytyki lub defensywności, co często towarzyszy tradycyjnemu feedbackowi.

Rozmowa w stylu feedback’u:

Oczywiście, poniżej znajdziesz przykład rozmowy z feedbackiem, w której pracownik reaguje w sposób bardziej defensywny.

P: Dzień dobry Janku. Musimy porozmawiać o twoim ostatnim projekcie. Zauważyłem kilka problemów, zwłaszcza w komunikacji wewnątrz zespołu.

W: Dzień dobry! Co ma Pan na myśli, mówiąc „problemy w komunikacji”? Każdy wiedział, co ma robić. To nie moja wina, że niektórzy nie potrafią skutecznie przekazać informacji.

P: Rozumiem, że może to być frustrujące, ale jako lider projektu, to twoja odpowiedzialność, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Ponadto, zauważyłem, że zarządzanie zasobami i czasem było sub optymalne, co prowadziło do opóźnień.

W: Okej, ale to nie tylko moja odpowiedzialność. Wszyscy powinniśmy zarządzać swoim czasem. A co do zasobów, to nie dostaliśmy tego, co potrzebne, więc co mogłem zrobić?

P: Jestem świadom ograniczeń zasobów, ale część zarządzania projektem to znalezienie rozwiązań w obliczu takich wyzwań. Co więcej, zdolności niektórych członków zespołu były niewystarczające, aby sprostać wyzwaniom projektu.

W: To znowu nie moja wina! Jeśli ludzie nie mają potrzebnych umiejętności, to nie ja powinienem za to odpowiadać. Może HR powinno lepiej dobierać ludzi do projektów?

P: Część roli lidera to także rozwijanie umiejętności swojego zespołu. Jeśli widzisz, że ktoś potrzebuje wsparcia lub dodatkowego szkolenia, powinieneś to zgłosić. Wszyscy mamy odpowiedzialność za sukces projektu.

W: Rozumiem, ale czuję, że jestem obwiniany za wszystko, co poszło źle, a to nie jest sprawiedliwe. Wielu z tych problemów było poza moją kontrolą.

P: Nie chodzi o obwinianie, ale o zrozumienie, co można poprawić. Jestem pewien, że gdy wprowadzisz niezbędne zmiany, następne projekty będą bardziej udane. Czy jest coś, co mogę zrobić, aby ci pomóc?

W: Myślę, że potrzebuję więcej wsparcia i zasobów, aby skutecznie zarządzać projektami. A także więcej współpracy od innych działów.

Wniosek:

Reakcje defensywne podczas rozmowy feedbackowej mogą wskazywać na to, że pracownik czuje się zaatakowany lub niesprawiedliwie oceniony. Taka atmosfera może utrudniać konstruktywną wymianę myśli i hamować rozwój zarówno pracownika, jak i organizacji. Ważne jest, aby podejść do takich rozmów z empatią i otwartością, umożliwiając otwartą i szczerą komunikację.

Techniki wspomagające feedforward.

Technika feedforward może wydawać się nietypowa, ale regularne jej używanie może przynieść znaczące korzyści. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w opanowaniu tej techniki:

1. Ustal Cel Rozmowy:

• Jasność: Określ, co chcesz osiągnąć dzięki rozmowie.
• Cel: Skup się na przyszłości i możliwościach rozwoju, nie na błędach z przeszłości.
• Przykład: Przed rozmową określ, że celem jest poprawa zdolności prezentacyjnych pracownika, nie zaś omawianie błędów z przeszłości.
• Dialog:
  • P: „Celem naszej dzisiejszej rozmowy jest omówienie sposobów, w jakie możesz rozwijać swoje umiejętności prezentacyjne w nadchodzących miesiącach.”
  • W: „Brzmi dobrze, zastanawiałem się nad tym ostatnio.”

2. Przygotuj się:

• Zrozumienie: Zbierz informacje o osobie, z którą rozmawiasz, aby dostosować swoje sugestie.
• Poznaj Kontekst: Zrozumienie specyfiki zadania lub projektu pomoże w formułowaniu konkretnych i użytecznych propozycji.
• Przykład: Zbadaj, jakie zadania i projekty pracownik realizował, aby lepiej dostosować swoje sugestie do jego doświadczeń i umiejętności.
• Dialog:
  • P: „Zauważyłem, że prowadziłeś kilka projektów w ostatnim czasie. Jak uważasz, w jakim aspekcie Twoje umiejętności prezentacyjne wymagają poprawy?”
  • W: „Myślę, że mogę pracować nad pewnością siebie i klarownością.”

3. Bądź Konstruktywny:

• Pochwały: Zaczynaj od pozytywów i wyraź uznanie za to, co już działa dobrze.
• Sugestie: Podawaj konkretne i realizowalne propozycje, zamiast ogólnych uwag.
• Przykład: „Dobrze sobie radzisz z analizą danych, ale myślę, że pracując nad umiejętnościami prezentacji, mógłbyś jeszcze bardziej zwiększyć swój wpływ.”
• Dialog:
  • P: „Twoje umiejętności analityczne są imponujące, ale myślę, że możesz pracować nad sposobem prezentowania wyników.”
  • W: „Dzięki, zastanawiałem się nad tym. Masz jakieś sugestie?”

4. Słuchaj Aktywnie:

• Otwartość: Bądź otwarty na opinie i myśli innych.
• Empatia: Staraj się zrozumieć perspektywę drugiej osoby, nawet jeśli się z nią nie zgadzasz.
• Przykład: Jeśli pracownik wyraża obawy czy wątpliwości, odzwierciedl je i próbuj zrozumieć jego punkt widzenia, np. „Rozumiem, że prezentacje mogą być stresujące, co myślisz o wspólnym znalezieniu sposobów na pokonanie tej bariery?”
• Dialog:
  • P: „Czy są jakieś obszary, które Cię martwią, lub które są dla Ciebie szczególnie trudne?”
  • W: „Tak, stresuje mnie kontakt wzrokowy. Zawsze nie wiem, gdzie mam patrzeć.”

5. Ustal Plany Działania:

• Współpraca: Pracuj wspólnie nad rozwojem planów i strategii.
• Dostosowanie: Dostosowuj plany działania do potrzeb i możliwości osoby, której udzielasz feedforward.
• Przykład: „Może moglibyśmy ustalić regularne sesje coachingowe, aby pracować nad twoimi umiejętnościami prezentacyjnymi i dostosować plan działania do twoich potrzeb?”
• Dialog:
  • P: „Możemy ustalić regularne spotkania i pracować nad Twoim kontaktem wzrokowym oraz innymi umiejętnościami prezentacyjnymi. Co myślisz?”
  • W: „Brzmi świetnie. Czy możemy zacząć od przygotowania struktury prezentacji?”

6. Utrzymuj Regularność:

• Częstość: Regularne sesje feedforward są bardziej efektywne niż sporadyczne.
• Konsekwencja: Oferuj spójne i ciągłe informacje, aby pomóc w długoterminowym rozwoju.
• Przykład: Ustal regularne spotkania co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania w razie potrzeby.
• Dialog:
  • P: „Co myślisz o spotkaniach co dwa tygodnie, aby omówić postępy i dostosować plan działania?”
  • W: „Myślę, że to dobry pomysł, to będzie dla mnie motywujące.”

7. Pracuj nad Swoją Komunikacją:

• Jasność: Bądź jak najbardziej klarowny i konkretny w swoich komunikatach.
• Pozycja: Staraj się być postrzegany jako wsparcie, a nie jako zagrożenie.
• Przykład: Używaj jasnych i precyzyjnych formułowań oraz wystrzegaj się języka, który może być postrzegany jako krytyczny lub osądzający.
• Dialog:
  • P: „Chcę, abyś wiedział, że moim celem jest Ci pomóc w rozwoju, a nie krytykować. Jeśli coś, co powiem, zabrzmi inaczej, proszę mnie poprawić.”
  • W: „Dzięki, doceniam to. Chcę się rozwijać, więc Twoja pomoc jest mile widziana.”

8. Uważaj na Reakcje:

• Obserwacja: Zauważaj, jak druga osoba reaguje na twoje komentarze.
• Dostosowanie: Dostosowuj swoje podejście w zależności od reakcji i potrzeb drugiej osoby.
• Przykład: Jeśli zauważysz, że pracownik jest zaniepokojony lub na defensywie, wyjaśnij swoje intencje i dostosuj komunikację, aby była bardziej wspierająca.
• Dialog:
  • P: „Zauważyłem, że jesteś niespokojny, gdy omawiamy kontakt wzrokowy. Czy to jest dla Ciebie trudny temat?”
  • W: „Tak, to dla mnie wyzwanie, ale chcę nad tym popracować.”

9. Ewaluuj i Dostosowuj:

• Refleksja: Regularnie oceniaj skuteczność swojego podejścia do feedforward.
• Modyfikacja: Dostosowuj swoje techniki w zależności od potrzeb i odbioru.
• Przykład: Po kilku sesjach zastanów się, czy technika feedforward jest skuteczna, i dostosuj podejście, jeśli jest to konieczne.
• Dialog:
  • P: „Po kilku sesjach zastanówmy się razem, czy nasze spotkania są dla Ciebie pomocne i czy coś powinniśmy zmienić w naszym podejściu.”
  • W: „Dobrze, myślę, że to będzie dobra okazja do oceny postępów.”

10. Buduj Pozytywne Relacje:

• Zaufanie: Buduj relacje oparte na szacunku i zaufaniu.
• Wsparcie: Staraj się być wsparciem dla innych, pomagając im rozwijać się i doskonalić.
• Przykład: Regularne pokazywanie wsparcia i zainteresowanie rozwojem pracownika może przyczynić się do budowania zaufania i pozytywnego relacji.
• Dialog:
  • P: „Czy masz poczucie, że możesz na mnie polegać, aby uzyskać wsparcie w rozwoju Twoich umiejętności prezentacyjnych?”
  • W: „Tak, naprawdę czuję, że mogę się wiele nauczyć i jestem wdzięczny za Twoją pomoc.”

Każdy z tych punktów pomaga w budowaniu efektywnego i konstruktywnego procesu feedforward, który może przyczynić się do rozwoju zarówno jednostek, jak i całych zespołów. Opanowanie tej techniki może wymagać czasu i cierpliwości, ale korzyści wynikające z bardziej pozytywnego i proaktywnego podejścia do komunikacji i rozwoju są tego warte.

Jakość komunikacji, czy to między osobami na różnych szczeblach, w różnych zespołach czy działach, jest klejem łączącym organizacje. Wykorzystując metodę feedforward i promując ją wśród innych, liderzy mają szansę radykalnie ulepszyć komunikację w swoich firmach. Dzięki temu można upewnić się, że przekaz jest jasny i adresaci są gotowi przyjąć zawarte w nim informacje. Efektem jest o wiele bardziej dynamiczna i otwarta organizacja. W takim miejscu pracownicy koncentrują się na przyszłych możliwościach, zamiast ciągle wracać do starych błędów. Spróbuj, a przekonasz się sam!

Co dalej — literatura zamiast podsumowania.

1. Problemy Jakości — Artykuł „Sprzężenie wyprzedzające w badaniach nad jakością edukacyjną” Kowalski J., 2001
2. Książka „Feedforward” (jez. angielski) Dr Marshall Goldsmith  (Autor), Shane Clester  (Ilustrator), Corey Michael Blake, Writers of the Round Table Press, 2012
3. ZN WSH Zarządzanie — Artykuł „FEEDBACK I FEEDFORWARD JAKO TECHNIKI WSPOMAGAJĄCE KOMUNIKACJĘ WEWNĘTRZNĄ W PRZEDSIĘBIORSTWIE”, mgr Anna Padlowska, 2021
4. Feedback to Feed Forward: 31 Strategies to Lead Learning, Amy Tepper  (Author), Patrick W. Flynn  (Author), 2018

The post Dziesięć pewnych powodów, aby spróbować Feedforward! first appeared on kuznia leaderow.

Czy Ty zastanawiałeś się nad formą swoich wiadomości w pracy? A może miałeś podobną sytuację? Zapraszam Cię dalej i wspólnie spróbujmy rozwinąć temat.

Jeśli chcesz tworzyć skuteczne wiadomości biznesowe, koniecznie musisz poznać zasady ich pisania. Z zasad tych wykorzystasz, tworząc klarowne e-maile, raporty i notatki, które będą łatwe do przeczytania i zrozumiałe dla innych w Twojej organizacji.

Zamiast wstępu — podsumowanie.

W tym artykule będziesz miał okazję przeczytać o elementach skutecznego pisania wiadomości biznesowych. W następnym akapicie pokażę, dlaczego jest to ważne i co mogą Ci dać umiejętności efektywnego pisania w pracy.

Zanim przejdziemy do tej części, chciałbym w wielkim skrócie przedstawić Ci 8 filarów tworzenia wiadomości biznesowych. Tekst biznesowy oparty o te filary będzie dużo skuteczniejszy w przekazie niż ten bez nich. Dalej w artykule zajmę się bardziej szczegółowo każdym z filarów tworzenia wiadomości biznesowych oraz spróbuję pokazać ci na przykładach jak je poprawiać.

„8 x K“ reguł pisania wiadomości biznesowych:

1. Kompletna — Wszystkie potrzebne informacje są zawarte w przekazie.
2. Krótka — Wiadomości biznesowe są pisane bez zbędnych słów.
3. Klarowna — Przekaz powinien mieć jasno wyrażony cel / sens.
4. Konwersacyjna — Skuteczne wiadomości biznesowe powinny być łatwe w odbiorze, nie brzmieć jak język prawniczy lub formalna umowa.
5. Koherentna — Cały tekst biznesowy, wszystkiego jego tezy i idee są ze sobą powiązane i zgodne.
6. Kompetentna — Wiadomości biznesowe powinny być wiarygodne, ich treść oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł.
7. Konkretna — Tekst zawiera wszystkie szczegóły wymagane dla odbiorcy do zrozumienia przekazu.
8. Kurtuazyjna — Ton tekstu jest pozytywna, taktowna i skupiona na odbiorcy.

Nie zapomnij również, że u podstaw Twoich wiadomości biznesowych powinna być gramatyczna poprawność. Ten temat też poruszymy w dalszej części, włączając w to pewne „pomoce naukowe“.

Pisząc jakąkolwiek wiadomość, postaraj się użyć prostego procesu — więcej piszę o nim w dalszej części:

1. Kim jest Twój odbiorca?
2. Wyznacz cel.
3. Czego oczekujesz od odbiorcy?
4. Napisz wiadomość biznesową (poproś o jej sprawdzenie).
5. Wyślij.

Po co ulepszać wiadomości biznesowych?

Zanim pójdziemy dalej, zastanówmy się, po co właściwie miałbyś pisać lepiej wiadomości biznesowe?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszym powodem jest zwiększenie swoich własnych umiejętności i poprawienie komunikacji pomiędzy sobą a innymi pracownikami firmy, w której pracujesz. Może to uczynić Cię bardziej wartościowym dla pracodawcy, pomóc w zdobyciu pracy lub awansu, a nawet poprawić Twoje wynagrodzenie! To nie jedyne powody, którymi powinieneś się kierować, zdobywając te umiejętności.

Pamiętaj, że ludzie biznesu są zabiegani, ale czy wiesz czym różni ich podejście do czytania?

• Po pierwsze szybko skanują informacje.
• Często czytają tylko główne punkty bez zagłębiania się w szczegóły.
• Interpretują też słowa na podstawie swojej wiedzy o danej dziedzinie i sytuacji.
• Nie skupiają się na formie wiadomości, ale na jej głównym przesłaniu.

Pisanie w sposób, który jasno komunikuje się z takimi czytelnikami, pomoże ci:

1. Zdecydowanie lepiej docierać ze swoimi wiadomościami do nich.
2. Skrócić czas podejmowania decyzji przez odbiorców.
3. Ulepszyć ogólną komunikację w swojej organizacji.
4. Być bardziej skutecznym w swojej pracy.
5. Zbudować swój wizerunek profesjonalisty komunikacji.

Ciekawe wyniki pokazuje badanie „Komunikacja firmowa w trakcie pandemii”, przeprowadzone przez firmy Bee Different oraz Great-Digital w 2020 roku. Oczekiwania pracowników w stosunku do komunikacji firmowych, jasno obrazują w badaniu, jak istotne jest prawidłowe tworzenie wiadomości biznesowych. Szczególnie że to my jako liderzy odpowiadamy często za ich tworzenie.

Krok 1. Wiadomości biznesowe — zbudujmy proces.

Pierwszym krokiem jest zaplanowanie swojego pisania. Aby napisać dobrze wiadomości biznesowe, musisz wiedzieć, co dokładnie chcesz przekazać i dlaczego jest to ważne dla Twoich odbiorców. Czego dokładnie chcesz, aby się nauczyli lub zrozumieli? Dlaczego powinni przeczytać tę wiadomość?

Proces ten dla mnie wyglądałby tak:

1. Odpowiedz sobie na pytanie: Kim jest Twój odbiorca?
   • Zdefiniowanie odbiorcy wiadomości pomoże ci dobrać odpowiednio słownictwo, formę wiadomości, ale również jej styl.
2. Wyznacz cel, jaki masz w pisaniu wiadomości biznesowej.
   • Jasno wyrażony cel pomoże ci tak skonstruować wiadomość, aby od razu było wiadomo, po co ją napisałeś i wysłałeś do odbiorcy (ów).
3. Określ, czego oczekujesz od odbiorcy, pisząc do niego.
   • To, czego oczekujesz od odbiorcy wraz z celem, najlepiej, abyś umieścił na samym początku wiadomości, wtedy Twój odbiorca będzie od razu wiedział, co chcesz, aby zrobił.
4. Napisz wiadomość biznesową, biorąc pod uwagę reguły z następnych punktów oraz do kogo i dlaczego piszesz. W tym kroku dobrze jest poprosić kogoś zaufanego o przeczytanie wiadomości.
5. Wyślij swoją wiadomość.
   • Tutaj mała podpowiedź — upewnij się, że wiadomość dotarła do odbiorcy — pamiętaj, to w Twoim interesie leży, aby wiadomość została przeczytana, samo jej wysłanie zazwyczaj nie wystarczy. Nie stosuj zasady „odpal i zapomnij”. Takie potraktowanie swoich wiadomości może spowodować brak odpowiedzi lub reakcji przez dłuższy czas.

Pamiętaj, że dobrze napisana wiadomość biznesowa wymaga:

• Jasnego i bezpośredniego stylu.
• Przejrzystej struktury.
• Sprecyzowanego celu Twojej wypowiedzi.
• Dokładnego określenia odbiorców, kim są i jaką wiedzę już posiadają.
• Kontekst musi pokazywać, że wiadomość jest wartościowa dla odbiorcy.

Używaj czasowników aktywnych zamiast pasywnych.

Zanim przejdziemy do reguł jak pisać wiadomości biznesowe, jeszcze jedna podpowiedź.

Tworząc wiadomości biznesowe, ważne jest, abyś używał czasowników aktywnych zamiast pasywnych. Czasowniki aktywne są bardziej bezpośrednie i skuteczne niż czasowniki bierne. Ustanawiają wyraźny podmiot i przedmiot, co sprawia, że Twój tekst jest łatwiejszy do zrozumienia i mniej dwuznaczny. Sprawdź te przykłady:

• „Wysłaliśmy fakturę dwa dni temu” kontra „Faktura została wysłana przez nas dwa dni temu”
• „Sprzedała swój samochód” kontra „Samochód został przez nią sprzedany”
• „Klient zadzwonił do nas” kontra „Zadzwonił do nas klient”

Krok.2. 8xK reguł pisania wiadomości biznesowych.

K jak Kompletna wiadomość biznesowa.

Pisząc w pracy, pamiętaj, że Twoja wiadomość musi być kompletna. To znaczy zawierać wszystkie informacje, które chciałeś w niej przekazać. Jednocześnie wiadomość musi zawierać ich tyle, aby odbiorca mógł podjąć decyzję bez zbędnego doprecyzowania lub dopytywania się o dodatkowe dane.
Nie rób założeń lub skrótów myślowych w swojej wiadomości. To, że Ty sam coś wiesz, nie znaczy, że Twój odbiorca też posiada tę samą wiedzę. Postaraj się pomyśleć tak jak twój odbiorca. Pisząc, myśl o jego perspektywie.

Przykład:
Wersja A: Hej. Zapraszam Was na cotygodniowe spotkanie. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

Osoba, która nigdy nie była na Waszym spotkaniu, może na nie nie dotrzeć! Wiadomość jest niekompletna i brakuje w niej informacji o miejscu i dacie spotkania. Jest jedynie godzina. Porównaj wersję A, z tą poniżej:

Wersja B:

Hej. Zapraszam Was na Piątkowe, cotygodniowe spotkanie do salki XYZ.10 na II piętrze budynku A. Punktualnie o 9 rozpoczniemy omawiać nasze tygodniowe osiągnięcia oraz ustalać plany krótko terminowe.

W pisaniu z perspektywy odbiorcy mogą ci pomóc odpowiedzi na pytania:

• Co jest głównym celem twojej wiadomości?
• Jakie informacje muszą być w niej zawarte?
• Co odbiorca wie w tym momencie?
• Co odbiorca chce i powinien wiedzieć?
• Jakiej akcji oczekujesz od odbiorcy?
• Czy pracowałem / kontaktowałem się wcześniej z odbiorcą?

Możesz również zastosować metodę odczytania swojej wiadomości, przez kogoś z Twojej pracy, kto jej wcześniej nie widział. Niech ta osoba postawi ci pytania i doda swoje uwagi.

K jak Krótka wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomości lub inne teksty biznesowe, pamiętaj o ich zwięzłości. O tym, aby były jak najkrótsze. Jeżeli masz do napisania e-mail, który trzeba przewijać kilkukrotnie na ekranie, skróć go. Większość Twoich odbiorców nie ma czasu na czytanie tak długich wiadomości.

Unikaj tak zwanych „rozwlekłych wyrażeń”. Takich jak na przykład:
– zła katastrofa,
– darmowy podarunek,
– planowanie z wyprzedzeniem.
Jak widać po tych wyrażeniach, raczej nie spotkasz się z dobrą katastrofą, za podarunki raczej się nie płaci, a gdy planujesz, to robisz na pewno z wyprzedzeniem.

Przyjrzyj się poniższemu przykładowi:

„Nowy komputer będzie miał obudowę koloru niebieskiego, narożniki obudowy będą miały zaokrąglony kształt, a otrzymamy go w miesiącu Kwietniu”.

– 18 słów

I spójrz na „mniej słowną” wersję:

„Nowy niebieski komputer z zaokrąglonymi narożnikami otrzymamy w Kwietniu”.

– 9 słów

Unikaj w swoich pisanych wiadomościach, nic nieznaczących zwrotów — może ci się wydawać, że są one grzecznościowe, ale nie wnoszą nic do informacji i powodują wydłużenie procesu czytania przez odbiorcę.

Chodzi mi o takie zwroty, jak:
– W związku z faktami / informacjami / etc. — zastąp przez: ponieważ.
– Piszę, ponieważ / w związku z — to oczywiste, że piszesz; jest to zbędny formalizm, a Twój odbiorca będzie musiał się w niego wczytywać.
– Ucieszy cię wiadomość / Będziesz szczęśliwy, gdy się dowiesz — pisanie o tym, w jakim stanie emocjonalnym powinien być Twój odbiorca, jest lekkim nadużyciem — lepiej napisać, że Ty się cieszysz, że przekazujesz wiadomość.

Również stosowanie znanych i często używanych zwrotów, ma moim zdaniem odwrotny skutek do zamierzonego. Przykłady takich zwrotów to:

• Jeżeli masz jakiekolwiek dodatkowe pytania, nie wahaj się je zadać.
• Jeżeli chcesz zadać mi dodatkowe pytania, proszę o kontakt.

Lepiej napisać taki zwrot w formie bardziej dostosowanej dla danego odbiorcy, zadając sobie trud, aby była ona bardziej osobista.

Np. „Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o swoim nowym komputerze, napisz do mnie”.

K jak Klarowna wiadomość biznesowa.

Ten punkt jest jednym z najważniejszych. Twoje wiadomości biznesowe muszą być od początku pisane tak, aby je można było je interpretować tylko w jeden sposób. Pamiętaj, że Twoje przesłanie jest oczywiste i jasne dla Ciebie, ale ile jest czytelników wiadomości, tyle będziesz miał interpretacji. Pisząc wiadomości biznesowe, skupiaj się na tym, aby czytelnik dokładnie rozumiał, co miałeś na myśli.

Klarowana wiadomość powstanie, gdy zastosujesz po kolei poniższe kroki:

1. Ustal wcześniej cel swojej wiadomości.
2. Napisz wiadomość.
3. Zanalizuj swoją wiadomość, pytając:
   • Czy moja wiadomość będzie jasna dla czytelnika?
   • Czy użyłem zwykłych słów, a może żargonu?
   • Moja wiadomość jest uporządkowana logicznie?
   • Czy moja główna myśl / pytanie jest umieszczona na początku?
   • Jak i czy używam słów przejściowych takich jak: pierwszy, drugi, chociaż, ponieważ?
   • Jaka jest konotacja słów, których użyłem? Niektóre mają kilka znaczeń, np.: para — może oznaczać dwójkę ludzi lub wodę pod inną postacią.
4. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
5. Poproś inną osobę o jej przeczytanie i przekazanie jej zrozumienia.
6. Popraw wiadomość, o ile zajdzie taka potrzeba.
7. Twoja wiadomość jest prawdopodobnie klarowna.

Poniżej kilka przykładów krótkich wiadomości, które można różnie interpretować i ich poprawione wersje.

K jak Konwersacyjny ton wiadomości biznesowej.

Jeżeli chcesz być skuteczny w pisaniu wiadomości biznesowych, używaj mniej formalnego, a bardziej konwersacyjnego tonu. Sztywny język i ton wypowiedzi powodują, że Twoje wiadomości będą brzmiały jak kontrakty lub formalne pisma. Staraj się używać mniej formalnego języka. Pytanie, jak to osiągnąć?

Najprostszą metodą, aby użyć konwersacyjnego stylu pisania, jest takie oto ćwiczenie:

1. Pomyśl, co zamierzasz napisać.
2. Zapytaj sam siebie, co powiedziałbyś, gdybyś chciał swoją wiadomość przekazać twarzą w twarz?
3. Zapisz tak stworzoną wiadomość i zastosuj do niej innego punkty 8xK.

Przyjrzyj się tym przykładom, czy powiedziałbyś do kogokolwiek:

Wręczając dokumenty: „W załączeniu znajdziesz dokumenty, o które prosiłeś”.

Czy raczej: „Proszę, o to dokumenty, o które prosiłeś” albo: „Dodałem dokumenty”?

Pamiętaj, że większość naszej komunikacji ma styl nieformalny. Przecież na co dzień, gdy spotykasz się ze swoimi kolegami i koleżankami w pracy, to nie rozmawiasz z nimi formalnym językiem i górnolotnymi wyrażeniami. Rozmawiacie zwyczajnie.

Zwróć jednocześnie uwagę, aby w swoich wiadomościach biznesowych nie używać jednocześnie wyrażeń żargonowych lub wręcz slangu. Naturalnie użyty styl konwersacyjny w Twoich wiadomościach biznesowych, będzie bardzo dobrze odbierany przez czytelników. Pomoże ci w uniknięciu bycia traktowanym jakby automat lub robot pisał Twoje wiadomości. Twoja komunikacja będzie odbierana normalnie jak rozmowa pomiędzy ludźmi.

K jak Koherentna wiadomość biznesowa.

Każda Twoja wiadomość biznesowa musi prezentować się spójnie. Powinieneś tak pisać, aby całość treści była powiązana z tezami lub ideami, które chcesz przekazać. Zwróć szczególnie uwagę na powiązania pomiędzy tematami, tezami, które Ty zapewne widzisz bardzo wyraźne. To, że coś jest dla Ciebie łatwe i zrozumiałe, to nie znaczy, że Twój odbiorca musi tak samo to postrzegać.

Jak możesz sobie pomóc, aby Twoja wiadomość biznesowa była koherentna?

Użyj kilku technik:

• Używaj słów łączących, tak aby zbudować odpowiednie przejścia pomiędzy zdaniami.
• Pokaż swojemu odbiorcy, że chcesz zmienić kierunek wypowiedzi.
• Poproś kogoś innego, kto niekoniecznie zna tematykę Twojej wiadomości, aby ja przeczytał i dał ci obiektywną informację zwrotną czy wszystko jest dla niej spójne.

Pamiętaj, że niezależnie czy Twoja wiadomość składa się jedynie z kilku zdań, czy kilku paragrafów, to całość musi być ze sobą powiązana i stanowić spójną całość.

K jak Kompetentna wiadomość biznesowa.

Treść Twojej wiadomości powinna być oparta na faktach i informacjach z potwierdzonych źródeł. Pamiętaj, aby opierać się w swoich wiadomość o sprawdzone i rzetelne informacje. Tylko w ten sposób możesz budować swoją wiarygodność.

Jeżeli używasz jakiejś danej, ale nie masz dla niej potwierdzenia, możesz spowodować spadek zaufania do przekazywanych przez Ciebie wiadomości. Jednocześnie każda następna przekazywana przez Ciebie informacja, może być podwójnie sprawdzana. Dlatego tak ważne jest, abyś opierał się tylko o sprawdzone dane. Możesz oprzeć się o, krótką metodę sprawdzania wiarygodności informacji opisanej w artykule.

K jak Konkretna wiadomość biznesowa.

Pisząc wiadomość biznesową, zadbaj również o to, aby zawierała dokładne informacje, które nie wymagają żadnych interpretacji. Chodzi tutaj o to, aby nie używać niedookreślonych zwrotów typu: jakieś, kilka, wiele, dużo, często, etc. Zamiast nich używaj w swoich wiadomościach konkretne liczby lub określenia jednoznaczne.

Popatrz na przykład: „… Proszę Cię, abyś zorganizował kilka krzeseł i jakieś kartki na dzisiejsze spotkanie. …”

Czy to znaczy, że chce, aby Twój pracownik ustawił 3 czy 10 krzeseł ? I jakie kartki ma przynieść? Białe A4, czy może w kolorze czerwonym formatu B5? Również informacja, że to wszystko ma być na dzisiejsze spotkanie, nie jest precyzyjna. A co jeżeli potrzebujesz mieć zorganizowaną salkę minimum 30 minut przed spotkaniem ?

Popatrz na poprawioną wersję: „… Proszę Cię, abyś ustawił 6 krzeseł do godziny 17:40 na spotkanie o 18:00. Potrzebuje je mieć wcześniej. Rozłóż również kartki A4 do robienia notatek dla uczestników w ilości co najmniej 5 sztuk na osobę. …”

Czy teraz widzisz różnice? Czy odbiór takiej wiadomości będzie mniej jednoznaczny?

Sprawdź swoją wiadomość w kilku krokach:

• Zacznij od kwestionowania każdego stwierdzenia, które nie zawiera szczegółów.
• Poszukaj słów, które mogą mieć wiele znaczeń.
• Zamień te słowa, które zmuszają czytelnika do wyobrażenia sobie, co masz na myśli, na takie których Twoi czytelnicy nie będą mogli lub musieli interpretować.

Pamiętaj, że używanie konkretnego języka skutkuje mniejszą liczbą kolejnych wiadomości z prośbą o wyjaśnienie czegoś i mniejszą frustracją, ponieważ wszyscy rozumieją przesłanie.

K jak Kurtuazyjna wiadomość biznesowa.

Staraj się pisać w sposób uprzejmy, kurtuazyjny. Twoja wiadomość powinna być taktowna i uważna, tak aby nikogo nie urazić. Nasza ludzka natura już taka jest, że wszyscy chcemy wiedzieć, co nas czeka. I chcemy czytać wiadomości, które nie powodują, że zaczynamy się bronić lub obrażać.

Dlatego właśnie używaj pozytywnego tonu w stosunku do odbiorcy. Staraj się skupić na tym, co jest lub będzie dla niego korzystne, niż na tym, czego brakuje lub może nie być. Użycie negatywnych słów lub sformułowań może spowodować u Twojego odbiorcy reakcje defensywne i negatywne nastawienie do Ciebie. Popatrzmy na przykład:

„… Jest nam niezmiernie przykro z powodu awarii Pańskiego komputera. Jego usterka zostanie wkrótce naprawiona…” – w tym zdaniu podkreślono, negatywne uczucie przykrości, oraz to, że komputer miał awarie i usterka jest naprawiana.

Porównajmy to z drugą wiadomością: „… Pański naprawiony komputer zostanie dostarczony jutro po południu…” – w tej wiadomości w pozytywny sposób odnosimy się do awarii, ale już naprawionej. Jednocześnie dajemy jasny komunikat, że została ona usunięta i kiedy odbiorca może się spodziewać swojego komputera z powrotem.

„Pisząc wiadomości, pokazuj raczej, że szklanka jest w połowie pełna, niż w połowie pusta”.

Druga część uprzejmego pisania nazwałbym pisaniem o korzyściach odbiorcy. Metoda polega na skupieniu się na tym, jakie odbiorca będzie widział korzyści dla siebie w Twojej wiadomości. Staraj się skupić na jego punkcie widzenia, a nie na tym, co ty, jako pisarz, dajesz lub na swoim stanie emocjonalnym. Postaw się w sytuacji swojego czytelnika. Spróbuj myśleć jak ten czytelnik.

Zastanówmy się teraz wspólnie, jakbyś Ty zareagował na poniższe wiadomości:

„Jesteśmy szczęśliwi, mogąc przekazać ci 10 złotych rabatu”.

Widać, że autor skupił się na swoich odczuciach wobec samego rabatu. Popatrzmy na druga wersję:

„Otrzymasz od nas 10 złotych rabatu, abyś mógł kontynuować korzystanie z naszych wysokiej jakości usług.”

Uprzejme pisanie wiadomości to sytuacja, w której wszyscy wygrywają. Ty jako autor sprawiasz, że ​​czytelnik czuje się doceniony.

Pamiętaj o poprawności językowej.

Pisanie wiadomości biznesowych wymaga od Ciebie również stosowania się do reguł gramatycznych, interpunkcji czy ortografii. Aby być uważnym za osobę profesjonalną, powinieneś się stosować do tych reguł. Niezależnie w jakim języku będziesz tworzył swoje wiadomości, zasady te są bardzo ważne. Również stosowanie reguł interpunkcji czy poprawnej gramatyki i stylistyki zwiększa czytelność i zrozumiałość Twojej wiadomości.

Ponieważ chciałbym, abyś miał dostęp do jak największej wiedzy od ekspertów, poniżej kilka linków do stron, na których poprawne pisanie w języku polskim jest opisane profesjonalnie:

https://www.superprof.pl/blog/przewodnik-jak-pisac-lepiej/,

https://buki.org.pl/news/jak-nauczyc-sie-pisac-bez-bledow-10-wskazowek/

Pamiętaj, że napisany przez Ciebie poprawna językowo wiadomość, da w rezultacie dobre pierwsze wrażenie na odbiorcy.

Praktyka czyni mistrza — ćwiczenia.

Praktyka czyni mistrza i dlatego im więcej piszesz, tym lepszy się stajesz. Dotyczy to wszystkich rodzajów tekstów, ale szczególnie tekstów biznesowych. Praktyka pomaga również zrozumieć, co piszą inni i co mają na myśli, używając swoich słów i zwrotów. Na przykład, jeśli ktoś mówi „Przepraszam, że przeszkadzam”, a potem przeprasza ponownie w innym e-mailu, może to wynikać z poczucia winy, że niepotrzebnie zawraca komuś głowę — a może z tego, że nie wie, jak inaczej przeprosić? Jeśli zastanowisz się nad tymi kwestiami przed napisaniem tekstu, pomoże to uczynić Twoje teksty bardziej zrozumiałymi dla innych osób, które je później przeczytają (i poprawi Twoje własne zrozumienie).

Dlatego właśnie, jeżeli masz taką możliwość, umów się z kimś znajomomym, na cotygodniowe ćwiczenie w pisaniu. Umówcie się tak, że Ty jako autor napiszesz jedną wiadomość na temat nieznany tej drugiej osobie. Wiadomość musi być czytelna, zrozumiałą i stosowała się do zasad 8xK. Twój odbiorca natomiast w odpowiedzi da ci konkretne uwagi, jak zrozumiał i odebrał Twoją wiadomość. W ten sposób możesz praktykować coraz bardziej swoje umiejętności w pisaniu.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz e-mail.

Pisząc wiadomości elektroniczne, dobrze, abyś używał kilku dodatkowych zasad:

• Pozdrowienie — na początku swojej wiadomości przywitaj odbiorcę po imieniu. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, użyj grzecznego powitania, takiego jak „Dzień dobry” lub „Witam”.
• Załączniki — pamiętaj, aby nie zapomnieć o dołączeniu wszelkich załączników, które są istotne dla Twojej wiadomości (takie jak pliki, zdjęcia itp.). Szczególnie jeżeli w treści wiadomości powołujesz się na ich dodanie.
• Temat — wybierz przejrzysty temat, który odzwierciedla, czego dotyczy ta wiadomość; jeśli w jednym e-mailu jest poruszonych kilka tematów, to oddziel je przecinkami. Nie pisz tutaj zbyt wielu linijek, ponieważ utrudni to czytanie innym; w razie potrzeby dodaj więcej szczegółów poniżej w głównej części wiadomości.
• Treść wiadomości — pisz zwięźle o tym, co ma być powiedziane, bez zbędnych informacji, nie powtarzaj się niepotrzebnie itp.
• Podpisz się jako nadawca — dobrze, abyś w stopce wiadomości umieścił klarowną informację o tym, kim jesteś (Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy) oraz przynajmniej telefon i adres e-mail. Jest to dobra praktyka, która pokazuje, że w profesjonalny sposób traktujesz swoje wiadomości.

Dodatkowe zasady, gdy piszesz raport.

Pisząc raport, należy wziąć pod uwagę następujące zasady:

• Pisz raport w sposób uporządkowany. Oznacza to, że każda sekcja Twojego dokumentu powinna być odpowiednio zorganizowana i sformatowana, z nagłówkami i podtytułami, które wyraźnie wyznaczają strukturę dokumentu.
• Zastosuj spis treści. Spis treści pozwala czytelnikom nieobeznanym z Twoją tematyką szybko zrozumieć jej strukturę. Pomaga on również niektórym czytelnikom zlokalizować konkretne informacje w długich dokumentach poprzez wyszczególnienie numerów stron, na których pojawia się każdy element.
• Stosuj podtytuły w każdej sekcji dokumentu, aby czytelnicy mogli łatwo znaleźć konkretne tematy w nim zawarte (np. „Historia kapitalizmu”, „Powstanie i upadek komunizmu”). Możesz również umieścić podrozdziały pod tymi głównymi nagłówkami (np. „Wczesny kapitalizm”, „Późniejszy kapitalizm”).
• Używaj list, gdy jest to wskazane dla jasności lub podkreślenia (np. listy definicji lub celów), ale nie przesadzaj z ich stosowaniem, ponieważ utrudniają czytanie, jeśli są nadmiernie używane w całym zdaniu lub akapicie (np. unikaj pisania zdań takich jak to!).

Podsumowanie i co dalej.

Teraz czas na podsumowanie tego, czego się nauczyłeś. Mam nadzieję, że widzisz, że pisanie tekstów biznesowych nie jest tak trudne, jak niektórym się wydaje. Wszystko polega na obserwacji i zwracaniu uwagi na małe szczegóły, które robią różnicę w zrozumieniu i jasności:

• Pierwszym krokiem jest zrozumienie, o czym piszesz, a następnie napisanie konspektu.
• Potem zacznij od zdania tematycznego, które zainteresuje czytelnika do przeczytania dalszej części Twojego tekstu. Tutaj również możesz użyć list lub porównań (tu większość osób zawodzi).
• Podczas pisania pamiętaj, że używanie wypunktowań zamiast akapitów ułatwia czytanie Twoim odbiorcom (nie zapomnij o podtytułach!).

I wreszcie… Nie zapomnij o korekcie! Niech ktoś inny przejrzy Twoją pracę przed wysłaniem jej w świat, aby mógł ci wskazać wszelkie błędy lub problemy z jasnością i zrozumieniem — w ten sposób nikt nie wróci później, mówiąc „O czym w ogóle był ten artykuł?”.

W tym artykule poruszyłem wiele tematów i mam nadzieję, że wykorzystasz je do poprawy swojego pisania wiadomości biznesowych. Pamiętaj, że praktyka czyni mistrza, więc nie bój się wypróbować niektórych z tych zasad na własną rękę! Pamiętaj również, że każda praca lub branża ma swój własny styl pisania, który warto poznać, aby być jeszcze bardziej profesjonalnym. Miłego pisania!

Ponieważ artykuł ten powstał pod wpływem i z inspiracji kursu online, który obejrzałem, załączam tutaj odnośnik do niego i gorąco polecam wszystkich Was do jego przejścia: Business Writing Principles.

The post Osiem reguł jak pisać wiadomości biznesowe. first appeared on kuznia leaderow.

Jedną z moich pierwszych umiejętności, jako osoby zarządzającej pracą innych, było poznanie delegowania. Dzisiaj już wiem, że jest to narzędzie niezbędne każdemu liderowi. Zapraszam Cię dalej, abyś mógł dowiedzieć się dlaczego.

Czytając pierwszy raz o delegowaniu zadań, natknąłem się na historię managera. Opowieść zaczyna się późnym popołudniem, gdy wszyscy pracownicy, w tym zespół naszego bohatera, wychodzą już z pracy. On sam pozostaje jeszcze w biurze, ponieważ dokańcza pracę swoją i swojego zespołu. Akurat w tym momencie, gdy jego ludzie są na parkingu, on wygląda przez okno i widzi ich śmiech i luźną atmosferę. To wtedy doznaje olśnienia. Dalsza część historii opowiada, jak nasz bohater uczy się delegować zadania. Na końcu tej opowieści nasz manager wychodzi normalnie z pracy i nie zostaje w niej w nadgodzinach. Historia ta przypomina mi się zawsze w momentach, kiedy czuję, że deleguję za mało zadań i jestem przemęczony pracą.

Delegowania — podsumowanie.

W dalszej części artykułu znajdziesz dokładniejsze opisy, po co i w jaki sposób delegować zadania. Natomiast na wstępie chciałbym dać ci skróconą wersję delegowania, którą sam stosuję.

Delegowanie w prostych krokach:

1. Jakie zadanie? — określ, które zadanie chcesz oddelegować.
2. Kto będzie wykonywał zadanie? – wybierz odpowiednią osobę, której oddelegujesz pracę.
3. Jak oddasz zadanie? – Użyj 4 krokowego procesu delegowania:
   1. Określ jasno cel do osiągnięcia.
   2. Wyjaśnij sens wykonywania zadania.
   3. Zdefiniuj zakres czasu na wykonanie zadania.
   4. Podaj, sposób oceny wyników ukończonego zadania.
4. Użyj znanych narzędzi — wspomogą cię one w odpowiednim definiowaniu zadań do delegowania.
5. Monitoruj w trakcie — ale ustal z pracownikiem, jak będzie to robił na samym początku — unikaj mikro zarządzania!
6. Odbierz zadanie po zakończeniu — oceń rezultaty i przekaż informację zwrotną.
7. Nie zapomnij o świętowaniu sukcesów i chwaleniu swoich pracowników za osiągnięte cele!

Na zakończenie podałem również tabelę, porównującą czym jest delegowanie zadań, a czym jest wydawanie poleceń.

Czy potrzebuję delegowania?

Delegowanie może kojarzyć ci się jako przeniesienia odpowiedzialności za określone zadania z jednej osoby na drugą. Bardzo często mówimy, że dajemy do zrobienia zadanie naszym pracownikom. Można by nawet w skrócie podsumować delegowanie w jednym prostym zdaniu: „weź ode mnie i zrób”.

Nic bardziej mylnego, bo delegowanie nie jest aż tak proste.

Delegowanie można faktycznie opisać jako przekazanie komuś innemu odpowiedzialności za zrobienie czegoś, co początkowo było naszym obowiązkiem. Jednakże, aby mówić o skutecznym delegowaniu, należy nie tylko powierzyć innej osobie realizację konkretnego zadania, ale jednocześnie dać jej pewną swobodę i samodzielność co do podejmowania decyzji. Potrzebne będzie również zapewnienia tej osobie środków, przy pomocy których wykona zadanie. I na samym końcu sprawdzenie i odebranie rezultatów jej działania.

Wielu liderów, odczuwa niechęć do delegowania zadań. Powody takiego zachowania mogą być różne, ja spotkałem się między innymi z takimi:

• Uważasz, że z delegowanie zadania osłabi to Twój autorytet.
• Bo wytłumaczenie zadania podwładnemu zajmie mi więcej czasu niż jego wykonanie samemu.
• Ponieważ chcę się czuć nie zastąpiony, mając specyficzną wiedzę / umiejętności.
• Uwielbiam wykonywać pewne zadania i nie chcę oddawać ich wykonywania innym.
• Czuję się winny, że dodaję więcej pracy swoim ludziom.
• Odczuwam brak zaufania w wykonywaniu pracy przez innych.
• Wierzę, że tylko sam mogę wykonać pracę prawidłowo.
• Tylko Ty sam wykonasz zadanie szybciej.
• Myślisz, że delegowania powoduje utratę kontroli nad wykonaniem zadania.

Mimo tego, że masz swoje powody, aby nie delegować zdań, bardzo ważne, abyś doskonalił tę umiejętność. Brak lub złe formy delegowania mogą mieć dla Ciebie negatywne konsekwencje. Nie tylko przeciążysz siebie za dużą ilością zadań. Jednocześnie możesz doprowadzić do sytuacji, gdy Twoi pracownicy stracą cenne możliwości uczenia się i rozwoju.

Dlaczego?

Dlaczego miałbyś delegować zadania? Wymienię kilka z powodów, które moim zdaniem są najważniejsze:

• Twoi pracownicy dzięki samodzielnemu wykonywaniu zadań, mogą się rozwijać.
• Zwiększasz zaangażowanie, samodzielność i odpowiedzialność swoich podwładnych.
• Uwalniasz swój czas, potrzebny ci do wykonywania zadań bardziej strategicznych.

Jak zatem widzisz delegowanie to niełatwe zadanie. Aby je wykonywać dobrze, trzeba brać pod uwagę szereg dodatkowych spraw, takich jak: motywacja zespołu, kompetencje Twoich ludzi, chęć uczenia się czy poziom odpowiedzialności pracownika. Mimo trudności jest to umiejętność, która przynosi więcej plusów niż minusów. Usprawnia, przyśpiesza realizację projektów, daje szanse na rozwój zarówno firmy, jak i ludzi w niej zatrudnionych.

Delegowania obowiązków pracownikom powinieneś uczyć się w codziennej praktyce i akurat tego zadania nie można oddawać komuś innemu.

Delegowanie — krok po kroku

Delegowanie — Jakie zadania?

Po pierwsze musisz ustalić, czy zadanie możesz oddać w ręce swoich pracowników. Pamiętaj, że nie każde zadanie nadaje się, aby je delegować. Przykładem zadań, których raczej nie będziesz delegował to ocena pracy swoich podwładnych. Lub też poszukiwanie i zatrudnianie nowych osób do swojego zespołu. Ogólnie możesz uznać wszelkie sprawy personalne, jako swoje zadania, których nie powinieneś delegować nikomu innemu.

Natomiast zadania, które wykonujesz codziennie i uważasz, że nie wymagają Twojego nadzoru lub aktywności, to właśnie one nadają się najlepiej do delegowania. Pamiętaj, że w wśród swoich pracowników możesz mieć osoby, które wykonają je dużo szybciej i lepiej od ciebie. Możesz również odnaleźć wśród swoich ludzi, kogoś, kto może przejąć Twoje zadanie i rozwijać siebie i swoje umiejętności. Przekazując swoją pracę, okażesz zaufanie i jednocześnie pomożesz swoim ludziom się rozwijać.

Delegowanie — Komu zlecać zadania?

No dobrze, wiesz już, że wybrane zadanie możesz oddać w ręce swoich ludzi. Co dalej? Proponuję ci zastanowić się, który z Twoich pracowników będzie najlepiej pasował do jego wykonania. Najlepiej, gdyby delegowane zadanie spełniało jednocześnie cele rozwojowe twoich podwładnych.

Możesz także delegować zadania, biorąc pod uwagę umiejętności swoich ludzi. Gdy wiesz, że dana osoba świetnie radzi sobie z analizowanie danych, to może będzie najlepszą osobą do przygotowania raportu. Pamiętaj również, że dzięki wykorzystaniu mocnych stron twoich pracowników, oni sami będą czuli się docenieni i jednocześnie będą wiedzieli, że ich rozumiesz i znasz. Zwiększy to ich motywację do wykonania zadania.

Pamiętaj również, że delegowanie zadania do pracownika bez umiejętności do ich ukończenia.

Deleguj odpowiednio do zdolności i możliwości pracowników.

Z mojego doświadczenia wynika, że rzucanie na głęboką wodę to nie jest dobry pomysł. Czasem się sprawdza, to fakt, ale ryzyko jest za duże. Unikaj eksperymentów, przekazując zadanie osobom z odpowiednimi kompetencjami. Nie zarzucaj pracowników zadaniami ponad ich możliwości. W ten sposób doprowadzisz tylko do niepotrzebnych napięć, pomyłek lub zaniedbań.

Delegując, bierz pod uwagę aspekty motywacyjne i rozwojowe.

Możesz wykorzystać delegowane, jako świetny sposób na rozwój swoich ludzi, zmniejszenie możliwości wypalenia zawodowego, oraz zwiększanie poziomu motywacji. Często widywałem menedżerów, którzy twierdzili, że tylko oni są w stanie wykonać trudne zadania i dlatego nie angażowali swoich ludzi. W innych przypadkach widywałem liderów, którzy dosłownie chowali swoje zadania w głowie i czekali, aż sami dojdą do rozwiązania problemu. To częsty błąd większości osób zarządzających innymi. Menedżer wymyśla rozwiązania, a jego ludzie mają ślepo lub biernie wykonać zadania. Ta metoda nie rozwija ludzi i pobudza ich do samodzielnego myślenia.

Delegowanie — Jak?

No i w końcu dochodzimy do tego, jak przekazać zadanie do wykonania. Pamiętaj, że proste „zrzucenie” zadania do wykonania nie jest delegowaniem. Aby dobrze delegować zadania:

• Określ jasno cel do osiągnięcia — czyli zdefiniuj jakiego rezultatu oczekujesz po wykonaniu zadania.
• Wyjaśnij sens wykonywania zadania — czyli poprzez wytłumaczenie „dlaczego?” Twoje zadanie jest ważne, zmotywuj swojego pracownika.
• Zdefiniuj zakres czasu, w jakim oczekujesz, że zadanie zostanie wykonane.
• Podaj, w jaki sposób będzie oceniane wykonanie delegowanego zadania.

Miej na uwadze, że czasami, gdy delegujesz zadania, twój pracownik może potrzebować szkolenia lub zasobów, aby móc je wykonać. Ty odpowiadasz, aby dostarczyć potrzebne je podwładnemu. Miej jednak na uwadze, żeby nie opowiadać, jak dokładnie zadanie wykonać. Postaraj się uniknąć pułapki mikro zarządzania, okaż zaufanie i delegując zadanie postaw na samodzielność swoich ludzi.

Wyjaśnij sens zadania.

Idąc za inspiracją Simona Sinek, warto przekazać nie tylko samo zadanie, ale również podać powód jego wykonywania. Nie chodzi o wytłumaczenie celu, a raczej sensu wykonywania zadania. Ważne, aby to wytłumaczenie wyjaśniało wyższy cel działania. Przykładem może być prośba o zliczenie godzin pracy całego zespołu, a wyższym celem tego działania, będzie potrzeba zestawienia danych, aby klient zapłacił za naszą pracę. Stąd, delegując zadanie, zacznij od „Dlaczego?”, jak proponuje Sinek. Później tłumacz „Co?” jest do zrobienia i dopiero na końcu skup się na „Jak?”.

Zaangażuj pracownika.

W trakcie delegowania zadania pytaj, jakie pomysłu ma Twój pracownik. Jakie widzi zagrożenia, co zrobiłby inaczej. Taka metoda delegowania, włączająca konsultowanie zwiększa zaangażowanie i kreatywność. Dzięki niej budujesz partnerską relację. Jednocześnie zwiększasz zaangażowanie w wykonanie zadania.

Dopytaj czy zostałeś zrozumiany.

Jednym z kluczowych aspektów delegowania jest to abyś Ty i Twój pracownika rozumieli zadanie tak samo. Zakładanie, że Twoje intencje będą zrozumiane w 100%, jest błędem. Zastoju prostą metodę: poproś osobę, której delegujesz zadanie, aby powiedziała swoimi słowami, jak rozumie wykonanie zadania. Przeciwdziałasz dzięki temu inne zrozumieniu Twoich celów oraz unikniesz błędów wynikających z komunikacji.

Deleguj bezzwłocznie!

Im szybciej z delegujesz zadanie, tym lepiej. Nie czekaj na dobry moment albo zebranie wszystkich informacji. Zwlekanie w delegowaniu zadania, może zmniejszyć szanse na jego wykonanie. Pamiętaj: dziel się zadaniami, najszybciej jak tylko się da i nie zachowuj ich w swojej głowie lub w przysłowiowej szufladzie. Podstawową zasadą zarządzania zadaniami jest, aby te nadające się do delegacji, zlecić bezzwłocznie do realizacji.

Używaj buforowania.

Aby zwiększyć prawdopodobieństwo dowiezienia zadania, możesz zastosować technikę buforowania. Ustal sam ze sobą jakiś czas jako bufor na wykonanie zadania, a swojemu pracownikowi przekaż termin wykonania bez tego buforu. Na przykład, jeżeli zadanie ma być zrobione na piątek, to jeśli jest to możliwe, poinformuj, że zadanie jest na środę. Da ci to czas na ewentualne poprawki i działanie w przypadku opóźnienia.

Delegowanie — narzędzia.

Pamiętaj, że mimo delegowania zadań do swoich ludzi, to Ty ponosisz odpowiedzialność za ich rezultaty. Abyś miał możliwość zarządzania ryzykiem niewykonania lub niewłaściwego wykonania zadań, możesz zastosować metody do zarządzania ryzykiem. Jedną z nich w ramach delegowania zadań, jest Matryca delegowania i możliwości podejmowania decyzji przez pracownika. Wyróżnia ona 4 poziomy zabezpieczania się przed potencjalnymi błędami pracowników, nie zawsze gotowych do podjęcia odpowiedzialności za decyzje. Dzieli ona decyzyjność pracownika na cztery podtypy, zależne od stopnia ryzyka:

1. Gdy ryzyko i jednocześnie wpływ na biznes jest mały — Pracownik może podejmować samodzielne decyzje (Ty decydujesz).
2. Ryzyko jest duże, ale wpływ na biznes niewielki — Pracownik może podejmować samodzielne decyzje, ale musi o nich poinformować menedżera (Ty decydujesz + powiedz mi później).
3. Wpływ na biznes jest duży, ale ryzyko jest niewielkie — Pracownik może podejmować decyzje, ale najpierw powinien się skonsultować z managerem lub mentorem (Ty decydujesz + najpierw skonsultuj ze mną).
4. Gdy ryzyko i wpływ na biznes są bardzo wysokie — Pracownik nie może podejmować decyzji (Ja decyduję).

Wraz z rozwojem kompetencji pracownika ich samodzielność w podejmowaniu decyzji powinna rosnąć. Pamiętaj jednak, że będzie to również zwiększało tak ryzyko, jak i wpływa delegowanych zadań na biznes. Jednocześnie kompetencje Twoich ludzi będą rosły, stąd też być może wzrost ryzyka nie będzie wtedy, aż tak istotny. Twoim dążeniem jako lidera powinno być usamodzielnianie swoich ludzi!

Innym świetnym narzędziem służącym do lepszego delegowania i aktywizowania swoich ludzi, jest „Delegation Poker” z Managment 3.0. Temat ten jest na tyle obszerny, że planuje na niego osobny artykuł. Jednakże jeżeli już dzisiaj jesteś nim zainteresowany, gorąco polecam ci artykuł „u źródła” w języku angielskim https://management30.com/improving-employee-engagement-leadership-toolbox-practice/delegation-poker/.

Delegowanie — monitorowanie i odbieranie zadań.

Samo zdefiniowanie zadania i jego delegowanie do twojego pracownika, nie kończy całości procesu. Następnym krokiem, o którym powinieneś również poinformować swojego pracownika, jest metoda monitorowania postępów pracy. Jednocześnie dobrze, abyś podał, na jakiej podstawie zadanie zostanie przez ciebie uznane za wykonane i je odbierzesz.

Ustalcie sposób komunikacji o postępach w wykonywaniu zadania. Wiem, że jako lider będziesz chciał uniknąć mikro zarządzania, ale jednocześnie powinieneś mieć możliwość sprawdzenia aktualnych postępów pracy. Najlepiej, gdy ustalisz ze swoim pracownikiem, jak często i w jaki sposób będzie dawał ci znać o tym, jak mu idzie. Jednocześnie ustal, że podczas tych momentów, będziesz przekazywać informację zwrotną i swoje uwagi.

Pamiętaj, że bez tego elementu — monitorowania, zadanie może nie być wykonane w zadowalający sposób. Oprócz kontroli postępów i jakości wykonania zadania, monitorując pracownika, utrzymujesz również jego motywację. Pokazujesz mu, że zależy ci na tym, co robi i na wynikach jakie ma osiągnąć.

Zrób przestrzeń dla błędów i niepowodzeń.

Gdy delegujesz zadania, bardzo ważne, abyś stworzył przestrzeń na popełnianie błędów i ewentualne niepowodzenia swoich pracowników. Zbudowanie środowiska pracy, w którym twoi ludzie mogą popełniać błędy, będzie powodowało wzrost ich zaufania oraz duże poczucie bezpieczeństwa. Zaowocuje to ich większą chęcią do przejmowania coraz poważniejszych zadań i w konsekwencji rozwojem twoich ludzi ponad ich obecne umiejętności.

Pamiętaj również, że przestrzeń na błędy, pozwoli na eksperymentowanie oraz kreatywność. W efekcie wygeneruje to nowe podejścia do rozwiązywania zadań. Równocześnie zwracaj uwagę na tych ze swoich podwładnych, którzy potrzebują twojej pomocy. Mogą oni czuć lęk przed nowymi wyzwaniami / zadaniami. To naturalne. Natomiast Ty jako ich lider, powinieneś znajdować czas na wsparcie i wskazanie kierunków rozwiązywania oddelegowanych zadań.

Przekaż i przyjmij opinie po zakończeniu zadania.

Gdy zadanie będzie ukończone, przekaż informację zwrotną zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami odbioru zadania. Jeżeli jest to potrzebne, udziel konstruktywnej krytyki i wskaż miejsca do poprawy. Jeszcze ważniejsze jest, abyś podziękował za w pełni wykonane zadanie i wyraził swoje uznanie za ich ukończenie.

Ja często stosuję wyrażanie pochwały publicznie, dziękując nie tylko danej osobie, ale również gratulując całemu zespołowi, że dzięki wykonaniu danego zadania, dowieźli wartość dla firmy, klienta, projektu, etc. Jak pisze dyrektor wykonawczy HBS Online, Patrick Mullane „Przyznanie, że sukces zawdzięczamy zespołowi, jest nie tylko słuszne, ale ma tę dodatkową zaletę, że ludzie wokół Ciebie jeszcze bardziej się angażują, co czyni Twój sukces jeszcze większym. To sprzeczne z intuicją, ale przypisywanie tylko sobie sukcesu prowadzi do jeszcze większych sukcesów w przyszłości”. Pamiętaj, że im bardziej docenisz osoby, które wykonały zadanie, tym większa szansa, że w przyszłości będą chciały wykonać coś dla Ciebie nowego.

Delegowanie — świętuj sukcesy.

Gdy Twój pracownik lub zespół osiągnie oczekiwane rezultaty, stwórz przestrzeń na świętowanie sukcesu. Możesz to osiągnąć poprzez zwyczajne podziękowanie na forum osobie, która dostarczyła oddelegowane zadanie. Możecie wspólnie świętować poprzez np. ustanowienie dnia słodkości lub innej formy wyróżnienia osoby, która dostarczyła swoją pracę. Z pomocą może przyjść również używanie kart Kudos https://management30.com/practice/kudo-cards/. Ważne, abyś wyrażał swoją wdzięczność za dobrze wykonaną pracę publicznie.

Na zakończenie.

Zamiast podsumowania zacytuję jednego z amerykańskich biznesmenów i przedsiębiorcę, który zbudował dwie firmy z listy Fortune 500. Eli Broad był plasowany na 18 miejscu najbogatszych osób na świecie.

„Brak umiejętności delegowania jest jednym z największych problemów, które dostrzegam pośród menedżerów na wszystkich poziomach”

Eli Broad

Dzięki, że dotrwałeś aż tutaj! Jak zawsze proszę o wszelkie uwagi i komentarze.

The post Delegowanie zadań przewodnik dla każdego lidera. first appeared on kuznia leaderow.

Negocjacje — podsumowanie.

W dalszej części artykułu dowiesz się o procesie negocjacji, który w skrócie wygląda tak:

1. Buduj długofalowe relacje.
2. Pozytywne nastawienie jest bardzo ważne w trakcie negocjacji.
3. Przygotuj się do negocjacji.
4. Zastanów się nad wynikiem negocjacji.
5. W trakcie negocjacji buduj wartość i zaufanie.
6. Dawaj, ale i bierz.

Będę również pisał o dwóch strategiach negocjacji oraz 5 stylach.

Strategia: pozycyjna i partnerska. Mocno zachęcam Cię do korzystanie z tej drugiej.

Style: unikanie, akomodacja, rywalizacja, współpraca i kompromis.

Opowiem również o metodach manipulacji, która powinieneś rozpoznawać i umieć im przeciwdziałać:

• Metody manipulacji oparte na kłamstwach, półprawdach, oszustwach.
• Manipulacje wykorzystujące emocje w tym wprowadzenie partnera w stan emocji negatywnych oraz zakłopotania.

Na koniec umiejętności, które jako lider — negocjator, dobrze, abyś rozwijał cały czas.

Kiedy liderowi potrzebne negocjacje?

Odpowiadając na to pytanie, można powiedzieć, że prawie cały czas. Lider negocjuje w sprawach małych, praktycznie codziennie. Zwykła rozmowa na temat pojedynczego zadania Twoich pracowników może się zmienić w negocjację czasu lub zakresu pracy. W innych sytuacjach takich jak rozmowy o podwyżkach, awansach czy rozwoju Twoich ludzi również będziesz miał okazję wykorzystać swoje umiejętności negocjacji.

Również Ty jako lider we współpracy z ludźmi z innych działów będziesz często uczestniczył w negocjacjach. Uzgadniał współpracę pomiędzy zespołami. I często rozmawiał o planach i oczekiwanych rezultatach. Najważniejsze, abyś zapamiętał, że w większości sytuacji, w których jesteśmy w pracy, w jakimś stopniu negocjujemy. Ważne, aby o tym nie zapominać. Dobrze podsumowuje to poniższe stwierdzenie.

Najbardziej niebezpieczne negocjacje, to te, o których nie wiemy, że jesteśmy w nie zaangażowani.

Chris Voss

Proces negocjacji.

Jest wiele artykułów, które opisują negocjacje w sprzedaży, w biznesie, w wojsku i w zwykłym życiu. Większość z nich opisuje proces negocjacji bardzo podobnie. Spójrzmy na poniższą listę:

1. Buduj długofalowe relacje — negocjacje to nie pojedyncze zdarzenie.

Dobre wyniki w negocjacjach są wynikiem dobrych relacji, a relacje muszą być rozwijane z biegiem czasu. Z tego powodu dobrzy negocjatorzy nieustannie poszukują możliwości wzmocnienia relacji i umocnienia swojej pozycji. W niektórych przypadkach wynik negocjacji jest ustalany jeszcze przed spotkaniem poszczególnych osób w celu dyskusji.

Mam dla Ciebie kilka rad, które pozwolą ci budować dobrą relację od pierwszego spotkania. Po pierwsze wchodząc na spotkanie lub je rozpoczynając, używaj uśmiechu. Będzie on Twoim sprzymierzeńcem, ponieważ na poziomie biologicznym będzie on powodował u Twoich rozmówców pozytywne skojarzenie. Jest szansa, że zapamiętają spotkanie z Tobą jako przyjemne i negocjacje nie będą dla nich negatywne.

Druga rada wywodzi się z faktu, iż mamy około 7 do 10 sekund na pierwsze wrażenie. Przeznacz ten czas, aby rozpocząć budowanie relacji zaufania i jednocześnie pokaż swoją kompetencję. Nie chodzi tutaj o przedstawianie swojego życiorysu, ale o pokazanie od pierwszej chwili, że masz informacje potrzebne do dyskusji. Jednocześnie od pierwszych chwil używaj metody bycia partnerem w negocjacjach i okazuj swoje zrozumienie potrzeb drugiej strony.

2. Nastaw się pozytywnie i utrzymuj takie myślenie, gdy negocjacje są w toku.

Wielu negocjatorów nie docenia siebie, ponieważ nie dostrzega dokładnie siły, którą mają w sobie. W większości sytuacji negocjacyjnych masz więcej władzy, niż myślisz. Musisz wierzyć, że druga strona potrzebuje tego, co przyniesiesz do stołu, tak samo, jak chcesz, aby negocjacje zakończyły się sukcesem. Upewnij się również, że ta Twoje pozytywne nastawienie jest widoczne podczas negocjacji. Bądź świadomy tonu swojego głosu i niewerbalnej mowy ciała podczas interakcji z drugą stroną.

3. Przygotuj się do negocjacji.

Dobrze zebrana informacja jest krytyczna dla prowadzenia negocjacji. Szczególnie gdy negocjacje dotyczą bardzo ważnych spraw. Jednakże nawet w mniejszych dyskusjach, warto być dobrze przygotowanym. Dlatego zbadaj historię, przeszłe problemy lub wszelkie wrażliwe punkty drugiej strony. Im więcej masz wiedzy na temat sytuacji drugiej strony, tym lepiej będziesz w stanie negocjować. Najważniejszą częścią przygotowania jest praktyka! Nauka negocjacji jest jak golf czy karate. Musisz ćwiczyć, aby dobrze negocjować.

4. Zanim zaczniesz negocjacje, zastanów się nad jej wynikiem: dobrym lub złym.

Bardzo ważne, abyś przed przystąpieniem do negocjacji, wiedział lub miał pojęcie, jakie efekty może przynieść dyskusja. Postaraj się wyobrazić sobie najmniejsze i największe oczekiwania drugiej strony. Zastanów się, jak to może wpłynąć na Twoją sytuacje i jakie efekty przyniesie bardzo dobre lub bardzo złe zakończenie negocjacji. Jest to o tyle istotne, że w ciężkich dla Ciebie momentach, możesz dokonać refleksji i szukać „złotego środka” obustronnych oczekiwań.

5. Bądź przekonujący, buduj wartość i zaufanie.

To jest kluczowe i to odróżnia dobrych negocjatorów od mistrzów. Kiedy mocno wierzysz w to, o co negocjujesz, wtedy będziesz w 100% przekonujący. Dlatego zostań mistrzem w prezentowaniu swoich myśli i pomysłów, aby inni dostrzegli ich wartość.

Aby robić to dobrze:

• Przedstawiaj sytuację bezpośrednio.
• Jasno określaj oczekiwania.
• Omawiaj sposoby zastosowania tego, co i w jaki sposób wykonać.
• Nie mów tylko o tym, co musi się wydarzyć. Omawiaj konsekwencje – w jaki sposób Twoje rozwiązanie będzie korzystne dla drugiej strony.

Dodatkowo buduj cały czas zaufanie poprzez przewidywalność. Jeżeli negocjacje są długotrwałe i nie kończą się na jednym spotkaniu, to przedstawiaj, co będzie się działo lub co przekażesz na następnym. Zawsze rób to, co obiecujesz. To będzie budowało zaufanie do Ciebie, bo będziesz wiarygodny. Przykład: Jeżeli obiecujesz na pierwszym spotkaniu, że na drugim przedstawisz raport wyników sprzedaży, to ten raport pokazujesz na następnym spotkaniu.

6.  Dawaj, ale i bierz.

Kiedy rezygnujesz lub ustępujesz w ramach negocjacji, zawsze upewnij się, że otrzymasz coś w zamian. W przeciwnym razie uzależniasz drugą stronę, aby prosiła o więcej, jednocześnie zmniejszając swoją pozycję i wartość. Utrzymanie równowagi zapewni, że obie strony są równe.

Negocjacje — strategia.

Strategie negocjacji można podzielić na dwa główne rodzaje:

• Pozycyjne: Szukamy rozwiązań w ustępstwach, poprzez „lepszą” argumentację i kontrargumentację.
• Partnerskie: Szukamy wspólnych rozwiązań, które satysfakcjonują obie strony, poprzez spełnienie potrzeb.

Strategia — negocjacje pozycyjne.

Pierwszą strategią jest strategia pozycyjna, która głównie polega na jak najlepszym argumentowaniu. Strategia ta ma budować naszą przewagę nad oponentem. Jednakże jak jej nazwa wskazuje, może doprowadzić do sytuacji, gdy obie strony „okopią” się argumentami i będą tkwić na swoich pozycjach. Same negocjacje nie będą wtedy prowadziły do żadnego rezultatu. Jest to niestety często spotykana strategia negocjacyjna.

Dla mnie ta strategia przypomina targ, na którym każda ze stron przedstawia swoje argumenty, stanowiska, wnioski i przekonuje drugą stronę do swoich racji. Niestety strategia ta bez połączenia jej z drugą, powoduje często dojście do impasu lub do kompromisu, ale takiego, który okazuje się przegraną dla obu stron.

Technika rozmów polega na znajdywanie argumentów za swoim stanowiskiem i kontrargumentów do stanowiska partnera. Nie schodzi się do obszaru „potrzeb”. Rozwiązanie polega na znalezienie kompromisu, w którym obydwie strony mogą dojść do porozumienia, choć częściej: jedna ze stron, bądź obie mogą być niezadowolone z transakcji.

W przypadku stosowania strategii pozycyjnej istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia konfliktu lub stosowanie manipulacji przez partnerów.

Strategia — negocjacje partnerskie.

Ważniejsza jest druga strategia. Często zapominana, gdy trwają negocjacje. Nazywana strategią partnerską lub problemową. Skupia się ona poszukiwania rozwiązania, które spełnia potrzeby obu stron. Dopełnienie potrzeb polega na odszukaniu korzyści, jakie obie strony otrzymają po spełnieniu swoich stanowisk. Oraz na przezwyciężeniu obaw stron przed zgodą na stanowisko drugiej strony.

Strategia partnerska pozwala na głębsze zrozumienie obu stron. Wchodzi w obszar prawdziwych potrzeb i daje możliwość osiągania rozwiązań win-win, pozostawiając obie strony jako wygrane.

Technika rozmów polega na zejściu „poniżej” stanowisk do obszaru potrzeb obydwu partnerów. Jak to zrobić? Używaj pytań takich jak: Dlaczego masz takie stanowisko? Co stoi za nim? Jakie są Twoje prawdziwe potrzeby w tej sytuacji?

Rozwiązanie to poszukiwanie odpowiedzi na pytania o rozwiązanie, w obszarze wspólnych potrzeb.

Przykładowe pytanie: „Co możemy zrobić, aby Pan mógł …… (uzyskać swoją potrzebę), a jednocześnie ja ……. (swoją)?”

Negocjacje — style.

Innym podejściem do podziału rodzajów negocjacji, jest matryca styli negocjacji Lewickiego i Hiama. Obaj Panowie uznali, że im mamy wyższą zależność w relacjach pomiędzy stronami, tym większe będą pomiędzy nimi możliwe ustępstwa. Drugim aspektem opisanym przez Lewickiego i Hiama, jest zależność negocjacji od ważności jej rezultatu. Im wyższy jest ten czynnik, tym negocjacje będą bardziej zdążały w kierunku rywalizacji.

Na matrycy stylów negocjacji odnajdziemy pięć kluczowych: unikanie, akomodacja, rywalizacja, współpraca oraz kompromis. W zależności od znaczenia relacji oraz ważności rezultatów możemy posługiwać się matrycą w celu dobierania odpowiedniego stylu negocjacji. Należy jednak pamiętać, że jest to jedynie teoretyczny i ogólny opis stylów negocjacji. To, w jaki sposób będziemy negocjować, zależy od samej sytuacji, celu negocjacji i drugiej strony. Natomiast łatwo rozpoznać, że styl współpracy jest mocno zbieżny z omawianą wcześniej strategią partnerską. Warto połączyć ten styl ze strategią negocjacji i w ten sposób zwiększyć szanse na osiągnięcie prawdziwych wyników typu win-win.

Negocjacje w stylu rywalizacji (niska ważność relacji, ale wysoka wyniku)

Ten styl negocjacyjny matrycy Lewickiego i Hiama koncentruje się na wyniku typu wygrana-przegrana. Zazwyczaj strony w tego typu negocjacjach skupiają się, aby zrealizować zamierzony cel. W trakcie osiągania zamierzonego celu, strony nie biorą pod uwagę interesu strony przeciwnej. Natomiast zawsze brana jest pod uwagę siła negocjatorów.

W większości przypadków rywalizacyjny styl negocjacyjny występuje w konkurencyjnych branżach z pojedynczymi transakcjami. Typowym przykładem takiej branży jest rynek nieruchomości. Na tego typu rynku budynki i domy są sprzedawane jednorazowo, a budowanie relacji nie ma prawie żadnej wartości. Celem sytuacji zakupowej jest jak najszybsze przeprowadzenie sprzedaży, w której kupujący dąży do zapłacenia najniższej możliwej ceny, podczas gdy sprzedający dąży do uzyskania najwyższej ceny.

Negocjacje w stylu współpracy (wysoka ważność relacji i wysoka wyniku)

Współpracujący styl negocjacyjny jest przeciwieństwem rywalizacyjnego stylu negocjacyjnego. Wynik w tym stylu koncentruje się na negocjacjach typu win-win. Dlatego metoda współpracy przywiązuje dużą wagę do interesu obu stron, a podstawowym celem jest utrzymanie i poprawa relacji. Ponieważ związek jest istotny, współzależności można zidentyfikować wielokrotnie.

Budowanie zaufania jest podstawowym celem stylu negocjacji współpracującej, ponieważ przyczynia się do budowania relacji i budowania reputacji. W miarę upływu czasu strony ufają, że zostanie zawarte pewne porozumienia. Jednocześnie strony używające współpracującego stylu negocjacyjnego aktywnie poszukują, jakie rozwiązania pozytywnie wpłyną na stronę przeciwnika lub współpracownika.

Centralnym elementem współpracującego stylu negocjacyjnego jest otwarty i uczciwy metoda komunikacji. Celem tego stylu jest znalezienie wzajemnego zainteresowania poprzez proponowanie kreatywnych rozwiązań. Myślą przewodnią jest to, że strony mogą osiągnąć wyższe wyniki.

Negocjacje w stylu kompromisu (średnia ważność relacji i wyniku)

Kompromis to styl negocjacyjny, który koncentruje się na daniu i brania. Kompromis jest często rozważany, gdy dwie strony nie mogą dojść do porozumienia. W takim przypadku jedna strona rezygnuje z czegoś, aby zadowolić drugą stronę. Zwykle, jeśli jedna ze stron z czegoś rezygnuje, druga również to robi. Dlatego kompromis to styl negocjacyjny stosowany, gdy negocjatorzy nie mogą w pełni współpracować, ale nadal chcą osiągnąć swoje cele i utrzymać relację.

Stąd kompromis dotyczy integracji pozostałych czterech stylów negocjacyjnych matrycy negocjacyjnej Lewickiego i Hiama. Z reguły strona, która zawiera pierwszy kompromis, traci najwięcej, ponieważ umożliwia drugiej stronie uzyskanie pewnego stopnia wglądu w cele drugiej strony. Jednak, aby skutecznie osiągać kompromisy, negocjatorzy muszą zachować elastyczność, aby zapobiec rozwiązaniu bez porozumienia.

Negocjacje w stylu unikania (niska ważność relacji i wyniku)

Unikający styl negocjacyjny w matrycy negocjacyjnej Lewickiego i Hiama skupia się na wyniku przegranej. Negocjatorzy preferujący unikający styl negocjacji zwykle nie lubią konfliktów. Przeciwników najlepiej unikać, gdy koszt negocjacji jest wyższy niż wynik negocjacji.

Jednak w niektórych przypadkach ludzie raczej unikają negocjacji z powodu związanego z nimi stresu, który może wystąpić. Stres może być spowodowany ekspresją emocji przeciwnika. Przykładami emocji, które mogą powodować stres, są gniew lub zdenerwowanie. Tego typu uczucia są wyzwalaczami dla przeciwnika, aby uniknąć negocjacji.

Inną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę przed przyjęciem unikającego stylu negocjacyjnego, jest znaczenie relacji i wyników negocjacji. W przypadku, gdy oba nie są ważne, najlepszą opcją może być uniknięcie negocjacji.

Negocjacje w stylu akomodacji (wysoka ważność relacji i niska wyniku)

Ten styl negocjacyjny matrycy negocjacyjnej Lewickiego i Hiama dotyczy podejścia „przegrywasz, wygrywasz”. Osoby preferujące akomodacyjny styl negocjacyjny przywiązują dużą wagę do utrzymywania relacji. Są one skłonne do odpuszczania swoich potrzeb, w celu zapewnienia korzyści drugiej stronie. Ludzie o akomodacyjnym stylu negocjacyjnym często mają przyjazny charakter i w ich naturze leży pomaganie innym.

Z tego powodu osoby o takim stylu negocjacyjnym, są cenione, gdy negocjacje wymagane w sytuacji kryzysowej, w której firma musi odbudować swoją reputację. Akomodacyjny styl jest często używany do inwestowania w przyszłość. Strona może chcieć ponieść bieżącą stratę, ponieważ akceptacja tej straty może pomóc w osiągnięciu znacznego wzrostu w przyszłości. Ponadto podejście akomodacyjne może być korzystne dla odroczenia długoterminowych negocjacji. W ten sposób strona, która dostosowała się do negocjacji, tworzy czas na pozyskanie kluczowych zasobów, które można wykorzystać jako strategiczny ruch w następnych negocjacjach.

Negocjacje i ich style — wnioski.

Podsumowując matrycę styli negocjacji, nie można w niej wymienić złego lub najlepszego stylu. To, co powinieneś wynieść z tablicy pięciu stylów negocjacji, to fakt, że możesz się posługiwać każdym z nich. Ważne są warunki, w jakich negocjujesz, z kim, z jakiego powodu i w jakim celu. Użycie każdego z nich jest tak samo dobre, jak innych. Aby być mistrzem negocjacji, dobrze, abyś nauczył się zauważać, kiedy powinieneś zmienić style z jednego na drugi. Obserwować toczący się proces dochodzenia do rezultatu negocjacji.

Uwaga na techniki manipulacji w negocjacjach.

Jako osoba, która bierze udział w negocjacjach, musisz wiedzieć, że istnieją techniki negocjacji stosowane głównie podczas negocjacji pozycyjnych. Niestety techniki te są oparte o techniki manipulacji w negocjacjach. W negocjacjach partnerskich partnerzy nie manipulują. I dlatego właśnie zawsze warto, jest wejść w obszar negocjacji partnerskich.

Poniższe techniki negocjacji (manipulacji) przedstawiam ci, abyś potrafił je rozpoznać u partnerów swoich negocjacji.

UWAGA! Gdy widzisz, że druga strona stosuje jedną z poniższych technik — nic z tym nie rób — nie dawaj się podejść, nie stosuj żadnych metod w odpowiedzi. Najlepiej zastosuj strategię negocjacji partnerskich.

W negocjacjach biznesowych nie warto stosować manipulacji, z co najmniej dwóch powodów:

• Możemy kogoś zmanipulować tylko jeden raz. Jeśli strona się zorientuje, że była zmanipulowana, potem już możemy nie mieć okazji nawet rozmawiać.
• Może okazać się, że nasz partner zna taktyki manipulacji i narazimy się wówczas na „pośmiewisko”, w którego efekcie tracimy wiarygodność.

Manipulacje oparte na kłamstwach, półprawdach, oszustwach.

Manipulacje wykorzystujące emocje w tym wprowadzenie partnera w stan emocji negatywnych oraz zakłopotania.

Techniki te mają na celu użycie emocji partnera na swoją korzyść. Mogą to być emocje pozytywne, powodujące wytworzenie pozytywnego obrazu odnośnie do naszego przeciwnika. Lub wręcz przeciwnie, metody te mają na celu wprowadzenie partnera w stan emocji negatywnych oraz zakłopotania mają na celu „wprowadzenie” w stan emocji negatywnych, które wpływają na zmniejszenie pozycji siły w negocjacjach. Partnerzy godzą się wówczas na ustępstwa.

JAK ZMNIEJSZYĆ NEGATYWNE EMOCJE W NEGOCJACJACH?

• Pozwól drugiej stronie na ekspresje emocji.
• Używaj komunikatu emocji ja lub my zamiast komunikatu oceniającego TY, lub WY, Wasz, Wasza,
• Podkreślaj stan emocji partnera poprzez pytania: „Widzę, że nasza oferta rozdrażniła Was, tak?”
• Okazuj poczucie humoru i jeśli to możliwe bądź mniej oficjalny.
• Dowartościuj partnera, podziękuj mu, lub pochwal go.

Metoda: Wkradanie się w łaski (Ingracjacja)

Działanie mające na celu zdobycie sympatii i przychylności. Polega na manipulowaniu innymi poprzez zwiększenie własnej atrakcyjności. Dobrej atmosferze rozmowy, pochwał itp. Chętniej zaufamy osobie ładnej, dobrze ubranej, elegancko się wysławiającej niż brzydkiej, niegrzecznej i byle jak ubranej.

Wyróżniamy następujące rodzaje tej techniki:

• Podnoszenie wartości partnera – Polega na chwaleniu, komplementowaniu oraz dowartościowaniu partnera.
• Podobieństwo – metoda, która polega na dostosowaniu się do partnera strojem, zachowaniem, sposobem mówienia. Lubimy ludzi bardziej podobnych do siebie pod każdym względem. Jeżeli często zgadzamy się z naszym partnerem to „wkradamy się w jego łaski“. Łatwiej mu wówczas przyjąć inne nasze sugestie.
• Sympatia – Oczywiste jest, że ludziom uśmiechniętym, sympatycznym ulegamy chętniej. Jeżeli chcemy zrobić na kimś wrażenie, staramy się zachować odpowiednio do sytuacji. Łatwiej ulegamy wpływom i częściej spełniamy prośby tych, których lubimy. Sympatię, przyjaźń i więzy rodzinne wykorzystują np. systemy sprzedaży bezpo­średniej.
• Pokazanie zrozumienia – technika mająca na celu „wkradnięcie się w łaski partnera” poprzez pokazanie, że się go rozumie (nawet jeśli się z nim nie zgadzam). Spełniamy jedną z najważniejszych potrzeb ludzkich: bycia zrozumianym. Poprzez częste parafrazy: myśli i emocje partnera, nastawiamy go do tego, aby on też nas zrozumiał i szedł na ustępstwa.

Metoda: Wzajemności.

Technika ta stanowi bardzo skuteczne narzędzie wywierania wpływu na innych. Chętnie odwzajemnimy się drugiej stronie za „coś“ co uzyskaliśmy od niej wcześniej.

Dlatego tak ważne jest polityka ustępstw w negocjacjach. Pójście na ustępstwa z naszej strony skłania do ustępstw z drugiej strony.

Metoda: Współczucia („Wilk w owczej skórze”)

Niektórzy doświadczeni negocjatorzy, sprawiają wrażenie nieporadnych, gubią się w połowie wypowiedzi, z rozbrajającą szczerością przyznają, że nie mają doświadczenia w tak poważnych rozmowach. Skutek? Twardy do tej pory przeciwnik zamienia się w doradcę, zaczyna pomagać „ofermie”, traci czujność i wpada w pułapkę.

Negocjator na zewnątrz jest głupią owcą, a w środku wilkiem. W ten sposób kontroluje propozycje dawane przez partnera w negocjacjach. W dobrej wierze i pozytywnych emocjach współczucia i chęci pomocy partner przedstawia różne rozwiązania, a manipulator wybiera te, które dla niego są dobre.

Metoda: Negatywnych ocen stanowisk partnera i kontrargumentów.

Bardzo często nie jest to taktyka manipulacji. Natychmiastowa negacja stanowiska, jako pierwsza przychodzi do głowy niedoświadczonym negocjatorom. Jednak, negocjatorzy, którzy widzą brak asertywności w naszej postawie, mogą pozwolić sobie na świadome stosowanie tej techniki. Może taka sytuacja doprowadzić do zerwania negocjacji.

Przeciwdziałanie: Wejście w obszar negocjacji partnerskich.

Metoda: Wskazania negatywnych konsekwencji.

Technika polegająca na pokazaniu drugiej stronie konsekwencji braku porozumienia lub pokazanie, jakie konsekwencje negatywne będzie miało przyjęcie danego porozumienia dla obydwu stron.

Czasem pokazanie tego naszemu partnerowi nie jest manipulacją, a jedynie uświadomieniem sobie negatywnych konsekwencji.

Technika ta ma swój odłam pod nazwą – Technika „Byle nie stracić” i wykorzystywana jest w pytaniach naprowadzających i sugerujących rozwiązania. Ludzi bardziej motywuje to, co mogą stracić, niż to, co mogą zyskać.

Rada: przekonuj swojego rozmówcę, co może stracić lub co go ominie.

Metoda: „Zły – Dobry”.

Technika ta może mieć 3 warianty. W pierwszych dwóch wariantach potrzeba jest dwóch osób, umówionych, który jeden gra dobrego, drugi złego. Zły atakuje, dobry (po wyjściu złego) zmiękcza atak. Często technika pokazywana w trakcie przesłuchiwań. Wówczas strona idzie na duże ustępstwa. Trzeci wariant zakłada udział jednej osoby, która najpierw jest zła a po pewnym czasie dobra.

Negocjacje – techniki manipulacji na emocjach związane z wykorzystaniem czasu.

Metoda: Przedłużanie negocjacji.

Rozmowy są celowo przedłużane w sytuacji, gdy partnerowi zależy na najszybszym zakończeniu (naleganie na pełne tłumaczenie tekstów, żądanie zmiany miejsca prowadzenia negocjacji, odwoływanie spotkań szczegółowe analizowanie drobiazgów).

Metoda: Odwlekanie decyzji.

Celowo też unikamy podjęcia decyzji aż do momentu, w którym prawdopodobnie nastąpi korzystna zmiana układu sił.

Metoda: Presji czasowej.

Technika terminów ostatecznych lub nieprzekraczalnych. Określanie przez jedną ze stron ostatecznego czasu zakończenia rozmów ze względu na „ważny” powód. Technika ta omówiona została w technikach kłamstw, ponieważ (na ogół) jest to kłamstwo. Ma na celu zmuszenie drugiej strony do wcześniejszych ustępstw.

Metoda: Spóźnienie.

Celowe opóźnianie rozpoczynania negocjacji – druga strona czeka nieokreślony czas (minuty, godziny, dni, miesiące) na rozpoczęcie negocjacji. Spóźnianie się może być umyślną taktyką. Wykorzystywany jest tu mechanizm, że na największe ustępstwa partner idzie pod koniec negocjacji. Czekając na kogoś pół godziny – już negocjujemy (pół godziny). Technika ta nazywa się czasem „skruszeć przez spóźnienie”. Przykład: Czekający student na profesora w dniu egzaminu, kruszeje na tyle, że jest już mu w efekcie wszystko jedno, czy zda, czy nie. W sądzie sędziowie żartują między sobą, że oskarżeni kruszeją przed salą rozpraw, czekając godzinę albo dwie. Oskarżonym – jest im już wszystko jedno. I zgadzają się na propozycje sędziego, czy zarzuty.

Metoda: Nieodpowiednia pora negocjacji.

Technika związana jest z aktywnością dobową ludzi. Niektórzy pracują lepiej wieczorem, tzw. ”nocne marki”. Niektórzy są tzw. skowronkami, którzy lepiej się czują i pracują rano. Wybranie takiej pory dnia, która jest nieodpowiednia dla partnera, jest manipulacją.

Metoda: Nieodpowiednie miejsce negocjacji.

Technika polegająca na niekomfortowych warunkach prowadzenia negocjacji. Niewygodne, niższe krzesło, „słońce w oczy”, nieprzyjemny zapach, małe duszne pomieszczenie. Przeciwdziałanie: nic sobie z tego nie rób lub poproś o zmianę miejsca negocjacji.

Metoda: Częste przerwy.

Mówi się potocznie, że ten, kto decyduje o przerwach, ten wygrywa i ma przewagę nad partnerem. Przerwy w negocjacjach są bardzo potrzebne. Trzeba wiedzieć, kiedy i w jakich okolicznościach je stosować. Przede wszystkim należy je robić w obszarze rozmów partnerskich.

Jeśli przerwy robimy w obszarze rozmów pozycyjnych, doprowadzamy do sytuacji, w których partnerzy chętnie w trakcie przerwy wyciągają kontrargumenty, często połączone z manipulacją.

W trakcie negocjacji biznesowych warto jest, robić przerwy, nawet kilkudniowe w obszarze negocjacji partnerskich. Wykorzystujemy tu tzw. regułę częstych kontaktów. Im częściej będziemy kontaktować się z 2 osobą, tym bardziej dana osoba będzie nas … znać, a w efekcie lubić i nam ufać. Dlatego też np. kupiec, który często się kontaktuje z niedoszłym dostawcą, w efekcie na 3 czy 4 spotkaniu dobija interes. Dostawca może podjąć taką decyzję, ponieważ, kupiec nie jest już obcym człowiekiem. Jest znajomym. Spotykaj się ze swoimi partnerami jak najczęściej. Lubimy i ufamy temu, co znamy. Powiedzenie „znany i lubiany” jest potwierdzeniem tej teorii. Rzeczywiście: „lubię go, ufam mu, bo go znam” – nie znam go, więc nie ufam mu, bo nie mam szans, aby go lepiej poznać i polubić.

Negocjacje — potrzebne umiejętności.

1. Przed przystąpieniem do jakichkolwiek negocjacji warto przeanalizować konkretne umiejętności, jakie powinniśmy nabyć (bądź rozwinąć). Sprawny negocjator powinien:
   • w sposób kompleksowy i rzetelny zdobywać oraz wykorzystywać pewne niezbędne informacje – dotyczące zarówno konkretnej sytuacji, jak i planowanego celu oraz osób, z którymi będą prowadzone rozmowy.
   • Konieczne jest także ustalenie priorytetów, tego, co chcemy osiągnąć w wyniku negocjacji.
   • Dopiero posiadając stosowną „bazę” wiedzy, można rozpocząć budowanie strategii. Na podstawie główne cele można też sformułować konkretne oferty (najlepiej w liczbie kilku alternatyw),
   • zaplanować, których technik argumentacji i perswazji będziemy używać,
   • stworzyć obraz siebie jako negocjatora.
2. Warto uzmysłowić sobie, iż w procesie negocjowania istotne są nie tylko fakty, ale też sposób ich przekazania.
   • Nasz wizerunek musi prezentować się w sposób wiarygodny, jednocześnie jednak powinien być dopasowany do konkretnej sytuacji.
   • Analiza sytuacji powinna być prowadzona na bieżąco – zarówno na podstawie informacje przekazywane werbalnie, jak i gesty czynione przez drugą stronę. Dobry negocjator musi nauczyć się słuchać, ale też obserwować.
   • Dopiero wtedy będzie mógł korzystać z technik negocjacyjnych (które każdorazowo powinny być dopasowane do konkretnej osoby).
3. Posiadając już pewną wiedzę na temat swoich możliwości, warto zapoznać się z podstawowymi stylami prowadzenia negocjacji. Mogą one opierać się na różnych kompetencjach. I tak – jeśli naszą mocną stroną jest rzeczowość oraz umiejętności argumentacji warto zdecydować się na styl polegający na dążeniu do dominacji. Jeżeli jednak za główny atut podalibyśmy elastyczność oraz umiejętność wczucia się w drugą stronę – wtedy lepiej skorzystać ze stylu dopasowania.
4. Kolejnym krokiem jest zapoznanie z podstawowymi technikami dotyczącymi manipulacji w negocjacjach — omawiałem je w poprzednim rozdziale. Ważne, abyś ćwiczył jak je rozpoznawać i jeżeli to potrzebne przeciwdziałać.
5. Aby skutecznie poprawić swoje zdolności negocjacyjne, warto jak najczęściej ćwiczyć. Rozpocznijmy od tego, że negocjacje mogą dotyczyć niemal każdej sfery życia, nie ograniczają się do transakcji handlowych. Rządzące nimi prawa są bardzo uniwersalne – przede wszystkim należy unikać ataków personalnych, skupić się na analizie problemów, poszukiwaniu konsensusu.

Negocjacje — Kompetencje miękkie

Umiejętności miękkie, które warto rozwijać i ćwiczyć w ramach rozwoju siebie jako negocjatora, to:

(tam, gdzie to już opisywałem, podałem linki do artykułów)

• Odporność na stres, opanowanie,
• Zdolności interpersonalne i otwartość,
• Łatwość w nawiązywaniu rozmowy i kontaktu,
• Samodzielność, pewność siebie
• Szybkość reagowania,
• Elastyczność,
• Empatia, życzliwość i asertywność,
• Krytyczne myślenie,
• Zarządzanie przebiegiem rozmowy.

Negocjacje — Kompetencje twarde

Wśród umiejętności twardych chciałbym wymienić kilka. Kompetencje twarde są o tyle łatwiejsze, o ile można je zmierzyć i dzięki temu możesz szybciej dostrzec, które chciałbyś rozwijać. Są to:

• Pozyskiwania i przetwarzania informacji,
• Kompleksowe analizowania sytuacji negocjacyjnej, w której znajduje się negocjator.
• Precyzyjne formułowania celów i ustalania priorytetów,
• Dobierania i określania strategii negocjacyjnej na podstawie posiadane informacji,
• Formułowania ofert, argumentacji, doboru odpowiednich technik negocjacyjnych,
• Rozwiązywania konfliktów i problemów,
• Umiejętność tworzenia prezentacji i prezentowania,
• Umiejętności wykorzystywania perswazji,
• Dobieranie zewnętrznego wizerunku do sytuacji.

Choć wymienione przeze mnie kompetencje nie wyczerpują zagadnienia miękkich i twardych umiejętności negocjatora, z całą pewnością pomogą ci znaleźć obszary do rozwoju.

Pamiętaj, że negocjacje są przede wszystkim sztuką prowadzenia rozmowy i osiągania założonych celów. Towarzyszą nam one nie tylko w pracy, ale też w życiu codziennym. Niemal cały czas negocjujemy. Dlatego Twój rozwój jako negocjatora na pewno pomoże ci na każdym etapie Twojego bycia liderem!

The post Negocjacje poznane na wylot pomogą ci w byciu liderem. first appeared on kuznia leaderow.

Również wielcy przywódcy naszego świata używali osobistych dzienników i pamiętników. Pisał swój dziennik lidera Teddy Roosevelt. Prowadził również Harry Truman, Winston Churchill, a nawet Napoleon Bonaparte. Jeżeli chcesz spróbować i przetestować dziennik lidera, czytaj dalej.

Czemu miałbyś prowadzić swój dziennik lidera?

W ramach mojej pracy liderskiej jednym z najskuteczniejszych narzędzi, które polecam, aby wzmocnić siebie i swoje umiejętności, jest dziennik lidera. Ma on tak wiele zalet, że wszystkich tutaj nie wymienię. Postaram się natomiast pokazać Ci moją perspektywę na to narzędzie.

#1 Oczyść umysł

Moim zdaniem to, co najlepsze w prowadzeniu dziennika lidera, jest to, że dzięki spisywaniu swoich przemyśleń oczyszczam mój umysł. Przelewając na papier codzienne emocje, zdarzenia, wrażenia, przemyślenia i troski, odczuwam ulgę. I w drugą stronę, gdy zdarzy mi się nie spisać swoich myśli, potrafią one kłębić się przez cały dzień i noc. Dla mnie dziennik lidera jest niejako pierwszym przyjacielem, który wysłucha wszystkiego i w żaden sposób nie ocenia moich myśli.

#2 Pogłębij refleksję

Podążaj za skutecznymi działaniami, zachowując ciche refleksje. Z cichej refleksji wyjdzie jeszcze skuteczniejsze działanie.

Peter Drucker

Drugą korzyścią ze stosowaniem dziennika lidera, jest możliwość pogłębienia własnej refleksji. Gdy raz na tydzień lub dwa sprawdzam, co się działo, ze mną i z moimi podwładnymi, dziennik lidera jest zewnętrzną pamięcią. Dowiaduję się wtedy, co zadziałało a co nie, co czułem i jakie wydarzenia miały na to wpływ. W trakcie refleksji co mógłbym zrobić inaczej lub co powinienem zrobić w przyszłości, dziennik lidera daje mi większe skupienie. Bezsprzecznie ukazuje mi niejako czarno na białym, co w danym dniu się działo i co odczuwałem.

#3 Rozszerz samoświadomość

Następną korzyścią z prowadzenia dziennika lidera jest poszerzenie swojej samoświadomości. Innymi słowy, znajomość Twoich mocnych stron, motywatorów, tego, co stanowi dla ciebie wyzwanie, co może cię wykoleić. Pamiętaj również, że samoświadomość jest kluczowym motorem inteligencji emocjonalnej. A ta bezsprzecznie (umiejętność poznania siebie i innych oraz zarządzania nimi) jest kluczowym czynnikiem sukcesu w przywództwie.

#4 Zmniejsz stres

Inną kluczową korzyścią płynącą z prowadzenia dziennika lidera jest radzenie sobie ze stresem. Stres w miejscu pracy ma znaczący wpływ na nasze ogólne samopoczucie. Rejestrowanie stresujących wydarzeń może pomóc ci je przetworzyć, uwolnić negatywne emocje i ostatecznie umożliwić naukę. Nasze fizyczne i emocjonalne samopoczucie jest kluczowym czynnikiem wpływającym na energię, którą wnosimy do zespołu. Im więcej pozytywnych emocji i inspiracji odczuwamy jako lider, tym większy wpływ na naszych ludzi. Wykazano, że dziennik lidera ma znaczący pozytywny wpływ na utrzymanie dobrego układu odpornościowego i pozytywnych emocji.

#5 Perspektywa efektywności

Moim zdaniem każdy lider, który spisuje swoje emocje, zdarzenia, decyzje — prowadzi dziennik lidera, jest dużo wydajniejszym liderem. Pomaga on mieć szerszą i wyraźniejszą perspektywę, jesteś w stanie zauważyć więcej. A ponieważ widzisz więcej, jesteś lepiej przygotowany na wszelkie zmiany. Co daje Ci możliwość bardziej efektywnie, zwinnie zarządzać i przewodzić!

Co zapisywać w dzienniku lidera?

Aby Twój dziennik lidera stał się nawykiem, proponuję Ci zablokować codziennie piętnaście minut i uczynić z nich część porannej lub wieczornej rutyny. Znajdź ulubione miejsce i czas — ja lubię „kuchenne” poranki, zanim ktokolwiek wstanie. Wtedy przy pysznej kawie mogę o świcie zacząć swój dzień. Dla mnie pisanie w moim dzienniku jest jak rozmowa z bliskim przyjacielem. Czekam na to z niecierpliwością.

Osobiście prowadząc własny dziennik, nie używam specyficznych pytań lub schematów. Jedyne czego się trzymam to zasada pisania codziennie, nawet kilku zdań. Swoimi słowami opisuję zdarzenia, przelewam swoje emocje z nimi związane. Zapisuję również swoje przemyślenia i akcje lub decyzje, które podjąłem w danym dniu.

Jednakże, aby pomóc Ci zacząć zebrałem poniżej kilka pytań i pomysłów, które bezwiednie stosuję w swoim dzienniku. Proponuję Ci wybrać z nich te, które najbardziej pasują do Ciebie.

I chyba najważniejsze — zanim zapytasz „Jak zacząć?” – po prostu zacznij pisać — to, co czujesz, pamiętasz z dzisiejszego lub wczorajszego dnia. Zacznij od jednego zdania dzisiaj i rób to codziennie — a za kilka dni zobaczysz, że to działa!

9 pomysłów do dziennika lidera

#1 Co się dzieje tu i teraz?

Odpowiedz na to pytanie może być dla Ciebie z oczątku dziwna. Chodzi w odpowiadaniu na nie, abyś na chwilę zatrzymał się i zauważył, co się dzieje z Tobą i w Twoim otoczeniu. Możesz spróbować użyć jednej z technik zwiększonej uważności lub refleksji — pisałem o tym tutaj. Zapisz co w tutaj i teraz się dzieje, co czujesz, jakie myśli przychodzą Ci do głowy. Ja preferuję zaczynać od tego punktu, ponieważ pozwala mi to na zwiększenie skupienia przed dalszymi punktami i pogłębienie mojej refleksji.

#2 Co poszło dobrze?

Zapisanie tego, co dobrego Ci się przydarzyło, pomoże Ci nabrać pozytywnej energii do dalszego działania. To pytanie czasami sprawia trudność, w szczególności po ciężkim i stresującym dniu. Mimo to warto je zastosować, aby zobaczyć również pozytywy w trudnych chwilach. A jednocześnie rozumieć co je spowodowało, aby móc w przyszłości zwiększać ich osiąganie. Razem z pozytywnymi chwilami, zapisz swoje emocje. Pozwoli Ci to na lepsze rozumienie tego, co daje Ci radość, sprawia przyjemność.

#3 Co było dla Ciebie wyzwaniem?

To jest moim zdaniem jeden z najważniejszych punktów. To dzięki niemu możemy się rozwijać. Wiedza o tym, co poszło źle, co było dla Ciebie wyzwaniem, pozwoli Ci zaplanować Twój rozwój.

Pamiętaj również, że często zaczynamy od obwiniania innych, siebie lub okoliczności za to, co stanowi wyzwanie. To w porządku i jest to całkowicie ludzka odpowiedź. Zacznij od tego. Bardzo zachęcam do sięgnięcia w głąb siebie. Do spojrzenia jakie przekonania, postawy i działania stanowiły dla Ciebie wyzwanie. Z czego wypływają Twoje emocje i reakcje na zdarzenia?

Takie otwieranie się na wyzwania, to przejmowania odpowiedzialności (bez osądzania). A jest ono kluczowym czynnikiem wpływającym na poczucie wzmocnienia pozycji lidera, a nie ofiary okoliczności. Otwiera cię na eksperymentowanie z innymi sposobami przewodzenia, które mogą być bardziej efektywne.

#4 Co wymaga mojej uwagi?

Odpowiedź na to pytanie pozwoli Ci zastanowić się i dostrzec co wymaga naprawdę Twojej uwagi, a co nie koniecznie. Pomoże Ci również zaplanować dalsze akcje i to, co potrzebujesz wykonać w najbliższej lub dalszej przyszłości. Ja w tym punkcie staram się odnieść do swoich celów, tak życiowych, jak i zawodowych. Pozwala mi to na zwiększenie efektywności w osiąganiu celów.

#5 Co miało znaczenie?

Opisywanie co miało dla Ciebie znaczenie. Jakie wydarzenie, emocja lub decyzja miały dla Ciebie ważność większą niż inne, pozwala Ci lepiej rozumieć swoje wartości. A one pomagają Ci lepiej rozumieć Twoje cele i inspirować w dążeniu do ich osiągania. Często zadaję sobie dodatkowe „za co jestem wdzięczny?”. Dodaje ono do moich przemyśleń, zrozumienie co ogólnie idzie dobrze. Co przenosi się na zmniejszenie mojego stresu i poprawienie samopoczucia. Wiele badań pokazuje, że okazywanie wdzięczności, a szczególnie prowadzenie spisywanie jej, wzmacnia nasz układ odpornościowy.

#6 Jakie mocne strony dostrzegłem w sobie?

Pomaga to uświadomić sobie swoje mocne strony i wprowadzić je w czyn. Możesz również zechcieć zapisać w dzienniku wartości, które ćwiczyłeś. Buduje pewność siebie, zaufanie do siebie i odporność.

#7 Jakie mocne strony i zaangażowanie dostrzegam w innych?

Pomaga to docenić i zobaczyć, co wnoszą inni. Możesz wtedy w pełni uznać je i docenić. Pomaga budować produktywne i oparte na zaufaniu relacje w pracy. Ja staram się zapisywać dodatkowo akcje i uwagi do przekazania feedbacku. A co najważniejsze pomaga mi to przypomnieć sobie samemu, aby doceniać głośno i publicznie dokonania moich ludzi.

#8 Czego mnie to uczy?

Gdy już zapiszesz swoje przemyślenie, spójrz na nie jeszcze raz. Poszukaj tych elementów, z których możesz wyciągnąć naukę i zapisz jaką. Postaraj się uchwycić taką, która wydaj e Ci się najważniejsza.

#9 Jakie akcje dostrzegam do wykonania?

Po zakończeniu opisywania swojego poprzedniego lub dziejącego dnia w dzienniku lidera staram się zebrać z niego wszelkie akcje. Pomaga to przenieść naukę do działania i zaplanować dalsze kroki. Dodatkowo mogę odnieść się jeszcze raz do swoich celów i sprawdzić, czy to, co nie dzieje i to, co dostrzegam do wykonania, idzie w kierunku, który zaplanowałem.

Dziennik lidera – przykład

Poniżej szablon, którego sam używam. Jest on połączeniem kilku prostych metod, nie tylko dziennika lidera, ale jednocześnie planera moich codziennych działań oraz długofalowych celów w jednym miejscu. Pozwala mi to na ogarnięcie długo i krótkofalowe oraz na refleksję nad tym, jak mi idzie i co wpływa na moje codzienne działania. Jeżeli jesteś zainteresowany, polecam zajrzeć w kilka miejsc podanych na końcu artykułu, które inspirowały mnie do zbudowania swojego „codziennika”.

Jak widać na zdjęciu, po lewej stronie utrzymuję w prostej formie listę moich codziennych zadań, wraz z ich postępem i statusem. Natomiast z prawej strony spisuję moje codzienne wydarzenia, emocje, odczucia itd. Dodaję również prostą ikonę pod każdą datą, która symbolizuje dla mnie, jak ogólnie odebrałem dany dzień.

Podsumowanie

Zapamiętaj, dlaczego miałbyś prowadzić swój dziennik lidera:

• Oczyścisz umysł.
• Pogłębisz własną refleksję.
• Poszerzysz samoświadomość.
• Zmniejszysz stres.
• Zwiększysz efektywność.

Co możesz zawrzeć swoim dzienniku lidera? Pomocne pytania:

• #1 Co się dzieje tu i teraz?
• #2 Co poszło dobrze? 
• #3 Co było dla Ciebie wyzwaniem?
• #4 Co wymaga mojej uwagi?
• #5 Co miało znaczenie? 
• #6 Jakie mocne strony dostrzegłem w sobie? 
• #7 Jakie mocne strony i zaangażowanie dostrzegam w innych?
• #8 Czego mnie to uczy?
• #9 Jakie akcje dostrzegam do wykonania?

Wypróbuj swój własny dziennik lidera. Na początku odpowiedzi w punktach są w porządku. Proszę Cię, abyś wypróbował pisanie jako prezent dla siebie przez następne siedem dni. Mam nadzieję, że pomoże Ci to stać się bardziej inspirującym, autentycznym i zwinnym liderem.

Proszę Cię również, podziel się tym artykułem z innymi. Polub go na Facebooku, Instagramie lub gdziekolwiek indziej

Odnośniki do artykułów — subiektywnie zebrane linki, do elementów i metod, których używam na co dzień.

• metoda 3 poziomy
• bullet journal – dziennik i metoda
• elementy planowania Pani Swojego Czasu

The post Dziennik lidera, który zwiększy Twoją efektywność o 100% first appeared on kuznia leaderow.

Pytanie te nurtowały również mnie, gdy zaczynałem swoją przygodę jako lider. Podane rozwiązania, narzędzia i pomysły, pomogły mi sprawniej i lepiej rozwijać swoich ludzi oraz zespoły. Jeżeli chcesz zbudować lepsze zrozumienie siebie i swojego zespołu, to zapraszam do dalszej lektury.

Co to znaczy, że Lider zna swoich ludzi?

Moim zdaniem każdy lider powinien rozumieć, jak jego ludzie zachowują się w pewnych sytuacjach, takich jak zwykła, spokojna praca, ale również sytuacje konfliktowe, stresujące, wspólne spotkania, kreatywne dyskusje, jaką prace lubią wykonywać, co ich motywuje do działania, dokąd zmierzają i co chcą osiągnąć, etc.

Pod sformułowaniem „Lider zna swoich ludzi” kryje się dla mnie wiedza o umiejętnościach i kompetencjach moich ludzi w dziedzinie wykonywanej przez nich pracy, np. co umie Janek jako programista języka Java. Tak zwane umiejętności twarde, techniczne lub merytoryczne — te najczęściej widzimy w życiorysach kandydatów do pracy.

Następnym aspektem jest dla mnie wiedza o kompetencjach poznawczych, takich jak:

• umiejętność rozwiązywania problemów,
• krytyczne myślenie
• dbałość o szczegóły
• oraz zdolność do uczenia się, w szczególności przetwarzania i stosowania nowej wiedzy

Jako lider chcę również wiedzieć o tym, do czego moi ludzie dążą, jakie są ich marzenia, cele i oczekiwania. Na przykład czy Janek chce zostać architektem oprogramowania w ciągu najbliższych dwóch lat lub też chciałby pracować za pół roku tylko zdalnie. Bardzo pomocne mogę się okazać tematy zebrane w trakcie rozpoczynania przygody z nowym zespołem. Pisałem o tym we wpisie „7 najważniejszych rzeczy, które musisz wiedzieć, gdy rozpoczynasz zarządzanie zespołem” w akapicie o Ustalaniu oczekiwań. Połączenie tych początkowych założeń z obecnymi oczekiwaniami wspomoże Twoją pracę nad rozwojem swoich ludzi.

Bardzo ważnym uzupełnieniem powyższej wiedzy jest dla mnie informacja o osobowości, kompetencjach miękkich i potencjalnych wzorcach zachowań. Ta grupa informacji, nazywana jest często profilami osobowości lub stylami myślenia i zachowań. Daje ona informacje o tym, jak np. Janek mógłby się zachować, gdyby miał rozpocząć pracę w nowej grupie lub wszedłby w sytuację konfliktową.

Zbierając to w krótką listę, jako lider poszukiwałbym informacji o:

• kompetencjach zawodowych moich ludzi,
• kompetencje poznawczych,
• oczekiwaniach i celach,
• oraz umiejętnościach miękkich.

Dlaczego lider powinien znać swoich ludzi?

Zaraz, zaraz, tyle informacji, i po co to wszystko? Czemu jako lider powinieneś to wszystko wiedzieć i właściwie, do czego Ci się to przyda? Popatrzmy, jak te cztery elementy nawzajem się przeplatają i wspomagają.

kompetencje zawodowe

Informacje o kompetencjach twardych / zawodowych, pozwoli Ci, jako liderowi, dobrać zadania, które Twoi ludzie będą w stanie wykonać. Jednocześnie ich oczekiwania i cele, pozwolą Ci podwyższać poprzeczkę w stawianych problemach.

kompetencje poznawcze

Dodatkowo wiedząc, jak konkretne osoby rozwiązują problemu i wykorzystują nową wiedzę, używając swoich umiejętności poznawczych, możesz szacować ile dane zadanie zajmie czasu danej osobie.

umiejętności miękkie

A na dokładkę, wykorzystując informację o miękkich umiejętnościach tej osoby, będziesz mógł przewidzieć, jak wykonywanie danej pracy będzie przyjęte przez Twojego pracownika. Np. czy współpraca z nieznanym do tej pory działem, wywoła u Adama frustrację lub wręcz przeciwnie satysfakcję ze względu na budowanie nowych znajomości.

dlaczego

Zbierając razem odpowiedzi na pytanie dlaczego, otrzymasz jako lider zestaw informacji, które pozwolą Ci na:

• lepsze planowanie zadań dla swoich ludzi, dobrane ze względu na ich kompetencje,
• dopasowane do celów planowanie ich rozwoju,
• potencjalnie lepsze przewidywanie czasu wykonania pracy,
• rozumienie zachowań swoich ludzi, ze względu na ich nawyki czy też umiejętności miękkie,
• a reasumując to wszystko, będziesz mógł patrząc na cały zespół, dokonywać odpowiednich zmian, tak abyście mogli osiągać dowolne cele

Zespołowe dlaczego?

Wszystko dobrze, jako lider wiesz już po co, ale jak to sprzedać do zespołu. Przecież te informacje nie wezmą się z powietrza. Sam preferuję przedstawić poszukiwanie wiedzy o swoich ludziach w sposób otwarty i szczery. Najlepiej, gdy przedstawisz korzyści, jakie mogą oni wyciągnąć z tej wiedzy dla siebie i dla zespołu. Moim zdaniem podstawowymi korzyściami są:

• Większe zaufanie członków zespołu do siebie nawzajem, co przełoży się na tworzenie komfortu pracy – „ja mogę liczyć na Ciebie, a Ty na mnie”,
• Lepsze rozumienie zachowań poszczególnych osób – „wiem, co Ty możesz zrobić, jak się zachowasz, gdy wydarzy się konkretna sytuacja”,
• Wspólna znajomość mocnych i słabych stron swoich kolegów/koleżanek – „gdy potrzebuję pomocy w sprawie A, to kolega z potrzebnymi umiejętnościami na pewno będzie umiał mi pomóc”.

Od czego zacząć?

Jako Lider zacznij od siebie! Zanim zaczniesz przekonywać swoich ludzi i pokazywać im jakiekolwiek korzyści, rozpocznij od lepszego zrozumienia siebie.

W pierwszym kroku spisz swoje własne kompetencje zawodowe i spróbuj je ocenić. Po własnej ocenie możesz poprosić członków swojego zespołu lub inne osoby, które znają Twoje umiejętności zawodowe i podanie ich oceny. Zapisz to w dowolnej formie, ale tak, abyś mógł łatwo wrócić do tych informacji.

UWAGA! Pamiętaj proszę aby nie traktować szablonów, tabelek czy innych rodzajów metod opisywania siebie czy też swoich ludzi jako wyrocznię! Taka pisana forma ma być jedynie pomocą, abyście mogli wzajemnie budować lepsze relacje i zrozumienie pomiędzy sobą!

Proponuje również, abyś na tym etapie zaczął tworzyć tabelaryczne zestawienie umiejętności w zespole. Na przykład w formie mapy jak w poniższym przykład.

Pamiętaj, aby te dokumenty udostępnić później swoim ludziom i uzupełniać w ramach zmian i ich rozwoju. A możecie ich używać w tych momentach, kiedy potrzebujecie podjąć decyzję czy na przykład zespół jest w stanie wykonać jakieś konkretne zadanie. Kub kto w zespole ma najlepsze umiejętności, aby dane zadanie wykonać.

Dokąd chcę dotrzeć jako lider?

Spisanie swoich kompetencji zawodowych nie wyczerpuje tematu, bo teraz możesz do nich dodać swoje plany ich rozwoju. Najlepiej zrobić to w formie spisania swoich osobistych oczekiwań. Czyli tego, gdzie z daną umiejętnością chcesz się znaleźć w przyszłości. Na podstawie tego spróbuj dodać cele, aby osiągnąć swoje oczekiwania. Mnie pomagają takie metody jak cele S.M.A.R.T. oraz OKR, obie metody dały mi sposoby na dobre ustalenie celów oraz zaplanowanie konkretnych zadań, aby je osiągnąć. Więcej materiałów znajdziesz o OKR znajdziesz pod linkiem. Natomiast o celach SMART poczytasz więcej o tutaj. Najlepsze efekty zacząłem osiągać, używając autorskiej metody opisanej na stronie. Za jej pomocą staram się obecnie planować i osiągać swoje cele życiowe i zawodowe.

Polecam Ci na początek wybranie dowolnej z przytoczonych i rozpoczęcie jej używania. Ja dla swoich własnych celów stworzyłem prosty arkusz do mapowania zaplanowanych celów i odpowiednik kroków, aby je osiągnąć. Możesz w podobny sposób stosować tę metodę dla siebie samego, jak i dla członków swojego zespołu. Używając na przykład poniższego szablonu.

Poznaj siebie samego lepiej…

Aby dodać do poprzednich umiejętności zawodowych, odpowiedniego kontekstu i w pełni rozumieć, jaki jesteś jako lider i człowiek, zbadaj siebie w kompetencjach miękkich i poznawczych.

Ja swoje kompetencje miękkie po raz pierwszy badałem używając testu silnych stron Gallupa (formalnie zwany The CliftonStrengths Assessment — pełny opis znajdziesz tutaj). W podstawowej wersji daje ona wgląd w twoje pięć najmocniej wpływających na Ciebie silnych stron.

Sam test jest dostępny online i po jego wykonaniu otrzymuje się szczegółowy raport, w którym otrzymujemy listę naszych pięciu najmocniejszych stron oraz dokładne ich opisy. Wraz z raportem dostaniemy również pomocne rady, w jaki sposób możemy rozwijać dalej nasze umiejętności.

… oraz swój zespół

To, co jest najcenniejsze dla mnie w tym badaniu, to to, że możemy je wykonać u każdej osoby w zespole i później zestawić na wspólnej mapie. Pozwala to zespołowi na lepsze rozumienie siebie nawzajem i korzystanie z różnorodności, jaką cechujemy się jako ludzie. Według badań Gallupa zespoły, w których rozwój członków jest oparty o ich silne strony, uzyskują do 23% większego zaangażowania osób. Dodatkowo zespoły te potrafią zwiększyć swoją wydajność o 18% z możliwym jednoczesnym zmniejszeniem rotacji pracowników aż o 73%.

Drugą metodą, którą używałem dotychczas to test 16 charakterów, dostępny na stronie. Pozwala on określić na podstawie testu online Twoją osobowość. Został oparty o autorską metodę NERIS Type, który bazuje na teorii psychologii Junga oraz późniejszej metodzie Myers-Briggs. Daje ona wgląd w takie aspekty jak umysł, energia, natura, taktyka oraz tożsamość. Pełny opis w języku angielskim znajdziesz tutaj. Test możesz wykonać w języku polskim na stronie. I jak poprzednio możesz poprosić swoich ludzi o wykonanie tego testu oraz przekazanie Ci jego wyników. Zbierz je również w czytelnej postaci w postaci mapy dla swoich ludzi w zespole tak, aby móc zestawić ich osobowości wobec siebie.

Pamiętaj jednak, że dobrze jest wybrać jedną z metod, tak aby nie zniechęcając zbyt dużą ilością szczegółów swoich ludzi, w szczególności ich chęci do pracy nad swoimi talentami i celami.

Możecie również poznać swoje motywacje.

Wyjątkowo dodałbym tutaj jeszcze jedną ciekawą metodę poznania ludzi wewnątrz zespołu. Pozwala ona w prosty sposób na zrozumienie się pomiędzy różnymi osobami, z jednoczesnym budowaniem zaufania do siebie nawzajem. Mam na myśli tutaj grę opartą o karty Moving Motivators wymyślonej i udostępnianej przez Jurgena Apello. Jest ona dostępna na stronie.

Sama gra w wielkim skrócie polega na uszeregowaniu w wybranym porządku przez daną osobę dziesięciu kart reprezentujących różne rodzaje motywatorów. Można ją stosować w trakcie sesji 1-1 w rozmowie pomiędzy liderem a pracownikiem, w celu określenia co najbardziej motywuje tę osobę. Największą wartość przynosi, gdy używamy po jednym zestawie kart dostępnych dla każdego z członków w zespole i grając wspólnie, dzieląc się naszymi spostrzeżeniami i przemyśleniami.

wiedza o kompetencjach poznawczych

W zakresie poznawania kompetencji poznawczych nie opierałem się nigdy o żadne metody badawcze, a jest ich kilka dostępnych. Natomiast starałem się obserwować swoich ludzi w szczególności w zakresie wymienionych wcześniej: umiejętność rozwiązywania problemów, krytycznym myślenie, dbałości o szczegóły oraz zdolność do uczenia się, w szczególności przetwarzania i stosowania nowej wiedzy. Wiedza o tychże pozwalała mi zawsze otrzymywać kompendium informacji o moich podwładnych i jeszcze lepiej rozumieć, dlaczego i jak pracują oraz jakie oczekiwania mogę im stawiać.

Reasumując

Jeżeli chcesz poznać siebie i swoich ludzi lepiej, wypróbuj następującej ścieżkę:

1. Wykonaj i spisz samoocenę swoich kompetencji zawodowych,
2. Poproś osoby z zespołu i poza, którą dodadzą swoje oceny Twoich kompetencji — dopisz ich uwagi do swojej oceny,
3. Wykonaj badanie siebie samego jedną z metod i zapisz swoje wyniki:
   1. test The CliftonStrengths (test Gallup’a) — odnośnik,
   2. test 16 osobowości — odnośnik,
4. Poszukaj i skorzystaj z jednego z testów kompetencji poznawczych, ale potraktuj to jako opcję,
5. Postaraj się zapisać swoje własne oczekiwania i cele w swoim rozwoju zawodowym,
6. Następnie porozmawiaj z ludźmi w zespole, przedstaw im zalety i korzyści z powyższych metod wzajemnego poznawania się
7. Postaraj się aby Twoi podwładni wykonali te same kroki co Ty z punktów od 1 do 5
8. Na wspólnym spotkaniu, przedstawcie sobie nawzajem poszczególne wyniki i wspólnie się zastanówcie, jak możecie je wykorzystać w pracy zespołowej.
9. dodatkowo wykonajcie wspólne badanie motywacji grą Moving Motivators.

Pamiętaj jednakże, aby nie łączyć powstałych wyników w żaden sposób z systemem wynagradzania. Takie połączenie spowoduje spadek zaufania Twoich ludzi tak do Ciebie, jak i do metod, które będziesz próbował użyć. Z doświadczenia podpowiem, że walidacji wynagrodzeń, nagród, etc. najlepiej dokonywać na podstawie osiągnięć i wykonanych zadań, a nie na tym kto, jaki jest.

The post Czy znasz swoich ludzi lepiej niż ich rodzice? Lider powinien! first appeared on kuznia leaderow.